En todas mis presentaciones utilizo la vista del moderador. En mis cursos, también. Y compruebo con sorpresa cómo muchísima gente aún desconoce su existencia. Funciona tanto en PowerPoint como en Keynote y hasta en iPad. Aquí tienes mis 10 razones imbatibles para amar con locura la vista del moderador al presentar. Yo no podría vivir sin su compañía.

1 Dispones de un monitor de retorno

Ves lo que se está proyectando en pantalla a la vista de la audiencia. De esa manera no tienes que mirar hacia atrás para comprobar qué hay en pantalla. Podrás mantener todo el rato el contacto visual con tu audiencia.

2 Sabes lo que viene a continuación

En la cinta inferior, ves miniaturas de las diapositivas que vienen después. Así anticiparás qué decir antes de saltar a la siguiente diapositiva y evitarás esas desincronizaciones que tan mal quedan cuando anuncias una idea y al pasar de diapositiva sale otra. ¡Ups!

3 Te liberas del flujo lineal impuesto por la presentación

Gracias a la cinta con las miniaturas de tus diapositivas, puedes saltar de una a otra sin que nadie se percate. De esta forma, podrás exponer presentaciones personalizadas sobre la marcha para cada público. Y si vas mal de tiempo, puedes pasar por alto material, que la audiencia ni se enterará.

4 Mantienes tu chuleta a la vista

Al mismo tiempo que ves la transparencia que se está proyectando, puedes ver su campo de notas y todo lo que lleves escrito en él. Si te quedas en blanco, las notas se muestran en letras grandes y claras para que te sirvan de guión de la presentación. Podrás consultar tus notas sin que se te note.

5 Extiendes el escritorio

Para que la vista del moderador funcione, necesitas extender el escritorio. Algunos lo contemplan como molestia o desventaja. Para mí, es una bendición. La audiencia verá la foto de fondo de tu escritorio. Si en un momento de tu presentación tienes que abrir carpetas u otros programas, nadie se enterará de lo que haces con tu ordenador. Sólo verán el resultado final que tú elijas enseñarles.

6 Manipulas en caliente el contenido de la presentación

Puedes insertar, eliminar, alterar u ocultar diapositivas de una presentación en caliente si te das cuenta de que tienes que ajustar contenido sobre la marcha. Nadie notará nada. Cuando se llegue a dicha diapositiva, tu presentación habrá cambiado según tus ajustes.

7 Controlas el tiempo conscientemente

Ves un cronómetro con indicación del tiempo  transcurrido desde que arrancaste y también un reloj con la hora. Ambas pistas te ayudarán a controlar de forma discreta el tiempo de tu exposición.

8 Trabajas durante las prácticas

Si dejas la misma transparencia en pantalla durante varios minutos, por ejemplo mientras los asistentes realizan una práctica a partir de información sobre dicha diapositiva, mientras tanto puedes abrir otros programas y seguir trabajando en tu ordenador como si tal cosa sin que nadie se entere de nada. ¡Serás más productivo!

9 Accedes con facilidad a las herramientas de dibujo

PowerPoint incorpora herramientas para escribir y dibujar sobre tus transparencias durante una presentación. Desde la vista de moderador, accederás a ellas con toda facilidad.

10 Tienes las herramientas de navegación a un clic de distancia

PowerPoint también incorpora un menú para navegar con comodidad por la presentación. Desde la vista de moderador, lo abrirás con un solo clic.

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Una presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados: es muy difícil crear un mismo conjunto de transparencias que sirva con eficacia para ser proyectado, como notas para el orador y como documento para que trabaje la audiencia. Cuanto más texto y mayor detalle, mejor funcionará como documento de lectura personal y peor como elemento para proyectar en la pantalla. Cuanto más esquemático, mejor funcionará en una pantalla y peor como documento de trabajo. ¿Cómo resolver el dilema?

De PowerPoint a Word en un par de clics

Si has creado las transparencias y no quieres crear un nuevo documento en Word desde cero, puedes guardar el archivo en PowerPoint en un formato especial de Word que contiene las imágenes de las transparencias y debajo el texto de las notas.

Para ello, en PowerPoint 2010 selecciona Archivo>Guardar y enviar>Crear documentos. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Notas debajo de las diapositivas y pulsa Aceptar. Se creará un documento nuevo en Word, con tantas páginas como transparencias, cada una de ellas encabezada por la imagen de la transparencia y a sus pies el texto de las notas.

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas. Una vez creado el documento automáticamente, puedes enriquecerlo y añadirle más información.

Puedes volcar en ese documento todas las evidencias adicionales y desarrollos de tus ideas que no tienen cabida en la presentación. Como cada página está encabezada por la transparencia correspondiente, ayudará a la audiencia a seguir el flujo de la presentación. De esta forma, conseguirás resolver el dilema de la presentación-documento.

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