Hojeando de nuevo el magnífico manual de Bruce Gabrielle titulado Speaking PowerPoint. The New Language of Business (Insights Publishing, 2010) me han llamado la atención algunas de las críticas más comunes que se hacen a las presentaciones que emplean diapositivas de PowerPoint. Me ha chocado especialmente una de ellas, atribuida a un tal T.X. Hammes, coronel jubilado de marina estadounidense, quien afirmaba: «PowerPoint es una herramienta decididamente hostil para la toma de decisiones bien razonadas». (Pido disculpas por lo pedestre de la traducción, pero me interesaba destacar el adjetivo. Me parece exagerado, pero entiendo los motivos que pueden llevar a que una persona emplee ese lenguaje para opinar acerca de un simple programa informático). Como señala Bruce Gabrielle, PowerPoint no es más que una herramienta. Como tal, no puede ser hostil ni favorable a nada ni a nadie. Sería como culpar a los tenedores y a las cucharas por la obesidad en el mundo. En realidad, las críticas están motivadas por el uso irreflexivo de PowerPoint. Según el autor, se pueden agrupar en cuatro categorías. Veamos cada una de ellas y qué podemos hacer al respecto.

1 Falta de mensajes claros
Habitualmente, las diapositivas de PowerPoint son el refugio del pensador perezoso. En lugar de presentar ideas claras y concretas, muchos presentadores se conforman con proyectar listas de ideas vagas, a medio cocinar, por así decirlo. En estos casos, la audiencia echa en falta mensajes centrales claros, concretos y directos. La solución es sencilla: dedica el tiempo necesario a pensar y asegúrate de que cada diapositiva transmita un mensaje inequívoco. Evidentemente, cada uno de estos mensajes debe ser congruente con respecto al mensaje principal de la presentación y reforzarlo.

2 Diapositivas difíciles de entender
Por mucho que uno se sienta orgulloso tras haber logrado encajar en una misma diapositiva cuatro gráficos de sectores y una lista de seis puntos, lo cierto que es el exceso de información no ayuda a comunicar; al contrario, resulta abrumador. Solución: escribe el mensaje de cada diapositiva en la caja superior donde la gente suele escribir el título. Redáctalo como una oración completa de no más de dos líneas y con sentido pleno. A continuación, proporciona los detalles. De este modo, a cualquiera que no desee esforzarse demasiado en prestarte atención le bastará con leer las cabeceras de tus diapositivas para seguir tu exposición sin dificultad.

3 Diapositivas feas
¿Verdad que prefieres las cosas bonitas a las feas? Pues a tus espectadores les ocurre lo mismo: prefieren las diapositivas bonitas a las feas; pero, además, las bonitas aumentarán la probabilidad de que acepten tus ideas. Recuerda: lo feo causa rechazo; lo bonito, atracción. Solución: aprende los principios básicos de diseño gráfico que darán a tus diapositivas un aspecto más atractivo y profesional.

4 Uso de diapositivas para fines equivocados
En este blog nunca nos cansaremos de insistir: no uses PowerPoint como una muleta en la que apoyarte para recordar qué tienes que contar en cada momento. Leer listas de viñetas no es el mejor uso que le puedes dar a tus diapositivas. Solución: aprende y ensaya tu presentación de principio a fin, y usa diapositivas sólo para comunicar allí donde tú no alcances.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué otras críticas le harías al uso habitual de PowerPoint?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de freepik]

 

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Para este primer post en El Arte de Presentar nada mejor que unir dos mundos que me apasionan, las presentaciones y la dirección de proyectos, con un nexo común: LA COMUNICACIÓN.

Cuando se empieza en este mundo de la dirección de proyectos, cuando diriges tu primer proyecto, tienes una extraña sensación de orgullo y vértigo: toda esa responsabilidad, todos los «focos» girados hacia ti,… Pones tu mejor empeño en controlar todo lo que ocurre a tu alrededor. Muchas veces, todo el foco se centra en los aspectos más técnicos del proyecto, seguramente debido a que es donde nos sentimos más cómodos (nuestra zona de confort).

POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS

A lo largo de los años he visto muchos proyectos finalizar con pobres resultados, gente insatisfecha e incluso fallar estrepitosamente. ¿Y sabes qué? En la mayoría de las ocasiones no ha sido debido a una mala “ejecución técnica”, sino a otros factores como:

• Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
• Interlocución mal definida.
• Manejo de los tiempos inadecuados.
• Medios de transmisión incorrectos.
• Falta de claridad.

¿A qué te suena? Problemas en la comunicación

DIRIGIR UN PROYECTO CON ÉXITO ES ALGO MÁS QUE ENTREGAR UN PRODUCTO O SERVICIO DE FORMA SATISFACTORIA

Es cumplir las expectativas de los “afectados” por el proyecto (es decir, los stakeholders). Para ello, en todo director de proyecto novel tiene que producirse un cambio de chip, un punto de ruptura en el que dejamos de pensar en nosotros mismos y empezamos a entender las necesidades de nuestros stakeholders y hablar su mismo idioma.

Qué fácil decirlo y que difícil es aplicarlo, porque en todo proyecto habrá muchos interlocutores con distintas percepciones e intereses: cliente, usuarios, equipo de trabajo, jefes,… La comunicación con todos esos actores es una parte esencial del trabajo de todo director de proyecto.

Esa comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, con los clientes del proyecto, con los usuarios, con los proveedores, con los gestores de su organización, con compañeros de trabajo con los que interactúa,…

Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, presentando resultados.

LA BUENA COMUNICACIÓN ES INDISPENSABLE PARA LOGRAR EL ÉXITO EN LOS PROYECTOS Y EN LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Tenemos que ser capaces de clarificar las 3 W:

• What: Qué vas a presentar/comunicar. La importancia del MENSAJE.
• When: Cuándo, en qué contexto, en qué foro, ya que condicionará el cómo vas a transmitir dicho mensaje.
• Who: A quién se lo vas a comunicar. No es lo mismo un usuario, un directivo, tu equipo. Quién es tu AUDIENCIA.

En definitiva, ten siempre presente que una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados.

[¿Te sientes abrumado por las tareas del día a día y no eres capaz de gestionarte ni a ti mismo? Apúntate a nuestro próximo curso Mindfulness: Enfoca la atención y reduce tu estrés en la era de las distracciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿De qué manera te comunicas con las personas de tu organización?

[Créditos: Communication, diseñado por Lorenzo Stella.]

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Michael Bay es un productor y director de cine estadounidense de gran éxito. Ha creado taquillazos como Armageddon, La Roca, Pearl Harbor o la trilogía de Transformers. La semana pasada se convirtió en uno de los personajes más comentados en las redes sociales. ¿Estrenó algún nuevo blockbuster? ¿Mató a su mujer con una salchicha alemana? No. Protagonizó uno de los mayores bochornos en el mundo reciente de las presentaciones.

Fue invitado por Samsung al impresionante International Consumer Electronics Show celebrado en Las Vegas para presentar sus nuevos televisores curvados. A los pocos segundos de empezar su charla, falló el teleprompter, el señor Bay se bloqueó, anunció que improvisaría, balbució algunas palabras más y, finalmente, abandonó el escenario abatido y totalmente derrotado.

No puedes tener el control absoluto, pero puedes estar al mando

Hasta los mejores oradores del mundo cometen o padecen errores. Subido a los escenarios durante muchos años, he aprendido que los errores e incidencias durante una presentación muestran a la audiencia de qué pasta estás hecho. Cuando falla la conexión a Internet, cuando te quedas en blanco, cuando un vídeo no arranca, cuando a alguien le suena el móvil y se pone a contestar en medio de tu charla, cuando la audiencia es hostil, … ¡ahí es donde demuestras tu verdadera talla como ponente!

¿Has hecho tus deberes?

