A fuerza de ayudar a profesionales de todos los sectores a mejorar la forma en que comunican sus ideas, he ido detectando ciertos puntos débiles comunes a la manera en que todos suelen presentar. Me refiero a esa clase de hábitos que, siguiendo un buen método y con perseverancia, los participantes de nuestros cursos de comunicación consiguen mejorar.

Cada vez que trabajo con un grupo de profesionales observo la misma transformación. Es parecida a la que se ve en esos anuncios de dietas milagrosas o programas de ejercicio que, en tantas revistas, muestran las fotos del «antes» y del «después» de los cuerpos de supuestos clientes satisfechos. A primera hora de la mañana, nada más empezar el curso, las presentaciones son planas y monótonas, tanto en su exposición como en su contenido. No enganchan. Cada uno de los presentadores da paso por turno al siguiente compañero sin haber resultado más memorable que los precedentes o los siguientes.

Al cabo de una jornada de trabajo con el método de El Arte de Presentar se opera una transformación tan total y sorprendente que, reducida a su mínima expresión, yo explicaría de la siguiente manera.

1. Cambio de actitud

Para mí, esta es la enseñanza clave del método. Los participantes se dan cuenta de que «deben cambiar el chip», como decimos en España. Deben de dejar de considerarse meros «explicadores» de documentos y verse como comunicadores. «Catalizadores del cambio en sus audiencias», como nos gusta decir. Para muchos profesionales, presentar consiste en pasar diapositivas y explicar «por encima» a qué se refiere el texto, el gráfico o la tabla que se proyecta en la pantalla. De ahí que en El Arte de Presentar sostengamos que «todo presentador que pueda ser sustituido por un PowerPoint merece serlo». El profesional «florece» cuando eleva la percepción de sí mismo como comunicador y se atreve a otorgar a las diapositivas de PowerPoint el carácter secundario y accesorio que realmente tienen.

2. Comienzo y final

Raramente veo una presentación cuyos comienzo y final no sean improvisados. De ahí que, por lo general, todas las presentaciones comiencen flojas y terminen más flojas aún. La solución no puede ser más sencilla: preparar un comienzo y un final. Y ensayarlos, claro. Con eso basta. Pocas veces algo tan sencillo produce mejoras tan evidentes. Para explicarlo, suelo compararlo con los regalos que hacemos a quienes queremos. Si es el cumpleaños de mi madre y le he comprado su perfume favorito, no sacaré el frasco del bolsillo de mi chaqueta, lo plantaré sobre la mesa delante de ella y le diré «Ahí tienes, mamá, el perfume que te gusta», ¿verdad? Para reforzar la sorpresa, lo envolveré con papel de regalo bonito o lo guardaré en una caja de cartón elegante. En ocasiones, dentro de la caja incluiré también una tarjetita con un mensaje cariñoso. Arroparé el frasco de perfume, por así decirlo, con una sorpresa inicial y con un detallito final que lo realzarán. Hagamos lo mismo con nuestras presentaciones. Insertemos nuestros mensajes dentro de la estructura más básica que existe: inicio, desarrollo, final.

3. Hablar de cara a la audiencia

La mirada del público nos incomoda porque nos hace sentir expuestos. Mirar nuestras notas, girar nuestro cuerpo hacia la pantalla o enfrascarnos en nuestra computadora nos permite abstraernos y sentirnos como si los demás no estuviesen ahí. ¿A qué precio, no obstante? Lo primero que perdemos al actuar así es el preciado contacto visual con nuestra audiencia. Un contacto visual que, bien mantenido, nos dará esa imagen de confianza y naturalidad que admiramos en otros. Debes establecer y mantener el contacto visual con tu audiencia. La buena noticia es que PowerPoint te lo pone muy fácil. Aprende a usar la vista del moderador. Olvídate de girar tu cuerpo hacia la pantalla y atrévete a mirar a tus espectadores a la cara.

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¿Usas habitualmente la vista del moderador en PowerPoint? ¿Qué te parece?

