Confío en que a estas alturas de la película no haga falta repetir que las listas de viñetas ni informan, ni inspiran, ni persuaden. No resultan memorables, ni completas, ni visualmente atractivas, ni fáciles de referenciar en una discusión posterior. Y como se han vuelto omnipresentes en toooooodas las presentaciones, cansan, aburren y desconectan.
En mis cursos de diseño de presentaciones explico cómo siempre pueden sustituirse ventajosamente por otros recursos gráficos como tablas, diagramas, segmentación o enmascaramiento creativo. En esta entrada quiero centrarme en el uso de tablas para eliminar las listas de viñetas, tema que ya traté en el libro y en el que quiero profundizar hoy.
Palabras en Tablas, una alternativa brillante, clara y concisa a las listas de viñetas
How to make an IMPACT: Influence, inform and impress with your reports, presentations, business documents, charts and graphs es un libro estupendo que propone numerosas técnicas para crear informes y presentaciones más claros que de verdad informen e inspiren a sus destinatarios. La primera consiste en formatear el texto en tablas.
Este sencillo cambio de formato produce como resultado mayor interés visual, proporciona amplio espacio blanco y resume la información en un golpe de vista. Los lectores de la diapositiva o documento pueden navegar más fácilmente para encontrar o referenciar un punto particular ya que las columnas son más fácilmente escaneables por el ojo humano. En definitiva, todo un sinfín de ventajas como veremos en el siguiente ejemplo.
Transformando una lista de viñetas en Palabras en Tabla
Imagina una diapositiva como la siguiente:
No informa con claridad, no queda claro si el resultado global es bueno o malo, mezcla diversos tipos de información. ¿Cómo mejorarla?
1Pon la conclusión al principio (empieza por el final)
Escribe el mensaje clave de tu diapositiva y ponlo en el título. Empezar por la idea fundamental proporciona contexto al lector para interpretar correctamente el contenido de la diapositiva. Aprende de cómo escriben los periodistas: poniendo lo más importante al principio.
2Segmenta, ordena, elimina si es necesario
Las listas de viñetas de la diapositiva anterior no aparecen en ningún orden particular, no siguen una lógica. Segmenta la información y ordénala con un criterio, como por ejemplo desde resultados mejores a peores. Si alguna información no resulta crítica para transmitir ese mensaje clave o para comprender su idea fundamental, elimínala de la diapositiva: pásala a las notas o al apéndice.
3Organiza en columnas
Cuesta menos encontrar la información en columnas de palabras que en texto corrido que se extiende de extremo a extremo de la pantalla. ¿Te habías preguntado alguna vez por qué los periódicos usan columnas?
4Empieza cada párrafo con el final
Ayudarás a la gente a leer en diagonal cuando no tienen tiempo o ganas de leer el documento completo. También les facilitarás más adelante encontrar algún dato determinado.
5Añade contraste tipográfico al comienzo de cada viñeta.
De esta manera es más fácil captar la información clave.
6Pon las palabras en una tabla
Se trata del último paso para eliminar completamente las listas de viñetas de la diapositiva. Así aumenta la legibilidad, el diseño final resulta más claro y la información se lee con facilidad, incluso en diagonal.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Has probado a utilizar tablas en tus diapositivas? ¿Cómo te ha ido?
Una última matización, puede que te interese ver el proyecto S5 o relativo a este tema de tablas, o hablar del modo de hacer presentaciones en otros medios Opensource.
No conocemos el proyecto S5. Respecto a otros medios de presentación, no solemos hablar de herramientas, porque creemos más en la historia que en la herramienta. Y si dedicamos espacio al PowerPoint es por la sencilla razón de que lo usa la casi totalidad de nuestros lectores. No obstante, en el futuro hablaremos con más detalle de alguna de las alternativas más potentes al PowerPoint.
Me fue muy bien hace algunos años, gusta saber que sacáis el tema, puesto que riñeron mientras trabajé con tablas dentro de Microsoft Office 2002 por lo mismo. Que si las tablas daban problemas, etc, etc., etcétera.
Las tablas son un elemento estático, fácil de crear, que no deberían dar problema alguno. Bien usadas, transmiten con gran claridad y concisión.
Creo que la última transparencia no es la correcta.
Ya está corregido, gracias.