¿Nunca te ha pasado que sales de una reunión igual o peor que cuando entraste en la sala? Es más, ¿piensas que si no hubieras asistido a la reunión habrías sido más productivo ya que no habrías perdido tu tiempo? Algunas de nuestras reuniones se convierten en el día de la marmota.

A lo largo del día pasamos mucho tiempo en salas de reuniones, donde escuchamos una y otra vez los mismos temas, los mismos problemas, debatimos de cuestiones que a menudo guardan poca o ninguna relación con la reunión y cuando salimos, ¿qué ocurre? ¿Hemos solucionado algo? ¿Alguna acción en marcha? Probablemente no porque estaremos pensando en la siguiente reunión del día.

A continuación te propongo cinco buenas prácticas para tener reuniones efectivas y evitar así la sensación de estar viviendo el día de la marmota:

  1. Establece y comunica previamente una agenda con los temas a tratar, los cuales deben estar adecuadamente dimensionados para el tiempo de duración de la misma.
  2. Convoca al público adecuado al que realmente le interese, le sea útil y pueda aportar durante la reunión.
  3. Toma nota durante la reunión de los acuerdos y acciones derivadas de la misma sin olvidarte de asignar un responsable y una fecha límite para cada acción.
  4. Nombra o actúa de moderador tratando de que se siga la agenda y no se desvíen los temas a lo largo de la misma.
  5. Empieza la reunión puntual y concluye 10 minutos antes de la hora de finalización para revisar las notas tomadas, acciones, responsables, fechas y aprobación de las mismas por todos los asistentes.

Con estas buenas prácticas y un adecuado seguimiento de las tareas conseguirás reuniones útiles que comuniquen de forma eficiente y que no se conviertan en el día de la marmota.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Tus reuniones son productivas o se parecen al día de la marmota?

[Créditos: Businessman running on clock, de Shuttersctock.]