Para este primer post en El Arte de Presentar nada mejor que unir dos mundos que me apasionan, las presentaciones y la dirección de proyectos, con un nexo común: LA COMUNICACIÓN.

Cuando se empieza en este mundo de la dirección de proyectos, cuando diriges tu primer proyecto, tienes una extraña sensación de orgullo y vértigo: toda esa responsabilidad, todos los “focos” girados hacia ti,… Pones tu mejor empeño en controlar todo lo que ocurre a tu alrededor. Muchas veces, todo el foco se centra en los aspectos más técnicos del proyecto, seguramente debido a que es donde nos sentimos más cómodos (nuestra zona de confort).

POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS

A lo largo de los años he visto muchos proyectos finalizar con pobres resultados, gente insatisfecha e incluso fallar estrepitosamente. ¿Y sabes qué? En la mayoría de las ocasiones no ha sido debido a una mala “ejecución técnica”, sino a otros factores como:

  • Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
  • Interlocución mal definida.
  • Manejo de los tiempos inadecuados.
  • Medios de transmisión incorrectos.
  • Falta de claridad.

¿A qué te suena? Problemas en la comunicación

DIRIGIR UN PROYECTO CON ÉXITO ES ALGO MÁS QUE ENTREGAR UN PRODUCTO O SERVICIO DE FORMA SATISFACTORIA

Es cumplir las expectativas de los “afectados” por el proyecto (es decir, los stakeholders). Para ello, en todo director de proyecto novel tiene que producirse un cambio de chip, un punto de ruptura en el que dejamos de pensar en nosotros mismos y empezamos a entender las necesidades de nuestros stakeholders y hablar su mismo idioma.

Qué fácil decirlo y que difícil es aplicarlo, porque en todo proyecto habrá muchos interlocutores con distintas percepciones e intereses: cliente, usuarios, equipo de trabajo, jefes,… La comunicación con todos esos actores es una parte esencial del trabajo de todo director de proyecto.

Esa comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, con los clientes del proyecto, con los usuarios, con los proveedores, con los gestores de su organización, con compañeros de trabajo con los que interactúa,…

Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, presentando resultados.

LA BUENA COMUNICACIÓN ES INDISPENSABLE PARA LOGRAR EL ÉXITO EN LOS PROYECTOS Y EN LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Tenemos que ser capaces de clarificar las 3 W:

  • What: Qué vas a presentar/comunicar. La importancia del MENSAJE.
  • When: Cuándo, en qué contexto, en qué foro, ya que condicionará el cómo vas a transmitir dicho mensaje.
  • Who: A quién se lo vas a comunicar. No es lo mismo un usuario, un directivo, tu equipo. Quién es tu AUDIENCIA.

En definitiva, ten siempre presente que una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados.

[¿Te sientes abrumado por las tareas del día a día y no eres capaz de gestionarte ni a ti mismo? Apúntate a nuestro próximo curso Mindfulness: Enfoca la atención y reduce tu estrés en la era de las distracciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿De qué manera te comunicas con las personas de tu organización?

[Créditos: Communication, diseñado por Lorenzo Stella.]