Existen muchos fallos posibles que escapan a tu control durante una presentación:

• Un proyector cuya bombilla se funde o que cae del techo.
• Un portátil que se bloquea.
• Un técnico de sonido que no ajusta bien el micrófono.
• Una persona que revienta con sus comentarios o con su móvil tu presentación.
• El sistema de sonido que falla.
• Una WiFi tan solicitada que te impide acceder a Internet.
• Un teleprompter que no funciona, como le ocurrió al pobre Michael Bay.
• Y muchos más.

Nunca culpes de cualquier incidencia o error a la organización. Tú eres el único responsable, no del error, sino de tu reacción ante él.

No puedes evitar que ocurran este tipo de incidencias durante una presentación. Escapan a tu control. Lo único que sí puedes controlar es tu reacción ante ellas. La audiencia discierne perfectamente cuándo la culpa es o no tuya. Y siempre valorará tu elegancia y cortesía al gestionarlas aunque sean culpa de otro.

¿Cómo puedes prepararte para una reacción que apuntale tu credibilidad ante la audiencia?

1 Prepárate a conciencia

Nunca des por hecho que sabes tanto del tema que puedes hablar sin ninguna preparación previa: selecciona y ordena con esmero tus ideas para la ocasión; ensaya, no una, sino muchas veces; practica, practica y practica. Cuanto más practiques, mejor te sabrás tu material, hasta llegar a ser capaz de hacer tu presentación sin apoyo multimedia y sin teleprompters.

Cuanto más te juegues en tu presentación, mayor tiempo deberás dedicar al ensayo.

2 Ten un Plan B por si viene Murphy a amargarte la vida

No dependas por completo de la tecnología porque puede dejarte tirado. Cuando voy a la montaña, no confío en mi GPS: llevo mapa, brújula y sé cómo usarlos. Del mismo modo, deberías ser capaz de hacer tu presentación sin tecnología aunque la hayas creado usándola en grandes dosis. Entiéndeme bien: no digo que nunca uses tecnología. Sólo que, llegada la ocasión, deberías poder contar tu presentación sin apoyo tecnológico. En caso contrario, no estás preparado. En mis cursos trabajamos mucho el presentar sin PowerPoint. ¿Cómo?

¡El papel es tu amigo! Imprime tus diapositivas. O lleva notas en tarjetitas. O escribe en un post-it escondido en tu mano los puntos clave de tu charla. Busca alternativas de baja tecnología. Piensa siempre en un Plan B.

3 No atraigas innecesariamente la atención sobre el fallo

Hay fallos muy llamativos y otros pequeñitos. A veces llamamos innecesariamente la atención sobre ellos. Recuerdo que en una ocasión durante mi presentación no funcionó el sistema de sonido de la sala durante la reproducción de un vídeo. En lugar de despotricar contra la organización, responsables directos del fallo, reproduje el vídeo, improvisando la pista de sonido con mi propia voz. Aproveché para hacer algún chiste. La audiencia rió. Nadie salió perjudicado. Claro que si no dominas tu material, ¿cómo demonios vas a improvisar?

4 La vida es riesgo y hablar en público, ¡ni te cuento!

Por mucha planificación y preparación, resultará imposible erradicar todos los errores propios o ajenos durante una presentación. En tu mano está reaccionar con elegancia ante ellos.

Si el error llega, sonríe y sigue adelante. Luego, por la noche, cuando llegues a tu casa, con la calma que proporciona la distancia, analiza cómo reaccionaste y cómo podrías haber reaccionado mejor. Verás cómo para el próximo evento habrás aumentado una o dos tallas como ponente.

Sólo hay una cosa peor a que hablen mal de ti: que no hablen de ti

En el caso de Michael Bay, lo cierto es que difícilmente podría haber ideado una forma más exitosa para que millones de personas hablen de él.

A veces, lo más memorable de tu presentación será un formidable error. Reacciona con elegancia, ríete de ti mismo y tal vez conseguirás ser largamente recordado.

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¿Cuál ha sido el error más tremendo al que te has enfrentado durante una presentación? ¿Cómo saliste del atolladero?

