¿Le hablas igual a un alto directivo que se sienta en el Consejo de Administración que a los empleados? ¿Qué cambia en una presentación ante un Comité de Dirección?

A ver, no es que los altos directivos sean seres superiores. Es que sus necesidades y lo que esperan de tu presentación suele ser muy diferente a las expectativas de otros rangos en la organización.

El alto directivo busca (y calibra) instantáneamente el «ethos» del orador

Según Aristóteles, el ethos es la cualidad del orador que determina si la audiencia cree y confía en él. Es la impresión creada por tu reputación, por tu comportamiento y por tu apariencia y contribuye al poder persuasivo de tu presentación. ¿Verdad que las mismas afirmaciones no te suenan igual de creíbles en función de quién las diga?

Pues eso es lo que busca en ti un alto ejecutivo: ethos. No suelen concederte mucho tiempo. Pueden llegar a convocarte para ¡una reunión de cinco minutos! Vamos, que no tienes ni un segundo que desperdiciar en su presencia mareando la perdiz. Y antes incluso de abrir la boca, ya le habrás contado mucho de ti.

Para hablar ante los altos directivos necesitas «Presencia Ejecutiva»

En su libro Strategic Sales Presentations, Jack Malcolm se centra en las presentaciones de venta, aunque la gran mayoría de sus consejos y recomendaciones pueden aplicarse por igual a otros contextos de presentación más allá de las ventas. Él define la «Presencia Ejecutiva» como la reputación, el comportamiento y la apariencia que crean un sentimiento positivo de credibilidad y confianza en una audiencia formada por directivos con alto poder de decisión.

¿Y cuáles son los elementos ideales de esta Presencia Ejecutiva? Competencia y comunicación. Están recogidos en el siguiente diagrama:

1COMPETENCIA

La audiencia ejecutiva quiere saber si le harás perder el tiempo o si le aportarás valor. La gran pregunta que se hacen antes de que empieces a hablar es:

¿Me ayudarás a alcanzar los resultados que persigo o a resolver los problemas que evito?

Para que la respuesta sea afirmativa, necesitas pasar dos pruebas:

1. Conocimiento: ¿Sabes de lo que hablas?
2. Motivos: ¿Te preocupan mis intereses?

Los mejores comunicadores transmiten competencia sin necesidad de hablar demasiado, usando por ejemplo alguna de las siguientes técnicas:

• Bagaje personal: Incluye referencias a experiencias pasadas que demuestren tu capacidad de gestionar retos como el actual.
• Historias y ejemplos: Ilustra tus afirmaciones con experiencias personales o de tu organización, que pongan de manifiesto lo que has hecho o visto, y subrayen tu profundo conocimiento de su sector o empresa. Usa el storytelling.
• Preguntas: Se trata de una forma sutil de demostrar que conoces sus preocupaciones, su jerga y sus movimientos recientes. Habla menos y pregunta más.

Cuando hables, que todo gire en torno a tu audiencia. Tienen que percibir desde el primer momento que se llevarán algo valioso de tu presentación: un regalo.

2COMUNICACIÓN

La competencia es crítica. Pero si no eres capaz de comunicar eficazmente tus ideas, te servirá de poco. En su libro, Jack Malcolm recomienda proyectar una serie de cualidades que te ayudarán a reforzar tu comunicación:

• Convicción: Como explicaba en una entrada sobre la pasión al comunicar, a veces es difícil ponerle freno. Te entusiasmas tanto con «tu tema», que sigues hablando cuando la audiencia hacer rato dejó de escucharte. Habla con convicción, pero sin que la pasión te arrastre hasta el extremo de que dejes de aportar valor a la audiencia.
• Franqueza: Las audiencias más sofisticadas e inteligentes aprecian que se reconozcan los dos lados de un mismo asunto. Si existe alguna debilidad o desventaja en tu posición, ganarás más credibilidad si lo pones sobre la mesa que si parece que tratas de ocultarlo.
• Seguridad: La mejor manera de parecer seguro es estarlo. Si quieres acudir seguro a la presentación, necesitas evitar los sumideros de poder, hablar usando las cinco C’s, encontrar el equilibrio entre la humildad y la asertividad. Deben sentir que estás conversando con ellos, no dogmatizando desde las alturas.
• Autenticidad: Adáptate a la audiencia, de manera que seas capaz de darle lo que espera recibir de ti sin renunciar a tu propia identidad. Deja que el rapport se produzca de manera natural. No lo fuerces. Deben sentir que disfrutas estando con ellos y que deseas ayudarlos. Muéstrales que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que allí con ellos; comunícales tu deseo de aportarles valor; recíprocamente, hazles saber cómo ellos o su organización te aportan valor a ti; diles que el tiempo que pases con ellos es tu máxima prioridad en ese día.
• Apariencia: Tenemos el cuerpo y la cara con los que hemos nacido. Lo cual no significa que no puedas arreglarte de manera que provoques una buena impresión. La vestimenta juega un papel crucial en cómo te percibirá la audiencia. Y ante la duda, siempre peca por lo alto. Es más fácil quitarse la corbata si te has pasado, que ponerte una si fuiste con un polo.

