Esta entrada ha sido amablemente escrita por Carlos Salas, periodista, escritor y formador en comunicación, autor del libro Las once verdades de la comunicación.

Supongamos que ya nos han enseñado a diseñar una buena presentación en PowerPoint: el color de fondo, las animaciones, la inserción de imágenes y de video, incluso esa introducción impactante que deja boquiabiertos a todos.

¿Y qué escribimos? ¿Cuánto? ¿Cómo?

Bienvenidos a uno de los problemas más básicos de las presentaciones: escribir los textos.

La mayoría de las personas comete alguno de estos errores cuando llega a este punto:

1. Escribir demasiado.
2. Escribir cosas que no se entienden.
3. Escribir cosas aburridas.

El texto de una presentación de impacto debería aspirar a ser un texto de impacto, ¿no?

Una vez entendido esto, vamos a pasar a los trucos. Pero antes, me gustaría que la gente entendiera que hay dos clases de presentaciones en PowerPoint: la que se presenta con un orador y la que se envía por correo electrónico.

La primera puede prescindir de buena parte del texto. Puede basarse en imágenes, en vídeos, en tartas, en gráficos e incluso en objetos que el orador lleve consigo: un cerebro de verdad, un mazo de cartas, dedos de luz o mosquitos (como hizo una vez Bill Gates). Las presentaciones con orador son lo más parecido al show de un monologuista, al espectáculo de un mago o al Club de la Comedia. En muchas ocasiones, hasta las mismas diapositivas llegan a sobrar.

Pero las presentaciones que se envían por correo electrónico no se comprenden sin texto.

Hay presentaciones magníficas que sirven para las dos cosas. Una de ellas es ShiftHappens, una presentación diseñada en 2007 para demostrar que estamos en la era de los cambios ultrarrápidos, y que aún hoy en día está considerada como una de las mejores presentaciones de la historia.

El texto de una presentación debe ser corto. Al grano. Resumir una idea en pocas palabras.

Para ser más claro, cada frase de una presentación debería ser como un eslogan publicitario. Las frases publicitarias basan su éxito en que son cortas y fáciles de recordar. “¿Te gusta conducir?”. “Wir lieben autos”. “Creative technology”.

No es necesario que sean tan cortas, pero sí hay que tener claro que no deben ser largas. Las grandes frases de la historia no son largas. Son cortas y memorables: “Conócete a ti mismo”.

El éxito de los refranes es que funcionan con ese patrón de frase corta y memorable: “Haz el bien y no mires a quien”. “A caballo regalado no se le mira el colmillo”.

Es muy fácil decir que hay que escribir frases cortas, pero ¿hay alguna manera de hacerlo? Por supuesto; estableciendo un límite físico. Tratemos de limitar cada frase a 100 caracteres.

El mejor ejemplo está en el cine mundo: los textos de las películas mudas eran muy cortos porque la gente quería ver las imágenes, no pasarse hora y media leyendo cartelitos. Una escena de amor en la que el galán confesaba sus sentimientos, sería así:

Lo cual daba paso a un cartel que sería como éste:

¿Cómo lo habría hecho una persona sin experiencia en presentaciones? Pues así:

Lo cual demuestra que deberíamos usar el lenguaje del cine mudo a la hora de hacer presentaciones. Por cierto, ¿no se parece mucho una sala de cine a una presentación? Proyector, pantalla, textos, imágenes… ¿Por qué no usamos el mismo lenguaje del cine mudo?

El segundo truco de la escritura de un buen PPT consiste en usar la interrogación. En preguntar. Preguntar mucho.

La pregunta detonadora de una buena presentación es tan sencilla como: “¿Sabías que?”. Funciona muy bien en cualquier idioma. ¿Por qué?

Porque las preguntas activan la mente de la audiencia. Nos ponemos en ‘modo respuesta’. Es un desafío a nuestro conocimiento como el concurso de pasapalabra. “¿Saben ustedes cuántos campos de fútbol hay en el mundo?”. “¿Saben que ya somos 7.000 millones de personas en este planeta?”. “¿Saben cuántas hormigas hay en el mundo?”.

Hay más formas de preguntar que la de “¿sabían que?”. Cualquiera puede detonar la atención, incrementar el interés y activar la mente.

Introducir preguntas cada cierto tiempo en una presentación ayuda a mantener el interés.

Otro truco de la escritura de presentaciones consiste en huir de las palabras que terminen en ‘ción’, ‘idad’, ‘ento’. La razón es sencilla: suele tratarse de palabras abstractas heredadas de la jurisprudencia, de la política y de los informáticos. Son muy abstractas y las abstracciones suelen obligar a la mente a hacer mayor esfuerzo. La mente es perezosa. No le gusta hacer tantos esfuerzos.

