​¡Rápido, sin pensar! ¿Qué es lo primero que viene a tu cabeza cuando escuchas la palabra presentación?

Para mucha gente, la primera imagen que se forma es un PowerPoint. Si para ti una presentación es un PowerPoint, cuando te pidan que hagas una presentación, automáticamente pensarás en crear un PowerPoint. Suena lógico, ¿verdad?

Fíjate bien en las implicaciones: PowerPoint funciona como un pozo mental. Desciendes hasta el fondo y desde ahí intentas crear una presentación. ¿Qué pasará si lo primero que haces es abrir un PowerPoint? ¡Pues que pensarás en diapositivas! Sin darte ni cuenta, orientarás todos tus flujos creativos a crear diapositivas. ¡Bravo! Estás confinado mental y creativamente dentro del marco de una diapositiva. Y mientras tengas PowerPoint abierto, te resultará imposible escapar de ese marco.

Los marcos que crea tu mente definen y confinan lo que percibes como posible. La cuestión es: ¿quién puso ese marco ahí? En otras palabras: ¿por qué limitarte a crear con diapositivas cuando tienes a tu alcance todo el universo? Literalmente, cualquier objeto está a tu disposición para contar tu historia.

Ensancha el marco de tu diapositiva y verás cómo aparecen nuevas oportunidades

Tus metáforas cotidianas e inconscientes condicionan la manera como te relacionas con tu  mundo. Llámalas metáforas, marcos mentales, mapas de la realidad, paradigmas, o como tú quieras. Da igual la etiqueta o que sepas o no que existen en tu mente. Ellas dictan tu comportamiento.

La buena noticia es que esos mapas no nos vienen dados. Tú puedes crear tu propio mapa de la realidad. Seguro que has oído hablar mil y una veces del pensamiento lateral, del pensamiento divergente, de eso de pensar fuera de la caja, ya sabes, ese tipo de técnicas y recursos creativos que te ayudan a pensar más allá de las líneas establecidas. De niño te enseñaron a colorear los dibujos sin salirte de la raya. De mayor, te enseñan a crear tus presentaciones sin salirte de la plantilla corporativa.

Cuando cierres PowerPoint, abres tu mente

Cuando trabajamos con un cliente o en mis propias presentaciones, siempre partimos de la premisa de que no hay PowerPoint. Imagínate que el lugar al que acudes a realizar tu presentación no tiene electricidad, o hay una norma que prohíbe los PowerPoints, o por el motivo que sea, no vas a poder hacer tu presentación en PowerPoint. ¿Qué otras herramientas utilizarías entonces para crear tu presentación? Paradójicamente, la creatividad brota de las restricciones. Cuanto más te constriñes en recursos, más geniales serán las ideas que se te ocurran.

PowerPoint nunca es una muleta

No. PowerPoint tampoco es una red de seguridad, ni es tu chuleta para que no tengas que aprenderte ni prepararte la presentación. PowerPoint es una herramienta de amplificación de tu mensaje. Las diapositivas que creas no están a tu servicio sino al de la audiencia. Cuando las palabras no alcanzan a expresar una idea, pero hay una fotografía, un diagrama, un gráfico, o un video que lo expresa de maravilla, entonces tiene sentido utilizar el PowerPoint.

A menudo, ni siquiera es necesario un PowerPoint. A poco que te pares a darle una vuelta, podrás representar esa información con algún tipo de objeto. En la entrada anterior hablé precisamente de SinAzucar.org y de cómo sus creadores utilizan pilas de azucarillos para representar la cantidad de azúcar metida en las bebidas. Algo similar hizo en su día Jamie Oliver, pero con una carretilla cargada con kilos de azúcar:

Son innumerables los ponentes que en salas de conferencias y aulas de formación utilizan objetos cotidianos para representar sus ideas. ¿Por qué no tú?

Limita tus recursos para dejar volar tu imaginación

¿Tienes que hacer próximamente una nueva presentación? Imagínate, aunque sólo sea por un momento, que no podrás usar PowerPoint. ¿Qué objetos puedes llevar? ¿De qué otras maneras puedes expresar tus ideas? ¿Cómo puedes hacer memorable tu presentación? Lo importante no son las diapositivas, sino la historia que cuentas.

Permite que tus presentaciones broten de un marco mental más amplio y verás qué maravillas suceden. Vives en un universo de posibilidades. No te encierres en una sola.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿De qué otra manera cuentas tu historia sin PowerPoint?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de Shutterstock.]

