¿El correo electrónico nos ayuda realmente a comunicarnos mejor?

¿Por qué nuestras reuniones de trabajo son tan poco productivas?

Si te interesa la productividad y quieres aprovechar el tiempo de manera más eficaz en tu vida personal y profesional, no vas a querer perderte esta entrevista de Gonzalo Álvarez a Berto Pena.

Alberto «Berto» Pena es escritor, conferenciante y formador en productividad y gestión personal. Está especializado en ayudar a empresas y equipos de trabajo a organizarse mejor, a optimizar su rendimiento diario, y a mejorar el modo en que utilizan la tecnología.

En 2004 fundó ThinkWasabi, blog de referencia en castellano sobre la utilización de la tecnología e Internet en el ámbito de la gestión personal y la productividad. En el año 2009 recibió el premio Bitácoras.com al mejor blog personal.

Toma muy buena nota de las recomendaciones de Berto Pena en este nuevo episodio del podcast de El Arte de Presentar:

• Los errores más comunes que solemos cometer al escribir un email
• Los tres elementos que debe tener todo buen correo electrónico
• Por qué debes aprender a escribir con concisión
• Por qué conviene ser redundante en tus correos electrónicos
• Una fórmula sencilla y eficaz para escribir el asunto de un email
• Un truco infalible para recibir menos correos
• Buenas prácticas para convocar y dirigir reuniones eficientes
• Las tres preguntas que deben responderse en todas las reuniones

«Cuanto antes salgas del correo electrónico, antes empezarás a hacer algo útil en tu trabajo». Berto Pena

Notas del episodio

El blog de Berto Pena

La calculadora que permite conocer cuánto te cuesta realmente una reunión de trabajo

Gestiona mejor tu vida, la guía de Berto Pena para aumentar tu productividad.

 

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué idea de las que explica Berto Pena en este episodio te ha parecido más práctica?

The post Claves de productividad para email y reuniones eficaces. Gonzalo Álvarez entrevista a Berto Pena first appeared on El Arte de Presentar.

¿Realmente se puede conseguir una comunicación eficaz en entornos de trabajo?

Hace mucho tiempo que el correo electrónico dejó de ser una herramienta productiva para la mayoría de directivos.

La jornada de cada vez más profesionales se atasca desde primera hora de la mañana en una bandeja de entrada donde decenas de correos esperan respuesta.

¿Es más productivo llamar por teléfono o escribir un e-mail? ¿Es mejor aún mantener una breve conversación en persona?

¿Cómo nos puede ayudar la metodología GTD a optimizar la forma en que nos comunicamos con clientes y colaboradores?

En este nuevo episodio del podcast de El Arte de Presentar, Gonzalo Álvarez entrevista a José Miguel Bolívar, especialista en aplicar GTD para mejorar la eficacia y la productividad de cualquier actividad. Gonzalo y José Miguel llevan muchos años aplicando en su vida profesional y personal todo lo que enseñan a sus clientes, así que toma buena nota y aprende con ellos:

• Qué es y qué no es efectivo en la comunicación en entornos profesionales
• Cómo optimizar la comunicación por correo electrónico
• Cuáles son las herramientas más útiles en el arsenal de un coach
• Cuáles son las técnicas más eficaces y prácticas para mantener la atención de la audiencia durante una reunión o una sesión de formación
• Cómo se puede aplicar GTD a la creación de una presentación

José Miguel Bolívar es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas. José Miguel es licenciado en Psicología Social y Análisis Político por la U.C.M. y máster en RR.HH. por el Centro de Estudios Garrigues. También ha sido directivo en Hewlett Packard y Life Technologies.

Notas del episodio

El blog de José Miguel Bolívar

Libros mencionados en el episodio:

• Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, de José Miguel Bolívar.
• Getting Things Done, el principal en que David Allen explica la metodología GTD.

 

DIÁLOGO ABIERTO

¿Aplicas GTD a tu comunicación profesional? ¿Cómo lo haces?

