Uno de los elementos más relevantes a tener en cuenta a la hora de preparar una presentación es tu audiencia, pero ¿es el único interlocutor que tienes que tener en cuenta?

Enfrentarte a una presentación es, en cierta medida, como enfrentarte a un proyecto: podemos decir que una presentación es un proyecto que implica un esfuerzo temporal que se lleva a cabo con el objetivo de transmitir tu mensaje para que la audiencia actúe. Sobre esa premisa, antes de enfrentarte a su preparación, tienes que tener claro no sólo tu público objetivo (audiencia) sino cualquier otra persona/grupo que pueda verse involucrado a lo largo de todos los pasos que vas a realizar hasta ponerte delante de tu audiencia. Es lo que lo que en gestión de proyectos se denomina STAKEHOLDERS.

Un stakeholder es cualquier persona, grupo u organización que pueda tener/causar un impacto, ya sea positivo o negativo, en las acciones o actividades de tu proyecto, o sea, tu presentación.

En base a esta definición, ¿tendrás en cuenta sólo a tu audiencia? La audiencia es uno de los principales stakeholders, ya que es hacia ella hacia quien irá dirigido tu mensaje. Pero es probable que existan otros stakeholders que tendrás que gestionar para alcanzar tu objetivo: si tu presentación es corporativa, tienes que establecer con tus responsables qué expectativas tienen sobre dicha presentación; los organizadores del evento también tendrán sus expectativas a cubrir, etc…

Por todo eso, deberías incluir una mínima gestión de stakeholders en todo el proceso. Nada excesivamente complicado, pero que incluya:

• Identifica los stakeholders. Pon nombre/cara/puesto/función a todas aquellas personas que se puedan ver involucradas, en mayor o menor medida, en tu presentación.
• Categorízalos y priorízalos. No todos los stakeholders afectarán de la misma manera a tu presentación. Deberás categorizarlos en función de su influencia/poder (lo que te pueden afectar en todo el proceso) y el nivel de interés/interacción que pueda despertar tu presentación en ellos.
• Identifica y gestiona sus expectativas. Establece una serie de acciones para gestionar dichos stakeholders. Los distintos stakeholders tendrán distintos intereses, así que deberás fijar acciones adaptadas a cada uno de los más relevantes… siempre con el objetivo de tu presentación en la cabeza.
• Verifica si hay variaciones. Las cosas cambian, con lo que deberías estar vigilante revisando si, a lo largo de todo el proceso, hay algún cambio en los stakeholders y sus intereses y adaptarte en caso de que sea necesario.

Esto, que parece algo laborioso, realmente es un sencillo ejercicio que te ayudará a controlar mejor, o por lo menos tener minimizado, el impacto de las expectativas de los interesados en tu presentación.

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Y tú, ¿dedicas tiempo a identificar todos los que se puedan ver afectados por tu presentación? ¿Fijas un plan de acción?

[Créditos: Business plan de Shutterstock.]

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Da igual el tipo de informe que tengas que elaborar en tu proyecto, al final es otra forma de comunicar y tienes que prestarle atención. ¿Tienes claro qué representa un informe en un proyecto? En un proyecto MEDIMOS para obtener DATOS que posteriormente se analizan y evalúan para entender su significado, obteniendo INFORMACIÓN. Esa información se organiza en INFORMES que se distribuyen entre los interesados y servirá de base para la toma de decisiones.

Pero, ¿cuántos tipos de informes puedes encontrar en tu proyecto? Estos son los tres tipos de informes más relevantes:

• Informes de Situación. Estos informes siguen una secuencia temporal: de dónde viene, dónde está y a dónde va tu proyecto. A su vez se subdividen en tres subcategorías o apartados:
  • Informes de Avance. Describen qué se ha logrado: cuánto llevas realizado/entregado, qué coste has consumido,… Normalmente se apoyan en histogramas que permiten mostrar de forma muy visual la tendencia del proyecto.
  • Informes de Estado. Describen en dónde está el proyecto, a fecha del informe, desde las principales variables: Alcance, Tiempo, Coste,…
  • Informes de Previsión. Predicciones futuras del estado y avance del proyecto.
• Informes de Riesgos. El informe de riesgos permite informar sobre aquellos eventos que pueden tener un impacto en el proyecto, ya sea positivo o negativo. Incluye un resumen del perfil de riesgo del proyecto y, al menos, los detalles de los riesgos que tienen un mayor potencial de causar impacto en el proyecto.
• Informes de Recursos. El informe de recursos muestra el desglose de las tareas asignadas al equipo del proyecto y cuándo deben realizarse.

