Esta entrada ha sido amablemente escrita por Francisco Sáez, experto en productividad y creador de una de las mejores herramientas GTD existentes en el mercado, FacileThings.

Siempre digo que la mejor reunión es la que no se hace. Y no porque haya que evitar las reuniones a toda costa (hay veces en que son necesarias), sino porque hay que ser muy consciente de que en cada reunión se está consumiendo de forma brutal uno de los recursos más importantes de la empresa: el tiempo de la gente que trabaja para ella.

Las reuniones son uno de los principales ladrones de tiempo en el trabajo. Se suele hablar de conceptos abstractos, en vez de sobre cuestiones reales. Y muchas veces se habla de cualquier cosa que no tiene nada que ver con el motivo de la reunión. Y no solo se pierde el tiempo propio de la reunión, sino que suele ser necesario un tiempo adicional de preparación que nadie tiene.

Se estima que el 50% del tiempo de las reuniones es tiempo perdido, lo que se traduce en 31 horas desperdiciadas al mes por término medio, por no hablar de la cantidad de dinero en salarios que se tira a la basura cada año. Por otra parte, está demostrado (y tú lo sabes) que la mayoría de los asistentes a las reuniones pasan la mayor parte del tiempo pensando en sus cosas o haciendo otras cosas.

¿Es necesaria esa reunión?

Así pues, antes de convocar una reunión, lo primero que hay que preguntarse es si es necesaria esa reunión. Elisabeth G. Saunders propone en su libro How to Invest Your Time Like Money cuatro preguntas que deberías hacerte para llegar a la conclusión de que realmente necesitas convocar esa reunión:

  • ¿He pensado a fondo en la situación? Si no es así, debes dedicar un tiempo en evaluar el estado actual del proyecto y en los próximos hitos, y establecer un plan de acciones para progresar positivamente en él.
  • ¿Necesito aportaciones externas para progresar? Si es así, en vez de programar una reunión, crea una lista de acciones y actúa.
  • ¿Es necesaria una conversación real para progresar? La mayoría de las veces, es mucho más eficiente para todos enviar la información necesaria por email y esperar el feedback.
  • ¿Es necesario un encuentro cara a cara? Muchas veces, una conversación online a través de Slack, una videollamada por Skype o una simple llamada telefónica puede aportar todo lo que necesitas para progresar.

Dirige una reunión productiva

Si después de responder a estas preguntas, todavía crees que es absolutamente necesario tener una reunión cara a cara, entonces adelante. En este caso, debes establecer de antemano las condiciones necesarias para que la reunión sea productiva y no la habitual pérdida de tiempo que hace de las reuniones un motivo de queja para todos.

  • Define el objetivo y la agenda de la reunión. Toda reunión debe tener un propósito, un objetivo que permita determinar que la reunión ha llegado a su fin, su éxito o su falta de éxito. En función de ese objetivo habrá que tratar determinados temas, que conformarán la agenda de la reunión.
  • Determina quién debe asistir a la reunión. En términos productivos, este es un punto muy importante. La inmensa mayoría de la gente que asiste a una reunión no necesita estar ahí. Es muy bonito querer tener a todo el mundo para que sepan qué ocurre o puedan decir lo que tengan que decir, pero una reunión no es una cuestión diplomática, es una cuestión de negocios orientada a un objetivo. Limita los asistentes a aquéllos cuyas aportaciones sean totalmente necesarias (y solo después de haber decidido que es necesario un encuentro cara a cara con ellos). Piensa que las mejores decisiones se toman en grupos pequeños.
  • Convoca a la gente con la suficiente antelación: Es muy probable que algunos de los asistentes tengan que preparar alguna clase de material para aportar datos a la reunión. Contar con información detallada permitirá tomar mejores decisiones, así que no precipites las cosas. ¡Ah! y envíales a todos una copia de la agenda que se va a seguir.
  • Establece un tiempo límite y ajústate a él. Termina la reunión cuando está previsto terminarla. De otra manera, estás jugando con el tiempo de los demás y con el resto de sus compromisos. Si no se ha cumplido el objetivo, explica a los asistentes que intentarás solucionar los temas pendientes por la vías más eficientes (email, chat, llamadas, etc.) y, solo en caso necesario, convocarás otra reunión para tomar la decisión final. Y, por supuesto, si el objetivo se logra antes del tiempo previsto, da por terminada la reunión. No hay ninguna razón para que una reunión dure 30 minutos si puede concluir en 17.
  • Asegúrate de que cada uno se va con una lista de acciones a realizar. No se trata de estar juntos sino de hacer algo juntos. Alguien debería tomar nota de todos los asuntos tratados y las decisiones tomadas, de forma que se pueda hacer un seguimiento. Si ha asistido la gente adecuada, al final de la reunión cada uno debería tener algo que hacer.

Un par de trucos para que las reuniones sean más efectivas son:

  • Hacer la reunión de pie. De esta forma la gente no se relaja y va al grano. Las reuniones suelen ser más cortas y, por lo tanto, más productivas.
  • No incluir ningún tipo de café o tentempié. Un ambiente relajado invita a hablar de cualquier cosa, incluso del partido de fútbol del fin de semana, y a que las conversaciones se alarguen sin llegar a ningún puerto. No olvides que una reunión es un evento que tiene el propósito de alcanzar un objetivo común.

Cuídate y mucho del pensamiento de grupo

Hay un tema que se pasa siempre por alto cuando se habla de reuniones útiles y productivas. Y es que, en entornos corporativos, lo más habitual es que la mayoría de los asistentes a una reunión se sienten, no digan una palabra y estén de acuerdo con todas las propuestas.

Este fenómeno psicológico, conocido como pensamiento de grupo (groupthink), tiene lugar cuando en un grupo de personas prima más el deseo de paz y armonía que el de tomar buenas decisiones. ¿Alguna vez no te ha parecido incorrecto un argumento expuesto en una reunión y te has callado simplemente porque parece que todo el mundo está de acuerdo?

Resulta que muchas veces un grupo de personas inteligentes toma decisiones estúpidas o irracionales porque todo el mundo alinea sus opiniones con lo que parece ser el consenso general. “Si los otros tienen la misma opinión, cualquiera que la contradiga debe de estar equivocado”. Nadie quiere ser la oveja negra que destruya la unanimidad del grupo.

Cuando el grupo ejerce demasiada presión sobre el individuo, da igual lo bien organizada que esté la reunión, el resultado nunca va a ser útil.

Si te encuentras en un grupo demasiado armonioso, alienta a todo el mundo a que cuestione cualquier supuesto y exprese sus opiniones sin miedo. Es más, nombra a alguien para que ejerza de abogado del diablo.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo de productivas son tus reuniones?

[Créditos: Business Team, de Shutterstock.]