¿Cuál ha sido el sistema elegido por la industria cinematográfica para anunciar una próxima película y atraer audiencia al cine? ¡El tráiler! No nos presentan una diapositiva de PowerPoint que resuma los principales puntos a cubrir por la película. Los avances consisten en una sucesión de breves secuencias, tomadas de las partes más emocionantes, divertidas o destacables de la película, de forma muy abreviada, de manera que en menos de dos minutos nos hagamos una idea del contenido y estilo de la cinta que nos permita decidir si acudir a verla o no.

LOS AVANCES CUENTAN LA HISTORIA DE UNA PELÍCULA EN UN FORMATO ALTAMENTE CONDENSADO CON EL MÁXIMO INTERÉS

Toda la industria del cine gira en torno al arte de contar historias. Y los tráilers reproducen fragmentos de esa historia, cuentan una minihistoria.

Toda presentación cuenta a su manera una historia. Y posiblemente la peor forma de anunciar lo que tratará la presentación sea a través de una tabla de contenidos.

LAS PRESENTACIONES ABURRIDAS EMPIEZAN CON UNA TABLA DE CONTENIDOS

Fijémonos en un esquema repetido por la práctica totalidad de presentaciones que se hacen en el mundo:

1. Diapositiva de título: contiene el título de la charla, el nombre y filiación del ponente y, a menudo, información adicional como logos, nombres de eventos, patrocinadores, fechas, lugares, etc.
2. Diapositiva con la tabla de contenidos: de forma más o menos prolija se recoge como en los libros y documentos un índice de los puntos que serán tratados a lo largo de la charla.
3. El resto de las diapositivas.

¿Qué mensaje nos transmite ya desde la segunda diapositiva una presentación que empieza así? Que va a ser muy cartesiana, muy seria, … ¡y altamente aburrida! ¿Por qué ese servilismo de nuestras presentaciones a los documentos? Como todos los libros empiezan con una tabla de contenidos, nuestra presentación también. Pero es que una presentación no es un documento y por tanto no debería reproducir fielmente la estructura y contenidos del mismo. Una presentación es un acto vivo. Empezando así estamos dilapidando su energía.

La audiencia necesita saber cuál es la organización general de la presentación para ubicarse, desde luego. En algún momento de la introducción debes proporcionarle ese mapa, esa hoja de ruta, pero, por favor, ¡no con una tabla de contenidos!

En el caso peor, algunos ponentes dan la charla dos veces: la primera, explicando con todo lujo de detalles lo que van a contar cuando repasan punto por punto la tabla de contenidos; la segunda, repitiendo a lo largo de la charla lo que ya habían anunciado.

EMPIEZA TU PRESENTACIÓN CON UN TRÁILER

En lugar de mostrar la vieja y aburrida tabla de contenidos de siempre, empieza con un tráiler: despierta el interés de la audiencia, capta su atención, engánchalos con un aperitivo de lo que será el banquete. Usa una historia, una pregunta cautivadora, un hecho o dato sorprendente, …

Después, cuando ya los tengas en el bolsillo, muéstrales el menú. Pero sólo entonces, no antes.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Es siempre tu segunda diapositiva una con el índice de la charla? ¿Qué opinas de las presentaciones que empiezan así?

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Recientemente ha llegado a mi mesa el libro The Message of You: Turn Your Life Story into a Money-Making Speaking Career, de la humorista y conferenciante Judy Carter. No tengo constancia de que exista traducción en español. No obstante, y como contiene claves muy útiles para todos los que nos dedicamos a hablar en público, voy a señalar algunas de ellas en esta entrada. Estoy seguro de que serán de ayuda para todos los que hayáis pensado alguna vez en crear una charla motivacional a partir de una vivencia vuestra. ¡Vamos allá!

ENAMORA A TU AUDIENCIA EN LOS PRIMEROS TREINTA SEGUNDOS

Carter recomienda hacerlo en los primeros diecisiete, pero, sinceramente, creo que el número exacto no es lo relevante. Es fundamental, sin embargo, recordar que tu audiencia empezará a juzgarte en su fuero interno en el mismo segundo en que pones pie en el escenario. Tomarán como referencia elementos que quizá tú consideres intrascendentes, como tu pelo, tu vestimenta, tu sexo o tu edad. Pero el hecho es que te evaluarán para decidir rápidamente si convendrá seguir escuchándote o si, por el contrario, les resultará más útil ponerse a responder correos electrónicos.

