Cuando en mis cursos in-company llegamos al asunto del diseño, y en especial cuando los asistentes provienen de grandes compañías, siempre alguno termina quejándose de que eso del diseño está muy bien para presentaciones de gran auditorio, tipo TED, mientras que ellos en su día a día no tienen tiempo para florituras, que no tienen más remedio que usar a su pesar sus plantillas corporativas para llenar las transparencias de texto, diagramas y tablas de Excel. Es lo que se espera de ellos.

Uno de los resultados científicos que más me llamaron la atención durante la lectura de Pensar rápido, pensar despacio, el testamento intelectual del Premio Nobel de Economía Daniel Kahneman, fue que el atractivo visual de una presentación influye poderosamente en su capacidad persuasiva.

Las transparencias fáciles de procesar generan más sentimientos positivos

Los cuales se traducen en una mayor disposición a estar de acuerdo con las ideas contenidas en ellas. Los psicólogos denominan a este comportamiento fluencia de procesamiento o fluencia cognitiva.

Todos estos estudios e investigaciones pueden sintetizarse en las siguientes dos sencillas ecuaciones:

Fácil = Verdad

Difícil = Mentira

Para convencer a tu auditorio necesitas algo más que la lógica, datos y hechos; necesitas la emoción. Los elementos visuales estéticamente agradables generan emociones positivas, que a su vez afectan a cómo piensa tu audiencia. Cuanto menor sea el esfuerzo mental requerido para procesar una transparencia, más positivo será el sentimiento hacia ella y más de acuerdo se estará con su contenido.

Las investigaciones apuntan a que cuando vemos algo que nos resulta visualmente placentero, más nos gusta la idea que representa. Recíprocamente, cuanto más nos cuesta procesar algo, más frustrados nos sentimos y como consecuencia transferimos ese sentimiento a la idea: asumimos que es más complicada o que será más difícil llevarla a la práctica.

Los trabajos de investigación listados en las referencias confirman por tanto que las transparencias fáciles de procesar, o sea, que fluyen cognitivamente, generan más sentimientos positivos, los cuales se traducen en una mayor disposición a estar de acuerdo con sus ideas.

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Referencias
Novemsky, N., Dhar, R., Schwarz, N., & Simonson, I., “Preference fluency in consumer choice”, Journal of Marketing Research XLIV, 347-356, 2007.
Reber, R., Schwarz, N., & Winkielman, P., “Processing fluency and aesthetic pleasure: Is beauty in the perceiver’s processing experience?”, Personality and Social Psychology Review 8, 364-382, 2004.
Song, H., & Schwarz, N., “If it’s hard to read, it’s hard to do: processing fluency affects effort prediction and motivation”, Psychological Science 19(10), 986-988, 2008.
Winkielman, P., & Cacioppo, J. T., “Mind at ease puts a smile on the face: Psychophysiological evidence that processing facilitation elicits positive affect”, Journal of Personality and Social Psychology 81, 989-1000, 2001.

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¿De qué manera simplificas el diseño de tus transparencias para facilitar su comprensión?

La semana pasada me desplacé hasta Londres para asistir a un seminario de Duarte sobre creación de presentaciones visuales, basado en su más que recomendable libro Slide:ology. De las numerosas historias que puedo contar sobre este taller, hoy quiero centrarme en algo aparentemente tan trivial como la disposición de mesas y sillas.

La disposición de mesas y sillas afecta poderosamente a las expectativas sobre la interacción

La disposición de mesas y sillas no sólo debe cuidarse para que todos los miembros de la audiencia puedan verte y escucharte mientras les hablas y gocen de buena visión de la pantalla. La manera como estén colocadas afectará además a las expectativas inconscientes sobre cómo será la interacción entre tú y los participantes, así como las interacciones entre ellos mismos.

Cuando entré en la habitación donde tenía lugar el curso, me encontré con cuatro mesas redondas cada una con seis sillas dispuestas a su alrededor. Inmediatamente recibí el mensaje:

“¡Esta sesión será muy interactiva!”