[Créditos: Ilustración medieval del Infierno, en el manuscrito Hortus Deliciarum (1180) por Herrada de Landsberg]

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Esta entrada ha sido amablemente escrita por Ansgar Seyfferth, cofundador de la filial española de la empresa alemana de consultoría y servicios estadísticos STAT-UP.

En estos tiempos de creciente protagonismo de los datos estadísticos como fuente de información y como fundamento para la toma de decisiones en ámbitos empresariales, políticos y científicos, cobran importancia las técnicas para la exploración y el análisis de datos. Como habitualmente no es el propio analista quien toma las decisiones en base a estos datos, es igual de importante la adecuada comunicación concisa de los mismos a quien toma la decisión, ajustada al perfil de este último y a la naturaleza de los datos. Lo mismo aplica cuando se trata de informar al ciudadano interesado en formarse una opinión fundamentada en base a los datos.

Simplifica los datos, sí, pero hasta cierto punto

Frecuentemente la presentación de los datos exigirá una cierta simplificación, consistente en obviar detalles técnicos no esenciales, pero que no debe llevar a un entendimiento parcial de los resultados que pueda inducir a conclusiones equivocadas.

En este contexto es fundamental no ocultar la posible incertidumbre asociada a nuestros datos, intrínseca al muestreo, los procesos de medida con una exactitud limitada, las predicciones que dependen de factores cuyo desarrollo futuro no puede saberse con exactitud, etc. Es posible que ello desconcierte a interlocutores poco acostumbrados a enfrentarse a varios escenarios (“favorable”, “central”, “desfavorable”) o conceptos como margen de error e intervalo de confianza, por lo que puede requerir ciertas dotes didácticas. Pero ceder a la tentación de reducir toda esta complejidad a un solo número, una  media o nuestro mejor valor estimado, para contentar a un público que prefiere “las cosas claras”, puede ser un gravísimo error.

De la misma forma, ante la presencia de incertidumbre conviene emplear expresiones como “aproximadamente”, “se estima que”, etc. y evitar hablar en términos de certeza absoluta y de presentar números con una exactitud irreal (por ejemplo, con decimales no significativos)

Contextualiza la información

Por otro lado, no se deben bombardear a los interlocutores con números sueltos y descontextualizados sin explicarlos, sobre todo si no son expertos en la materia. Por ejemplo, si se trata de inmensas cantidades económicas que se salen de las órdenes de magnitud habituales, puede ser de ayuda aportar una comparativa (“aproximadamente el doble del producto interior bruto anual de España”); o si hablamos de terremotos caracterizados por sus magnitudes, se debería explicar que se trata de una escala logarítmica, donde una diferencia de dos decimales supone la duplicación de su fuerza, para que quede claro que por ejemplo la diferencia entre las magnitudes 7,1 y 7,9 es abismal, a pesar de la poca diferencia relativa de los dos números.

Eso implica también un especial cuidado con las unidades de nuestros datos, ya no solo porque 1.000 € no son lo mismo que 1.000 $, sino también para que quede muy claro su dimensión y no se comparen peras con manzanas, como por ejemplo el valor bursátil de la empresa Apple, un valor monetaria medido en Dólares, y el producto interior bruto de Polonia, una tasa de generación de valor monetario medida en Dólares/año, para concluir que Apple vale más que Polonia, cuando el planteamiento correcto sería que la economía polaca necesita más de un año para generar un valor equivalente a la cotización bursátil de Apple.

Aprende a comunicar porcentajes con rigor

Con el mismo rigor hay que comunicar los porcentajes, dejando siempre clara la base de referencia: una diferencia de un X% entre dos valores es ambigua si no está claro a cuál de los dos valores se refiere el porcentaje; y una subida del paro en un 1% es algo muy diferente a una subida del paro en un punto porcentual. Y si hablamos de tasas de variación también tiene que quedar claro el periodo de referencia, por ejemplo, un crecimiento del X% al año.