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Una característica poco conocida de PowerPoint es su capacidad de facilitar la accesibilidad de sus archivos de diapositivas a personas con discapacidad visual. Estas personas utilizan lectores automáticos de pantalla que enumeran los elementos presentes en todo momento y leen una descripción sobre los mismos. El problema surge cuando el lector llega a imágenes, diagramas, gráficos y tablas. Si no han sido etiquetados adecuadamente, el lector no tendrá nada que leer.

COMPRUEBA HASTA QUÉ PUNTO SON ACCESIBLES TUS DIAPOSITIVAS ACTUALES

El Comprobador de accesibilidad de Word, Excel y PowerPoint te alertará si existen dificultades de accesibilidad en tus archivos de Office. Para ejecutarlo, selecciona Archivo>Información>Comprobar si hay problemas>Comprobar accesibilidad.

El panel de tareas del Comprobador de accesibilidad mostrará los resultados de la inspección. Entre otros detalles que no cubriré hoy aquí, se fija en si los objetos han sido etiquetados, advirtiendo de que “Falta texto alternativo”.

Si tras la comprobación has obtenido errores de este tipo, puedes corregirlos rellenando el campo de texto alternativo en imágenes y demás objetos con el fin de ayudar a los lectores automáticos a comprender su información.

CÓMO AÑADIR DESCRIPCIONES A LOS OBJETOS GRÁFICOS

El texto alternativo o ALT es una descripción que puede añadirse a cada objeto gráfico de tus diapositivas. Para etiquetar un objeto:

Haz clic sobre él con el botón secundario del ratón y selecciona Formato de objeto, donde el objeto puede ser imagen, gráfico, forma, objeto, etc.

Se abrirá una ventana de formato. Selecciona en la columna de la izquierda Texto alternativo. Rellena los campos Título y Descripción.

Mejora la accesibilidad ordenando los objetos de la diapositiva en el orden en el que deben ser leídos

Si los objetos no fueron creados en el orden en que deben ser leídos, puedes utilizar el Panel de selección para ordenar correctamente los objetos.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez te habías planteado crear presentaciones más accesibles? Comparte tus estrategias y resultados.

[Créditos: “Braille” diseñado por Adriano Emerick.]

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Las muestras u objetos (props, en inglés) se han venido utilizando en el teatro desde tiempos inmemoriales para dar más realismo a la puesta en escena. Del mismo modo, también puedes llevar muestras de tu producto o de un artículo representativo de tu presentación para realzar el impacto. Resulta mucho más eficaz mostrar el objeto real que una foto del mismo o que una mera descripción. El hecho de que se utilicen tan escasamente en las presentaciones hace que su uso sea aún más memorable.

Si te decides a llevar un objeto a una presentación, ten en cuenta algunas recomendaciones que proporciona Dale Carnegie en su libro El camino fácil y rápido para hablar eficazmente para asegurar la atención absoluta del público:

1. Guarda el objeto fuera de la vista del público hasta que estés listo para usarlo.

2. Usa objetos grandes para que puedan ser vistos desde las últimas filas. Si es muy pequeño y la audiencia muy grande, te recomiendo mostrarlo a través de un primer plano en una gran pantalla.

3. Si resulta adecuado, puedes hacerlo circular entre los miembros de la audiencia, pero nunca mientras estás hablando.

4. Cuando muestres un objeto, levántalo lo suficiente para que el público lo pueda ver.

5. Si es posible, haz una demostración del objeto en funcionamiento: un objeto que se mueve vale por diez que no lo hacen.

6. No fijes la mirada en el objeto mientras hablas: te estás comunicando con la audiencia, no con el objeto.

7. Cuando hayas acabado con el objeto, colócalo donde pueda verse, siempre que sea posible.

8. Si el objeto que vas a presentar se presta a un tratamiento de misterio, tenlo tapado en una mesa a tu lado. Según hables, haz referencias que despierten la curiosidad sobre él, pero no digas qué es. Así, cuando estés listo para desvelarlo, habrás despertado la curiosidad, la expectación y un auténtico interés.

Steve Jobs presenta el MacBook Air

Un ejemplo de manual de cómo mostrar objetos en el escenario podemos encontrarlo en la manera como Steve Jobs presentó el MacBook Air en enero de 2008:

[youtube id=Vxon8SN9UUw]

Después de todo, ¿por qué conformarte con contarlo si puedes mostrarlo?

(El viernes participaré en EBE11 con una conferencia titulada Presentaciones de infarto sin PowerPoint. ¡No te la pierdas si estás en Sevilla!)

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