A pesar de que los asistentes procedíamos de distintos países y no nos conocíamos, a medida que tomábamos asiento, nos  sentíamos motivados para hablar con quienes teníamos sentados alrededor antes de empezar la sesión. Posteriormente, una vez iniciado el taller, se vio confirmada mi sospecha: fue muy interactivo, con numerosas prácticas en grupo, y al final de la jornada nos conocíamos muy bien, intercambiamos tarjetas, etc. El taller no sólo logró enseñarnos conceptos de presentaciones, sino también cimentar relaciones entre los asistentes.

Algunas disposiciones del mobiliario favorecen la interacción y la realización de actividades

Mi experiencia habría sido completamente diferente si hubiera llegado a una sala en la que las sillas se dispusieran en hileras sucesivas enfrentando la pantalla. El mensaje habría sido:

“El profesor habla y los alumnos escuchan calladitos.”

Nos involucramos más con el profesor y con otros asistentes cuando estamos sentados unos frente a otros que si estamos sentados en fila unos al lado de otros.

Si planeas introducir actividades de grupo, necesitarás desplazarte por la sala entre los grupos para seguir su progreso y responder a sus dudas. Asegúrate de que la disposición de la sala te permite visitar libremente a los diferentes grupos mientras están trabajando. Y para eso, nada como las “islas circulares” que me encontré en el taller de Duarte.

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¿Qué disposiciones de sillas y mesas has probado? ¿Cuáles te han dado mejores resultados para fomentar la interacción y la participación?

Utilizar grupos de tres elementos ha sido un recurso retórico y narrativo utilizado desde los albores de la humanidad. Podemos encontrar ejemplos en literatura, religión, política, cultura popular, en todas las épocas y lugares: desde los Tres Reyes Magos o los Tres Cerditos, pasando por las Tres Gracias o los Tres Mosqueteros, hasta la Santísima Trinidad cristiana, la Triple Diosa celta o la Trimurti hindú.

Según Mark S. Walton, autor de Generating Buy-In: Mastering the Language of Leadership, nuestra mente percibe, retiene y recuerda con facilidad toda la información que se le presenta en grupos de tres. No en vano, nuestra conciencia colectiva, desde los orígenes de la humanidad, está saturada de conceptos formulados en grupos de tres elementos: cuerpo, mente, espíritu; pasado, presente, futuro; luces, cámara, acción; sexo, drogas y Rock ‘n Roll; sangre, sudor y lágrimas; pensar en tres deseos; planteamiento, nudo y desenlace; la regla de los tercios; etc. Por esta razón, comunicar en forma de tres mejora la recepción y la retención de lo que se transmite a cualquier público.

En vez de abrumar con listas interminables, usa el Tres

Es normal que nuestra atención decaiga y empecemos a aburrirnos ante un conferenciante que enumera doce puntos que deben ser recordados, o frente a un vendedor que describe catorce características del producto que nos está ofreciendo o si alguien pretende que sigamos un proceso que consta de once pasos.

La mayoría de las personas cierra su mente si se le expone a una avalancha de datos que tenga que escuchar y, más aún, si tiene que recordarlos. Por el contrario, si la comunicación se basa en tríos, como por ejemplo tres ideas, tres pasos, tres razones, entonces la mente se abre, se relaja y, si el tema les resulta interesante, es más sencillo mantener la atención de los oyentes.

Aprende a utilizar el poder del tres en tus presentaciones y verás cómo expresas conceptos de manera más completa, enfatizas mejor tus puntos clave y fomentas el recuerdo de tu mensaje.

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¿Has probado a usar la Regla del Tres en tus presentaciones? ¿Con qué resultados?

“Somos lo que comemos.”
—Hipócrates

De forma sistemática, cada vez que en mis cursos de jornada completa voy a comer con los alumnos, surge la cuestión de qué alimentos y bebidas son las más recomendables antes de una presentación. El gurú de la comunicación Jerry Weissman lista en su libro Presentations in Action: 80 Memorable Presentation Lessons from the Masters diez consejos dietéticos que pueden ayudarnos a afrontar con mejor estómago nuestras presentaciones.