Utiliza gráficos para ilustrar tendencias, patrones, excepciones e interacciones

Para representar cantidades elevadas de datos conviene abstenerse de grandes tablas, que al igual que detalles metodológicos pueden entregarse en un informe complementario, y recurrir a gráficos eficientes, es decir, ricos en información sin una complejidad excesiva y sin efectos visuales que solo desvíen la atención sin aportar información o que hasta den una impresión engañosa.

Deben incluir el texto estrictamente necesario (títulos de los ejes, leyenda, etc.) y de la manera más breve posible. Los colores, que nos pueden añadir una dimensión adicional para la representación de los datos, deben elegirse de modo que proporcionen suficiente contraste. También existe la opción de incorporar el tiempo como dimensión adicional mediante la animación del gráfico.

Dos ejemplos de visualización de altimetría con un eficiencia muy diferente: En la de la carrera San Silvestre Vallecana del 2013, arriba, el efecto tridimensional puede resultar vistoso pero dificulta la lectura de la altura, a diferencia de la altimetría de la Vuelta a la Roja del 2009, abajo, que además incluye referencias para identificar los puntos del gráfico con el recorrido.

No te precipites con las conclusiones

Y finalmente, es muy importante no extralimitarnos con las conclusiones. Para poner un ejemplo ficticio que nos servirá para ilustrar algunas de las trampas más típicas con las que nos podemos encontrar, si el análisis de los resultados de una encuesta llevada a cabo entre los empleados de una empresa revela una correlación significativamente negativa entre el consumo de alcohol y el salario, se trata sin duda de un hallazgo interesante que merece la pena comunicar, pero con cautela y sin insinuar que estamos ante la demostración de un efecto negativo del alcohol sobre la carrera profesional:

• En primer lugar sería conveniente indicar, aunque no se trata de una cuestión estadística, que los datos podrían estar distorsionados por una falta de sinceridad de los encuestados y que la correlación podría deberse a que los empleados en puestos altos tengan mayor reparo en reconocer su verdadero consumo de alcohol, incluso si la encuesta es anónima.
• En segundo lugar debemos dejar claro que se trata de datos de empleados de una sola empresa que posiblemente responden a unos perfiles específicos, por lo que la muestra podría no ser representativa para el conjunto de los profesionales.
• Y en tercer lugar deberíamos recordar a nuestros interlocutores que una correlación no implica una relación causal y que en caso de existir tal relación no indica cuál es la causa y cuál el efecto. Es posible que detrás de la correlación esté un efecto negativo del alcohol sobre la carrera profesional, pero también cabe pensar en una inversión de causa y efecto (una mayor frustración de los empleados peor pagados que causa un mayor consumo de alcohol) o que ambos factores no guarden relación alguna sino dependan de un tercero (a mayor nivel socio-cultural, mayor salario y menor consumo de alcohol) o que concurran todos estos mecanismos mencionados.

Conviene tener en mente estos tres puntos, que se encuentran detrás de muchas comunicaciones erróneas de resultados estadísticos en los medios.

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Te guste o no, hablar en público es una de las mejores maneras para posicionarte como el experto referente en tu sector y conseguir clientes de calidad.

El mes pasado, la experta en marketing y ventas Laura Ribas tuvo la amabilidad de invitarme a una entrevista a través de Internet. Como no podía ser de otra forma, estuvimos conversando acerca de las presentaciones ante potenciales clientes.

En esta entrevista aprenderás:

• Cuál es la mejor opción y herramienta a la hora de hacer una presentación y cómo usar los powerpoints debidamente.
• Cuáles son los mayores errores a la hora de hacer una presentación.
• Cómo se estructura una presentación de éxito que enganche, emocione y venda.
• Cómo superar el miedo a hablar en público.
• El ejercicio número uno para aquellos que quieren mejorar en su oratoria y comunicación.

 

[¿Quieres aprender a hablar en público con seguridad y confianza? Apúntate a nuestros próximos cursos en abierto sobre exposición oral de presentaciones.]

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