Uno de los libros destacados en mi biblioteca sobre presentaciones es el bellamente editado Principios universales de diseño. Ofrece 100 consejos básicos sobre diseño, a menudo chocantes y en aparente contradicción con nuestras intuiciones sobre el diseño.

Muchos de ellos poseen aplicación directa en nuestras presentaciones, como el Principio de la posición en la serie, que reza así:

Los elementos presentados al principio y al final de una lista se recuerdan mejor que los del medio.

—Principios universales de diseño

Según este principio, recordamos mejor el inicio y el final de una secuencia. Del mismo modo, el principio y final de tu presentación resultan particularmente importantes. La aplicación de este principio implica que la premisa o idea fundamental de tu presentación debe quedar clara al principio y al final.

Jamás recomiendo que nadie memorice una charla. Sin embargo, es una gran idea llevar perfectamente formuladas, memorizadas y ensayadas la frase inicial con la que abres tu presentación y la frase final con la que la cierras. Tristemente, son las dos frases que nadie suele preparar, lo que provoca arranques pobres y finales decepcionantes.

La atención de la audiencia es máxima al principio y al final de la presentación

Por otro lado, se ha demostrado que la atención de la audiencia va disminuyendo a medida que avanza el tiempo de la presentación, hasta que aumenta nuevamente cuando ésta se aproxima a su fin. Al comienzo, todo el mundo está pendiente de ti. La forma como empieces resulta crucial para captar la atención y transmitir un mensaje positivo que anuncie que tu charla es diferente. No tienes una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión. Al final, cuando dices el típico “y ya para terminar”, entonces todas las cabezas se levantan de sus portátiles y dispositivos móviles para prestarte nuevamente atención. Eso sí, si dices que vas a terminar, ¡termina! No te alargues 10 minutos más. Deja claro nuevamente tu mensaje.

Se trata por tanto de un nuevo motivo por el que debes esforzarte al máximo por aclarar la idea fundamental de tu presentación: transmite la idea clave de tu trabajo, no sus detalles. Busca despertar el apetito de la audiencia por más, no saturarlos con montañas de datos. A la luz del principio de la posición en la serie, sincronízate con los máximos niveles de atención de la audiencia, cuando la probabilidad de que absorban tu mensaje es mayor.

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Siendo niño, cuando le preguntaba a mi padre por el significado de alguna palabra mientras hacía los deberes, él acostumbraba a responderme: «Mírala en el diccionario y así te quedarás también con la palabra anterior y la posterior y alguna otra que encuentres por el camino». No era vagancia por su parte, sino un interés sincero porque yo aprendiese. Qué duda cabe que el esfuerzo de mirar palabras en el diccionario ayudaba a que éstas quedaran fijadas en mi memoria.

Ya se ha mencionado en numerosas ocasiones que uno de los tres objetivos fundamentales de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. En el libro “Principios universales de diseño” se recomiendan algunas estrategias para fomentar el recuerdo, como el efecto von Restorff o la profundidad de procesamiento. Este último principio puede expresarse como:

«La información analizada profundamente se recuerda mejor que la analizada superficialmente.»

—Principios universales de diseño

Ayuda a la audiencia a procesar la información profundamente

¿De qué manera puedes aplicar el principio de profundidad de procesamiento en tus presentaciones? Por ejemplo, haciendo preguntas directamente a la audiencia o haciéndola participar en pequeños experimentos puedes reforzar drásticamente la retención de información. Evidentemente, este tipo de recurso por lo general sólo se puede utilizar ante audiencias reducidas y en determinados contextos. Ante audiencias grandes, siempre que resulte apropiado, pueden hacerse preguntas de levantar la mano. De esta manera se implica a la audiencia y la presentación se convierte más en un diálogo que en un monólogo. Estas preguntas sirven además como toque de atención a aquellas personas que tienen tendencia a dispersarse. No obstante, el mero hecho de formular preguntas y dejar una pequeña pausa antes de responderlas tú mismo da margen para que la audiencia reflexione sobre la cuestión. Eso sí, no confundas las preguntas abiertas con las interrogaciones retóricas. Éstas también se pueden utilizar durante la presentación, dejando bien claro que se trata de un recurso estilístico.

Recuerda, la audiencia no quiere esforzarse descifrando letra pequeña en la pantalla o interpretando gráficos complejos. Pero sí le gusta que la inciten a reflexionar, que le hagan participar, que la incluyan en un diálogo con el ponente. En tu próxima presentación, busca la forma de ayudarles a procesar la información que tú les das y recordarán mejor lo que tengas que decirles.

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