10 consejos para comer y beber antes de una presentación

1. Come ligeramente. Sigue el consejo de Michael Pollan, autor de los bestsellers El Dilema del Omnívoro y Saber comer: 64 reglas básicas para aprender a comer bien: Come comida. No demasiada. Mayormente plantas. Tómate una ensalada, nada pesado.
2. Evita frutos secos cuyas pieles se te quedan entre los dientes.
3. Bebe agua a sorbitos, no a grandes tragos, para humedecer tu boca y garganta.
4. Vete al baño antes de presentar.
5. Mientras hablas, utiliza botellas con chupón para evitar salpicar o derramar agua.
6. Evita estimulantes como el café, el té, alcohol y las bebidas excitantes como Red Bull, etc.
7. Si necesitas un estimulante, utiliza los azúcares contenidos en las frutas.
8. Evita productos lácteos, porque recubren tu garganta con una película mucosa.
9. Evita bebidas carbonatadas.
10. Si tienes un resfriado o la garganta irritada, utiliza miel o bolsitas de té medicinales.

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“En un mundo en el que el comprador posee amplia información y un abanico de opciones, el discurso es a menudo la primera palabra, pero raramente la última.”
—Daniel Pink, Vender es humano: La sorprendente verdad sobre cómo convencer a los demás

La semana pasada os hablaba del origen del primer discurso de ascensor de la Historia, feliz hallazgo en el último libro de Daniel Pink, Vender es humano: La sorprendente verdad sobre cómo convencer a los demás. La duración del típico discurso de ascensor oscila entre 30 y 60 segundos. Han pasado 160 años desde aquel primer elevator pitch. La vida se ha acelerado frenéticamente y se ha disparado la cantidad de información que recibimos desde todos los medios. ¿Quién dispone hoy en día, en plena Economía de la Atención, de un minuto para escuchar discursos? Pink propone seis irresistibles alternativas al discurso de ascensor más breves y sencillas.

1 El discurso de una palabra

El discurso definitivo para una era de intervalos de atención brevísimos se compone de una sola palabra. Si te digo “búsqueda”, seguramente piensas en Google. Pink nos anima a reflexionar sobre cuál es la palabra con la que queremos que identifiquen nuestra marca, tanto empresarial como personal.

2 El discurso pregunta

Pink cita varias investigaciones que parecen demostrar que cuando los hechos te resultan favorables resulta mucho más persuasivo preguntar que afirmar. Cuando hago una afirmación, la recibes pasivamente. Cuando pregunto, te sientes compelido a responder, lo cual te obliga a pensar sobre la cuestión. Este procesamiento más profundo revela la solidez de los argumentos fuertes y la inconsistencia de los débiles.

3 El discurso con rima

Afirma Pink que las frases que riman aumentan la fluencia cognitiva: cuanto más fácil le resulta al cerebro procesar algo, más de acuerdo se muestra con ello. Incluir una rima en tu discurso permite que tu mensaje se grabe mejor en la memoria de quienes te escuchan.

4 El discurso asunto de correo

Este discurso se basa en las investigaciones del Carnegie Mellon sobre el correo: cuáles se abren y cuáles no. Descubrieron que la utilidad y la curiosidad resultaban igualmente potentes. Pink añade un tercero: especificidad. Los asuntos con más gancho son los que prometen una ventaja o beneficio, los que despiertan la curiosidad o los que incluyen información muy, muy específica.

5 El discurso Twitter

Se utiliza Twitter como plataforma y sus 140 caracteres como límite a la locuacidad. El objetivo del discurso Twitter es atraer a los receptores e involucrarlos en una conversación: respondiendo, haciendo clic en un enlace o retuiteándolo. Por supuesto, es una gran idea que el mensaje fundamental de tu presentación, así como la idea clave de cada transparencia de la misma puedan expresarse en un tuit.

6 El discurso Pixar

Debido a Emma Coats, de Pixar Animation Studios, consiste en organizar tu discurso como una historia, siguiendo este guión:

Hace mucho tiempo ___. Cada día ___. Un día ___. Como consecuencia, ___. Como consecuencia, ___. Hasta que finalmente ___.