¿Qué puedes hacer para enamorarlos? Hay muchas opciones. Aparte de presentar un aspecto adecuado (recuerda que también comunicas con tu vestimenta), puedes comenzar tu presentación con cualquiera de las aperturas que recomendamos en nuestros libros y cursos, a saber: una pregunta cautivadora, una anécdota e, incluso, un toque de humor a costa de ti mismo; identifica un rasgo personal que pueda resultar curioso o llamativo para tu audiencia, y ríete de él nada más empezar. Pocas cosas son tan eficaces como esta clase de humor para conectar con la audiencia desde el primer minuto.

ELABORA UNA LISTA DE TUS LOGROS

Este será el primer paso para desarrollar el contenido de tu presentación motivacional. ¿Qué has logrado a lo largo de tu vida? No descartes nada. Remóntate a tu infancia, a tu adolescencia, a tu primer empleo, da igual. Aunque puedan ser hechos que te parezcan irrelevantes, quizá no lo sean para tu audiencia. Por ahora, sólo haz una lista.

DESCRIBE LOS PUNTOS DE PARTIDA

Junto a cada uno de tus logros, anota cuál fue la situación de partida que te llevó a actuar. No escatimes en detalles. ¿Por qué decidiste cambiar? ¿Por qué diste el primer paso en la nueva dirección? ¿Tenías un problema de salud? ¿Sufrías una inseguridad que te paralizaba? ¿Vivías en casa de tus padres sin oficio ni beneficio?

EXPLICA CÓMO PASASTE DE LA INSATISFACCIÓN AL LOGRO

Describe ese viaje personal que te llevó desde una situación negativa que querías abandonar, a triunfar sobre las circunstancias y alcanzar lo que te habías propuesto.

EXPLICA TRES COSAS QUE HICISTE (Y QUE MUCHOS NO HABRÍAN HECHO)

Si sigues este blog, ya sabrás que los números mágicos son el tres y el cuatro. Al hablar en público, menos es más. Más vale contar bien pocas cosas que contar muchas deprisa y corriendo. Elige tres cosas que te ayudaron decisivamente a alcanzar tu objetivo. Procura que sean cosas extraordinarias, fuera de lo normal; el tipo de cosas que no todo el mundo se atrevería a hacer.

ETIQUÉTALAS

Pon un nombre a cada una de esas cosas. Quizá, refiérete a ellas como pasos en un proceso de tres etapas. Plantéalas como si se tratase de una fórmula, de una secuencia que también podría funcionar para otras personas. A los oyentes les encantan las «fórmulas mágicas». Son la clase de cosas que todo el mundo anota y difunde en redes sociales. Nos gustan las «palabras mágicas». Tómate tu tiempo y encuentra la mejor forma de sintetizar en una o dos palabras lo que hiciste. Después, utilízalas para confeccionar mensajes memorables que tu público quiera recordar y compartir.

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¿Alguna vez has presentado una vivencia personal para motivar a tu audiencia?

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A fuerza de ayudar a profesionales de todos los sectores a mejorar la forma en que comunican sus ideas, he ido detectando ciertos puntos débiles comunes a la manera en que todos suelen presentar. Me refiero a esa clase de hábitos que, siguiendo un buen método y con perseverancia, los participantes de nuestros cursos de comunicación consiguen mejorar.

Cada vez que trabajo con un grupo de profesionales observo la misma transformación. Es parecida a la que se ve en esos anuncios de dietas milagrosas o programas de ejercicio que, en tantas revistas, muestran las fotos del «antes» y del «después» de los cuerpos de supuestos clientes satisfechos. A primera hora de la mañana, nada más empezar el curso, las presentaciones son planas y monótonas, tanto en su exposición como en su contenido. No enganchan. Cada uno de los presentadores da paso por turno al siguiente compañero sin haber resultado más memorable que los precedentes o los siguientes.

Al cabo de una jornada de trabajo con el método de El Arte de Presentar se opera una transformación tan total y sorprendente que, reducida a su mínima expresión, yo explicaría de la siguiente manera.