The post GTD, productividad y comunicación empresarial. Gonzalo Álvarez entrevista a José Miguel Bolívar first appeared on El Arte de Presentar.

Sin períodos de recuperación, tu energía decae. Y sin energía, no puedes producir trabajo significativo, ni físico ni mental. Cuando no desconectas, dejas de ser productivo. Punto. Es así de sencillo. Tu capacidad de estar plenamente entregado depende de tu capacidad de desconectar periódicamente.

Necesitas introducir puntos de parada en tu día, santuarios inviolables para alejarte de tu trabajo. Momentos para dejar de procesar información y para desviar tu atención hacia la recuperación.

Una vida rica y plena se caracteriza por la capacidad de oscilar entre períodos de intensa actividad y períodos de descanso y renovación

Te propongo un par de claves para recuperar la energía y ser más creativo. Podrás aplicar esa energía a cualquier tipo de trabajo, incluidas por supuesto las presentaciones.

1TRABAJA POR INTERVALOS DE ALTA INTENSIDAD

Tu cerebro puede concentrarse durante un período máximo de 90 a 120 min antes de necesitar un descanso. Este ciclo se conoce como Ritmo Ultradiano.

Descansar más puede maximizar tus logros. Los mejores en el mundo trabajan en ráfagas. Hacen paradas frecuentes para evitar el agotamiento y asegurar que se recuperan completamente. Trabajar en una tarea demasiado tiempo de hecho disminuye el rendimiento. Para evitarlo, trabaja por intervalos: haz pausas frecuentes y úsalas para caminar (si es posible fuera del edificio), estirar, meditar o charlar.

Y asegúrate de que duermes lo suficiente para ser productivo.

2DUERME ENTRE 7 Y 8 HORAS LA NOCHE ANTES

El sueño constituye una de las herramientas más poderosas para la recuperación de la energía gastada. Nuestro cerebro usa esas horas de descanso para hacer una auténtica limpieza metabólica. Mientras dormimos, se eliminan a través del sistema linfático los desechos generados durante el día por las células cerebrales, se restauran importantes funciones corporales, se conserva la energía y se reparan los tejidos dañados. Algunas hormonas, como la del crecimiento, por ejemplo, se secretan mayormente durante el sueño.

Una cosa está clara: si no duermes, al día siguiente tu cerebro no funcionará apropiadamente; te sentirás cansado, irritable, y de mal humor; y comprobarás que no puedes rendir al máximo. A la larga, la falta crónica de sueño puede conducir a una cascada de efectos negativos: conseguirás menos en el trabajo, tus relaciones se empobrecerán y tu salud se resentirá. Sí, la privación del sueño eleva la presión sanguínea, aumenta la inflamación y dispara el riesgo de enfermedad cardiovascular e infarto.

Vale. No nos pongamos alarmistas. Lo cierto es que la falta de sueño impacta negativamente en todas las cualidades necesarias para hacer una buena presentación:

• Una hora menos de sueño no equivale a una hora adicional de logros o de disfrute. Ocurre justamente lo contrario. Cuando pierdes una hora de sueño, disminuyes tu bienestar, productividad, salud y capacidad para pensar. Evita trabajar hasta tarde la víspera de una presentación importante.
• Durante el sueño lo aprendido se consolida mejor en tu memoria a largo plazo. La duración y calidad del sueño favorecen tu habilidad de recordar lo aprendido durante el día. Si has estado preparando tu presentación por la noche, nada como irte a dormir pronto para retener lo memorizado.
• El sueño reparador conduce a mejores decisiones. Tras una noche de buen sueño te encuentras mejor capacitado para tomar decisiones. Resulta vital dormir bien si al día siguiente tu presentación forma parte de un proceso de decisión sobre algún asunto importante.
• Una noche de descanso incluso repercute en tu aspecto físico. Un efecto que notarás no solo tú sino también otras personas. Cuando duermes bien te ves más guapo. Cuando duermes mal, tienes peor aspecto. Por muy injusto que nos parezca, valoramos como más inteligente y más digna de confianza a una persona que percibimos como más atractiva. Dormir poco y mal hace que al levantarnos y en las horas posteriores tengamos el ceño más fruncido y los ojos más entrecerrados. ¿Y sabes qué? Esos dos rasgos harán que te perciban como menos inteligente y creíble. Sin embargo, si duermes bien, tu cara sonreirá más, lo que contribuye a hacerla más atractiva. Así que ya sabes: dormir bien es la mejor crema de belleza que existe.
• A eso de las 15.00 o 16.00, nuestros niveles de energía decaen de forma natural, siguiendo nuestros ritmos ultradianos. Es el período del día en que sentimos un mayor nivel de fatiga. ¿Qué puedes hacer para superar este bajón? Si puedes permitírtelo, ¡echa una siesta! Eso sí, que no supere los 20-25 minutos, para levantarte realmente refrescado.

