El inicio del proyecto es uno de los hitos más relevantes en cualquier proyecto. Supone el comienzo de la cuenta atrás para alcanzar todos los objetivos definidos y el momento a partir del cual empiezas a aplicar todas las técnicas y herramientas que tienes a tu alcance, entre ellas la comunicación.

Aunque pueda parecer una obviedad, te has preguntado: ¿en qué momento empieza un proyecto? Las repuestas a esta pregunta tienen como habituales algunas de estas variantes:

“Con la reunión de arranque o kick-off.”

“Cuando lo aprueba el cliente.”

“Cuando se acepta la oferta o se firma el contrato.”

Si vamos a una definición formal podemos decir que un proyecto se inicia con la aprobación formal a través de un acta de constitución (no confundir con la reunión de arranque o kick-off).

¿Por qué es relevante el acta de constitución? ¿Qué importancia tiene para mí como Director de Proyecto desde una perspectiva de comunicación?

El Acta de Constitución del Proyecto es el documento de tu proyecto donde tienes que reflejar una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados (stakeholders) y donde se te asigna la responsabilidad como Director de Proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y como una de las bases de todo el proceso de comunicación.

Desde una perspectiva de comunicación, el acta de constitución del proyecto es de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para compartir el propósito del proyecto a los diferentes stakeholders. Es el documento que marca el inicio formal del proyecto y, como Director de Proyecto te asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del proyecto. Un acta de constitución se convierte en una referencia que ayuda a mantener al equipo alineado con los objetivos establecidos a lo largo de la vida del proyecto.

A la hora de elaborar el Acta de constitución de tu proyecto tienes que asegurar que incluya la siguiente información:

• Una justificación/propósito del proyecto.
• Unos objetivos medibles y criterios de éxito.
• Unos requisitos y descripción del proyecto de alto nivel, así como los principales entregables.
• Unos riesgos a alto nivel.
• Un resumen del cronograma de hitos y presupuesto.
• Los requisitos de aprobación del proyecto.
• Quién es el Director de Proyecto, su responsabilidad y nivel de autoridad.
• El Patrocinador (Sponsor) y el nivel de autoridad de quien autoriza el acta de constitución.
• Unas restricciones y supuestos de alto nivel.

Normalmente, la mayoría de esta información se obtiene de los documentos/entregables que se han generado durante la fase de preventa o negociación contractual previa al arranque de proyecto. Documentos como:

• Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW-Statemento of Work). Este entregable suele contener una descripción de alto nivel de los servicios y/o productos que se deben entregar como resultado de la ejecución del proyecto.
• Caso de Negocio (Business Case). Este documento contiene la información elaborada para determinar si el proyecto aporta valor a la organización.
• Contrato.
• Oferta.
• …

Dada su importancia para la correcta gestión de tu proyecto, el acta de constitución tiene que ser aprobada formalmente por el Patrocinador del Proyecto (persona o grupos de personas que defienden el proyecto y obtienen recursos para su ejecución dentro de tu organización). Cuidado, el Patrocinador no es el cliente.

Así que ya sabes: la próxima vez que tengas que iniciar un proyecto, asegúrate que dispones de toda la información necesaria y el arranque del proyecto está correctamente formalizado a través de un Acta de Constitución.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Tienes disponible el acta de constitución del proyecto en el que estás involucrado?

[Créditos: Landlord & Tenant by Mahmudxon from the Noun Project.]

 

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Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1Plantea una reunión presencial

Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2Prepara bien la reunión

Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
• ¿Cuál es su coste?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
• Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
• Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.

3Durante la reunión

Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:

• Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
• Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
• Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
• Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
• En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
• Establecer los próximos pasos.

4Después de la reunión

La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).

5Premisas finales

Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:

• Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
• Tienes que establecer un clima de confianza
• Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
• Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

“El inicio es la parte más importante de la obra”.

[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?

[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]

 

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Seguro que te suena esto:

“La primera impresión es la que cuenta.”

No quiero entrar en un debate sobre esa información, pero lo que no me podrás negar es que vivimos en una sociedad visual, donde la información que primero percibimos y que causa un mayor impacto (positivo o negativo) es la que recibes por el sentido de la vista: televisión, internet, presentaciones, …

A la hora de realizar una presentación tienes que ser consciente que una parte muy importante de la comunicación entra dentro de la categoría de lo “no verbal”. En esa categoría incluimos las señales y los gestos que emites a la audiencia así como aspectos como el tono de voz. Esos gestos y señales tienen que ir acompasados con el resto de tu presentación para dar credibilidad y fuerza a tu mensaje. Muchas veces transmitimos más con un gesto que con mil diapositivas.