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¿De qué maneras sintetizas tus ideas para discursos cortos?

Cinco consejos de un diseñador profesional (Mariano Sarmiento, de We Are Bold) que te ayudarán a crear presentaciones que comuniquen mejor tu mensaje:

Si prefieres obtener los consejos como una imagen, aquí la tienes:

Esta entrada ha sido amablemente escrita por el diseñador Mariano Sarmiento, quien a la cabeza del estudio wearebold.es realiza campañas de comunicación y diseño estratégico, donde ayuda a las empresas a encontrar su diferenciación y mostrar al mundo su valor. Es socio fundador de Designing for the people, plataforma que busca soluciones innovadoras para negocios, organizaciones y sus clientes mediante el Design Thinking.

Lo confieso, soy ex alumno de Gonzalo. Recuerdo la expectación en las clases de diseño de su curso. Quería saber cómo el diseño puede ser un aliado en ese excitante momento de la presentación, ser una guía y un apoyo. Y lo supe, pero más importante fue coincidir con Gonzalo en la visión holística de los proyectos, empezando por la planificación, que realmente es donde se comienza a diseñar. Desde ahí, hasta la parte estética “Be design, my friend”.

1 Distinguir el objetivo

El buen diseño se compone de una buena estética al servicio de una función clara, estructurada y estratégica. Para que esto suceda pregúntate el qué, para qué y para quién diseñas las transparencias y tenlo presente en todo momento durante el proceso de diseño.

Así podrás encontrar respuestas cuando te preguntes, por ejemplo, sobre qué colores utilizar o qué tipografía es la adecuada.

2 Jerarquizar la información

Para hacer comprensible nuestra información y que la audiencia la retenga, es fundamental jerarquizarla en tamaño grande, mediano o pequeño:

Ordena por importancia tus contenidos y sí, compón lo más importante (y breve) en grande, en tamaño mediano el segundo nivel de importancia y en pequeño el tercer nivel, siempre asegurando la lectura desde lejos. Lo sabemos, es de Perogrullo, pero ¿cuántas transparencias habéis visto compuestas en una lista donde nada llama la atención?

3 Composición óptica vs composición geométrica

A la hora de componer, nosotros recomendamos educar el ojo para componer ópticamente, no geométricamente.

Ópticamente es como nuestro cerebro lee mejor las imágenes, que generalmente no tienen nada que ver con lo geométrico.

Encuentra una buena posición en el plano y una buena disposición entre los elementos.

Los elementos fuertes que conforman una imagen están imantados, atraen la mirada de la audiencia y a la vez se atraen y se repelen entre ellos, dependiendo de su importancia, su disposición en el plano y lo cerca o lejos que estén entre sí. Además, es importante que estén organizados y alineados de la mejor forma posible.

4 Pregnante: ¡vaya palabreja!

Una imagen pregnante es directa, clara y concisa. Y es así porque tiene el propósito de ser recordada entre muchas otras. El buen diseño está desprovisto de lastre, de lo que le sobra; por eso la famosa frase “menos es más” no es por una cuestión estética, sino por una cuestión funcional / para cumplir su objetivo; ha de ser fácil de leer por nuestro cerebro para calar en nuestra memoria. La economía de recursos es clave en este caso.

5 Tipografía: ¡tiene carácter!

La tipografía es un elemento clave y diferenciador. Elegir una buena tipografía, bien construida, es fundamental para otorgar carácter a nuestro diseño. Lo primero que tiene que cumplir es que sea legible en tamaños grandes y pequeños.

Los tres grandes grupos de tipos son los romanos, palo seco y egipcios (además de las scrips). ¿Qué os sugieren estos tipos?

Espacio entre letras

Para que los titulares se lean correctamente, hay que ajustar el tracking, generalmente reducirlo; con esto conseguiremos que la palabra sea un bloque y se lea mejor. Como todos sabemos, no leemos cada letra, sino por grupo de palabras.

