Hace miles de años, en la Antigua Grecia, dos famosos oradores, Esquines y Demóstenes, se enfrentaron en una competición de hablar en público ante una gran multitud. Cuando Esquines terminó su discurso, la audiencia se levantó y aplaudió entusiasmada:
“¡Qué gran discurso!”, gritaban a coro.
Le llegó el turno a Demóstenes. Cuando terminó su alocución, la audiencia se puso en pie y gritó:
“¡Marchemos contra Filipo!”.

—Adaptado de una versión de David Ogilvy, el gurú de la publicidad.

Las grandes presentaciones no se limitan a cambiar las ideas: cambian las acciones

No existen presentaciones meramente informativas porque siempre esperas que la audiencia haga algo después de tu charla. Y si ni tú ni tu audiencia esperáis hacer nada, ¿para qué molestaros?

Antes de empezar una presentación, antes de abrir el PowerPoint, antes de dibujar la primera idea, plantéate:

¿Qué acción deseo inspirar en la audiencia?

Imagínate que se te aparece el genio de la lámpara y te concede un deseo:

“Pídeme cualquier cosa que te gustaría que hiciera la audiencia tras tu presentación y así sucederá.”

¿Qué le pedirías?

Si no se te ocurre nada, ahórrate el dolor de la presentación y mándale a la audiencia por email un PDF con la información. Ya saben leer solitos. Nunca desperdicies preciosas horas- persona en reuniones que bien podrían haberse evitado con un email.

No te pagan por informar. Para eso está la Wikipedia. Te pagan por inspirar cambios en la conducta de tu gente. No eres un héroe de información: eres un héroe de acción. Dale forma con tus presentaciones a la acción de tus empleados.

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¿Informas o mueves a la acción? ¿Cuál es el objetivo último de tus presentaciones?

[Créditos: Ancient Greek Warriors, de Shutterstock.]

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Aprovechando el calor propio de esta época y que seguro que más de uno ya se habrá dado un chapuzón en la playa os presento un tipo de retrospectiva muy útil y diferente conocida con el nombre de Estrella de Mar de Patrick Kua.

Se basa en usar un diagrama con forma de estrella de mar que permite crear cinco áreas específicas para tratar, evitando así centrarse solo en lo bueno o en lo malo.

Estas cinco áreas son las siguientes:

1Comenzar a hacer

Cosas nuevas a probar que nos gustaría poner en marcha pero entrañan riesgo por su novedad y nuestra inexperiencia. Constituyen una verdadera apuesta que puede salir bien o mal en nuestro proyecto.

2Más de

Prácticas que aportan valor. Por lo tanto, las exprimiremos al máximo, les sacaremos todo el jugo posible, ya que son útiles y positivas en nuestro proyecto.

3Seguir haciendo

Cosas buenas que nos aportan valor y que debemos seguir haciendo tal y como las hacemos actualmente.

4Menos de

Prácticas que no están ayudando tanto como se esperaba, o que simplemente no son útiles en nuestro escenario actual: con nuestro cliente, proyecto, equipo… Por lo tanto, tenemos que empezar a abandonar esta línea de trabajo o al menos parte de ella.

5Dejar de hacer

Prácticas que no son útiles o no agregan valor. Por lo tanto hemos decidido eliminarlas completamente.

El objetivo de este tipo de retrospectiva no difiere de otras retrospectivas que conocemos, conseguir feedback de nuestro equipo, de nuestro cliente para tratar de reajustar nuestro comportamiento en próximas fases del proyecto, la diferencia está en la forma de afrontarla y la información que se recibe.

La Retrospectiva Estrella de Mar mejora la comunicación dentro del equipo de trabajo y con el cliente permitiendo un seguimiento de la evolución de nuestro proyecto.

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¿Te atreves a realizar una retrospectiva “Estrella de Mar”? Cuéntanos cómo te va al ponerla en práctica.

[Créditos: Starfish, de Shutterstock.]

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Cuando era niño en los ochenta, el regalo de comunión más codiciado era un flamante reloj digital a pilas, mejor cuanto más aparatoso. Y si tenía calculadora, entonces ya te convertías al instante en la celebridad del colegio. Recuerdo que cuando alguien te preguntaba por la hora, levantabas ampulosamente la muñeca a la vista de todos y leías la pantalla completa:

“Son las dieciséis horas treinta y siete minutos y cuarenta y dos segundos.”

