«Yo no necesito tomar notas, lo tengo todo en la cabeza».

Así me responden algunas personas en nuestro Curso de Ventas cuando les animo a tomar notas durante sus visitas comerciales. Los vendedores que no escuchan se pierden la oportunidad de establecer rapport, de destapar las necesidades del cliente y de comprender la situación del comprador. Si no escuchas, te será más difícil vender.

Una estrategia sencilla para mejorar tu capacidad de escucha consiste en anotar todo lo que dice el comprador:

• ¿Papel o electrónico? Sin dudarlo, yo me decanto siempre por el papel. Nada de tabletas ni, mucho menos, portátiles. Cuando escribes sobre el papel no queda duda sobre qué estás haciendo. Cuando tomas notas en dispositivos electrónicos pueden pensar que estás whatsappeando, respondiendo el email o distrayéndote. Por supuesto, escribir sobre el papel exige luego pasar las notas a limpio o cuando menos anotar electrónicamente tras la visita la información más relevante.
• De alguna manera, verte escribir le anima a elaborar sus pensamientos y a enfatizar su importancia. Cuando anotas, invitas al otro a expresar sus pensamientos.
• Además, después de haberte dado una respuesta y mientras tú la registras, se hace un silencio que le inducirá a seguir elaborando la respuesta.
• Tomar notas te ayuda a escuchar: resultará más difícil que se te escapen pensamientos importantes del comprador.
• Tomar notas le envía al comprador señales positivas: le indica que escuchas con atención y valoras lo que tiene que decirte.
• Tomar notas te confiere una cierta sensación de poder: da la impresión de que tienes el control. El cliente también puede percibirlo así. Por eso te recomiendo pedir permiso antes de empezar a anotar.
• Una alternativa muy potente a las notas consiste en utilizar los mapas mentales para representar gráficamente lo que te dice y ordenar mejor su material y facilitarte a ti la comprensión.
• Todo lo que escribas te ayudará más adelante a recordar y comprender mejor el problema del comprador. El papel te funcionará como una excelente memoria extendida.

El mismísimo D. Miguel de Unamuno lo ponía hace más de un siglo en boca de sus personajes en Niebla:

«Muy bien, voy a apuntarlo, no sea que se me olvide. No hay más arte mnemotécnica que llevar un libro de memorias en el bolsillo. Ya lo decía mi inolvidable don Leoncio: ¡no metáis en la cabeza lo que os quepa en el bolsillo!»

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¿De qué maneras tomas notas durante tus presentaciones de venta?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Shutterstock]

 

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¿Nunca te ha pasado que sales de una reunión igual o peor que cuando entraste en la sala? Es más, ¿piensas que si no hubieras asistido a la reunión habrías sido más productivo ya que no habrías perdido tu tiempo? Algunas de nuestras reuniones se convierten en el día de la marmota.

A lo largo del día pasamos mucho tiempo en salas de reuniones, donde escuchamos una y otra vez los mismos temas, los mismos problemas, debatimos de cuestiones que a menudo guardan poca o ninguna relación con la reunión y cuando salimos, ¿qué ocurre? ¿Hemos solucionado algo? ¿Alguna acción en marcha? Probablemente no porque estaremos pensando en la siguiente reunión del día.

A continuación te propongo cinco buenas prácticas para tener reuniones efectivas y evitar así la sensación de estar viviendo el día de la marmota:

1. Establece y comunica previamente una agenda con los temas a tratar, los cuales deben estar adecuadamente dimensionados para el tiempo de duración de la misma.
2. Convoca al público adecuado al que realmente le interese, le sea útil y pueda aportar durante la reunión.
3. Toma nota durante la reunión de los acuerdos y acciones derivadas de la misma sin olvidarte de asignar un responsable y una fecha límite para cada acción.
4. Nombra o actúa de moderador tratando de que se siga la agenda y no se desvíen los temas a lo largo de la misma.
5. Empieza la reunión puntual y concluye 10 minutos antes de la hora de finalización para revisar las notas tomadas, acciones, responsables, fechas y aprobación de las mismas por todos los asistentes.

Con estas buenas prácticas y un adecuado seguimiento de las tareas conseguirás reuniones útiles que comuniquen de forma eficiente y que no se conviertan en el día de la marmota.

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¿Tus reuniones son productivas o se parecen al día de la marmota?

[Créditos: Businessman running on clock, de Shuttersctock.]

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Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un astuto y controvertido filósofo, economista y sociólogo italiano de variopinta trayectoria profesional, cuyas mayores contribuciones a la economía tuvieron lugar en el campo del estudio de la distribución de la riqueza: Pareto observó que el 20% de la población italiana concentraba el 80% de la riqueza. Los porcentajes específicos, 90/10, 80/20 ó 70/30, no tienen mayor importancia: cuando se estudian sistemas grandes de distribución normal, es decir, aquellos que son utilizados de formas variadas por una gran cantidad de personas, emerge espontáneamente la regla de 80/20. Esta regla, también conocida como Principio de Pareto, se ha aplicado con éxito en numerosos disciplinas, incluyendo además de a la economía a la gestión, el diseño de interfaces de usuario, el control de calidad o la ingeniería, por citar unas pocas.

El imprescindible libro Principios Universales de Diseño recoge entre sus 100 principios uno bautizado precisamente con este nombre, la Regla 80/20:

“Un alto porcentaje de los efectos en cualquier sistema grande son causados por un porcentaje pequeño de las variables”

— Principios universales de diseño

El 80% del uso de un producto involucra el 20% de sus características

El uso que los millones de usuarios informáticos hacemos del software sigue igualmente una distribución de Pareto: en general, el 80% del tiempo que trabajamos con un programa informático, incluido PowerPoint, utilizamos un 20% de sus características. Yo me atrevería a añadir que existe un porcentaje importante de funciones que no usamos jamás, por la sencilla razón de que desconocemos su existencia. Y cuanto más complejo y rico es el programa, mayor número de funciones ocultas que nunca aprovecharemos. En esta entrada exploraremos una de las funciones más desconocidas del PowerPoint: la vista del moderador, característica realmente útil a la hora de presentar.