El tracking es la distancia entre letras sin tener en cuenta su morfología y el kerning es la distancia entre pares de letras, como pueden ser una W y una A. Morfológicamente, necesitan un trato especial para que su lectura sea correcta. Esto lo realiza el tipógrafo por nosotros, por eso no debe preocuparnos.

Acuña el término #pregnante y compártelo con tus colaboradores.

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¿Conoces otros ejemplos de presentación #pregnante?

“El objetivo de un discurso no es necesariamente mover a los demás para que adopten tu idea, sino ofrecer algo tan atractivo que inicie una conversación.”
—Daniel Pink, To Sell Is Human

Si eres emprendedor, habrás oído mil veces aquello de que tienes que llevar siempre preparado un discurso breve por si te topas en el ascensor con el CEO de una importante compañía. Dispondrás de unos pocos segundos para venderle tu idea e interesarle lo suficiente como para que concierte una cita contigo.

Pues bien, en su último libro, To Sell Is Human: The Surprising Truth About Moving Others, Daniel Pink explica la supuesta verdadera historia del primer discurso de ascensor, origen seminal del actual elevator pitch. Y como puedes imaginar, tuvo lugar en un ascensor. Sucedió así.

Ascensores y hachas: Elisha Otis y el primer discurso de ascensor de la Historia

A mediados del siglo XIX los ascensores se parecían más al tirado por el elefante de Tarzán en las películas de Johnny Weissmüller que a lo que conocemos hoy en día. Si la cuerda que elevaba los ascensores se rompía, nada impedía que se precipitaran al vacío con toda su carga y letales consecuencias. En este desolador panorama apareció en 1852 Elisha Otis (sí, el de los ascensores Otis de hoy en día). Otis no inventó el ascensor, ingenio conocido desde la Antigüedad. Él inventó algo tal vez incluso más importante: el sistema de seguridad que sirvió para disparar el negocio de los ascensores y dar paso así a la construcción de los grandes rascacielos. Instaló unas barras verticales en el agujero de los ascensores y utilizó un freno de seguridad capaz de activarse automáticamente si la cuerda se rompía, frenando al instante la caída de la plataforma. Como era de esperar, su solución chocó con el escepticismo y no consiguió muchos adeptos.

En 1853, Elisha Otis alquiló el recinto del Palacio de Cristal del Centro de Exposiciones de Nueva York y reunió a una multitud, ante la cual realizó una espectacular demostración de su dispositivo de seguridad. Construyó sobre el suelo del recinto un silo abierto por el que podía subir y bajar un ascensor a la vista de todos. Se montó al ascensor, lo hizo subir hasta una altura de unos tres pisos y con un hacha cortó la cuerda de la que pendía.

La audiencia gritó. La plataforma se desplomó. Pero en segundos, los frenos de emergencia se activaron y detuvieron la caída del ascensor, ante el asombro del público. Aún vivito y coleando, Otis miró a la turbada multitud y anunció:

“Todo bien, señores. Todo bien.”

Simple, sucinto y efectivo. La lección es clara: si tienes un importante mensaje que transmitir, reúne a una multitud y demuestra la verdad de tu mensaje.

¿Qué solemos ofrecer hoy como demostración de nuestra verdad? Un triste PowerPoint. A veces pasan los años y uno no sabe si vamos hacia atrás o hacia adelante.

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¿Has tenido oportunidad de poner en práctica un discurso de ascensor? ¿Cómo te fue?

“Todo profesor que pueda ser sustituido por una máquina merecería serlo.”
—Arthur C. Clarke

Uno podría pensar que las listas de viñetas ya están superadas en las salas de conferencias, aulas y auditorios. ¡Pues no! Seguimos enamorados de las listas de viñetas. A mis cursos continuamente llegan alumnos que dicen que “compran” mi consejo de abandonarlas, pero que si sus jefes no les dejan, o que si en su sector todo el mundo las usa porque son presentaciones “serias”, y otros muchos argumentos semejantes.

