En lugar de tanto debatir lo que se debería hacer, ¡hazlo!

 ¿Cuántas reuniones sirven para sacar el trabajo adelante? ¿Cuántas reuniones son productivas? Admitámoslo: la mayoría del tiempo empleado en una reunión se utiliza para debatir lo que se debería hacer en lugar de hacerlo.

La próxima vez que tengas que organizar una reunión, pon en práctica estos diez principios productivos que he entresacado de la lectura del libro Communicate to Win de Richard Denny y notarás la diferencia.

1 Define el objetivo de la reunión antes de reunirte

¿Qué es exactamente lo que queréis obtener al final de la reunión? Si realmente no sabes lo que quieres, ¿cómo podrás conseguirlo?

2 Prepara una agenda

La elaboración y distribución anticipada de una agenda u orden del día permite que la reunión sea más fácil de controlar y da a todos los asistentes la posibilidad de participar, puesto que al conocer con antelación el tema sobre el que versará el encuentro, tendrán tiempo de preparar su intervención. Evitarás también incurrir en el pensamiento de grupo.

3 Consulta con quienes acudirán a la reunión qué temas les gustaría que se incluyeran en la agenda

El objetivo es llevar a la mesa de discusión los asuntos que realmente interesan o preocupan a tu gente, no los que te preocupan a ti.

4 No permitas el debate de temas que no tengan que ver estrictamente con el orden del día

De no impedirlo, lo más probable es que falte tiempo para tratar los asuntos de la agenda con el detenimiento que sería necesario: los asistentes abandonarán la reunión con sentimiento de frustración.

5 Establece con claridad la hora de comienzo y de finalización

Cuando existe una hora límite, la gente acorta la exposición de sus puntos de vista y suele  poner más ahínco en alcanzar decisiones. Y cúmplelas escrupulosamente. Un jefe que tuve cerraba la puerta de la sala de reuniones con llave por dentro: el que no llegaba a la hora, quedaba fuera (y se llevaba luego una buena reprimenda).

6 Familiarízate con todos los puntos del debate

Habiendo investigado el tema, servirás de ayuda en las discusiones y no representarás un obstáculo: alguien a quien hay que explicarle todo antes de abordarlo.

7 Invitar a alguien a asistir a una reunión no implica que dé su opinión sobre todos y cada uno de los puntos de la agenda

Esfuérzate en que nadie salga con la sensación de no haber sido escuchado suficientemente.

8 Haz todo lo posible por dar la palabra a las personas que permanecen calladas y bajo ninguna circunstancia toleres los ataques personales

Las reuniones se convocan para tomar decisiones, no para solucionar intrigas políticas internas.

9 Designa un responsable para llevar a término toda decisión que se adopte

Establece además fechas límite para disponer de resultados tangibles.

10 Redacta un informe de la reunión, distribúyelo a todos los asistentes y pon en marcha mecanismos para realizar el seguimiento de las decisiones adoptadas

Una reunión que ha cumplido sus objetivos es aquella de la que todos los asistentes salen inspirados, con ánimos renovados y entusiasmados con los nuevos retos, sabiendo exactamente qué hacer y cuándo. Un informe bien redactado ayuda a delimitar el plan de acción.

[Si quieres profundizar en la creación de presentaciones informativas o persuasivas para reuniones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones.]

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