Si te has decidido a crear unas diapositivas de PowerPoint para ayudarte a comunicar mejor en tu próxima presentación, te planteo un reto: asume que a tus diapositivas les sobran algunos kilos. Me refiero a kilos de información, claro. Aunque la presentación te parezca satisfactoria, ponla a régimen. Sométela a una estricta dieta de diseño claro y conciso que reduzca el número de diapositivas, que adelgace su contenido, y que las estilice.

Y sabes que usar diapositivas para presentar no es en absoluto imprescindible. Como repetimos en nuestros cursos: «Powerpoint es un apoyo para tu audiencia, no una muleta para ti». Es evidente que hay ideas que se transmiten mucho mejor con un buen diagrama, unas buenas fotografías, o un vídeo bien escogido. La mayoría de los profesionales con los que trabajamos, sin embargo, convierten las diapositivas de PowerPoint en el centro de su presentación. Tanto es así, que gran parte de nuestro trabajo consiste en desmontar esa creencia y en hacer que recuperen la confianza en sus propias capacidades como comunicadores, fundamentalmente, en el poder de la palabra y del cuerpo.

¿Cuál es el problema de la mayoría de presentaciones de PowerPoint que se ven en salas de reuniones? Que resultan demasiado densas y no facilitan la transmisión de información ni la toma de decisiones. Suelen ser presentaciones de diapositivas llenas de párrafos, de diagramas desgarbados confeccionados a mano, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carecen del aspecto que les ayudaría a cumplir con su función.

En El Arte de Presentar utilizamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender una diapositiva. Como bien puedes suponer, suele ser necesario esforzarse para comprender las que se ven habitualmente. Desde el punto de vista cognitivo, fluyen poco o muy poco, y eso no te conviene. De hecho, te perjudica. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas que comunican bien aplican principios de diseño que aumentan su fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión.

Como sé que a todos nos gustan las listas de consejos prácticos y fáciles, hace unas semanas publiqué un Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. Hoy retomo la misma idea y te ofrezco este Curso exprés en siete Superlecciones para crear diapositivas de Powerpoint. ¡Empezamos!

Primera Superlección: Reduce el número de diapositivas
Recuerda cómo comencé este artículo: tienes que poner tu presentación a dieta. Seguro que has preparado más diapositivas de las necesarias. Si dispones de media hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás presentar cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia te interrumpirá con preguntas en cualquier momento o esperará que dirijas un coloquio al final. No se espera que monopolices la reunión. Acéptalo. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella.

Segunda Superlección: Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, la dieta de adelgazamiento de tus diapositivas consistirá en retirar elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, probablemente tengas razón. ¡Ponla a dieta y quítale unos kilitos!

Tercera Superlección: Reduce al máximo los textos
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas ni que se las hagas leer en silencio. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. Acostúmbrate a proyectar palabras clave y mensajes cortos. Y si es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o cuando hayas terminado. De este modo tus diapositivas comunicarán mejor y no crearán rechazo. Y tu audiencia centrará la atención en ti, que es donde debe estar.

Cuarta Superlección: Usa pocos bullet points (viñetas)
En las presentaciones de negocios se suele abusar de las listas de viñetas. Si eres lector regular de este blog, ya sabes cómo comunicar de manera más original y visual y cómo decir adiós a las listas interminables. No obstante, si decides incluir bullet points, limítalos a tres o cuatro por diapositiva y sepáralos con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información (lo que se conoce como chunking en inglés). Así facilitarás a la audiencia el esfuerzo de asimilar lo que dices. Por supuesto, evita las subviñetas y las ideas de segundo nivel; y si sientes que no es posible, quizá sea mejor que las lleves a una diapositiva nueva.

Quinta Superlección: Reduce al máximo las cifras
Distínguete del resto y no proyectes tablas llenas de celdas y números que a duras penas pueden distinguirse. A menudo, donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel serán sobre el papel o en la pantalla del ordenador de cada participante en la reunión. Prueba a enviar toda esa información en formato .pdf o .xls y reserva sólo lo esencial para tus diapositivas. Si tu presentación da paso a un coloquio, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes encajarla en una diapositiva de PowerPoint.