1. Cambio de actitud

Para mí, esta es la enseñanza clave del método. Los participantes se dan cuenta de que «deben cambiar el chip», como decimos en España. Deben de dejar de considerarse meros «explicadores» de documentos y verse como comunicadores. «Catalizadores del cambio en sus audiencias», como nos gusta decir. Para muchos profesionales, presentar consiste en pasar diapositivas y explicar «por encima» a qué se refiere el texto, el gráfico o la tabla que se proyecta en la pantalla. De ahí que en El Arte de Presentar sostengamos que «todo presentador que pueda ser sustituido por un PowerPoint merece serlo». El profesional «florece» cuando eleva la percepción de sí mismo como comunicador y se atreve a otorgar a las diapositivas de PowerPoint el carácter secundario y accesorio que realmente tienen.

2. Comienzo y final

Raramente veo una presentación cuyos comienzo y final no sean improvisados. De ahí que, por lo general, todas las presentaciones comiencen flojas y terminen más flojas aún. La solución no puede ser más sencilla: preparar un comienzo y un final. Y ensayarlos, claro. Con eso basta. Pocas veces algo tan sencillo produce mejoras tan evidentes. Para explicarlo, suelo compararlo con los regalos que hacemos a quienes queremos. Si es el cumpleaños de mi madre y le he comprado su perfume favorito, no sacaré el frasco del bolsillo de mi chaqueta, lo plantaré sobre la mesa delante de ella y le diré «Ahí tienes, mamá, el perfume que te gusta», ¿verdad? Para reforzar la sorpresa, lo envolveré con papel de regalo bonito o lo guardaré en una caja de cartón elegante. En ocasiones, dentro de la caja incluiré también una tarjetita con un mensaje cariñoso. Arroparé el frasco de perfume, por así decirlo, con una sorpresa inicial y con un detallito final que lo realzarán. Hagamos lo mismo con nuestras presentaciones. Insertemos nuestros mensajes dentro de la estructura más básica que existe: inicio, desarrollo, final.

3. Hablar de cara a la audiencia

La mirada del público nos incomoda porque nos hace sentir expuestos. Mirar nuestras notas, girar nuestro cuerpo hacia la pantalla o enfrascarnos en nuestra computadora nos permite abstraernos y sentirnos como si los demás no estuviesen ahí. ¿A qué precio, no obstante? Lo primero que perdemos al actuar así es el preciado contacto visual con nuestra audiencia. Un contacto visual que, bien mantenido, nos dará esa imagen de confianza y naturalidad que admiramos en otros. Debes establecer y mantener el contacto visual con tu audiencia. La buena noticia es que PowerPoint te lo pone muy fácil. Aprende a usar la vista del moderador. Olvídate de girar tu cuerpo hacia la pantalla y atrévete a mirar a tus espectadores a la cara.

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¿Usas habitualmente la vista del moderador en PowerPoint? ¿Qué te parece?

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La semana pasada fui invitado a participar en el congreso Innova Bilbao, un congreso sobre creatividad empresarial que ya va por su sexta edición. La charla que impartí se tituló «Comunicar para que te recuerden: las 3 claves de una presentación memorable» y pronto podrás verla en la página donde se alojarán vídeos del congreso.

Hoy quiero compartir contigo algunas de las lecciones que extraje de mi participación. Si sigues nuestro blog con regularidad, verás que son ideas sobre las que escribimos habitualmente. Con todo, me parecen tan importantes que no está de más insistir en ellas.

PREPARA MATERIAL PARA MENOS TIEMPO DEL QUE TE HAN ASIGNADO

Por mucho empeño que pongan los organizadores, lo habitual es que en actos donde intervienen muchos ponentes se produzcan retrasos. Yo siempre asumo que así será y cuento con ello. Por eso, siempre preparo material que pueda exponer en menos tiempo del que se me ha asignado. ¿Cuánto, exactamente? Lo que puedas abarcar tranquilamente en el 80% del tiempo que te corresponde. Eso fue lo que hice en esta ocasión, y no me equivoqué. Terminé mi presentación al cabo de 25 minutos y puse el tiempo sobrante a disposición de los organizadores. Mi experiencia me ha enseñado que nadie se enoja nunca porque termines antes. Muchos, incluso, te lo agradecerán.