Y de paso le explicabas algunas de sus funciones:

“Tiene cronómetro, con laps y todo, y luz para ver en la oscuridad, mira, hago sombra y se ve, ¿te das cuenta?, y también te dice la fecha, ¿ves?, hoy es tres de mayo de mil novecientos ochenta y dos. ¿Quieres que te ponga el cronómetro en marcha?”.

CUANDO TE PIDEN INFORMACIÓN, ¿QUÉ NIVEL DE DETALLE PROPORCIONAS?

Preguntando por la hora, me he encontrado con diversos tipos de personas:

1. El que se niega a darte la hora.
2. El que te dice hasta los milisegundos.
3. El que estima la hora a grosso modo, así a ojo, mirando al sol o a las estrellas.
4. El que te explica cómo funciona el reloj con doloroso lujo de detalles y al final te vas sin saber ni qué hora era.
5. El que te da la hora con el nivel de detalle que necesitas.

A lo largo de mi experiencia formando a emprendedores sobre cómo presentar su proyecto empresarial ante fuentes de financiación pública o privada, me encuentro con irritante frecuencia con personas de los grupos 1 a 4 y rara vez con alguien del grupo 5.

Y tú, ¿te has planteado alguna vez a qué grupo perteneces?

CUANDO EXPLICAS TU PROYECTO LIMÍTATE A DAR LA INFORMACIÓN RELEVANTE

El error más frecuente en las presentaciones de emprendedores es el cuarto: perderse en explicaciones técnicas sobre los detalles de su solución, ahogando a la audiencia en un océano innecesario de datos irrelevantes para la ocasión.

Que sí, que tu solución posee maravillosas características, que incluye tecnologías pendientes de patentar, que se basa en algoritmos propietarios, que utiliza los últimos avances en su campo, que tienes un doctorado en el MIT, y mucho más. Lo sé, pero por favor, ¡no me lo cuentes todo! ¿No ves que nada de eso le interesa lo más mínimo a quien te va a financiar? De verdad, que no les interesa. Te lo repito: NO LES INTERESAN LOS DETALLES.

Estos emprendedores dedican tanto tiempo a explicar las tripas de su solución, la cualificación de su equipo, su avanzada tecnología, que olvidan que están hablando ante personas solamente interesadas en el beneficio que esta solución proporciona, en el tamaño del mercado, en su potencial de crecimiento y en la capacidad del equipo para llevarla a cabo.

Cuanto más técnico es el perfil del emprendedor, más fuerte resulta su sesgo hacia los detalles innecesarios. Cuantos más detalles das, lejos de hacer aparecer tu propuesta como más sólida, más te desconectas de la audiencia. No están asistiendo a clase, están evaluando la viabilidad de tu propuesta. Habla del negocio, no de la tecnología.

PROPORCIONA EL NIVEL DE DETALLE NECESARIO PARA ALCANZAR TU OBJETIVO

En tu próxima presentación ante fuentes de financiación como inversores, grandes donantes o entidades financieras, investiga en primer lugar quién es la audiencia que se sentará a escucharte. Hazte con sus nombres y apellidos. Si esta precisión queda fuera de tu alcance, infórmate al menos de cómo respiran las personas de ese perfil.

A continuación plantéate con honestidad cuál es el objetivo de tu presentación: ¿qué quieres que haga la audiencia cuando termines de hablar? ¿Concederte un crédito? ¿Invertir dinero? ¿Donar ordenadores? ¿Una segunda cita? Sé concreto. Sé claro. Sé realista. Solicita una acción creíble. Si no expresas con claridad lo que pides, no te lo darán.

En tercer lugar, ¿qué información necesita la audiencia para poder tomar su decisión? ¿Con qué ojos te miran? ¿Qué buscan en tu presentación para darte el sí? Toda información que proporciones más allá de este punto será una barrera para tu audiencia. Y cuanta más información des, más alta será la barrera.

