Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?
La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto
Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.
A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:
1Plantea una reunión presencial
Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.
2Prepara bien la reunión
Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
- ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
- ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
- ¿Cuál es su coste?
- ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
- ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
- Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
- Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.
3Durante la reunión
Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:
- Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
- Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
- Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
- Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
- En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
- Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
- Establecer los próximos pasos.
4Después de la reunión
La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).
5Premisas finales
Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:
- Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
- Tienes que establecer un clima de confianza
- Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
- Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.
Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:
“El inicio es la parte más importante de la obra”.
[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]
DIÁLOGO ABIERTO
Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?
[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]
Muy buena presentación, en mi caso estoy recién partiendo y me gustaría poderlo desarrollar en mi área.
Como me podria comunicar con ustedes!!!
Gracias
si la empresa no tuviera acta de constitución, que información, documentación, etc se debería solicitar al esponsor o patrocinador para dicha realización, que tipo de documentos entregables???
Gracias!
Hola Ana
El Acta de Constitución, en guías como el PMBok, es la referencia que marca el arranque del proyecto. El nombre puede llevar a engaño y se puede confundir con el acta asociada al Kick-off meeting pero son cosas distintas (realmente el nombre en inglés es Project Charter y no es realmente ningún acta como tal). En muchas empresas el acta de constitución como tal no es un único documento y más bien es un compendio de entregables: Una oferta y su aceptación, la creación de un proyecto en la herramienta corporativa, etc… La información más relevante que al menos debería incluir es:
1.- La Autorización del Proyecto (identificarlo)
2.- La Autorización del Director de Proyecto (describiendo sus responsabilidades)
3.- Lista preliminar de interesados
4.- Objetivos del Proyecto
5.- Alcance preliminar
6.- Supuestos, Dependencias y restricciones
7.- Riesgos de Alto nivel
Lo importante es que tiene que estar reflejado de forma fehaciente que el proyecto se ha «constituido/formalizado» y, sobre todo, la asignación de la responsabilidad del Jefe de Proyecto. Si te fijas en la relación, no exhaustiva, de elementos que debe contener, la mayoría estarán identificados en la oferta, contrato o SOW (Statement of Work), siendo la asignación del Director del Proyecto la gran novedad. Esa información preliminar se deberá de preparar con un poco de profundidad para presentar en el kick-off meeting.
Espero que te haya ayudado este breve resumen.
Un Saludo
Excelente articulo, preciso y claro.
Hola JCarlos , muy interesante y completo los previos a reunión con cliente , solo un pequeño apunte en en mi caso por deformidad profesional normalmente previo a la convocatoria es imprescindible hacer un customer wayfinding journey y es la recopilacion virtual, visual , grafica y fisica de su marca de sus activos, instalaciones , producto , materiales , elementos constructivos y si me apuras conocer y familiarizarme con su competidor mas inmediato. Fuerte abrazo y buen domingo
Buen post, pero echo en falta una descripcion mas profunda del acta de la reunión de lanzamiento, que por ser el acta de constitución del proyecto tiene una importancia muy especial.
Hola José María.
Lo primero muchas gracias por tu aportación. Me alegra que te haya gustado el post.
En relación a lo que comentas sobre mayor profundidad, tenemos previsto hacer un post más concreto sobre los contenidos que debe de tener un acta de constitución, en contraposición con la reunión de lanzamiento (kick-off meeting). Es un tema muy relevante y que conviene aclarar ya que se presta a confusión. El acta de constitución y el Kick-off meeting son elementos distintos de un proyecto: El acta de constitución formaliza el arranque del proyecto (y no necesariamente a través de ninguna reunión), y el kick-off meeting se produce posteriormente con los principales Stakeholders para fijar las principales bases de gobierno del proyecto. Es decir, antes de celebrar una reunión de arranque, el acta de constitución debe de estar elaborada y aprobada por el Patrocinador.
En próximos post abordaremos este punto.
Muchas Gracias
Es muy cierto, es importante entender esta diferencia, buen aporte y esperamos otro.
Saludos.