No sólo tienes que arrancar con fuerza para captar la atención desde el inicio y crear una primera buena impresión. Un comienzo fuerte para una presentación responde además a estos tres importantes interrogantes que todo miembro de la audiencia se plantea al inicio de tu charla.
1 ¿De qué trata la presentación?
La respuesta a esta pregunta orientará a la audiencia con respecto a lo que puede esperar llevarse de la charla. Un error muy común es no responder satisfactoriamente a esta pregunta porque se asume que la audiencia ya lo sabe a partir del título o el resumen de la charla. Sin embargo, a menudo el título no deja sentada la orientación, el alcance ni el enfoque. Y el resumen puede no haber sido leído o haber sido olvidado o no reflejar exactamente el tratamiento que del tema hará la charla.
Proporciona en un par de frases el contexto general, la perspectiva global. En otras palabras, planea desde las alturas mostrando el tema a vista de pájaro para luego zambullirte en el aspecto concreto a tratar. De lo general, pasa a lo local. Haz zoom.
2 ¿Por qué la presentación tendría que importarme?
Todos sabemos que seguir una presentación exige un gran esfuerzo por parte de la audiencia. De hecho, exige tanto esfuerzo que la audiencia dejará de concentrarse si no tiene razón suficiente para ello. Por consiguiente, no deberías adentrarte en el cuerpo de la charla sin antes haberte asegurado de que la audiencia comprende la importancia de tu presentación.
Una buena manera de explicar la importancia de una presentación consiste en contextualizarla con un ejemplo concreto que todos pueden visualizar y comprender. Esta contextualización ayuda a la audiencia a seguirte durante las partes más abstractas de la presentación. La manera más poderosa de contextualizar la charla es mediante una historia.
3 ¿Cómo está organizada la presentación?
Esta pregunta es mucho más importante en una presentación oral que en un documento escrito. En un documento, el lector puede leer hacia delante y hacia atrás, mirando los títulos y subtítulos, y formarse así una idea del tratamiento del tema y su extensión. Sin embargo, en una presentación la audiencia no tiene ni idea de adónde va a menos que el orador se lo diga. Mientras que el lector puede saltar adelante y atrás y releer secciones de un documento, la audiencia debe absorber la información linealmente como y cuando el orador quiera.
Realiza un mapa u hoja de ruta visual y memorable para que la audiencia sepa en todo momento dónde está, cuánto se ha cubierto y cuánto queda por cubrir. Cuando no sabe dónde está dentro de la presentación, la audiencia rápidamente se cansa.
Si vas a presentar distintos puntos o ideas, no lo hagas de forma lineal sin solución de continuidad. En su lugar, organízalos en módulos digeribles y proporciona la estructura conceptual de las partes principales. Debes ayudar a que la audiencia te siga a lo largo de la presentación.
Al presentar la estructura, respeta la Regla del Cuatro: no más de cuatro elementos en una lista. Y si necesitas más de cuatro, entonces agrúpalos a su vez en grupos de no más de cuatro.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué cuentas en la introducción de tus presentaciones?
Interesante post. Para dejar claro hacia donde van mis presentaciones, yo hago un par de cosas. El primero es simplemente hablar de ello en la introducción. Hacer una especie de repaso express a todo lo que vas a hablar, y posteriormente, coloco las diferentes etapas de las que se compone la presentación en la parte superior de la presentación de manera discreta y que haga la función de chivato. Remarco en cuál de ellas me encuentro y según voy avanzando, cambio el «chivato» y así queda claro que hemos avanzado… Siempre que lo he hecho he sentido que la gente sabía de dónde venía y a dónde iba. Es simplemente un pequeño añadido a eso que acabas de comentar. Creo que es algo más sencillo al menos.
Un saludo
Para presentaciones largas o muy técnicas, el mapa que describes sirve de gran ayuda a la audiencia. Para más cortas, suelo dar el mapa verbalmente y recordar en qué parte estamos en cada transición, nuevamente de forma verbal.
La idea es guiar a la audiencia utilizando la herramienta más adecuada según la ocasión.
Gonzalo,
Coincido contigo en la necesidad de poner a la audiencia en contexto y en transmitirle un beneficio que justifique por qué les debe importar lo que les vas a contar.
Pero yo creo que no siempre es necesario mostrarles el mapa.
En ocasiones, tan sólo les indico cuál va ser el destino, y luego intento que el camino elegido les sorprenda.
Lo que es cierto es que, al tiempo que el efecto sorpresa se vuelve muy poderoso, el riesgo de que tu audiencia se pierda también aumenta, de modo que se debe trabajar muy bien la estructura de la presentación para evitar que eso ocurra.
Saludos,
Roger
Hay gente a la que le gusta que le metan en un coche con los ojos vendados y le quiten la venda en el destino para recibir una sorpresa, y otros que prefieren tener planificado cada punto y parada de la ruta. Según la ocasión, cada uno de nosotros podemos ser esa persona. Es difícil dar reglas generales de cumplimiento absoluto ante cualquier audiencia y circunstancia.
Nada como conocer las reglas para luego poder saltárselas a placer.