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Hablar bien en público es una habilidad que se desarrolla tras muchos años de experiencia derivada de la práctica constante. Sin embargo, hoy en día todos buscamos un método con el que obtener resultados rápidamente. ¿Existe algo parecido?

No tengo duda de que lo mejor es hacer un buen curso que te brinde las herramientas necesarias a lo largo de una típica jornada de 8 horas. Una vez que has recibido un buen método, sólo queda practicar. O sea, presentar una y mil veces.

De todos modos, si tuvieses una emergencia y me pidieses un puñado de consejos fáciles y rápidos para salir airoso de tu próxima presentación, no lo dudaría: te explicaría mi Curso exprés de presentaciones en 5 Superclaves.

Recuerda: estos consejos no sustituyen a un buen curso de hablar en público, pero garantizan que tu presentación cumplirá los mínimos requisitos de calidad que yo planteo a todos mis clientes. Aquí los tienes:

1. Prepara la forma en que te vas a presentar a tu audiencia (¡sobre todo si es otra persona quien te presenta!)
2. Prepara una apertura atractiva. Sólo tienes una oportunidad para causar una buena primera impresión. ¡No empieces improvisando!
3. Prepara tus transiciones. Tu exposición debe ser fácil de seguir. ¡Que nadie se pierda!
4. Prepara un final memorable. ¡No pierdas el gas al final!
5. Prepara el turno de preguntas. Tienes otra oportunidad para brillar. ¡Aprovéchala!

Pon en práctica estas cinco Superlecciones en tu próxima presentación.

Te aseguro que tú y tu contenido resultaréis… ¡sobresalientes!

Aprende a planificar y estructurar una presentación sobresaliente en nuestro nuevo curso público de Creación de Presentaciones

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¿Qué superconsejos le darías a una persona que quisiera preparar una presentación excelente?

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Siempre me han parecido graciosas esas escenas de algunas películas de ciencia ficción en que se ve a los cosmonautas alimentarse a base de pastillas. Por lo que parece, en el futuro podremos empaquetar todos los nutrientes que necesita nuestro cuerpo en pequeñas pastillas masticables de alimento concentrado. Algo así como los populares cubitos de caldo Knorr, pero mucho más nutritivos. Un cubito de color marrón claro para la carne y un cubito verde para los vegetales y las frutas, por ejemplo. Dando un par de mordiscos a cada uno y bebiendo un poco de agua, los astronautas concluyen rápidamente el ritual diario de alimentarse y pueden seguir reparando los sistemas dañados de la nave espacial o examinando los cuerpos de los alienígenas capturados.

Si sólo dispusiera del tiempo que tardan los astronautas en engullir sus pastillas alimenticias para darte unas pocas claves que mejorasen tu próxima presentación, aquí van mis cinco favoritas:

1Prepara qué vas a decir para presentarte (o qué quieres que otro diga sobre ti)
Aunque no seas alguien famoso, mereces que te hagan una presentación tan buena como la que tendría, por ejemplo, Bill Gates. Si sabes que en el acto en que participas habrá alguien encargado de dar paso a cada ponente, envía a esta persona un parrafito con lo que quieres que explique sobre ti y pídele que se limite a leerlo. Estoy seguro de que en más de una ocasión has asistido a un acto en que un presentador que confiaba demasiado en su memoria ha confundido el apellido de un conferenciante o el título del nuevo libro del autor invitado. Esto no tiene por qué pasarte a ti. Evitarlo es tan fácil como preparar un parrafito, enviarlo, y pedir que lo lean.

2Prepara una apertura
Lo has oído mil veces: sólo tienes una oportunidad de causar una buena primera impresión. Aprovéchala. No dejes a la improvisación el comienzo de tu presentación. Tu audiencia decidirá durante los primeros minutos si merece la pena escucharte o si va a aburrirse contigo (y, por tanto, si comprobar el correo electrónico será un mejor uso de su tiempo). Empieza fuerte. Empieza con algo que enganche y capte el interés. Aprovecha los primeros tres minutos para plantear tu contenido de una forma tan atractiva que el público desee acompañarte hasta el final del viaje.