Sexta Superlección: Destaca la información importante
No todo lo que aparece en tu diapositiva es igual de importante. Como regla general, identifica la idea o el dato principal de la diapositiva y destácalo aplicando algún principio de diseño gráfico (un color que resalte o un tamaño mayor, por ejemplo). Además, para que tus diapositivas comuniquen bien, debes procurar siempre un buen contraste entre el fondo y los textos y elementos gráficos.

Séptima Superlección: Alinea los elementos
Una diapositiva en que los elementos parezcan dispuestos de cualquier manera resultará desordenada y poco atractiva. Cada elemento de la diapositiva debe estar alineado, como poco, con otro elemento. Para aumentar el atractivo de tus diapositivas, acostúmbrate a utilizar rejillas con las que alinear sus elementos. Las rejillas te permitirán saber siempre qué espacio ocupa cada elemento y dónde se sitúa en relación con los demás. Te aseguro que este es uno de esos secretos que harán que tus diapositivas de PowerPoint parezcan diseñadas por un profesional. Pruébalo y verás.

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¿Cuál es tu truco de diseño favorito para que tus diapositivas se vean claras y elegantes?

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En El Arte de Presentar empleamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender algo. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas atractivas aplican principios de diseño que aumentan la fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión. Esta característica, de paso, aumenta la probabilidad de que nuestra audiencia esté de acuerdo con nuestras ideas. Las diapositivas con fluencia cognitiva baja, por el contrario, tienden a provocar rechazo y menos acuerdo.

Hoy te ofrezco cinco consejos de diseño gráfico que harán más atractivas tus diapositivas y su fluencia cognitiva:

1Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. (Y pido perdón a mis amigos practicantes de zen por trivializar el término como lo hacen habitualmente tantos publicitarios. Hoy en día las cosas no son simples ni sencillas; son zen, ¡qué le vamos a hacer!). Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, retira elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, muy probablemente tienes razón. Aligérala. Menos es más.

2Agrupa la información
El cerebro tiende a agrupar los elementos que se encuentran próximos entre sí. Mejora la fluencia cognitiva de tus diapositivas aplicando el principio del chunking o códigos de color para agrupar elementos relacionados.

3Asegura el contraste entre el fondo y los elementos
Para que tus diapositivas se lean «como la seda», usa siempre colores de fondo y de texto que contrasten. Un contraste alto facilita la lectura y resalta lo importante.

4Identifica lo importante y destácalo
Te lo seguro: no todo lo que aparece en tu diapositiva es igualmente importante. Reflexiona e identifica los elementos que deben destacarse. Cuando nada destaca, todo compite por la atención de la audiencia con la misma intensidad. El mensaje principal de la diapositiva es más importante que el logo de tu compañía, que la fuente de la que provienen tus datos, o que el gráfico de barras tridimensionales con que lo ilustras. Recuerda el punto anterior y resalta lo importante para que contraste con lo accesorio.

5Alinea los elementos de la diapositiva
Cada elemento de la diapositiva debería estar alineado, como poco, con otro elemento. Una diapositiva en que los objetos parezcan volcados de cualquier manera sobre el lienzo, sin alineamiento ni disposición perceptible, parecerá desordenada y poco atractiva. Un consejo de los buenos: si quieres aumentar el atractivo de tus diapositivas, empieza a alinear todos sus elementos. Acostúmbrate a utilizar rejillas para organizar el contenido de tus diapositivas. Crea maquetas (PowerPoint los llama «diseños») para los tipos de diapositivas que usas más a menudo y trabaja a partir de ellas. Sabrás siempre dónde va cada elemento y no tendrás más que encajarlo en su sitio. Ganarás velocidad, darás una agradable uniformidad a tus diapositivas, y los objetos no darán saltitos cuando te desplaces por la presentación.