Con independencia del tipo de informe al que te enfrentes, puedes seguir los siguientes pasos para su elaboración:

1. Establece un guión. Antes de empezar, piensa qué quieres contar, qué apartados vas a tratar. Es muy útil el uso de plantillas que te proporcionan una referencia del guión a seguir.
2. Fija un contexto, un ámbito temporal. Normalmente, todo informe de seguimiento abarca un periodo temporal. Ese período es relevante para fijar el punto de referencia sobre el cual vas a buscar la información necesaria.
3. Establece la audiencia objetivo. El nivel de detalle y lenguaje a utilizar deberá ajustarse al tipo de receptor, aunque a veces es difícil saber quién acabará recibiendo el documento. Cuanto más heterogéneos sean, más dificultad a la hora de transmitir de forma clara, así que intenta evitar acrónimos (o en último término tienes que aclararlos) y evitar utilizar un lenguaje excesivamente técnico.
4. Busca el contenido/documentos/información para desarrollar el guión establecido. Una vez que sabes el qué, el cuándo y a quién, ya puedes recopilar los datos necesarios para extraer la información que vas a presentar en el informe.
5. Desarrolla el contenido. Los datos no los puedes presentar en bruto. Este es un punto muy destacado ya que muchos informes presentan mareas de datos que apabullan al receptor y pueden hacer perder el foco. Además, cuanta más información, mayor riesgo de que algún dato se presente de forma errónea y pueda dar al traste con todo el informe, poniendo en duda sus resultados. Los datos tienen que tener sentido, ser exactos y deben ser explicados, brevemente.
6. Elabora un resumen ejecutivo. Ya tienes todos los datos y la información elaborada. Ahora tienes que ser capaz de extraer los puntos clave, aquellos sobre los que quieres llamar la atención. Aunque sea uno de los últimos apartados en elaborarse, si quieres causar un fuerte impacto, mueve el resumen al inicio del informe. Comienza el informe causando un impacto positivo, destacando la información más relevante de todo lo que se explicará a continuación. A medida que avanzan las páginas, la atención va decayendo con lo que, si dejas el mensaje al final, lo más probable es que no cale en el receptor (o directamente vayan a la hoja de conclusiones).
7. Si ves que la cantidad de datos que estás utilizando para elaborar el informe es muy densa, déjalos para una anexo. Que el desarrollo del informe contenga los datos más relevantes y claros, haciendo referencia al anexo para ampliar información.

Como puedes ver, una cosa es cómo te enfrentas al informe en el proceso de preparación, y otra muy distinta es el orden de presentación. Desde la perspectiva de un proyecto, conviene empezar resaltando la información más relevante del informe. Por eso, aunque el resumen ejecutivo es de los últimos apartados a elaborar en un informe, debe ser el primero en mostrarse. El objetivo es empezar con la visión general y luego ya bajar al detalle que soporta esa visión (visión TOP-DOWN), y no al revés (BOTTOM-UP), dejando las conclusiones para el final.

Para finalizar, un consejo a la hora de redactar un informe. No te van a valorar por el peso del informe, por la cantidad de datos, referencias, información que incorporares, sino por la calidad: más vale poco y bien arado que mucho y arañado.

 

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Y tú, ¿cómo preparas los informes? ¿Cómo son los informes que recibes? Comparte tus experiencias.

[Créditos: Report, diseñado por Wilson Joseph.]

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Me hizo gracia el símil que usa José Hermida en su libro Hablar sin palabras : Cómo dominar todas las situaciones a través de los gestos. Afirma Hermida que, como en el boxeo, el momento idóneo para asestar el golpe es cuando el otro está respirando. No le interrumpas cuando está hablando. Espera a que tome aire. Habla justo en ese momento. Cuando alguien toma aire, no puede evitar estar callado. Lo observarás en los programas de TV de esos reality shows tipo gallinero que todos hablan a la vez. El presentador hace callar a alguien para dar paso a la publicidad justo cuando toma aire: cuando el otro no puede hablar.

Vale. Ya tienes la palabra. Ya le has cortado de forma elegante y estás hablando tú. ¿Qué dices ahora?

Sé cortante como una espada de acero toledano

Si se trata del típico pesado que se va por peteneras y habla y habla sin llegar a formular una pregunta, invítale directamente a formularla: “Sí, ¿y la pregunta es?”. Así tal cual.

Si se pone a hablar de otro tema, le interrumpes cuando inspire: “Sí, ¿cuál es la conexión con el tema que estamos tratando?” y si al responder se ve que no guarda ninguna, tomas la palabra nuevamente cuando tome aire: “Si no le importa lo discutiremos en otro momento”, entonces le das la espalda y te vuelves a otro sector de la audiencia: “¿Quién quiere formular la siguiente pregunta?”.

Y así sucesivamente. En mis cursos trabajamos la gestión de la audiencia haciendo que uno hable y los demás pregunten exhibiendo todos estos comportamientos molestos, y otros tales como pasarse el rato mirando el móvil, y cosas así. Las prácticas son muy divertidas y preparan muy bien para las situaciones reales.

[Si quieres profundizar en las claves para gestionar a la audiencia durante tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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