Esas palabras malas son: ‘funcionalidad’, ‘condicionamiento,’ ‘facilitación… Pero hay más como ‘estructura’, ‘sistema’, ‘proceso’…

El truco para saber si tenemos muchas palabras abstractas consiste en leerlas y tratar de dibujarlas. ¿Cómo se dibuja ‘estructura’, ‘funcionalidad’, o ‘sistematización’?

Con un garabato.

En cambio, casa, coche, niño, árbol, libro… son muy fáciles de dibujar. Si son fáciles de dibujar, son fáciles de concebir. Le gustan a la mente.

Esto quiere decir que si usamos muchas palabras y conceptos abstractos en nuestra presentación, haremos que la audiencia desconecte y piense al final en la factura de la luz, en lugar de en nuestra magnífica presentación.

En resumen, cuidar los textos, hacerlos cortos, comprensibles y sobre todo ‘imaginables’, son las claves para escribir una buena presentación.

[¿Quieres convertirte en un superhéroe del PowerPoint? Ven a nuestro próximo curso Superpderes del PowerPoint?]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué pautas sigues al escribir el texto de tus PowerPoints?

The post Cómo escribir para un PowerPoint first appeared on El Arte de Presentar.

Confío en que a estas alturas de la película no haga falta repetir que las listas de viñetas ni informan, ni inspiran, ni persuaden. No resultan memorables, ni completas, ni visualmente atractivas, ni fáciles de referenciar en una discusión posterior. Y como se han vuelto omnipresentes en toooooodas las presentaciones, cansan, aburren y desconectan.

En mis cursos de diseño de presentaciones explico cómo siempre pueden sustituirse ventajosamente por otros recursos gráficos como tablas, diagramas, segmentación o enmascaramiento creativo. En esta entrada quiero centrarme en el uso de tablas para eliminar las listas de viñetas, tema que ya traté en el libro y en el que quiero profundizar hoy.

Palabras en Tablas, una alternativa brillante, clara y concisa a las listas de viñetas

How to make an IMPACT: Influence, inform and impress with your reports, presentations, business documents, charts and graphs es un libro estupendo que propone numerosas técnicas para crear informes y presentaciones más claros que de verdad informen e inspiren a sus destinatarios. La primera consiste en formatear el texto en tablas.

Este sencillo cambio de formato produce como resultado mayor interés visual, proporciona amplio espacio blanco y resume la información en un golpe de vista. Los lectores de la diapositiva o documento pueden navegar más fácilmente para encontrar o referenciar un punto particular ya que las columnas son más fácilmente escaneables por el ojo humano. En definitiva, todo un sinfín de ventajas como veremos en el siguiente ejemplo.

Transformando una lista de viñetas en Palabras en Tabla

Imagina una diapositiva como la siguiente:

No informa con claridad, no queda claro si el resultado global es bueno o malo, mezcla diversos tipos de información. ¿Cómo mejorarla?

1Pon la conclusión al principio (empieza por el final)

Escribe el mensaje clave de tu diapositiva y ponlo en el título. Empezar por la idea fundamental proporciona contexto al lector para interpretar correctamente el contenido de la diapositiva. Aprende de cómo escriben los periodistas: poniendo lo más importante al principio.

2Segmenta, ordena, elimina si es necesario

Las listas de viñetas de la diapositiva anterior no aparecen en ningún orden particular, no siguen una lógica. Segmenta la información y ordénala con un criterio, como por ejemplo desde resultados mejores a peores. Si alguna información no resulta  crítica para transmitir ese mensaje clave o para comprender su idea fundamental, elimínala de la diapositiva: pásala a las notas o al apéndice.

3Organiza en columnas

Cuesta menos encontrar la información en columnas de palabras que en texto corrido que se extiende de extremo a extremo de la pantalla. ¿Te habías preguntado alguna vez por qué los periódicos usan columnas?

4Empieza cada párrafo con el final

Ayudarás a la gente a leer en diagonal cuando no tienen tiempo o ganas de leer el documento completo. También les facilitarás más adelante encontrar algún dato determinado.

5Añade contraste tipográfico al comienzo de cada viñeta.

De esta manera es más fácil captar la información clave.

6Pon las palabras en una tabla

Se trata del último paso para eliminar completamente las listas de viñetas de la diapositiva. Así aumenta la legibilidad, el diseño final resulta más claro y la información se lee con facilidad, incluso en diagonal.

[¿Quieres mejorar la apariencia de tus presentaciones y disparar su capacidad de informar y persuadir? Apúntate a nuestros próximos cursos públicos.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Has probado a utilizar tablas en tus diapositivas? ¿Cómo te ha ido?

