La semana pasada, durante una reunión de trabajo, una persona explicó que en su empresa acostumbran a hacer presentaciones de tres horas. Mi sorpresa fue mayúscula. Me imaginé hablando de pie durante tres horas seguidas; y peor aún: imaginé a mi audiencia atrapada en su silla durante ciento ochenta largos minutos. Inmediatamente, pedí una aclaración. No obstante, había entendido bien: era práctica habitual en esta empresa desarrollar sesiones de formación o reuniones de esa duración, sin apenas interrupciones ni descansos. Me permití sugerirle que tuviese en cuenta que las personas se cansan y que dividiese la jornada en bloques, a modo de presentaciones temáticas más breves, separadas por descansos o por turnos de preguntas donde los asistentes pudieran relajarse algunos minutos. Hoy quiero explicarte, de forma resumida, algunas de las cosas que me hubiera gustado plantearle a esta persona si las circunstancias de nuestro encuentro hubiesen sido distintas.

No lo olvides: las personas se cansan
Pues sí: aunque parezca mentira, atender sentado cansa. Me arriesgaría a decir que todos lo hemos experimentado alguna vez, sobre todo aquellos que hemos trabajado en oficinas, sentados ante un escritorio o una mesa. No hace falta cargar sacos ni cavar zanjas para llegar a casa reventado por la noche. La inmovilidad total o parcial y la atención continua agotan. El cansancio y la distracción no son patrimonio exclusivo de los niños. Los adultos también se cansan, por más que peinen canas, vistan corbata y chaqueta o calcen tacones. Quizá sepan disimularlo mejor, pero la fatiga hará que se sientan incómodos en la silla y que se distraigan.  Cada vez que convoques una reunión o una jornada de formación, tenlo en cuenta, no sólo para determinar la duración de los bloques en que se imparta contenido y necesites su atención plena, sino también para dar al descanso el tiempo necesario. Te sorprendería saber lo difícil que le resulta a mucha gente sentarse y mantenerse inmóvil en la silla durante más de quince minutos. Insisto: la quietud resulta incómoda. A nuestro cuerpo el movimiento le resulta mucho más fácil y placentero. Si albergas dudas al respecto, prueba a meditar en posición sedente e inmóvil durante 30 minutos.

Cuida la duración de los bloques expositivos
Según mi experiencia, 45 minutos es una duración adecuada para presentar un bloque de contenidos. Si, por la razón que sea, necesitas llegar a los 60 minutos, a mí también me funciona añadir un turno de preguntas de 15 minutos inmediatamente después. Además de para responder a las dudas, este coloquio sirve para distender la sesión y que los asistentes se relajen, opinen y se sientan aliviados con la expectativa del descanso que llegará a continuación.

No planifiques una reunión, sino una jornada de varios «actos»
Cuando organices el orden del día, ten siempre en cuenta tanto la duración completa de la jornada como los bloques o las secciones de que consta. Concebir la jornada como una única reunión te puede llevar a programar simplemente un bloque a continuación del otro y, siendo generoso, quizá hasta a incluir un descanso de 10 minutos a media mañana. ¿El resultado? Una maratoniana reunión de 5 horas, desde las 9.00 hasta las 14.00 con un descanso de 11.00 a 11.20 para «estirar las piernas» (en realidad, la mayoría empleará el descanso para responder correos o hacer un par de llamadas rápidas, o sea, para trabajar, no para descansar). A mi juicio, una jornada bastante más adecuada y atenta a las capacidades de cualquier persona constaría de sesiones de 45-50 minutos separadas por intervalos de 5 minutos, con un descanso de no menos de 20 minutos a mitad de la jornada. Te animo a que pruebes esta clase de estructura. Estoy seguro de dos cosas: el rendimiento de los participantes será mayor y todos llegarán más frescos al final de la jornada.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Habéis cambiado la forma tradicional de reuniros en vuestra empresa por otra más «humana» y sensata? ¿Cuáles han sido los resultados?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Shutterstock]