Cuenta brevemente en qué consiste tu salsa secreta, explica tu diferencia, inspira confianza en tu equipo. Pero nunca cruces la raya más allá de la cual dejarán de escucharte y perderás toda credibilidad.

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¿A qué clase de presentador perteneces cuando te piden la hora?

[Créditos: Watch, diseñado por Kiran Malladi.]

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El objetivo último de la comunicación es suscitar algún tipo de reacción en el destinatario. Da igual el medio de comunicación elegido: una presentación, un email o una conversación. Al final, en última instancia, esperas algún cambio en tu audiencia: en las ideas, en las emociones o en sus acciones. Posiblemente, en todos ellos. Y en especial, en la acción.

COMUNICAR NO PUEDE LIMITARSE A DAR INFORMACIÓN

Comunicar implica crear un mensaje y hacerlo llegar al destinatario. Los mensajes se diferencian de la información en bruto en que aportan un “valor añadido inteligente”, en palabras de Jean-luc Doumont, autor del libro Trees, maps, and theorems.

El mensaje interpreta la información para una audiencia específica y para un propósito específico. Conlleva el “y a mí qué”, mientras que la información meramente aporta el “qué”. Dado que el mensaje toma postura exige una frase completa, con su sujeto, verbo y predicado. No bastan unas pocas palabras clave. Compara las dos columnas de la siguiente tabla.

Información	Mensaje
La concentración de contaminantes atmosféricos en áreas urbanas es de 175 ppm.	La concentración de contaminantes atmosféricos en áreas urbanas (175 ppm) resulta inaceptablemente alta.
Evolución de las ventas a lo largo del 2014.	Las ventas han caído un 40% en 2014 tras la retirada del producto estrella.
Número de pacientes hospitalizados en verano.	Necesitamos más personal en agosto como consecuencia del aumento de turistas extranjeros.

 

La mera información deja a la audiencia con la pregunta “¿y a mí qué?”. El mensaje proporciona la información a la vez que responde a esa pregunta. La información llena la memoria sin alimentar la inteligencia. El mensaje alimenta sin llenar porque ilumina con los datos justos.

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¿Cómo cuentas la historia de tus datos?

[Créditos: Tin-Can-Phone, diseñado por Olaus Linn.]

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En un curso reciente un alumno me preguntó si un gráfico es siempre la mejor opción para presentar datos. No siempre. Veamos por qué. En primer lugar debes decidir si el gráfico será superior a una tabla o al simple texto. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a decidir.

1 ¿Quieres ilustrar cantidades relativas, tendencias, interacciones?

Entonces un gráfico es apropiado. Los gráficos también pueden especificar valores utilizando etiquetas, pero resultan más eficaces a la hora de mostrar cantidades relativas, tendencias, interacciones, patrones, excepciones: vemos los sectores más grandes, los puntos más altos y las barras más largas significando cantidades mayores y nos resulta muy fácil ver diferencias relativas entre estas dimensiones visuales. Igualmente, a partir de las líneas resulta inmediato detectar interacciones, tendencias y excepciones. Las nubes de puntos ayudan a identificar patrones. En definitiva, de un solo golpe de vista puedes captar información muy compleja que requeriría un largo análisis de una tabla y ni aun así se interpretaría con la misma claridad.

2 ¿Los datos se necesitan para comunicar un mensaje específico?

Entonces un gráfico puede ser revelador. Piensa a qué preguntas debería ser capaz de contestar la audiencia tras ver el gráfico y organiza los datos en consecuencia. Como siempre, no incluyas más o menos información de la que es necesaria para responder a las cuestiones relevantes. Maximiza la relación entre la señal y el ruido.

3 ¿Puedes usar conceptos y mostrar formatos familiares para la audiencia?

Porque en caso contrario, puede que no interpreten tus gráficos correctamente. Utilizar diagramas de dispersión, gráficos de barras y bigotes o escalas logarítmicas puede confundir incluso a una audiencia culta que no esté familiarizada con esos formatos. Los gráficos tradicionales tienen más garantías de llegar a todo tipo de audiencia. Afeita tus presentaciones con la Navaja de Ockham.

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¿Cuándo consideras que un gráfico no es la mejor opción para proporcionar datos?

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