UNA PRESENTACIÓN SE VUELVE EXCELENTE NO SOLO POR LO QUE DICES SINO POR CÓMO LO DICES

En todo evento/acto de comunicación lo primero que transmites a tu audiencia no es lo que dices, sino cómo lo dices, incluso mucho antes de empezar a hablar. Esos segundos previos donde preparas tu diapositiva, donde te están presentando, ya están transmitiendo algo a tu audiencia. Tus gestos, tu mirada, ya le están transmitiendo a la audiencia tu actitud (que no aptitud): seguridad, nerviosismo, incomodidad, …

La comunicación no verbal tiene una función muy importante dentro de tu presentación:

• Te permitirá apoyar lo que estás diciendo.
• Podrás destacar o intensificar el significado de tu mensaje.
• Podrás usarla como sustituto de algunas palabras.
• Te permitirá transmitir emociones a la audiencia.

CLAVES A TENER EN CUENTA EN LA FORMA EN QUE TRANSMITES LA INFORMACIÓN

• La presentación no empieza en el momento que empiezas a hablar, empieza antes. Ese momento previo en el estrado cuando estas esperando a que se siente la audiencia o a que te presente el moderador, es muy relevante. Tus gestos, tu mirada, tus manos (¿qué hago con ellas?) ya están transmitiendo algo a tu audiencia: si estás nervioso, si estás inseguro,…
• Adáptate a la audiencia. Ten en cuenta la audiencia de tu presentación y adáptate tanto en el lenguaje, como en los gestos, tu actitud, la apariencia. En definitiva, tu imagen personal. En función del tipo de audiencia y su contexto, podrás apoyarte en la comunicación no verbal para transmitir cercanía, seriedad, complicidad, positividad, …
• La importancia de la mirada, del contacto visual. Una de las mejoras formas de contactar con tu audiencia es a través de la mirada. Asegúrate que tu mirada “barre” toda la audiencia, no te centras sólo en un punto fijo o, peor aún, evita por todos los medios no mirar a la audiencia (mirada perdida, mirada al suelo o estar mirando constantemente a la presentación dando la espalda a la audiencia).
• Cuida tu tono de voz a lo largo de todo el evento. A lo largo de toda la exposición tienes que saber manejar el volumen, la entonación, el timbre y los silencios. Cuidado de mantener un timbre monótono y bajo, ya que puede hacer que tu audiencia desconecte. Haz cambios de ritmo y de entonación para mantener el interés.
• Por encima de todo, transmite Energía y Entusiasmo, con naturalidad. Aunque parezca algo básico, tienes que creerte lo que estás contando mostrando entusiasmo y motivación en tu ponencia. Si no transmites credibilidad en tu mensaje, ¿crees que la audiencia se lo va a creer? Básicamente consiste en tener una actitud muy positiva y, sobre todo, aparecer natural en los movimientos. No tienes que forzar ni adoptar una pose porque acabará siendo contraproducente: sé tú mismo.

Así que ya sabes: si quieres reforzar tu mensaje, prepara los aspectos no verbales de tu comunicación. Tienes que ensayar para transmitir naturalidad y, sobre todo, nunca fuerces ser lo que no eres.

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú ¿cómo te apoyas en la voz y gestos para reforzar tu mensaje?

[Créditos: Semaphore flags de Shutterstock.]

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Siempre que nos enfrentamos a algún tipo de presentación nos sentimos inseguros:

“Yo sólo ante toda esa audiencia, mirándome… ¿Y si no recuerdo lo que tengo que decir? ¿Y si pierdo el hilo?”

Ante esta situación solemos buscar una muleta, un bastón en el que apoyarnos: alguien conocido entre los asistentes en el que encontrar, a veces con cierta desesperación, un refuerzo positivo a lo que decimos y como lo hacemos, las típicas chuletas en formato de tarjeta A6 que, supuestamente, nos guiarán durante toda la presentación,… Pero por encima de todo, la mayor muleta que utilizamos es el PowerPoint.

Es curioso cómo solemos percibir esta herramienta a la hora de enfrentarnos a una presentación, siendo la más extendida percibirla como el medio para conectar con la audiencia. Y no es que ya esa premisa no sea cierta, sino que  en el fondo, muchas veces, tampoco nos la creemos: Utilizamos PowerPoint® más pensando en nosotros mismos que en la audiencia. Al final caemos en la dinámica de utilizar la herramienta como nuestro apuntador particular, volcando literalmente todo lo que tenemos que decir en las diapositivas. Cuando te enfrentes a una presentación tienes que recordar que

Tú, como presentador, eres el medio para conectar con tu audiencia, dar vida al mensaje. PowerPoint® sólo es una herramienta de apoyo, no es el pilar principal.

Tienes que considerar PowerPoint® como un refuerzo visual para llamar la atención sobre tu mensaje: el PowerPoint® no es tu teleprompter. Las presentaciones más impactantes que he visto son aquellas en las que PowerPoint® es un mero actor secundario en las que cada diapositiva refleja una visualmente única idea, siguiendo la máxima “dice más una imagen que mil palabras”. Reconozco que nos es fácil, no es válida para todo tipo de presentaciones, y además su preparación es compleja, pero si la preparas bien, el resultado puede ser brillante.

