Haciendo limpieza en mi trastero durante el fin de semana, cayeron en mis manos unas viejas fotocopias de fotocopias de fotocopias de cuando estudié la carrera de Ingeniero de Telecomunicación. Pertenecían al libro Technical Writing in the Corporate World de un tal Herman Estrin. Me gustó la aportación que hacía sobre las Cinco C’s de la Comunicación Escrita: para mejorar la calidad de tus documentos, asegúrate de que sean concisos, completos, concretos, correctos y coherentes.

Un líder comunica a través de muchos canales, no sólo el verbal. La comunicación escrita ocupará buena parte de tu volumen diario de comunicación. Antes de enviar un documento, informe o email, asegúrate de que cumple con los siguientes cinco criterios.

1CONCISIÓN

Muchas palabras, frases y hasta párrafos pueden eliminarse felizmente de un documento: no sólo no sufrirá su comprensión, sino que ganará en claridad. Si puedes usar una palabra, no uses dos. Huye de circunloquios, perífrasis, repeticiones, ripios y archisílabos. Agilizarás la lectura de tus documentos y facilitarás la rápida comprensión del texto.

“Hablar oscuramente lo sabe hacer cualquiera; con claridad, muy pocos.”
—Galileo Galilei

2COMPLETITUD

Un documento completo responderá a todas las preguntas que el lector pueda plantearse. Haz el esfuerzo de meterte en la piel del lector para anticipar los interrogantes que suscitará la lectura de tu texto. Aporta los detalles necesarios para su comprensión, ni más ni menos. No escribes para ti sino para el lector. Si dejas cabos sueltos, se quedará con sensación de insatisfacción porque tu documento no servirá al propósito para el que fue creado.

3CONCRECIÓN

Evita siempre expresiones vagas o ambiguas. Cuando revises tu documento, pregúntate qué querías decir exactamente con expresiones como “generalmente”, “más o menos”, “bueno”, “malo”, “esto”, “cosas”, y así sucesivamente. Sustitúyelas por datos, hechos y expresiones que documenten por completo tus afirmaciones. A veces esta clarificación te conducirá a añadir frases y hasta párrafos extra. No importa siempre y cuando te asegures de que tus ideas quedan claras para ti y para tu lector.

4CORRECCIÓN

No te detengas en una redacción correcta desde un punto de vista gramatical y ortográfico. Busca también corrección en el contenido: verifica tus fuentes, valida tus datos, revisa tus conclusiones. El propósito de muchos documentos será guiar e informar la toma de decisiones. Tu documento ha de ser correcto si ha de conducir a decisiones correctas.

5COHERENCIA

Cuanto más técnico es un documento, más probable resulta que sus lectores pierdan el hilo de tu argumentación y se ahoguen en los detalles. Esfuérzate por alcanzar un sentido de unidad en tus documentos de manera que los lectores sean capaces de seguir cómodamente la información. Tienes a tu disposición tres estrategias:

• Palabras y frases de transición: Utiliza conectores y frases apropiadas para pasar de unos temas a otros de forma suave.
• Repetición de términos clave: Repítelos en lugar de omitirlos o de buscar sinónimos para guiar al lector a través de explicaciones completas. Ayuda también la redundancia: proporcionar abstracts, resúmenes, objetivos, anticipar puntos a tratar, arrancar con conclusiones, etc.
• Gráficos: La información visual del propio texto a través de su maquetación ya ofrece una coherencia que ayuda al lector a su comprensión.

Siempre que escribas un documento, utiliza estas cinco C’s como criterio de evaluación de su efectividad.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué otros criterios sigues a la hora de crear buenos documentos, que informen, inspiren e iluminen?

[Créditos: Business documents, de Shutterstock.]

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PowerPoint se ha convertido en los últimos años en la herramienta estándar de creación de documentos dentro de las organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas, de todos los sectores. Pides una memoria, y recibes un PowerPoint. Pides una oferta, y recibes un PowerPoint. Pides un informe de marketing, y recibes un PowerPoint. Da igual lo que pidas, recibes un PowerPoint.