3Señala verbal y visualmente las transiciones entre ideas y bloques de contenido
Lleva a tu audiencia de la mano en todo momento. Que nadie se pierda. Y si alguno se pierde, que vuelva a encontrar el camino enseguida. Señala gráfica y verbalmente cuándo acabas de terminar un bloque y empiezas el siguiente. Proporciona claves, a modo de hitos verbales o visuales, que marquen las distintas etapas de tu presentación. Algo así como los carteles indicadores y los hitos kilométricos de las carreteras. Esa clase de ayudas también tiene cabida en tus presentaciones.

4Prepara un buen final
Si empezaste tu presentación con fuerza, termínala igual. Seguro que alguna vez, en una fiesta de cumpleaños en casa de un amigo, has querido servirte un vaso de Coca-cola de una botella de dos litros y te has dado cuenta que había perdido todo el gas. Conoces bien la sensación, ¿verdad? Tu presentación debe terminar con el mismo gas que el primer trago de una lata recién abierta. Piensa bien cómo la culminarás para que tu audiencia se sienta satisfecha y contenta de haberte acompañado a buen puerto.

5Prepara el turno de preguntas
Pregunta siempre al organizador del acto si habrá tiempo para un coloquio con la audiencia y si debes presentarlo tú mismo. He visto a muchos buenos oradores perder todo el gas tras una buena presentación porque, de repente, parecían desorientados ante la audiencia, mirando a izquierda y derecha rogando que alguien le explicase si se podía marchar ya o debía comenzar un coloquio. En este blog te enseñamos lo que necesitas saber para salir airoso de cualquier turno de preguntas.

[Aprende a planificar y estructurar una presentación sobresaliente en nuestro Curso Pro de creación de presentaciones. ]

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¿Cuáles crees que son los puntos qué más deben cuidarse para ofrecer una presentación excelente?

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Durante una sesión de coaching para comunicadores el cliente me planteó la siguiente duda: «Los primeros minutos son los que más me cuestan. Me siento un poco frío, desconectado de la audiencia, y me cuesta romper el hielo. ¿Qué puedo hacer?». Si también te ocurre lo mismo, en este artículo voy a darte una idea muy práctica para enganchar a tus oyentes e ir directo al meollo del asunto. Se trata de diseñar tres diapositivas muy simples para enunciar brevemente el motivo por el que tu presentación es importante, el problema al que intentas responder, y tus recomendaciones para lograrlo. Vamos allá.

Utiliza un diseño simple: la Diapositiva Universal
Las tres diapositivas presentan la misma estructura: la Diapositiva Universal que explicamos en El Superhéroe de las presentaciones. Básicamente, consiste en titular la diapositiva con un mensaje completo y plenamente informativo y, a continuación, ofrecer más información en forma, por ejemplo, de una lista breve, de un gráfico o de un diagrama. No hace falta que en estas tres primeras diapositivas ofrezcas demasiada información. Su objetivo es destacar la importancia de tu presentación y despertar el interés por lo que vayas a contar más adelante. Para eso bastarán unas cuantas oraciones escritas como si fuesen titulares de prensa. Después entrarás en el detalle, pero lo primero es captar la atención y el interés de tu audiencia. (Esto no es más que una aplicación de la estructura de pirámide invertida, tan frecuente en el periodismo escrito. Consiste en administrar la información progresando desde lo general a lo más particular y específico, o sea, desde la base ancha de la pirámide, hasta su cúspide).

Primera diapositiva: Necesidad-Problema-Solución
El elemento principal de la primera diapositiva puede consistir en una lista de tres puntos (recuerda animar cada uno de ellos para controlar siempre la atención de los oyentes). En el primero, describe brevemente el problema al que os enfrentáis o el objetivo que debéis alcanzar. En el segundo, explica brevemente por qué lo anterior es necesario, o sea, la circunstancia que ha producido el problema. En el tercero, plantea una pregunta orientada a resolver este problema.

Segunda diapositiva: expón tus recomendaciones
Después de una pausa de asimilación para que tus oyentes sopesen lo que les has contado en la primera diapositiva, ofrece una breve lista de recomendaciones, no más de tres o cuatro. Por ahora, simplemente enúncialas; ya las explicarás más adelante.