El sueño es un tesoro y como tal deberías cuidarlo. No sacrifiques una hora de sueño hoy para hacer una presentación mejor mañana. Inténtalo al revés. Cuando necesites una hora extra de energía, añade una hora extra de sueño.

LOS CUATRO PILARES DE LA SALUD

Acabas de leer el tercer artículo de la serie de cuatro artículos sobre Los Cuatro Pilares de la Salud:

Cómo el ejercicio físico nos ayuda a hacer mejores presentaciones

Aliméntate para aumentar tus niveles de energía durante las presentaciones y a lo largo de todo el día

 

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo es tu descanso antes de una presentación?

The post Recupérate: Mejora tu descanso y empieza tus presentaciones con buena cara first appeared on El Arte de Presentar.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
—Ley de Parkinson

Tenemos una terrible tendencia de ocupar todo el tiempo que nos dan para realizar una tarea y lo que es peor, incluso a veces, pero sólo a veces, ¡nos pasamos de ese tiempo! Si nos asignan dos días para una tarea, ocupamos los 2 días completos. Y si para la misma tarea con las mismas condiciones nos conceden cuatro días, lo más probable es que ¡hasta el último minuto del cuarto día no la tengamos lista!

¿Qué mecanismos existen para intentar solucionar este problema?

Las técnicas del Timeboxing y del Pomodoro

La técnica del timeboxing consiste en establecer un tiempo máximo para realizar una tarea, alcanzar un objetivo, obtener un resultado o tomar una decisión. Es una técnica muy popular en metodologías ágiles.

La técnica pomodoro creada en los años 80 por Francesco Cirillo utiliza un reloj para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos llamados “pomodoros”, separados por pausas de 5 minutos. Cada cuatro pomodoros se recomienda un descanso más largo de entre 15 y 20 minutos. El pomodoro (o tomate en español) era la forma del reloj de cocina que usó el creador de la técnica para marcar los tiempos.

Recomendaciones básicas para que el uso de estas técnicas sea eficiente

• Define la tarea o tareas a realizar con unos objetivos claros y realistas. Conoce bien qué tienes que hacer y cuál es tu meta. Te ayudará visualizar el resultado final.
• Divide la tarea en sub-tareas o actividades acotadas más pequeñas que te permitan estimar mejor y aprovechar cada pomodoro (25 minutos de ejecución).
• Establece claramente los roles y responsabilidades de las personas implicadas en la tarea y no los cambies, siempre y cuando sea posible, durante la ejecución del pomodoro o del tiempo del timeboxing.
• Reduce las interrupciones externas mientras se está en el pomodoro o timeboxing.