PREPARA CONTENIDO VARIADO PARA RESULTAR AMENO

Como explico en nuestros cursos de creación de contenidos para presentaciones, «la variedad es la madre de la amenidad». Lo mejor para no aburrir es exponer material variado. Aun en formatos cortos, como una conferencia de treinta minutos, se puede (y se debe, a mi juicio) evitar la monotonía de contenidos con la mayor variedad posible. No me imagino cómo puede llegar a resultar aburrida una presentación trufada de anécdotas personales, juegos con el público, historias, bromas, chistes, e ideas poderosas.

PREPARA FRASES Y LEMAS PARA DIFUSIÓN EN RRSS

Esta es otra de las señas distintivas de El Arte de Presentar. A lo largo de los años hemos creado decenas de «pildoritas de sabiduría comunicativa» por las que nuestras audiencias sienten predilección. Breves y llenas de significado, resultan ideales para recordar y difundir los principios que explicamos. «Para hablar bien en público hace falta pensar bien en privado». «No hay buena idea que aguante una mala presentación». «Cierra PowerPoint y abre tu mente». La audiencia de Innova Bilbao no se cansó de difundir estos y otros mensajes por las redes sociales más populares, lo cual multiplicó el alcance de la presentación y, por tanto, de estas ideas.

HAZ QUE EL PÚBLICO PARTICIPE

Durante nuestros cursos insisto en que una de las peores cosas que le pueden ocurrir a un comunicador es tener un público pasivo. Yo, por lo menos, así lo siento, y por eso me esfuerzo en plantear mis conferencias como un acto participativo. No quiero que el público se acomode en una actitud de oyente pasivo. Quiero que se implique. Que todos hagan cosas. Responder preguntas. Jugar con el compañero. Reír con una broma. Apuntar un lema poderoso. Sorprenderse con una idea inesperada. De ese modo no sólo consigo que el público lo pase bien (recordemos que a todos nos gusta aprender divirtiéndonos), sino que consigo establecer ese feedback loop, ese bucle de retroalimentación que me indica que lo estoy haciendo bien, que los mensajes están llegando. En definitiva, que el público me está acompañando en el viaje al que le estoy proponiendo.

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¿Qué trucos empleas para garantizar que tus conferencias sean memorables?

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¿Cómo se ensaya una presentación? Esa es una de las preguntas más frecuentes que nos plantean quienes asisten a nuestros cursos (la otra es, por supuesto, ¿qué puedo hacer para quitarme estos nervios?). Hoy, continúo con la serie de artículos que estoy dedicando a explicarte, paso a paso, como he documentado, estructurado, y potenciado, la charla que acabo de pronunciar en TEDxMalagueta hace pocos días. ¿Quieres saber cómo se ensaya una charla de dieciocho minutos que no deje indiferente a una audiencia de novecientas personas? ¡Vamos allá!

De la palabra escrita a la palabra hablada: cómo oralizar tu guión

A partir del esquema que diseñé, redacté un guión que sometí a la crítica de los organizadores del acto. Una vez que aprobaron su extensión y su contenido, reservé en mi agenda de los próximos meses sesiones diarias de práctica de una hora. Me bastó leer el guión en voz alta unas cuantas veces para notar que algo no marchaba bien. Lo que decía no sonaba natural. Sonaba a recitado. Me explico. El texto, por supuesto, estaba bien redactado y no tenía una sintaxis complicada, pero carecía de todas esas señas características del discurso oral espontáneo. Resolver este problema me llevó meses de continuas correcciones. Unas veces eliminaba una palabra; otras, una frase entera; otras, aún, cambiaba la puntuación o el orden de las palabras de una oración. Cada vez que intentaba recitar el texto de memoria y me daba cuenta de que lo estaba recitando de otra manera, tomaba nota de esta modificación inesperada que mi cabeza y mis sentidos de hispanohablante nativo me estaban sugiriendo. A fuerza de anotar todos estos cambios inconscientes a lo largo de decenas de ensayos, el guión fue transformándose notablemente. Guardé cada nueva redacción como un archivo distinto en mi computadora, y eso me permitió contrastar versiones cuando fue necesario.