Tercera diapositiva: explica la circunstancia crítica
Aquí es cuando empiezas a suministrar los detalles. En esta diapositiva regresas a la circunstancia que ha provocado el problema y comienzas a penetrar en ella con el objetivo de destacar la gravedad del problema o la necesidad del cambio que vas a proponer. Es un buen momento para mostrar algún gráfico o alguna tabla.

A partir de aquí, continúa proporcionando información según el esquema de pirámide invertida al que aludí antes. Te sugiero que sigas el Patrón Problema-Solución-Acción que explicamos en nuestros libros y en nuestro Curso PRO de creación de contenidos.

[ Aprender a estructurar tus presentaciones de manera eficaz en nuestro Curso PRO de creación de contenidos.]

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¿Tú también utilizas las primeras diapositivas para captar la atención y centrar el tema de discusión? ¿Cómo lo haces?

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Una de las ventajas del proceso de creación de presentaciones que explicamos en El Arte de Presentar es que proporciona un método. A menudo, la causa de que veamos tantas presentaciones flojas y aburridas es, precisamente, que su autor carece de un método fiable y se fía de lo que su intuición le sugiere. De hecho, te diré que lo que más agradecen las personas que participan en nuestros cursos es poder regresar a sus casas en posesión de una fórmula de trabajo que les ayudará a hacer mejores presentaciones.

Los primeros minutos de una presentación son para muchos los más difíciles. Te encuentras inquieto, quizá nervioso, y un poco frío. El público está expectante. Tú sabes que del efecto que causes durante los primeros minutos dependerá que el público te acompañe hasta el final o que prefiera distraerse con otra cosa. Siempre que enseñamos a nuestros alumnos a estructurar correctamente una presentación, comenzamos con este consejo: empieza tu presentación con un «gancho» que capte la atención de tu audiencia desde el primer minuto. Aquí tienes nueve sugerencias para lograrlo. Espero que muy pronto puedas poner en práctica al menos una de ellas.

1Evoca el pasado con nostalgia: prueba a contar una historia sobre los inicios de tu andadura profesional o de los primeros pasos de tu empresa en la época en que fue fundada.

2Anuncia que se avecina una tormenta: refiérete a varias malas noticias sucesivamente para crear una sensación de ansiedad y de peligro inminente. A continuación, explica qué debéis hacer.

3Señala la encrucijada: describe una situación reciente y argumenta que habéis llegado a un punto sin retorno. Tras haber reflexionado, habéis identificado varias opciones. Necesitáis tomar una decisión.

4Acepta el fracaso: reconoce que las decisiones que habéis tomado en el pasado no han funcionado. Evita mencionar culpables. Anima a aprender de los fracasos y a intentar triunfar de nuevo. ¿Cuál será el siguiente paso?

5Descubre novedades: revela con entusiasmo una nueva circunstancia capaz de crear oportunidades que antes habrían sido impensables.

6Plantea un reto: apela al sentimiento de orgullo y superación de tus oyentes retándolos a alcanzar una meta difícil. Nada tan imposible que desanime, ni tan fácil que no entusiasme.

7Acepta la penitencia: explica qué habéis hecho mal y dónde os habéis equivocado. Anuncia la penitencia a la que os enfrentaréis en justo castigo por vuestro error. Reconoce que la medicina será amarga, pero que saldréis fortalecidos del trance.

8Invita a la aventura: describe a tus oyentes los tesoros que encontrarán «al otro lado», los beneficios que están aún por obtenerse. Provoca en tu audiencia el deseo de arriesgar y de poner en cuestión el orden actual de las cosas.

9Evoca un futuro dorado: dibuja con palabras el futuro visionario que deseas alcanzar a toda costa. Sobre todo si desempeñas un puesto de alta dirección, inspira a tus colaboradores estimulando sus emociones.

[Aprende a idear comienzos con gancho para tus presentaciones en nuestro curso PRO de creación de contenidos.]

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¿Cuál es tu comienzo con gancho favorito?

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