Todos los clientes son distintos, es verdad, pero también es cierto que la mayoría acude a la Agencia de Diseño de Presentaciones de El Arte de Presentar buscando una solución para problemas similares. Imagina lo siguiente o, mejor, recuerda si a ti mismo no te ha ocurrido esto alguna vez.

Dentro de dos días vas a presentar tu proyecto ante la junta directiva de tu empresa y quieres hacerlo bien. Los datos te son favorables. Todo se está desarrollando mejor de lo que esperabais. Hay razones para estar contentos y quieres transmitirlo. ¿Cuál es el problema? El PowerPoint que has preparado está lleno de párrafos, de diagramas feos, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carece del brillo que la ocasión merece. Decides probar algo nuevo: encargar a una agencia el diseño de tu presentación de PowerPoint.

Mandas a la agencia las diapositivas que tienes… y empieza el «tira y afloja». El diseñador intenta que comprendas que tus diapositivas están sobrecargadas, pero tú insistes: No se puede quitar nada. Todo lo que he puesto tiene que estar… Y, espera, que aún te voy a pasar un par de diapositivas más. Tras varias conversaciones el diseñador habrá entendido cuál es el propósito de tu presentación y tendrá una idea bastante clara de lo que te va a crear.

Al cabo de unos días recibes tu nueva presentación por correo electrónico. La abres. ¡Caramba! ¡Qué cosa más bonita! ¡No puedo creer que esta sea mi presentación! ¿Pero está todo realmente? Seguro que ha quitado cosas… A ver… Pues está todo, sí. Al menos todo lo importante… Sí, ha abreviado algunos textos, ya lo veo… Y ha combinado el diagrama con las listas de texto que redacté… ¡Parece que hay menos contenido… pero qué bien queda! ¡Y qué bien se lee todo! … Parece mentira que haya podido diseñar esta presentación a partir de la que le di. ¡Mañana voy a triunfar!

Advertencia: Las siguientes recomendaciones nunca podrán remplazar el talento y la experiencia de los buenos diseñadores. Ellos también las aplican, pero mucho mejor que tú, como cabe esperar. No obstante, si alguna vez tienes que apañarte solo, toma nota:

Reduce al máximo los textos en tus diapositivas
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas que proyectas. ¡Ya saben leer! Tampoco esperan que se las hagas leer en silencio. Ni quieren verte leer ni quieren que les hagas leer. Acéptalo. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. En las diapositivas que proyectes, usa palabras clave y mensajes cortos que refuercen tu exposición y señalen su estructura. Y si realmente es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o después. De este modo crearás diapositivas más ligeras y atractivas con las que comunicarás mejor, puesto que no crearán rechazo y centrarán la atención en ti, que es donde debe estar.

Reduce al máximo las cifras en tus diapositivas
He visto a muchos presentadores proyectar tablas llenas de celdas y números… ¡que a duras penas podían distinguirse! Por si fuera poco, la exposición se centraba solamente en dos columnas y del resto de la ensalada numérica apenas se decía nada. ¿Alguna vez te ha ocurrido esto? Pues los consejos del punto anterior también valen para este.
A menudo, el papel o la pantalla del propio ordenador es donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel. Prueba a enviar toda esa información a tus espectadores en formato .pdf o .xls Reserva lo esencial para tus diapositivas y suprime el resto. Si llega a hacer falta, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes «embutirla» en una diapositiva de PowerPoint.

Reduce el número de diapositivas de tu presentación
Si dispones de una hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás llegar al final de una presentación de cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia querrá expresar su opinión y espera que se lo permitas. Te interrumpirán con preguntas en cualquier momento o esperarán que dirijas un coloquio al final. Reduce el número de diapositivas. No esperes ocupar todo el tiempo de la reunión. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella. Tú eres el protagonista de la reunión, es verdad, pero tu audiencia espera participar.

Conclusión: a tus diapositivas les sobran kilos de información. Un diseñador sabe cómo adelgazarlas para que lo esencial destaque. Aplica estas recomendaciones y empieza a manejar PowerPoint como un diseñador.

[Aprende a diseñar diapositivas de aspecto profesional para presentaciones de negocios en nuestro curso de Diseño Excellence.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has encargado tu presentación a un diseñador? ¿Qué fue lo que más te llamó la atención de su trabajo?

[Créditos: Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de freepik].

 

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

ACEPTAR