Esta situación no entraña ningún inconveniente de por sí: después de todo, PowerPoint no es más que una herramienta. Pueden crearse con ella documentos magníficos, como con cualquier otra. El problema surge cuando usamos el mismo archivo tanto para proyectar sobre la pantalla y presentar delante de la audiencia como para dejar como entregable y repartir por email. El mismo objeto no puede servir simultáneamente como ayuda a la presentación en vivo y como documento de referencia y consulta.

PowerPoint ha ganado la batalla por la hegemonía entre las herramientas de comunicación dentro de las organizaciones

En mi opinión, el éxito de PowerPoint como herramienta de creación de documentos (no de presentaciones) se debe a que invita a pensar en imágenes. Por mucho texto que escribas en las diapositivas, el aspecto de un PowerPoint siempre será más visual, aparecerá menos denso, que un Word.

En manos bien entrenadas, PowerPoint puede convertirse en el arma secreta de la persuasión que permitirá arrasar en el mercado de las ideas. Cuando los documentos son más visuales, facilitan la discusión y la toma de decisiones. PowerPoint puede ayudar a reducir la complejidad y agilizar el tiempo necesario para ingerir y digerir la información. Como afirma Bruce Gabrielle en su obra maestra Speaking PowerPoint:

“PowerPoint es más que software para presentaciones. PowerPoint es el nuevo lenguaje de los negocios y una competencia crítica en la empresa.”
—Bruce Gabrielle (@speakingppt)
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La comunicación más eficaz es visual, no textual

Tal vez dudes de que PowerPoint pueda trabajar como esta magnífica herramienta de comunicación visual que defiendo. Nancy Duarte acaba de publicar un eBook que disipará todas tus dudas: Slidedocs: Spread Ideas with Effective Visual Documents. Se trata de un documento creado en PowerPoint con diseño exquisito que explica cómo crear documentos visualmente cautivadores.

Si has de usar PowerPoint para crear documentos y difundir tu mensaje, ¡úsalo! Eso sí, úsalo de manera profesional.

Y por favor, cuando presentes en público tus ideas, no uses el mismo material creado como referencia o para imprimir. Crea un archivo completamente nuevo: una ayuda visual para amplificar tu mensaje, para seducir a tu audiencia, para cautivarla emocionalmente.

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Trabajo con muchos emprendedores ayudándoles a preparar su famoso elevator pitch. Cuando empezamos las negociaciones suelo pedirles que me envíen una presentación sobre su empresa, servicios o productos. La mayoría me envía un PowerPoint. ¡Han mordido el anzuelo! ¿Qué anzuelo? Ahora lo verás.

Se vende cara a cara, no a través de un PowerPoint

Me topé recientemente con una reveladora anécdota en el libro Presentations in Action: 80 Memorable Presentation Lessons from the Masters, que ilustra a la perfección esta trampa. El protagonista es un importante directivo de una empresa en el Fortune 500, encargado de compras por valor de siete u ocho millones de euros mensuales. Cada vez que este señor recibe la petición de concertar una entrevista con él para proponerle una nueva venta, responde con un mensaje estándar:

“No tengo tiempo para reuniones. Mándame tus diapositivas con toda la información acerca de tu producto/servicio y veré si me interesa.”

Si el vendedor acepta y le envía las diapositivas, el directivo borra inmediatamente el correo sin ni siquiera mirarlas, razonando de la siguiente manera:

“Si un vendedor sucumbe tan fácilmente, una de dos: o no es muy buen vendedor o no tiene mucha fe en su propio producto o servicio. Esta persona ha delegado el proceso de venta en un resumen incompleto e impersonal. Vender tiene que ver con la comunicación persona a persona.”

Si el vendedor no muerde el anzuelo, el directivo reacciona de manera completamente diferente. Si el vendedor propone enviarle un resumen ejecutivo o una ficha técnica (un documento “de verdad” creado en Word, no en PowerPoint) como preparación para una reunión cara a cara, entonces acepta.

Cuando se reúnen, la presentación del vendedor, creada en PowerPoint, funciona como una ilustración de su historia. Entonces el directivo puede formarse un cuadro completo, hacer preguntas y evaluar de verdad tanto al vendedor como a su producto o servicio. El PowerPoint actúa entonces como una herramienta para amplificar el mensaje, no como una muleta para apoyarse en ella.

Las presentaciones se hacen en vivo y cara a cara

La próxima vez que solicites una reunión con un posible inversor, con un posible socio o con un posible cliente, si te piden que envíes tu presentación por correo electrónico, no muerdas el anzuelo. Envía por adelantado documentos, no presentaciones.

