“Si quieres llevar tu comunicación al siguiente nivel y conectar con la audiencia, no intentes impresionarla con tu inteligencia ni sobrepasarla con demasiada información. Dales claridad y simplicidad.”
—John C. Maxwell, El poder de las conexiones

Hace muchos años hice en mis comienzos una presentación técnica en un congreso sobre el funcionamiento de las cookies de Internet que gozó de muy buena acogida. Uno de los asistentes me propuso repetir la misma charla en una cámara de comercio en otra provincia y de paso me planteó la posibilidad de una segunda charla sobre los aspectos jurídicos de las cookies. ¿Creéis que me lo pensé dos veces? Claro que no, que para eso soy de Bilbao. Ni corto ni perezoso preparé una segunda charla sobre un tema que desconocía por completo. Los resultados los podéis imaginar. Desde aquel día, he aprendido a decir “no” y ya sólo hablo sobre los temas en los que he trabajado durante muuucho tiempo.

Si hablas de lo que conoces a medias, tu presentación está abocada al fracaso

Mucho antes de que se inicie el turno de preguntas, se hará evidente, incluso para una audiencia lega, si posees una comprensión completa y un dominio amplio y sólido del tema. La extensión de tu conocimiento se revela de maneras sutiles, como en la articulación de frases y en la precisión de las afirmaciones. Habla solamente sobre lo que conecta con las ideas y creencias que más te apasionan. Cuanto más te alejas de tus creencias y valores fundamentales, mayor será tu incertidumbre.

Y cuando dudas por dentro, se nota por fuera. Tu lenguaje no verbal traicionará tu inseguridad interior.

El conocimiento y los datos por sí solos no son suficientes

Un exceso de conocimiento puede volverse en tu contra cuando no eres capaz de sintetizarlo y adaptarlo a tu audiencia. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, gráficos, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. ¡Has caído en las garras de la abrumadora Infotoxia!

Cuando uno es un experto en su tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos. De hecho, la mayoría de presentaciones sufre por exceso de información, no por falta de información. Tu presentación debería ceñirse a una sola idea. Sí, ni dos, ni tres, ni cuatro. Una única idea. Como nos recomienda Arturo Gómez Quijano en Comunicación para ejecutivos:

“Cuando vayas a hacer una presentación, búscate una buena idea, pero sólo una. Y después, cuélgala de cuatro buenos clavos”.

Presenta solamente sobre aquellos temas que conoces y te apasionan

Incluye solamente la información que dominas. De esta forma, reduces el riesgo de ponerte en un aprieto si te hacen preguntas que no sabes responder por puro desconocimiento del tema. Un pequeño corolario de este principio es:

Nunca deberías incluir elementos en tu presentación que no sabes explicar

Algo que ocurre a menudo cuando das la charla de otro o cuando alguien te ha hecho las transparencias. Deberías siempre saber explicar todo lo que aparece en las transparencias, ya que la audiencia las verá y podría preguntar sobre algún pequeño detalle sobre el que ni siquiera habías reparado.

Sin contenido no hay presentación

Fundamentales como son los otros dos pilares de toda presentación, diseño y exposición, están siempre al servicio del contenido. Sin una gran idea, ni los visuales más artísticos del mundo ni la exposición más espectacular salvarán una presentación hueca. Un discurso vacío de ideas es eso: un discurso vacío. Para aportar verdadero valor en tus presentaciones necesitas un mensaje que comunicar, ideas valiosas que compartir, acciones que inspirar. Si quieres causar un impacto duradero en tu audiencia, ofrece contenido de calidad.

No juegues a ser tertuliano. Habla sólo de aquello que conoces y amas.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has tenido que hablar sobre algún tema que no dominabas? ¿Cómo te sentiste?

[Créditos: Idea, de Shutterstock]

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Unas horas antes de mi intervención en un gran evento, hablé con la persona encargada de presentarme, con la intención de indagar sobre cómo pensaba hacerlo. Me tranquilizó muy afablemente: “No se preocupe, yo improviso”. Yo manifesté mi preocupación creciente: “Ya, pero es que no me conoce usted de nada”. “Tranquilo”, insistió él, “ya verá cómo se me ocurre algo”. Yo me marché aún más preocupado. Cuando llegó el momento de presentarme, esta persona miró a la pantalla, donde se proyectaba la transparencia con el título de mi charla y mi nombre debajo, y ésta fue su presentación: “A continuación, Gonzalo Álvarez Marañón nos va a hablar sobre [lectura titubeante del título de mi charla]”. Y se marchó.

Presentar a un ponente merece toda tu atención y respeto

Presentar bien a los ponentes suele ser una cortesía muy descuidada en nuestros eventos. El maestro de oratoria Dale Carnegie explica en su libro El camino fácil y rápido para hablar eficazmente cómo la presentación debería introducirnos lo suficiente en el tema como para que quisiéramos escuchar lo que van a decir del mismo; y debería ofrecernos una información de confianza sobre el orador, información que demuestre que es competente para hablar sobre ese tema en concreto. En otras palabras,  una presentación debería vender el tema y vender el orador al público. Y debería venderlos en el mínimo tiempo posible.

Carnegie ofrece  cuatro valiosos consejos para ayudarnos a preparar buenas presentaciones de ponentes bien organizadas.

1 Prepara cuidadosamente todo lo que vas a decir

Considera presentar a un ponente como una presentación en toda regla, sólo que de uno o dos minutos de duración. Y recuerda que cuanto más corta, mayor preparación requiere.