Ensayo diario por bloques

Sí, antes leíste bien: ensayé mi charla de dieciocho minutos una hora al día, cada día, durante casi cinco meses. ¿Exagerado? Quizá, no lo sé, pero he aprendido muchísimo, te lo aseguro. Mi guión estaba estructurado en tres bloques. Empecé a memorizarlos uno a uno. No pasaba al siguiente hasta no haber aprendido el anterior. En todos los ensayos usé un cronómetro. Gracias a él descubrí muy pronto que, sin haberlo pretendido, cada uno de los bloques venía a durar cinco minutos. ¡Qué lujo! ¡Tenía tres minutos extra para hablar despacio y marcar pausas de énfasis si quería! Podía hacer mi presentación sin ninguna prisa, puesto que me sobraba tiempo.

Ensayo frente a la cámara de vídeo

Grabé algunos de estos ensayos con una cámara de vídeo montada en un trípode. A lo largo de los meses fui enviando estas grabaciones a los organizadores, que se tomaron el tiempo de estudiarlas y criticarlas con buen criterio. Nunca podremos insistir lo suficiente sobre ello: el mejor coach que puedes encontrar para tus presentaciones es una cámara de vídeo. Escuchar tu voz, ver cómo gesticulas, y notar cómo te mueves mientras hablas supone un sano «golpe de realidad» que te hará mejorar como comunicador. No lo dudes. Úsala.

Ensayo de gestos y movimientos

Cuando hube memorizado mi texto (sí, igual que un actor; quería que mi discurso fuese director y certero, sin divagaciones ni redundancia), dediqué bastantes ensayos a tomar conciencia del movimiento de mis brazos, de los gestos de mis manos, y de mis desplazamientos. Conocía que en las charlas TED se espera que los ponentes no se muevan mucho, principalmente para facilitar el trabajo de los cámaras que graban la presentación, así que lo practiqué. No obstante, utilicé mis cortos desplazamientos para apoyar la narración con la que comenzaba mi guión. Contaba una historia de dos niños que vivieron en dos países muy distintos. Me desplazaba hacia la izquierda siempre que relataba la vida de uno de los niños, y hacia la derecha siempre que me refería al otro; usaba el centro de mi espacio escénico natural para pronunciar el resto de mi charla.

Ensayos «a ciegas»

Una vez se me ocurrió ensayar con los ojos cerrados para imaginarme más fácilmente frente a una audiencia de mil personas. ¡Qué buena idea! Noté que, sin habérmelo propuesto, esto reducía también mis desplazamientos. Era como si mi cuerpo, al quedar ciego, no se atreviera a moverse por miedo a caer o a tropezar. Al mismo tiempo, me percaté de que mi mirada subía y bajaba por los pisos de aquel teatro imaginario, como estableciendo contacto visual con cada sector de la audiencia. Ensayé muchas veces de esta manera y te puedo decir que me fue de gran ayuda. Te lo recomiendo sin reservas.

Descansos y periodos de asimilación

A medida que se fue acercando la fecha de mi intervención, noté que ensayaba menos. De hecho, hubo semanas en que sólo ensayé un par de días. Sin embargo, lejos de perjudicarme, noté que estos descansos me estaban beneficiando. Por fin, mi mente estaba apropiándose de mi discurso, igual que mucho antes se había apropiado de mi nombre y de mis apellidos, de mi número de teléfono, de las señas de mi domicilio o de mi canción favorita. El proceso era el mismo. Sin necesidad de ensayar en voz alta o ante la cámara, estaba «internalizando» todo lo que quería contar. Cada vez que volvía a ensayar, notaba que por fin mi discurso sonaba real, espontáneo y natural. ¡Lo había logrado!

Me hicieron falta meses de ensayo para llegar a hablar en público como si no hubiese ensayado nunca. Imagina a tu cómico favorito. ¿Te has parado a pensar que ese monólogo que te hace estallar en carcajadas lo ha repetido centenares de veces ante públicos distintos? ¿Cómo es posible que suene fresco y natural cada vez, como si fuese la primera vez que lo interpreta? Ya conoces la respuesta.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo ensayas tus presentaciones? ¿Tienes algún truco o consejo que quieras compartir?

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