La Presencia Ejecutiva es difícil de definir. Pero es real. Pon a prueba estos consejos cuando tengas que aparecer ante altos directivos y notarás la diferencia.

 

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué cambios haces cuando hablas ante la Alta Dirección?

 

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Un viajero se acercaba caminando a una gran ciudad protegida por una muralla. En la entrada principal de la ciudad estaba sentado un anciano al que se dirigió el viajero:

«Buenos días, señor».

«Buenos días», respondió el anciano.

«¿Podría decirme cómo es la gente que vive en esta ciudad?», preguntó el viajero.

«¿Podría decirme usted cómo es la gente de la ciudad de la que procede?», respondió el anciano.

«Son mala gente», dijo el viajero. «Egoístas, mezquinos, hipócritas, falsos … por ese motivo busco una nueva ciudad en la que vivir».

«Pues debo decirle», repuso el anciano, con un semblante muy serio, «que aquí encontrará lo mismo».

Ante el comentario del anciano, el viajero decidió retroceder y no entrar en la ciudad. Se despidió de él, y siguió su camino.

Pero ese mismo día, pasadas unas horas, otro viajero se acercó a la misma ciudad amurallada, en cuya puerta seguía sentado el mismo anciano. De nuevo, este segundo viajero se dirigió al anciano como lo había hecho el otro hombre unas horas antes:

«Buenos días, señor».

«Buenos días», respondió el anciano.

«¿Podría decirme cómo es la gente que vive en esta ciudad?», preguntó el segundo viajero.

«¿Podría decirme usted cómo es la gente de la ciudad de la que procede?», respondió de nuevo el anciano.

«Son buena gente, amables, atentos, generosos, aunque claro, de todo hay, pero en general son buena gente, pero me gusta viajar por el mundo y conocer nuevos lugares, por este motivo quisiera conocer esta ciudad».

«Pues debo decirle», repuso el anciano, esta vez con una sonrisa, «que aquí encontrará lo mismo».

—Cuento tradicional recogido por Alex Rovira en El mapa del tesoro.

Cuando quiero saber cómo es un cliente de coaching, me basta con hacerle una sola pregunta:

¿Cómo son tus audiencias?

Por ejemplo, trabajando con un cliente, a mi pregunta sobre cómo veía él a la audiencia, me respondió:

«Las audiencias son frías».

Tenías que ver cómo era esta persona: ¡fría como un témpano! En realidad, ya te lo hueles, era él quien se comportaba fríamente sobre el escenario. Y claro, ¿cómo reaccionaba la audiencia? Pues devolviéndole la frialdad que recibía. Y luego se me quejaba de que las audiencias son frías…

Proyectamos sobre los demás nuestra personalidad y nuestra forma de ver el mundo

Igual que en el cuento que encabeza este artículo, tendemos a ver a los demás tal y como somos y no tal y como son. Solemos atribuirles nuestros propios hábitos, valores, creencias y opiniones. Ya nuestro refranero lo recoge con acierto: «Cree el ladrón que todos son de su condición».

Dedica unos minutos a anotar en un papel la respuesta a la pregunta:

¿Cómo son tus audiencias?

La respuesta que des revelará tanto de ti como el mejor test de personalidad.

