Desde el 2008 impartimos formación en todo tipo de empresas, grandes y pequeñas. Si algo he aprendido es que para que una formación tenga éxito no basta con seleccionar a un gran proveedor de formación. Es más, ni siquiera contar con los mejores formadores del mundo beneficiará a una organización que no adopte un enfoque estratégico hacia la formación. Ahí está la clave, en esas dos palabras: ENFOQUE ESTRATÉGICO.
En esta entrada, te comparto unas reflexiones inspiradas en el libro Evaluating Training Programs: The Four Levels, de Donald Kirkpatrick, que pueden ayudarte a diseñar un programa de formación efectivo. Partir de un enfoque estratégico ayudará a obtener los resultados buscados. Resulta crítico considerar los siguientes ocho puntos:
- NECESIDADES
- OBJETIVOS
- CONTENIDOS
- PARTICIPANTES
- AGENDA
- INSTALACIONES
- FORMADOR
- EVALUACIÓN
1NECESIDADES
Para que sea efectiva, la Formación debe satisfacer las NECESIDADES del colectivo al que se dirige. Dichas necesidades pueden determinarse preguntando directamente a los participantes, preguntando a sus superiores, preguntando a todas las personas familiarizadas con su trabajo y conocedoras de cómo se realiza, evaluando directamente a los participantes o analizando su desempeño a través de evaluaciones 360º.
2OBJETIVOS
Una vez determinadas las necesidades, es necesario establecer los OBJETIVOS de la Formación. Los objetivos deben definirse para tres aspectos diferentes del programa de formación y en el siguiente orden:
- ¿Qué RESULTADOS se espera obtener? Estos resultados pueden definirse en términos de producción, calidad, volumen de negocio, absentismo, moral, ventas, beneficios, retorno de la inversión (ROI), etc.
- ¿Qué COMPORTAMIENTOS se requieren para alcanzar estos resultados?
- ¿Qué CONOCIMIENTO, HABILIDADES y ACTITUDES son necesarios para conseguir esos comportamientos?
3CONTENIDOS
Los CONTENIDOS del programa se diseñan de manera que garanticen el cambio del punto 3 anterior hasta el nivel de conocimiento, habilidad o actitud deseado.
4PARTICIPANTES
El siguiente paso consiste en seleccionar a los PARTICIPANTES, reflexionando antes sobre las siguientes cuatro cuestiones:
- ¿Quién puede obtener el máximo beneficio del programa?
- ¿Qué programas se requieren por ley o cumplimiento normativo?
- ¿Debería la asistencia al programa ser voluntaria u obligatoria?
- ¿Debería segregarse a los participantes por nivel dentro de la organización o deberían crearse niveles dentro de la misma clase?
5AGENDA
Una vez tomada la decisión sobre la participación, debe establecerse una AGENDA que tome en consideración a los participantes, a sus jefes y las mejores condiciones para el aprendizaje. Las preferencias del formador quedarán relegadas a un segundo plano.
6INSTALACIONES
El siguiente asunto a decidir es determinar las INSTALACIONES más apropiadas para conducir el programa, que deberán ser confortables y convenientes. Se evitarán aulas demasiado pequeñas, mobiliario incómodo, ruido y otras distracciones, mala iluminación, calor o frío excesivos, aire viciado, distancias excesivas al lugar, etc. Consideraciones semejantes se merecen los descansos y las comidas.
Aunque este punto parece de Perogrullo, no creerías en qué cuchitriles nos han metido a veces para impartir formación con medios técnicos paupérrimos. Por bueno que sea el curso, la experiencia final sufrirá.
7FORMADOR
A continuación, llega una decisión crítica para el éxito del programa: la selección del FORMADOR. Su cualificación debería incluir el conocimiento de la materia a impartir, la pasión por enseñar, la capacidad de comunicar y la habilidad de hacer participar al grupo.
Además, el formador deberá utilizar recursos adecuados para el aprendizaje de adultos, tales como role plays, estudios de caso, simulaciones, ejercicios, vídeos, diapositivas, etc.
8EVALUACIÓN
En una entrada reciente, mencioné la importancia de medir no solo la reacción de los participantes, sino también, hasta donde sea posible, su aprendizaje, el cambio operado en su conducta y los nuevos resultados obtenidos.
[¿Buscas una formación de éxito? Nosotros te ayudamos a diseñarla y a impartirla. Contacta con nuestro servicio de Academia.]
DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué enfoque sigues en tu organización a la hora de diseñar y desplegar un plan de formación?
[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de Shutterstock ]
Mi primera recomendación a la hora de diseñar un programa de formación es pensar en ello como «Programa de aprendizaje». Es solo una cuestión de términos pero te ayudará a tener una aproximación más abierta en cuanto a las opciones formativas.
Un error común entre los profesionales que nos dedicamos a la formación (yo incluido) es pensar que todas las necesidades de formación se solucionan con un «training». Aquí me refiero a «training» como un curso, presencial u online, donde un formador facilita que los participantes adquieran nuevas habilidades o conocimientos.
Es lo que nos apasiona y es normal verlo bajo nuestra óptica. Como dicen, para un martillo todo son clavos.
Para diseñar un programa prefiero utilizar el modelo DESIGN.
Se compone de los siguientes pasos:
1. Define: Define las necesidades de aprendizaje. Dichas necesidades pueden ser de un grupo de de individuos, de un equipo o departamento de la empresa o de toda la organización.
2. Explore: Explora las opciones de aprendizaje. Tienes que elegir para tu programa de formación la opción que mejor se adapte dependiendo de las necesidades, número de participantes, su ubicación física, tiempo mínimo en el que se necesita tenerlos formados, presupuesto y objetivos. Algunas opciones pueden ser: cursos de formación presenciales, cursos online, coaching, promoción temporal, mentorización, lecturas, curso elearning o participación en proyectos.
3. Structure (Estructura): Establece lo contenidos, sesiones y materiales (documentación, presentaciones, cuadernos de trabajo).
Initiate pilot (Inicia un piloto): Si tienes la opción, crea un piloto con un grupo reducido de participantes. Recibe valoraciones y haz los ajustes necesarios. Si el programa de formación requiere ser presencial y entrenar a cientos de participantes, tendrás que elaborar una guía para los formadores y/o diseñar un programa de formación para ellos («Train the Trainers»).
4. Go live! (¡Arranca!): Es el momento de iniciar el programa de formación.
5. Now review and relaunch (Ahora evalúa y relanza). Recibe las valoraciones de los participantes, evalúa su progreso y corrige si algo no funciona. Mantén una actitud de mejora continua (recuerda el poder del 1% y las mejoras incrementales).
Mi última recomendación es que experimentes y utilices el método con el que más cómodo estés.
Si quieres aprender más sobre el modelo DESIGN te recomiendo el libro que todo formador debería leer: The Training Design Manual por Tony Bray ( http://learninglegendario.com/training-design-manual/ ).
Muchas gracias, Juanda, por tu completa respuesta. Echaremos un vistazo al modelo DESIGN en busca de claves potentes que nos ayuden.