¿Y qué puedes hacer para preparar esas presentaciones? Los pasos son similares a cualquier otra presentación:

• Identifica el mensaje que quieres dejar en la audiencia con tu presentación.
• Establece un storyboard, una secuencia que hile y refuerce ese mensaje. Esa historia puedes redactarla inicialmente en forma textual, incluso plasmarla tal cual, como texto, en diapositivas PowerPoint®.
• Cuando tengas hilado todo lo que quieres contar, es cuando empieza la labor de síntesis de toda esa historia:
  • Para cada diapositiva, que ahora mismo tienes en modo textual, fija una idea simple, una palabra o una pequeña frase, que resuma lo que quieres transmitir.
  • ¿Ya tienes la idea resumen en cada diapositiva? Ahora busca una imagen: podrá ser una fotografía encontrada en un banco de imágenes, un diagrama usando formas geométricas básicas o un gráfico de datos.
  • Borra todo lo accesorio, todo el texto y deja la imagen. Pero aprovecha el modo notas para identificar qué quieres contar con cada imagen… La memoria es frágil y puedes usar la vista del moderador del PowerPoint® para ver las notas asociadas a cada imagen mientras la presentas.
  • Y por último, ensaya, ensaya mucho… para tener bien encajado todo lo que quieras contar con cada imagen.

Así que ya sabes: no uses las herramientas de presentación como tu telepromter particular. Impacta visualmente, simplificando el mensaje a través de imágenes que refuercen tu exposición.

[¿No sabes contar historias con imágenes? Díselo visualmente con tus nuevos Superpoderes del Powerpoint.]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué muletas usas en tus presentaciones?

[Créditos: Businessman with projector screen, de Shutterstock]

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Uno de los elementos más relevantes a tener en cuenta a la hora de preparar una presentación es tu audiencia, pero ¿es el único interlocutor que tienes que tener en cuenta?

Enfrentarte a una presentación es, en cierta medida, como enfrentarte a un proyecto: podemos decir que una presentación es un proyecto que implica un esfuerzo temporal que se lleva a cabo con el objetivo de transmitir tu mensaje para que la audiencia actúe. Sobre esa premisa, antes de enfrentarte a su preparación, tienes que tener claro no sólo tu público objetivo (audiencia) sino cualquier otra persona/grupo que pueda verse involucrado a lo largo de todos los pasos que vas a realizar hasta ponerte delante de tu audiencia. Es lo que lo que en gestión de proyectos se denomina STAKEHOLDERS.

Un stakeholder es cualquier persona, grupo u organización que pueda tener/causar un impacto, ya sea positivo o negativo, en las acciones o actividades de tu proyecto, o sea, tu presentación.

En base a esta definición, ¿tendrás en cuenta sólo a tu audiencia? La audiencia es uno de los principales stakeholders, ya que es hacia ella hacia quien irá dirigido tu mensaje. Pero es probable que existan otros stakeholders que tendrás que gestionar para alcanzar tu objetivo: si tu presentación es corporativa, tienes que establecer con tus responsables qué expectativas tienen sobre dicha presentación; los organizadores del evento también tendrán sus expectativas a cubrir, etc…

Por todo eso, deberías incluir una mínima gestión de stakeholders en todo el proceso. Nada excesivamente complicado, pero que incluya:

• Identifica los stakeholders. Pon nombre/cara/puesto/función a todas aquellas personas que se puedan ver involucradas, en mayor o menor medida, en tu presentación.
• Categorízalos y priorízalos. No todos los stakeholders afectarán de la misma manera a tu presentación. Deberás categorizarlos en función de su influencia/poder (lo que te pueden afectar en todo el proceso) y el nivel de interés/interacción que pueda despertar tu presentación en ellos.
• Identifica y gestiona sus expectativas. Establece una serie de acciones para gestionar dichos stakeholders. Los distintos stakeholders tendrán distintos intereses, así que deberás fijar acciones adaptadas a cada uno de los más relevantes… siempre con el objetivo de tu presentación en la cabeza.
• Verifica si hay variaciones. Las cosas cambian, con lo que deberías estar vigilante revisando si, a lo largo de todo el proceso, hay algún cambio en los stakeholders y sus intereses y adaptarte en caso de que sea necesario.

Esto, que parece algo laborioso, realmente es un sencillo ejercicio que te ayudará a controlar mejor, o por lo menos tener minimizado, el impacto de las expectativas de los interesados en tu presentación.

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Y tú, ¿dedicas tiempo a identificar todos los que se puedan ver afectados por tu presentación? ¿Fijas un plan de acción?

[Créditos: Business plan de Shutterstock.]

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