Para ampliar estas recomendaciones, te sugiero que acudas a su fuente: el magnífico libro de Bruce Gabrielle titulado Speaking PowerPoint, al que ya me he referido en anteriores entradas de este blog.

[Aprende todos los trucos de diseño gráfico que necesitas conocer para enganchar a tu audiencia con diapositivas atractivas en nuestro curso de Superpoderes del PowerPoint.]

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¿Cuál es tu truco favorito de diseño para dar a tus diapositivas un aspecto atractivo?

[Créditos:  Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Shutterstock]

 

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No somos tan racionales como creemos. Al menos, eso es lo que nos enseñan libros de autores actuales justamente célebres como Daniel Kahneman, Jonathan Haidt o Dan Ariely, que han explorado el proceso de toma de decisiones de los seres humanos y nuestros sesgos cognitivos. ¿Qué significa esto para quien comunica ideas con el fin de persuadir? Fundamentalmente, que no debemos apelar con nuestros mensajes sólo a nuestro «cerebro racional». La lógica y la razón importan, claro que sí, pero cuando nos decidimos a actuar abrazando una causa o una idea intervienen otros elementos de juicio. Como comunicadores, debemos tenerlo siempre en cuenta para presentar a nuestras audiencias un «plato equilibrado», si se me permite la metáfora, de argumentos y estímulos. La Matriz de la Persuasión que explicamos en nuestro curso PRO de Creación de Contenidos lo ilustra de forma muy gráfica y simpática.

Otra forma de referirse a lo mismo es decir que para persuadir a una audiencia no bastan los argumentos lógicos sino, como señalaba Aristóteles, un sabio equilibrio entre logos, pathos y ethos. «¿Y eso cómo se logra?», te preguntarás. Veámoslo.

¿Qué puedes hacer para ayudar a que tu audiencia acepte tus ideas?
Cuida el aspecto de tu forma de comunicar en todos los detalles. La estética importa. Lo bonito gusta más que lo feo. De hecho, lo feo y ordinario pueden llegar a causar rechazo. Cuida tu aspecto y tus maneras. Y si vas a apoyar tus palabras con una presentación de diapositivas, ten en cuenta el principio de fluencia cognitiva para generar una mayor disposición al acuerdo.

Apoya tus palabras con imágenes. Las fotografías son capaces de conmovernos de una forma que las meras palabras no pueden. Creo que poco más cabe decir. ¡Ah, sí! Utiliza siempre fotografías de buena calidad, por favor.

Elige cuidadosamente las palabras que empleas. El lenguaje nunca es neutro. Siempre hay alguna forma distinta, a veces mejor, de comunicar lo que piensas. Las palabras son capaces de excitar las pasiones más sublimes o de agitar los instintos más bajos. Muy bien lo saben los cantantes, los poetas y, por supuesto, los políticos. Elige con cuidado tus palabras. Además de estos cuatro libros para aprender a expresarte mejor en español, te recomiendo que te acostumbres a escribir en positivo, es decir, a redactar tus ideas evitando todo lo que pueda activar significados negativos en la mente de tu destinatario.

Presenta argumentos que estimulen emociones. Adorna tus presentaciones con citas de sabios o grandes personas, anécdotas, cuentos y metáforas. No diré que son superiores a los argumentos puramente racionales. Simplemente, son distintos y afectan al público de otra manera. Recuerda: la idea es ofrecer un plato equilibrado.

Ordena tus diapositivas correctamente. No empieces tu presentación con aquellas ideas que puedan provocar rechazo, duda o confusión. Evita también comenzar con mensajes o anuncios negativos. Procura inducir una actitud positiva desde el primer momento y ordena tus diapositivas como corresponda.

[Aprende a crear contenidos que inspiren y convenzan a tu audiencia en nuestro Curso PRO de presentaciones.]

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¿Qué haces en tus presentaciones para resultar más persuasivo?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Freepik]

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