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¿Cómo son tus audiencias?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de shutterstock.]Guardar

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“Si quieres llevar tu comunicación al siguiente nivel y conectar con la audiencia, no intentes impresionarla con tu inteligencia ni sobrepasarla con demasiada información. Dales claridad y simplicidad.”
—John C. Maxwell, El poder de las conexiones

Hace muchos años hice en mis comienzos una presentación técnica en un congreso sobre el funcionamiento de las cookies de Internet que gozó de muy buena acogida. Uno de los asistentes me propuso repetir la misma charla en una cámara de comercio en otra provincia y de paso me planteó la posibilidad de una segunda charla sobre los aspectos jurídicos de las cookies. ¿Creéis que me lo pensé dos veces? Claro que no, que para eso soy de Bilbao. Ni corto ni perezoso preparé una segunda charla sobre un tema que desconocía por completo. Los resultados los podéis imaginar. Desde aquel día, he aprendido a decir “no” y ya sólo hablo sobre los temas en los que he trabajado durante muuucho tiempo.

Si hablas de lo que conoces a medias, tu presentación está abocada al fracaso

Mucho antes de que se inicie el turno de preguntas, se hará evidente, incluso para una audiencia lega, si posees una comprensión completa y un dominio amplio y sólido del tema. La extensión de tu conocimiento se revela de maneras sutiles, como en la articulación de frases y en la precisión de las afirmaciones. Habla solamente sobre lo que conecta con las ideas y creencias que más te apasionan. Cuanto más te alejas de tus creencias y valores fundamentales, mayor será tu incertidumbre.

Y cuando dudas por dentro, se nota por fuera. Tu lenguaje no verbal traicionará tu inseguridad interior.

El conocimiento y los datos por sí solos no son suficientes

Un exceso de conocimiento puede volverse en tu contra cuando no eres capaz de sintetizarlo y adaptarlo a tu audiencia. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, gráficos, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. ¡Has caído en las garras de la abrumadora Infotoxia!

Cuando uno es un experto en su tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos. De hecho, la mayoría de presentaciones sufre por exceso de información, no por falta de información. Tu presentación debería ceñirse a una sola idea. Sí, ni dos, ni tres, ni cuatro. Una única idea. Como nos recomienda Arturo Gómez Quijano en Comunicación para ejecutivos:

“Cuando vayas a hacer una presentación, búscate una buena idea, pero sólo una. Y después, cuélgala de cuatro buenos clavos”.

Presenta solamente sobre aquellos temas que conoces y te apasionan

Incluye solamente la información que dominas. De esta forma, reduces el riesgo de ponerte en un aprieto si te hacen preguntas que no sabes responder por puro desconocimiento del tema. Un pequeño corolario de este principio es:

Nunca deberías incluir elementos en tu presentación que no sabes explicar

Algo que ocurre a menudo cuando das la charla de otro o cuando alguien te ha hecho las transparencias. Deberías siempre saber explicar todo lo que aparece en las transparencias, ya que la audiencia las verá y podría preguntar sobre algún pequeño detalle sobre el que ni siquiera habías reparado.

Sin contenido no hay presentación

Fundamentales como son los otros dos pilares de toda presentación, diseño y exposición, están siempre al servicio del contenido. Sin una gran idea, ni los visuales más artísticos del mundo ni la exposición más espectacular salvarán una presentación hueca. Un discurso vacío de ideas es eso: un discurso vacío. Para aportar verdadero valor en tus presentaciones necesitas un mensaje que comunicar, ideas valiosas que compartir, acciones que inspirar. Si quieres causar un impacto duradero en tu audiencia, ofrece contenido de calidad.

No juegues a ser tertuliano. Habla sólo de aquello que conoces y amas.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has tenido que hablar sobre algún tema que no dominabas? ¿Cómo te sentiste?

[Créditos: Idea, de Shutterstock]

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“Confusio”, como su propio nombre indica, inventó la confusión. ¿Chino o japonés? ¡Qué más da! Era muy antiguo, eso sí.

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Nada sustituye un profundo conocimiento del tema

Deberías presentar solamente sobre aquellos temas que conoces a fondo y únicamente la información que dominas. De esta forma, reduces el riesgo de ponerte en un aprieto si te hacen preguntas que no sabes responder por puro desconocimiento del tema.

No vayas a creerte que sólo durante las preguntas se darán cuenta de si dominas la materia. Mucho antes de que se inicie el turno de preguntas, se hará evidente, incluso para una audiencia lega, si posees una comprensión completa y un dominio amplio y sólido del tema. La extensión del conocimiento de un orador se revela de maneras sutiles, especialmente en la articulación de frases y en la precisión de las afirmaciones.