Si tu jefe adora las listas de viñetas, esgrime estas evidencias científicas en su contra

La investigación reciente ha dejado claramente establecido el principio psicológico de redundancia:

Se aprende más con gráficos y narración que con gráficos y texto y narración redundante

Uno de los trabajos más completos en este campo se debe a Richard Mayer y su magna obra Multimedia Learning. Cuando lees en voz alta las palabras de la transparencia, lejos de reforzar el aprendizaje, lo torpedeas: ¡voz y texto compiten por la atención de la audiencia! ¿Cómo reaccionas tú cuando te leen transparencias? No puedes leerlas tú mismo y a la vez prestar atención al que habla. O una cosa u otra. ¿Para qué crearle semejantes dilemas a la audiencia?

La voz de Richard Mayer en contra de las listas de viñetas no está sola. He encontrado leyendo el libro de Andrew Abela titulado Advanced Presentations by Design: Creating Communication That Drives Action otros muchos trabajos que tiran por tierra la teoría de que las transparencias deben tener mucho texto:

• Mousavi, Low y Sweller (1995) hallaron en sus experimentos que al enseñar geometría los elementos visuales combinados con palabras habladas eran más efectivos que elementos visuales combinados con palabras habladas y texto o que elementos visuales combinados con texto sin palabras habladas.
• Kalyuga, Chandler y Swelling (2004) encontraron que si se le exige a la audiencia coordinar y procesar simultáneamente material redundante como texto escrito y hablado, se genera una carga cognitiva excesiva sobre la memoria que disminuye el aprendizaje.
• Outing y Ruel (2004) encontraron en sus investigaciones sobre el movimiento de los ojos que cuando vemos una página web con imágenes, audio y texto simultáneamente tendemos a ignorar el texto.
• Moreno (2006) ha comprobado que cuando se eliminan palabras innecesarias, aumenta la eficacia de los materiales.

La Ciencia lo confirma: las imágenes junto con narración son superiores a imágenes junto con texto y narración. Explota el efecto de superioridad de las imágenes en tus próximas transparencias y mejorarás la comprensión y el recuerdo de tu mensaje.

Referencias
S. Kalyuga, P. Chandler, J. Sweller, “When Redundant On-Screen Text in Multimedia Technical Instruction Can Interfere With Learning”, Human Factors: The Journal of the Human Factors and Ergonomics Society 46, 567-581, 2004.
R. Moreno, “Learning in High-Tech and Multimedia Environments”, Current Directions in Psychological Science 15, 63-67, 2006.
S. Mousavi, R. Low, J. Sweller, “Reducing Cognitive Load by Mixing Auditory and Visual Presentation Modes”, Journal of Educational Psychology, 87(2), 319-34, 1995.
S. Outing, L. Ruel, “The Best of Eyetrack III: What We Saw When We Looked Through Their Eyes”, http://www.poynterextra.org/eyetrack2004/main.htm, 2004.

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Durante el próximo mes de junio de 2013 impartiré en Madrid y ¡por primera vez en Barcelona! nuevos cursos en abierto sobre El Arte de Presentar:

MADRID

• Curso 1: Cómo crear presentaciones de alto impacto: 10 de junio 2013
• Curso 2: Cómo exponer presentaciones de alto impacto: 11 de junio 2013
• Curso 3: Cómo diseñar presentaciones de alto impacto: 24 de junio 2013

BARCELONA

• Curso 1: Cómo crear presentaciones de alto impacto: 13 de junio 2013
• Curso 2: Cómo exponer presentaciones de alto impacto: 14 de junio 2013

Tus presentaciones no tienen por qué ser aburridas. Si tu idea merece ser difundida, entonces su presentación importa. Gracias a estos cursos conectarás mejor con la audiencia, mantendrás y dirigirás su atención, y finalmente fomentarás la comprensión y el recuerdo del mensaje principal. Mejorarás la comunicación en todos sus aspectos desde tu primera presentación tras el curso.

¡Ve más allá del PowerPoint de toda la vida! Aprende a crear presentaciones que inspiren e informen.

Regalaré a los asistentes un ejemplar de mi libro El Arte de Presentar, de venta en librerías, junto con otros materiales de trabajo adicionales.

¡Si te apuntas con un mes de antelación mínima te ahorrarás un 10%!

Puedes encontrar más información en la página de los cursos.

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