La vista del moderador

La vista del moderador aprovecha la capacidad de la mayoría de portátiles de mostrar información simultáneamente en dos monitores: en uno de ellos, el cañón, se proyectan las transparencias de la presentación que el público ve; y en un segundo, la pantalla del portátil, otros programas que el público no ve. En concreto, la vista del moderador ofrece las siguientes posibilidades:

1. Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que nos sirvan de guión de la presentación

Hemos repetido en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el miedo a quedarse en blanco, para presentar con más confianza. El problema es que terminan leyendo las transparencias, lo que les obliga a dar la espalda al público, el cual, mortalmente aburrido, terminará por desconectar. Mostrando las notas sólo al presentador, éste puede exponer con la confianza de acudir a ellas en caso de quedarse en blanco o para cerciorarse en cada transparencia de que no olvida nada, sin necesidad de sobrecargar las transparencias.

2. Se muestran miniaturas de las transparencias para poder seleccionarlas sin seguir el orden de la secuencia

Permite así crear presentaciones personalizadas para cada público, que pueden variarse dinámicamente en función de la reacción de la audiencia sin que el público se dé cuenta.

3. Se muestra el siguiente elemento que va a aparecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista

A menudo, especialmente cuando la presentación no ha sido ensayada, uno olvida qué transparencia viene a continuación o si una lista constaba de cinco o de seis viñetas. Se ocasionan así pequeñas desincronizaciones entre el discurso y el contenido mostrado en pantalla que terminan desluciendo la exposición. Dado que la vista del moderador nos enseña la siguiente transparencia o viñeta, sabemos en todo momento qué es lo que viene a continuación.

Los riesgos de la vista del moderador

El mayor peligro que se corre al usar la vista del moderador es quedarse pegado a la pantalla en lugar de mirar al público a los ojos. Si decides utilizarla, asegúrate de utilizar las notas sólo en emergencias, jamás las leas, porque entonces el público se sentirá desconectado, te habrás trasnformado en un busto parlante enlatado, no en un orador vivo, rebosante de pasión.

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¿Conocías la vista del moderador? ¿La has usado alguna vez? ¿Piensas usarla en el futuro?

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El viejo doctor McCorrigan entra cubierto de polvo en el lejano pueblo de Coyote Hills, conduciendo su carromato pintado de vivos colores y rodeado por una turba de chiquillos. Ata los caballos delante del saloon, donde ya se está arremolinando una ociosa multitud movida por la curiosidad. En pie desde su carromato anuncia a voz en cuello las virtudes de su linimento de aceite de serpiente: «¡Cura la inflamación de las articulaciones y el reumatismo! ¡Cura los resfriados y catarros! ¡También es bueno para las lombrices y los cólicos! ¡Y además quita las manchas!»

¿Un bálsamo que lo cura todo? Esta escena convertida en tópico de los viejos westerns la seguimos presenciando a diario en las salas de conferencias. ¿Un mismo conjunto de transparencias que sirven para ser proyectadas, como notas para el orador y como documento para leer en casa? ¡Aceite de serpiente!

Los tres elementos físicos en una presentación

En su libro Presentation Zen, Garr Reynolds nos habla de cómo en una presentación existe una tensión dinámica entre tres elementos: 1) las transparencias que tanto tú como la audiencia veis; 2) las notas que sólo tú ves; y 3) el documento para que la audiencia se lleve a su casa y sólo ella verá. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados.

1. Transparencias

Mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Nunca deberían ser el documento que se entrega a la audiencia, sino un apoyo para tu presentación. Cuanto más familiarizado te encuentras con el material, menor cantidad de texto tendrás que incluir en las transparencias. La audiencia no está ahí para leer tus transparencias sino para escucharte. Cuanto menor texto hay en la transparencia, más importancia y protagonismo cobras tú.

2. Notas

Utiliza las notas de PowerPoint para incluir todos los detalles que consideres necesarios. Pero recuerda que las notas son para ti, no para que las vea la audiencia. Deberías usarlas para que te ayuden a recordar qué debes decir al mostrar una transparencia, pero jamás para que las utilices durante la presentación. Necesitarías estar muy próximo a la pantalla para poder leerlas, la audiencia se daría cuenta de que estás mirando a las notas, seguirían tu vista y no verían más que la parte posterior del ordenador, además de sentirse ignorados. Evita siempre leer texto durante una presentación. ¡No leas, habla!

3. Documento

Resulta muy frecuente querer incluirlo todo en las propias transparencias porque luego éstas constituirán el documento que se entregará a la audiencia. ¡Gran error! En su lugar, prepara un documento detallado para repartir a la audiencia y mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Preparar un documento apropiado, con tanto detalle como consideres oportuno, te libera para concentrarte en lo que es importante para una audiencia particular en un día concreto.

Presenta sin aceite de serpiente

Entrégale un documento a la audiencia y usa las transparencias como material de apoyo para tu presentación. Éstas no deberían tener sentido por sí mismas y por lo tanto sólo serían una distracción si las repartes a la audiencia. Por otro lado, si tus transparencias tienen sentido en sí mismas, entonces ¿qué necesidad había de ti?

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¿Qué prefieres que te entreguen? ¿Las mismas transparencias que usó el ponente o un documento con todo los detalles y el texto de la conferencia? ¿Qué sueles hacer tú? Comparte tu experiencia con otros lectores.

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