No pongas en una transparencia nada que no sepas explicar

Un pequeño corolario del principio anterior es que nunca deberías incluir elementos en tu presentación que no sepas explicar, algo que ocurre a menudo cuando das la charla de otro o cuando alguien te ha hecho las transparencias. Deberías siempre saber explicar todo lo que aparece en las transparencias, ya que la audiencia las verá y podría preguntar sobre algún pequeño detalle en el que ni siquiera habías reparado. Hazlas tú mismo o revísalas antes de la presentación: que no sea durante la charla la primera vez que las ves.

Di no

Debes aprender a decir “no”. Nunca des una charla sobre cuyo tema no poseas un amplio conocimiento y una pasión sincera.

“Eso es fácil de decir, pero ¿y si me obligan?”, estará pensando más de un lector. Si no hay escapatoria posible, pues haz la presentación. Eso sí, sé consciente de que probablemente será un desastre.

Guárdate un as en la manga

Cuando expongas tu presentación nunca muestres todo lo que sabes. Guárdate algo para el turno de preguntas. Puedes incluso llevar transparencias de refuerzo si anticipas que puedan interrogarte sobre alguna cuestión y mostrarlas al responder, pero no durante la presentación.

Cuidado, que no estoy diciendo que algún compinche entre el público te haga preguntas de lucimiento. Aunque censurable, es una técnica muy extendida.

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Aceite de serpiente en las presentaciones

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Describen los hermanos Heath en su libro “Pegar y pegar” un sencillo experimento psicológico en el cual a los sujetos se les asignaba uno de sendos roles: “tamborileros” u “oyentes”. Los tamborileros recibían una lista de 25 canciones muy conocidas, como “Cumpleaños Feliz”. A cada tamborilero se le solicitaba que eligiera una canción y tamborileara golpeando con los dedos sobre la mesa el ritmo de la misma a un oyente. El trabajo del oyente consistía en adivinar la canción, basándose en el ritmo siendo tamborileado.

Durante el curso de los experimentos, se llegaron a tamborilear 120 canciones. Los oyentes adivinaron solamente el 2,5% de las canciones: 3 de 120. Para hacer el experimento más interesante, antes de que los oyentes dijeran el título de las canciones, se les pidió a los tamborileros que predijeran la probabilidad de que los oyentes las adivinasen. Aseguraron aquéllos que la probabilidad sería del 50%. Sin embargo, aunque los tamborileros predijeron que conseguirían hacer llegar su mensaje 1 de cada 2 veces, solamente lo consiguieron 1 de cada 40. ¿Por qué este fracaso tan estrepitoso?

Cuando el tamborilero tamborilea, oye la canción en su cabeza. En el experimento, los tamborileros se quedan estupefactos al comprobar lo difícil que les resulta a los oyentes adivinar la canción. ¿No es la canción evidente?

El problema radica en que los tamborileros han recibido información (el título de la canción) que vuelve imposible para ellos imaginarse lo que es carecer de esa información. Se trata de la «Maldición del Conocimiento».

Una vez que conocemos algo, nos resulta muy duro imaginarnos cómo era no conocerlo

Hemos sido “malditos” por el conocimiento. En consecuencia, se nos hace difícil compartir nuestro conocimiento con otros porque somos incapaces de re-crear el estado mental de nuestra audiencia. Cuando presentamos, a menudo está sonando en nuestra cabeza una melodía que la audiencia no puede escuchar. Como en el experimento de los tamborileros y oyentes, existe un desequilibrio insalvable entre la información en poder de unos y de otros, lo que imposibilita la comunicación.

Si das por hecho que la audiencia posee la misma información (o el mismo conocimiento) que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. Este es el problema de la mayoría de oradores que saben tanto sobre un tema que terminan quedándose solos cuando hablan sobre él: han olvidado cómo era vivir sin ese conocimiento que ahora dominan, han perdido la capacidad de empatía, es decir, de ponerse al mismo nivel que el otro.

Cómo exorcizar la Maldición del Conocimiento

Los hermanos Heath proponen en su libro seis principios para combatir la Maldición del Conocimiento y conseguir que tu mensaje llegue a la audiencia:

1. La idea debe ser simple
2. La idea debe ser inesperada
3. La idea debe ser concreta
4. La idea debe ser creíble
5. La idea debe ser emotiva
6. La idea debe contar una historia

Si nuestra presentación adopta estos principios, estaremos más cerca de haber roto la Maldición del Conocimiento que pesa sobre nosotros por el mero hecho de ser expertos en un tema.

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