The post El extraordinario poder de las tablas como alternativa a las listas de viñetas first appeared on El Arte de Presentar.

“Todo profesor que pueda ser sustituido por una máquina merecería serlo.”
—Arthur C. Clarke

Uno podría pensar que las listas de viñetas ya están superadas en las salas de conferencias, aulas y auditorios. ¡Pues no! Seguimos enamorados de las listas de viñetas. A mis cursos continuamente llegan alumnos que dicen que “compran” mi consejo de abandonarlas, pero que si sus jefes no les dejan, o que si en su sector todo el mundo las usa porque son presentaciones “serias”, y otros muchos argumentos semejantes.

Si tu jefe adora las listas de viñetas, esgrime estas evidencias científicas en su contra

La investigación reciente ha dejado claramente establecido el principio psicológico de redundancia:

Se aprende más con gráficos y narración que con gráficos y texto y narración redundante

Uno de los trabajos más completos en este campo se debe a Richard Mayer y su magna obra Multimedia Learning. Cuando lees en voz alta las palabras de la transparencia, lejos de reforzar el aprendizaje, lo torpedeas: ¡voz y texto compiten por la atención de la audiencia! ¿Cómo reaccionas tú cuando te leen transparencias? No puedes leerlas tú mismo y a la vez prestar atención al que habla. O una cosa u otra. ¿Para qué crearle semejantes dilemas a la audiencia?

La voz de Richard Mayer en contra de las listas de viñetas no está sola. He encontrado leyendo el libro de Andrew Abela titulado Advanced Presentations by Design: Creating Communication That Drives Action otros muchos trabajos que tiran por tierra la teoría de que las transparencias deben tener mucho texto:

• Mousavi, Low y Sweller (1995) hallaron en sus experimentos que al enseñar geometría los elementos visuales combinados con palabras habladas eran más efectivos que elementos visuales combinados con palabras habladas y texto o que elementos visuales combinados con texto sin palabras habladas.
• Kalyuga, Chandler y Swelling (2004) encontraron que si se le exige a la audiencia coordinar y procesar simultáneamente material redundante como texto escrito y hablado, se genera una carga cognitiva excesiva sobre la memoria que disminuye el aprendizaje.
• Outing y Ruel (2004) encontraron en sus investigaciones sobre el movimiento de los ojos que cuando vemos una página web con imágenes, audio y texto simultáneamente tendemos a ignorar el texto.
• Moreno (2006) ha comprobado que cuando se eliminan palabras innecesarias, aumenta la eficacia de los materiales.

La Ciencia lo confirma: las imágenes junto con narración son superiores a imágenes junto con texto y narración. Explota el efecto de superioridad de las imágenes en tus próximas transparencias y mejorarás la comprensión y el recuerdo de tu mensaje.

Referencias
S. Kalyuga, P. Chandler, J. Sweller, “When Redundant On-Screen Text in Multimedia Technical Instruction Can Interfere With Learning”, Human Factors: The Journal of the Human Factors and Ergonomics Society 46, 567-581, 2004.
R. Moreno, “Learning in High-Tech and Multimedia Environments”, Current Directions in Psychological Science 15, 63-67, 2006.
S. Mousavi, R. Low, J. Sweller, “Reducing Cognitive Load by Mixing Auditory and Visual Presentation Modes”, Journal of Educational Psychology, 87(2), 319-34, 1995.
S. Outing, L. Ruel, “The Best of Eyetrack III: What We Saw When We Looked Through Their Eyes”, http://www.poynterextra.org/eyetrack2004/main.htm, 2004.

[¿Quieres aprender a planificar las preguntas y respuestas de tus presentaciones? Apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre exposición de presentaciones.]

ENTRADAS RELACIONADAS

Tres requisitos para que el diseño constituya un potente diferenciador estratégico de tus presentaciones

La cuestión no es cuánto metes en tus transparencias sino cuánto saca tu audiencia de ellas

Diseña bien y comunicarás mejor

DIÁLOGO ABIERTO

¿Has eliminado el uso de listas de viñetas de tus presentaciones? ¿Qué resultados has obtenido?

The post Qué mala idea es leer transparencias en una presentación: evidencias científicas en contra de las listas de viñetas first appeared on El Arte de Presentar.

Hace un par de semanas fui invitado a Colombia a impartir varios cursos y conferencias sobre presentaciones. A continuación te invito a ver el vídeo de mi charla en el Curso Anual de la Sociedad Cundinamarquesa de Anestesiología 2012, dirigido a anestesiólogos que presentan en congresos científicos.