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Una presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados: es muy difícil crear un mismo conjunto de transparencias que sirva con eficacia para ser proyectado, como notas para el orador y como documento para que trabaje la audiencia. Cuanto más texto y mayor detalle, mejor funcionará como documento de lectura personal y peor como elemento para proyectar en la pantalla. Cuanto más esquemático, mejor funcionará en una pantalla y peor como documento de trabajo. ¿Cómo resolver el dilema?

De PowerPoint a Word en un par de clics

Si has creado las transparencias y no quieres crear un nuevo documento en Word desde cero, puedes guardar el archivo en PowerPoint en un formato especial de Word que contiene las imágenes de las transparencias y debajo el texto de las notas.

Para ello, en PowerPoint 2010 selecciona Archivo>Guardar y enviar>Crear documentos. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Notas debajo de las diapositivas y pulsa Aceptar. Se creará un documento nuevo en Word, con tantas páginas como transparencias, cada una de ellas encabezada por la imagen de la transparencia y a sus pies el texto de las notas.

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas. Una vez creado el documento automáticamente, puedes enriquecerlo y añadirle más información.

Puedes volcar en ese documento todas las evidencias adicionales y desarrollos de tus ideas que no tienen cabida en la presentación. Como cada página está encabezada por la transparencia correspondiente, ayudará a la audiencia a seguir el flujo de la presentación. De esta forma, conseguirás resolver el dilema de la presentación-documento.

[Si buscas nuevas ideas para mejorar los materiales que acompañan a tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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Esta mañana me he despertado filosófico, preguntándome qué es una presentación. Tras acercarme al RAE en busca de la definición, he comprobado con asombro que no viene recogida ninguna relacionada con las presentaciones tal y como las entendemos nosotros.

A lo largo de nuestra vida, vamos asignando nuestro propio significado a las palabras mediante asociaciones ancladas a objetos y experiencias. Para éste la palabra presentación evoca transparencias atiborradas de listas de viñetas y gráficos de quesitos y barras. Para ése presentación dispara recuerdos penosos de nerviosismo y ansiedad insoportable hablando en público. Para aquél presentación significa largas tardes de tedio mortal en salas en penumbra oyendo a ponentes leer monótonamente texto de una pantalla. ¿En qué piensas tú?

No hay respuestas correctas o incorrectas, las palabras significan cosas distintas según el punto de vista de cada cual. Si lo dudas, reúne a un grupo de gente y pídeles que definan el significado de palabras como “amor”, “belleza” o “justicia”.

Lo que tú y yo entendemos por presentación son realidades distintas

Cada uno de nosotros experimentamos el mundo de una forma única. El lenguaje actúa como un filtro: es un mapa de nuestros pensamientos y experiencias. Respecto a las presentaciones, usamos la misma palabra para denotar dos realidades completamente diferentes y al final terminamos mezclándolas en nuestro modelo mental.

Por un lado, llamamos presentación al acto vivo de comunicación donde un ponente expone desde el corazón sus ideas delante de una audiencia formada por personas con sus inquietudes, problemas e historias personales. Si no estuviste, te la habrás perdido irremisiblemente.

Por otro lado, llamamos igualmente presentación al documento muerto creado típicamente en PowerPoint que se cuelga en Internet, se envía por email o se imprime en papel y se reparte a los miembros de la audiencia. Siempre estará disponible.

Las grandes presentaciones se alejan de los informes y se acercan a las historias

La forma de afrontar las presentaciones será completamente distinta en función de si para nosotros una presentación es un documento muerto o un acto vivo.

En el primer caso, pondremos el énfasis en el texto, en los datos, en las largas listas de características, en leer transparencias, en un estilo severo y formal, en hablar desde detrás de una mesa o atril, en lo analítico y racional.

En el segundo caso, pondremos el énfasis en las imágenes, en las historias, en el asombro ante las características, en hablar desde el corazón, en un estilo entusiasta y apasionado, en movernos libremente por el escenario, en lo emocional y humano.

La presentación como acto vivo aumenta el potencial de conexión, humaniza el contenido, asume riesgos. La presentación como documento muerto desconecta, deshumaniza, juega sobre seguro. No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo.

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