Reúne todos los datos necesarios en torno a cuatro aspectos:

1. El tema de la conferencia.
2. Su competencia para hablar sobre ese tema.
3. El nombre del orador.
4. Por qué el tema es de especial interés para el auditorio.

Asegúrate de que conoces el título correcto de la charla y algo sobre la forma en que el orador va a desarrollar el tema. Si es posible, consigue esta información directamente del ponente, conversando con él. Si te la pasa la organización por escrito, contrástala antes con él.

2 Sigue la fórmula T-I-O

La fórmula T-I-O sirve de guía práctica para organizar los datos reunidos en el paso anterior:

• [T]ema: Empieza tu presentación dando el título exacto de la charla.
• [I]mportancia: Asocia el tema con los intereses particulares de la audiencia.
• [O]rador: Enumera los títulos más destacados del orador, especialmente aquellos que guardan relación con el tema. Para terminar, pronuncia el nombre del orador de manera nítida y clara.

Haz que tu presentación suene espontánea, como si surgiera de forma natural. Evita clichés como “me produce un gran placer” y “es un honor presentarles”.

3 Sé entusiasta

La manera de presentar al orador es tan importante como las palabras empleadas. En lugar de decir lo contento que te sientes de presentar al orador, demuéstralo con tu lenguaje no verbal. Ve creando expectación hasta llegar al punto culminante, cuando anuncias su nombre. Pronúncialo correctamente mirando hacia la audiencia, con fuerza y energía, y entonces sí, te vuelves hacia el orador y lo saludas.

4 Muéstrate sinceramente afectuoso

Te encuentras en una situación que exige el más alto grado de delicadeza y tacto. Puede que tengas confianza con el orador, pero el auditorio no la tiene y algunos de tus comentarios por inocentes que sean pueden ser tergiversados.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cuál es la mejor presentación de otro ponente que hayas visto jamás? Comparte tus experiencias con otros lectores.

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¿Hablas igual con tu padre, con tu pareja, con tu hermano, con tu jefe, con el camarero, con tus amigos? Seguro que no. Conversamos de una manera u otra en función del interlocutor, del número de personas, del lugar, de las circunstancias, del tema, de nuestro estado anímico. Las relaciones entre el que habla y el que escucha son dinámicas, están en continuo cambio y movimiento. Están vivas.

Una buena presentación es como una conversación

Del mismo modo, una presentación es un acto vivo, único, irrepetible. Debes amoldarte en cada nueva ocasión al público, al lugar, a las circunstancias y a las señales que recibes durante la presentación. El éxito de una presentación depende en buena medida de nuestra capacidad de adaptación, de nuestra flexibilidad y reflejos. Una presentación no tiene una única personalidad. Tiene cinco.

1. La personalidad del tema

Entiende, estudia el tema. Fíjate cómo presentan ese tema personas a quienes admiras como ponentes. Puedes poner a prueba sus mismas técnicas hasta que encuentres tu propio camino, tu propio estilo personal. No todos los temas se prestan al mismo tipo de presentación. Unos admitirán mejor las imágenes, otros darán pie a historias y anécdotas, para otros será más eficaz la utilización de abundantes datos y hechos que respalden tus afirmaciones. El tema determina a menudo la elección del diseño de las transparencias.

2. La personalidad del ponente

Presentaremos de acuerdo con nuestra personalidad. Si no eres chistoso no tiene sentido intentar hacer gracias o aparecer disfrazado. Si gesticulas mucho, ¿por qué restringir tus movimientos artificialmente? Si eres entusiasta, ¿para qué aparentar frialdad? Sé natural. Sé tú mismo. Presenta desde tu corazón, desde tus convicciones más íntimas. No trates de ocultarte tras personalidades postizas. El escenario es el peor lugar para esconderse.

3. La personalidad de la audiencia

Ten en cuenta su edad, su formación, su profesión, sus intereses, sus expectativas. Cuanto mejor conozcas a la audiencia, mejor podrás adaptar la presentación para ella, mejor será la comunicación. Si repites exactamente la misma presentación ante audiencias muy distintas, garantizarás el fracaso.

4. La personalidad del lugar

La geometría y dimensiones del escenario, los objetos dispuestos sobre él, el volumen de la sala, la distancia hasta el público, el tamaño de la pantalla, la iluminación, el sonido, … Existen mil detalles que deben conocerse de antemano, para adaptar a uno mismo los que se puedan y amoldarse al resto.  Debes ser rápido de reflejos y acudir preparado para lo peor.

5. La personalidad de las circunstancias

Las circunstancias o el contexto son determinantes a la hora de presentar. No es lo mismo hablar a las 09.00, cuando el público está fresco y despejado, que a las 14.00, cuando la gente mira el reloj esperando la hora de la comida. No es lo mismo hablar en una sesión de un congreso en la que hay otras cinco charlas, que presentar en solitario en un acto en el que eres el único ponente. Cada presentación es única e irrepetible. Estudia las circunstancias y adáptate a ellas.

Se aprende a presentar presentando

Presentar es un arte. Debemos ser sensibles, flexibles, abiertos. Cada vez que haces una presentación estás ofreciendo un presente, un regalo. Considera las cinco personalidades en cada una de tus presentaciones y comprobarás cómo éstas se transforman en actos vivos, creativos, llenos de fuerza.

(Mi agradecimiento a Anselmo Sáinz Bengoechea, mi maestro en el arte de narrar, quien me habló por primera vez de las cinco personalidades del cuento)

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¿Tienes en cuenta las personalidades de la presentación? ¿Adaptas tus presentaciones a las circunstancias?

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