Más allá de las listas de viñetas

La charla giró en torno a las siguientes ideas fuerza:

1. PowerPoint no es una muleta o una red de seguridad para perder el miedo a las presentaciones a base de leer y leer texto y más texto, sino una herramienta de amplificación de tu mensaje para comunicar lo que las palabras no alcanzan a explicar.
2. Las transparencias llenas de texto, lejos de ayudarte a transmitir tu mensaje, interfieren con la comunicación y te incitan a leerlas, haciéndote parecer idiota y frustrando y aburriendo a la audiencia.
3. El diseño profesional de transparencias comunica profesionalidad y ayuda a captar y mantener la atención, a la vez que facilita la comprensión y el recuerdo de tu mensaje.
4. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla: los elementos multimedia permiten amplificar y clarificar el contenido de una presentación a extremos que el texto o las palabras por sí solas jamás podrían.

Recuerda: una presentación es un acto vivo de comunicación, no un documento proyectado sobre una pantalla.

[¿Quieres aprender a diseñar elementos visuales impactantes para tus presentaciones? Apúntate a mis próximos cursos en abierto.]

ENTRADAS RELACIONADAS

 Si sólo buscas alternativas al PowerPoint es que no has entendido nada aún

 Más historias y menos PowerPoints

 El Partido Anti PowerPoint me tiene hasta los …

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué es para ti PowerPoint? ¿Qué uso le das en tus presentaciones?

The post Diseña bien y comunicarás mejor first appeared on El Arte de Presentar.

“Cuando el padre ayuda a su hijo pequeño, todo el mundo sonríe. Cuando el padre ayuda a su hijo mayor, todo el mundo llora.”

—Anthony de Mello, «Un minuto para el absurdo»

Durante la mayoría de presentaciones, uno tiene la sensación de que las transparencias se proyectan más para ayudar al ponente a salir del paso que para ayudar a la audiencia a comprender mejor el mensaje. Está demostrado por científicos de teoría cognitiva que las transparencias llenas de texto no sólo no ayudan a la comprensión, sino que la dinamitan. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

¿Por qué entonces se persevera en usar esas monstruosas transparencias? Porque sirven como una muleta para pasar el mal trago de hablar en público. Al volcar en ellas todo el contenido de la charla con frases completas, uno tiene la confianza absoluta de que no se quedará en blanco porque TODO está ahí. No hace falta conocerse al dedillo el tema porque TODO está ahí. No es necesario ensayar la presentación porque TODO está ahí. Basta con leer las transparencias viñeta a viñeta para no meter la pata y salir airoso. Sin embargo, se perderá la conexión con la audiencia, la charla resultará desprovista de vida, no interesará a nadie. Pasará desapercibida y morirá en el olvido. Ni sirven como documento para la audiencia ni como visuales durante la presentación.

Las transparencias no están para servirte a ti sino para servir a tu audiencia

Puedes incluir numerosos elementos visuales en tus transparencias: fotografías, vídeos, animaciones, gráficos, dibujos, viñetas cómicas, etc. Su cometido es expresar ideas o conceptos para los que las palabras resultan insuficientes. Deben estimular el interés, clarificar las ideas, añadir variedad, fomentar la comprensión y el recuerdo. Los buenos visuales ayudan a la audiencia, no son tus muletas.

Si todo lo que vas a poner en tus transparencias es texto y alguna imagen de relleno que no significa ni transmite nada, entonces mejor que no uses PowerPoint en absoluto.

¿Quieres ver un uso magistral de los visuales? No te pierdas esta fantástica charla en TED del físico teórico Brian Greene.

Atrévete a presentar sin texto en la pantalla

Muestra sólo los visuales cuando hagan falta para ilustrar una idea o hecho: por ejemplo, una gráfica para mostrar la evolución de las ventas, una fotografía para atestiguar cómo quedó el lugar tras el siniestro, un vídeo para ilustrar un complicado proceso, un diagrama de bloques para explicar la arquitectura del nuevo sistema, etc.

Cuando diseñes tus transparencias, asegúrate de que tienen mucha imagen y poco texto. Si necesitas muletas, lleva notas escritas en un papel, pero no hagas sufrir a la audiencia proyectando texto y más texto. Sólo así tus visuales estarán al servicio de la audiencia y no al tuyo propio.

Entradas relacionadas

Maximiza la relación señal a ruido en tus presentaciones

Presentaciones a 120 Km/h

Lao Tse y los vastos espacios vacíos en las transparencias de tus presentaciones

Una presentación no es un documento

Diálogo abierto

¿Cómo son tus transparencias? ¿Una ayuda para ti o un elemento amplificador de tu mensaje para la audiencia?

The post ¿A quién sirven tus transparencias? ¿A ti o a tu audiencia? first appeared on El Arte de Presentar.