Ventajas de estas técnicas

• Ayudan a priorizar y enfocarse en las tareas más importantes y fuerzan la toma de decisiones.
• Eliminan desperdicios (filosofía Lean) que son tareas, actividades o procesos que no aportan valor.
• Aumentan el aprendizaje y la conciencia de cuánto tiempo necesitamos para hacer una tarea.
• Mejoran la agilidad mental y la concentración gracias a las pausas frecuentes.
• Aumentan la productividad y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que se puede practicar de forma individual o bien dentro de un equipo de trabajo. Los resultados son realmente sorprendentes en cuanto a la reducción de interrupciones, mejora de la calidad, aumento de la creatividad y satisfacción del equipo.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Te animas a usar la técnica del pomodoro o el timeboxing?

[Créditos: Pomodoro, de Shutterstock.]

The post Tic, tac ¡se acabó el tiempo! first appeared on El Arte de Presentar.

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Edwar Apaza, quien ayuda a que las personas obtengan los resultados que su esfuerzo realmente merece. Es autor del libro Tu Semana de 8 Días.

Todo gran artista necesita de las herramientas ideales para crear sus obras maestras. El talento es clave, sí. Pero sin los medios adecuados corremos el riesgo de perjudicar la calidad de nuestros entregables o de tardar mucho al hacerlos. Y ambos casos atentan contra nuestra productividad.

Por eso hoy te quiero mostrar las herramientas que uso para construir mis presentaciones. Seguro que existen alternativas equivalentes o incluso mejores pero yo me siento cómodo con ellas y son las que mejor se adecúan a mí. Del mismo modo, quiero proponerte que adaptes tu propia caja de herramientas de acuerdo a tus necesidades específicas.

En este blog (y en sus cursos) hemos aprendido sobre las cuatro etapas que tiene la elaboración de una presentación. Me refiero a las etapas de Planificación, Estructura, Diseño y Exposición. Pues bien, aprovecharé esta secuencia lógica para agrupar las herramientas que te propongo. Me basaré en el esquema que muestro a continuación:

1Etapa de Planificación

En esta etapa nos enfocaremos en recopilar todo lo que necesitemos para nuestra presentación: ideas, datos, recursos, etc. Debemos estar listos para no dejar escapar estos detalles. Además, en esta etapa programamos nuestras siguientes tareas para culminar con éxito nuestra presentación. Te propongo dos herramientas:

1. Recopila tus ideas con Evernote

Evernote es un gestor de notas que te permite recopilar de forma ordenada todas tus ideas y apuntes. Sirve para mucho más que elaborar una presentación. Cuando tengo una presentación pendiente creo una libreta (conjunto de notas) y voy recopilando todo lo que encuentre: ideas, imágenes, información, etc. Cuando pase a la etapa de diseño, tendré a mano todo recopilado en un solo lugar. Una ventaja es que es multiplataforma: funciona en Web, Laptop, Smartphone, Tablet, etc. Podrás usarlo donde quieras

2. Planifica tus tareas con Todoist (u otro gestor de tareas)

Todoist es un gestor de tareas y pendientes, desde donde controlo todas las actividades que debo realizar para finalizar mi presentación, esto me otorga control sobre mi trabajo. Existen muchos gestores de tareas en el mercado, elije el que mejor se adapte a tus necesidades y ponlo en práctica.

2Etapa de Estructura

En esta segunda etapa vamos a visualizar la presentación ideal que queremos lograr, consiste en dejar fluir nuestras ideas y consolidarlas de forma coherente para tener una versión en borrador de nuestra presentación final. Para esto te propongo las siguientes herramientas:

1. Dibuja tu presentación

Ya lo explicó Gonzalo en un artículo anterior, antes de abrir el Power Point, dibuja tu presentación. Yo no puedo estar más de acuerdo. Soy un fiel creyente de que muchas de las mejores ideas aparecen delante de un lápiz y papel. Así que aprovéchalos.

2. Esquematiza usando un Mapa Mental en Xmind

Una buena forma de estructurar una presentación es a través del uso de mapas mentales. Tienen la ventaja de mostrar de forma esquemática las ideas y favorecen la conexión de las mismas, aspecto clave para poder dirigir una presentación sin necesidad de leer lo que contienen las diapositivas. Puedes usar Xmind o cualquiera de los muchos otros programas que hay en el mercado para crear mapas mentales.

