El arte de presentar » Porque los datos no hablan por sí mismos, dales voz para que cuenten su historia en tus presentaciones

abr 28 2010

Hoy en día, el uso de tablas y gráficos con el fin de comunicar información cuantitativa ha devenido en lugar común en todo tipo de presentaciones comerciales y científicas. Sin embargo, ¡en qué pocas ocasiones se utiliza un buen diseño que los vuelva eficaces! La audiencia se esfuerza sin éxito tratando de desentrañar el significado y la significación de los números mostrados en la pantalla (si es que llega a verlos más allá de la quinta fila). Stephen Few, autor del más que recomendable libro “Show Me the Numbers” se lamenta:

Los 10 principios de la narrativa estadística

Contar las historias que residen dentro de la información cuantitativa es una forma de narrativa tal vez más especializada que la convencional, pero igualmente persigue el objetivo de comunicar. Stephen Few propone una serie de principios y prácticas para dar vida a las historias de los datos:

1. Simplicidad: Encuentra el núcleo de tu mensaje y preséntalo tan sencillamente como te sea posible sin añadir distracciones. Cuenta a la audiencia todos los elementos de la historia necesarios para comprender el mensaje, pero no más.
2. Integración sin costuras: Contar la historia de los datos exigirá la integración armoniosa de palabras e imágenes. Los patrones, tendencias y excepciones en los datos necesitarán expresarse gráficamente para ayudar a que la audiencia reconstruya mentalmente su historia. Muestra en pantalla los gráficos mientras cuentas su historia, señálalos con un puntero o constrúyelos por partes, pero no muestres en pantalla el mismo texto que tú mismo estás exponiendo. La audiencia no puede leer y escucharte simultáneamente. Entenderán mejor la historia si sólo te escuchan y ven las imágenes.
3. Información: Cuenta historias que informen, que revelen hechos o interpretaciones de los hechos que la audiencia ignoraba. Sorprende a tu audiencia con nuevo material para pensar, desvélale algo que no sabía antes de tu presentación.
4. Veracidad: Tu historia debe ser siempre verdadera y además parecerlo (como la mujer del César). No hagas mentir a los datos. Cita siempre las fuentes que respaldan tus datos, por afán de credibilidad y de transparencia.
5. Contexto: No puedes arrojar datos a la audiencia sin más ni más. Los números por sí mismos carecen de significado a no ser que se presenten dentro de contexto. Proporciona siempre información adicional que permita compararlos. Muestra los patrones, tendencias y excepciones en los datos para que su historia pueda entenderse. Sin comparaciones adecuadas la audiencia no podrá formarse juicios, tomar decisiones o emprender acciones.
6. Familiaridad: Conoce a tu audiencia. Adapta tu historia a la audiencia, tanto las palabras como los gráficos, para poder contársela en términos familiares. Si a la gente le importa tu historia, se sentirán mucho más impresionados contigo si la cuentas de manera que puedan entenderla.
7. Concreción: Huye de lo abstracto y abraza lo concreto. El lenguaje concreto ayuda a la gente a entender nuevos conceptos. La abstracción es un lujo sólo al alcance de expertos. Concreta con ejemplos, analogías y metáforas. No vivimos en un mundo abstracto, sino concreto, magistralmente captado por los refranes.
8. Personalización: Las historias deben conectar con la gente a nivel personal, especialmente cuando involucran directamente a la audiencia. Aunque la historia sea sobre gente completamente desconocida en otras partes del planeta, siempre existe alguna manera de ayudar a la audiencia a conectar de forma personal. Personaliza los hechos.
9. Emoción: Muy ligada a la anterior, las historias personales remueven emociones en nuestro interior. Por muy racionales que nos creamos, en última instancia nuestras decisiones están regidas por la emoción. A veces basta la fotografía de una persona real afectada por los hechos para poner un rostro a las estadísticas abstractas.
10. Llamada a la acción: Las historias eficaces mueven a la audiencia a la acción. Para sacarle el máximo partido a tus historias, debes tender un puente entre las lecciones que enseñan y las vías para poner en práctica dichas lecciones.