Esta entrada ha sido amablemente escrita por Edwar Apaza, quien ayuda a que las personas obtengan los resultados que su esfuerzo realmente merece. Es autor del libro Tu Semana de 8 Días.

Todo gran artista necesita de las herramientas ideales para crear sus obras maestras. El talento es clave, sí. Pero sin los medios adecuados corremos el riesgo de perjudicar la calidad de nuestros entregables o de tardar mucho al hacerlos. Y ambos casos atentan contra nuestra productividad.

Por eso hoy te quiero mostrar las herramientas que uso para construir mis presentaciones. Seguro que existen alternativas equivalentes o incluso mejores pero yo me siento cómodo con ellas y son las que mejor se adecúan a mí. Del mismo modo, quiero proponerte que adaptes tu propia caja de herramientas de acuerdo a tus necesidades específicas.

En este blog (y en sus cursos) hemos aprendido sobre las cuatro etapas que tiene la elaboración de una presentación. Me refiero a las etapas de Planificación, Estructura, Diseño y Exposición. Pues bien, aprovecharé esta secuencia lógica para agrupar las herramientas que te propongo. Me basaré en el esquema que muestro a continuación:

1Etapa de Planificación

En esta etapa nos enfocaremos en recopilar todo lo que necesitemos para nuestra presentación: ideas, datos, recursos, etc. Debemos estar listos para no dejar escapar estos detalles. Además, en esta etapa programamos nuestras siguientes tareas para culminar con éxito nuestra presentación. Te propongo dos herramientas:

1. Recopila tus ideas con Evernote

Evernote es un gestor de notas que te permite recopilar de forma ordenada todas tus ideas y apuntes. Sirve para mucho más que elaborar una presentación. Cuando tengo una presentación pendiente creo una libreta (conjunto de notas) y voy recopilando todo lo que encuentre: ideas, imágenes, información, etc. Cuando pase a la etapa de diseño, tendré a mano todo recopilado en un solo lugar. Una ventaja es que es multiplataforma: funciona en Web, Laptop, Smartphone, Tablet, etc. Podrás usarlo donde quieras

2. Planifica tus tareas con Todoist (u otro gestor de tareas)

Todoist es un gestor de tareas y pendientes, desde donde controlo todas las actividades que debo realizar para finalizar mi presentación, esto me otorga control sobre mi trabajo. Existen muchos gestores de tareas en el mercado, elije el que mejor se adapte a tus necesidades y ponlo en práctica.

2Etapa de Estructura

En esta segunda etapa vamos a visualizar la presentación ideal que queremos lograr, consiste en dejar fluir nuestras ideas y consolidarlas de forma coherente para tener una versión en borrador de nuestra presentación final. Para esto te propongo las siguientes herramientas:

1. Dibuja tu presentación

Ya lo explicó Gonzalo en un artículo anterior, antes de abrir el Power Point, dibuja tu presentación. Yo no puedo estar más de acuerdo. Soy un fiel creyente de que muchas de las mejores ideas aparecen delante de un lápiz y papel. Así que aprovéchalos.

2. Esquematiza usando un Mapa Mental en Xmind

Una buena forma de estructurar una presentación es a través del uso de mapas mentales. Tienen la ventaja de mostrar de forma esquemática las ideas y favorecen la conexión de las mismas, aspecto clave para poder dirigir una presentación sin necesidad de leer lo que contienen las diapositivas. Puedes usar Xmind o cualquiera de los muchos otros programas que hay en el mercado para crear mapas mentales.

3Etapa de Diseño

Esta fase consiste en obtener la versión final de todo el material audiovisual que emplearás en la exposición de tu presentación. Pon mucho cuidado en los detalles para obtener un producto bien logrado. En este sentido te propongo las siguientes herramientas:

1. Encuentra imágenes en diferentes repositorios gratuitos y de pago

Acude a los diferentes bancos de imágenes que existen en la red. Muchos de ellos ofrecen versiones gratuitas y de pago. Algunos que uso son Fotolia, Shutterstock, GettyImages, entre otros. Además, una fuente alternativa de imágenes de licencia libre son: Flickr y Compfight.

Otro recurso muy utilizado en presentaciones son las ilustraciones o iconos. Mi repositorio favorito al respecto es Iconfinder, donde encuentro siempre la mejor alternativa para lo que necesito y muchas veces gratis.

2. Haz capturas de pantallas de forma práctica

Usar el capturador de pantalla que Windows trae por defecto resulta ineficiente. Te propongo utilizar un software especializado en ello. Ahorrarás mucho tiempo porque podrás capturar directamente porciones de la pantalla que te interesan y editarlas a tu gusto. Yo recomiendo FastStone Capture.

3. Edita tus imágenes online

Para los que no tenemos en nuestros ordenadores un software de edición gráfica (como Photoshop) contamos con una alternativa gratuita, online y práctica: Pixlr. Tiene muy poco que envidiar a los grandes editores gráficos, te sacará de apuros y ahorrarás dinero y tiempo en instalaciones que sólo necesitarás excepcionalmente. Ya aparecieron en el blog entradas sobre el uso de Pixlr.

4Etapa de Exposición

Llegamos a la hora de la verdad: la audiencia espera frente a ti, te has preparado para este momento y tienes que empezar. En este blog se han detallado muchísimas opciones para salir airoso y dominar la escena: contar historias, identificar a tus interlocutores clave, etc. Así que yo mencionaré herramientas puntuales que quizás te salven de un apuro y te ayuden a mejorar.

1. Prepara un esquema de tu presentación (mapa mental)

Aprovechando el esquema que elaboraste en la etapa de estructura puedes construir una versión final de toda tu presentación a modo de mapa mental, para que lo tengas de ayuda y guía mientras expones. Yo lo uso cuando tengo que dar presentaciones muy largas. De este modo no pierdo de vista los grandes temas de mi presentación. A modo de ejemplo, estudia cómo Gonzalo Álvarez usó los mapas mentales para crear su libro El Arte de Presentar.

2. Presentador precavido vale por dos

Nunca confíes en que el lugar de la presentación cuenta con todos los dispositivos que necesitas. Uno de estos elementos clave es el presentador láser, que sirve para ir pasando de diapositiva de forma remota y apuntar con un láser lo que quieres señalar en pantalla. Te recomiendo que siempre portes uno. Nunca sabes cuándo lo vas a necesitar.

3. Graba tu presentación

Una buena práctica para que identifiques tus oportunidades de mejora es que te filmes dando tus exposiciones. De este modo podrás analizarte y trabajar para que perfecciones tu estilo. En caso de no poder hacerlo, por lo menos graba la voz de tu presentación. Te será muy útil revisarla y analizarla.

Quiero invitarte a que construyas tu propia caja de herramientas para que seas un presentador eficiente, preparado para todo y listo para entrar a la acción en el menor tiempo posible sin perder calidad en lo que haces. Recuerda que la clave de una persona productiva no es hacer mucho sino hacer bien.

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DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué herramientas utilizas para construir tus presentaciones? Comparte tu conocimiento a través de los comentarios.