3Etapa de Diseño

Esta fase consiste en obtener la versión final de todo el material audiovisual que emplearás en la exposición de tu presentación. Pon mucho cuidado en los detalles para obtener un producto bien logrado. En este sentido te propongo las siguientes herramientas:

1. Encuentra imágenes en diferentes repositorios gratuitos y de pago

Acude a los diferentes bancos de imágenes que existen en la red. Muchos de ellos ofrecen versiones gratuitas y de pago. Algunos que uso son Fotolia, Shutterstock, GettyImages, entre otros. Además, una fuente alternativa de imágenes de licencia libre son: Flickr y Compfight.

Otro recurso muy utilizado en presentaciones son las ilustraciones o iconos. Mi repositorio favorito al respecto es Iconfinder, donde encuentro siempre la mejor alternativa para lo que necesito y muchas veces gratis.

2. Haz capturas de pantallas de forma práctica

Usar el capturador de pantalla que Windows trae por defecto resulta ineficiente. Te propongo utilizar un software especializado en ello. Ahorrarás mucho tiempo porque podrás capturar directamente porciones de la pantalla que te interesan y editarlas a tu gusto. Yo recomiendo FastStone Capture.

3. Edita tus imágenes online

Para los que no tenemos en nuestros ordenadores un software de edición gráfica (como Photoshop) contamos con una alternativa gratuita, online y práctica: Pixlr. Tiene muy poco que envidiar a los grandes editores gráficos, te sacará de apuros y ahorrarás dinero y tiempo en instalaciones que sólo necesitarás excepcionalmente. Ya aparecieron en el blog entradas sobre el uso de Pixlr.

4Etapa de Exposición

Llegamos a la hora de la verdad: la audiencia espera frente a ti, te has preparado para este momento y tienes que empezar. En este blog se han detallado muchísimas opciones para salir airoso y dominar la escena: contar historias, identificar a tus interlocutores clave, etc. Así que yo mencionaré herramientas puntuales que quizás te salven de un apuro y te ayuden a mejorar.

1. Prepara un esquema de tu presentación (mapa mental)

Aprovechando el esquema que elaboraste en la etapa de estructura puedes construir una versión final de toda tu presentación a modo de mapa mental, para que lo tengas de ayuda y guía mientras expones. Yo lo uso cuando tengo que dar presentaciones muy largas. De este modo no pierdo de vista los grandes temas de mi presentación. A modo de ejemplo, estudia cómo Gonzalo Álvarez usó los mapas mentales para crear su libro El Arte de Presentar.

2. Presentador precavido vale por dos

Nunca confíes en que el lugar de la presentación cuenta con todos los dispositivos que necesitas. Uno de estos elementos clave es el presentador láser, que sirve para ir pasando de diapositiva de forma remota y apuntar con un láser lo que quieres señalar en pantalla. Te recomiendo que siempre portes uno. Nunca sabes cuándo lo vas a necesitar.

3. Graba tu presentación

Una buena práctica para que identifiques tus oportunidades de mejora es que te filmes dando tus exposiciones. De este modo podrás analizarte y trabajar para que perfecciones tu estilo. En caso de no poder hacerlo, por lo menos graba la voz de tu presentación. Te será muy útil revisarla y analizarla.

Quiero invitarte a que construyas tu propia caja de herramientas para que seas un presentador eficiente, preparado para todo y listo para entrar a la acción en el menor tiempo posible sin perder calidad en lo que haces. Recuerda que la clave de una persona productiva no es hacer mucho sino hacer bien.

¿Quieres ser más productivo a la hora de crear tus presentaciones y sacar adelante tu trabajo del día a día? Prueba nuestro curso in-company de Productividad personal con GTD®.

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué herramientas utilizas para construir tus presentaciones? Comparte tu conocimiento a través de los comentarios.

The post La caja de herramientas para elaborar presentaciones con eficacia first appeared on El Arte de Presentar.