Esta entrada ha sido amablemente escrita por Eva Cantavella Cuso, formadora cuyo reto es la Optimización de las Reuniones, asignatura pendiente de nuestro país. Coautora del libro Reuniones Eficaces y autora del blog del mismo nombre, Reuniones Eficaces.

Imaginemos que recibes una convocatoria a una reunión que dice:

Decisión sobre “X”

¿Consideras que el objetivo está bien definido? Si tu respuesta es afirmativa, te ha quedado para septiembre…

Imaginemos que Juan al recibir esa convocatoria, interpreta que en la reunión con su participación SE VA A DECIDIR “X”. Se acuesta satisfecho pensando qué bien que se tenga en cuenta su punto de vista. A la mañana siguiente quizá pondrá en marcha toda su maquinaria preparatoria:

• Voy a buscar tal información.
• Voy a analizar pros y contras de…
• Prepararé estos datos que pueden ser de interés para la toma de decisiones…
• Etc.

Incluso puede que lo comente con su entorno cercano: “Les propondré…”.

Llega el día de la reunión. El moderador la introduce  y despeja dudas:

“Buenas tardes, tal y como visteis en la convocatoria, paso a transmitiros la decisión sobre X adoptada por el Consejo de Dirección”.

Dicho esto, da paso a una PRESENTACIÓN EXCELENTE (excluyendo claro está, la nefasta y patética introducción).

Aunque en condiciones normales hubiese conseguido enganchar a su auditorio,  y con sus argumentos  y formas persuadir a todos los asistentes, las expectativas de Juan no se han cubierto. El esfuerzo del moderador no se verá recompensado porque Juan no valorará la presentación. No venía a eso y la frustración le resta objetividad evaluativa.

Es imprescindible ser inequívoco en la convocatoria de las reuniones informativas. Si se trata de una presentación, que no haya lugar a dudas.

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