El Arte de Presentar

Una presentación es un acto vivo de comunicación en el que un ponente expone desde el corazón sus ideas delante de una audiencia formada por personas con sus inquietudes, problemas e historias personales con el fin de inspirarles un cambio que mejore su situación actual. Tu presentación es mucho más que un PowerPoint.

Si representásemos en una gráfica cuántas presentaciones que se realizan diariamente son horribles, cuántas mediocres y cuántas excelentes, comprobaríamos que se trata de una distribución gaussiana: aproximadamente el 10%  por ciento de las presentaciones es horrible, el 80%  por ciento, mediocre, y el 10% por ciento, excelente. Nuestro objetivo es desplazar nuestras presentaciones todo lo posible hacia la derecha, hacia ese glorioso 10% por ciento.

Las presentaciones son cada día menos y menos eficaces. Cualquiera de ellas es igual a otra. La gente está harta de ver las mismas presentaciones de siempre: PowerPoint y más PowerPoint. El 80 por ciento de las que ves en las salas de congresos y conferencias del mundo entero son iguales unas a otras, indistinguibles entre sí, invisibles.

¿Quieres que tus intervenciones destaquen? ¿Quieres que hablen de ti, de tu producto, de tu empresa? ¿Quieres ser recordado? Si al crear y exponer tus presentaciones dejas que las ruedas de tu carro avancen por los viejos surcos, llegarás a los mismos aburridos destinos de siempre. Salirse de los viejos surcos es arriesgado porque puedes llegar a destinos insospechados. Pero sólo esos nuevos destinos serán dignos de ser recordados, comentados y admirados.

Tememos sobresalir, no nos gusta destacar: preferimos encajar, pasar inadvertidos. Por eso nos refugiamos detrás de transparencias antes que salir a hablar a pecho descubierto. Anteponemos un documento muerto al acto vivo de comunicar. Volcamos datos desde la cabeza en vez de contar historias desde el corazón.

Con esta actitud, nuestras presentaciones no descuellan ni para bien ni para mal. No serán excelentes, pero tampoco horribles. No llamarán la atención ni en una dirección ni en otra. Serán, en definitiva, invisibles. ¿Eso es lo que quieres para ti y para tu empresa? ¿Que nadie se acuerde cuando termine tu exposición?

En este curso te propongo un enfoque radicalmente nuevo de las presentaciones, que chocará frontalmente con lo que estás acostumbrado a ver y a hacer. Será muy distinto de lo que te imponen en tu empresa. Al principio te sentirás incómodo y cometerás errores. Explora, experimenta, innova. A la larga, buscar siempre la seguridad en todo lo que haces es el camino más arriesgado.

1. FUNDAMENTOS DE LAS PRESENTACIONES

Plantéate alcanzar estos tres objetivos en todas tus presentaciones:

Conviene conectar con los intereses de tu audiencia a nivel intelectual, emocional y ético. Conviene incluir elementos en tu presentación que capten la atención y guíen a tu audiencia hacia lo más importante. Conviene que tu presentación sea fácil de seguir, digerir y recordar.

El proceso creativo de una presentación multimedia conlleva cuatro etapas, que todos seguimos de forma natural: 1) planificamos la presentación; 2) seleccionamos y ordenamos el contenido; 3) diseñamos los elementos visuales; y 4) exponemos en vivo ante la audiencia.

2. PLANIFICACIÓN: Antes de hablar en público, piensa en privado

De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.

2.1 Comprende las necesidades de la audiencia

Para conectar con la audiencia, antes debes conocerla a fondo en la medida de tus posibilidades. Buena parte del tiempo de planificación de tu presentación deberías dedicarlo a analizar el ADN de tu audiencia.

Actitudes: ¿Por qué están aquí?, ¿cuál es su postura ante el tema?, ¿cómo podrían resistirse?

Demografía: ¿Cuántos son?, ¿quiénes son?, ¿qué saben sobre el tema?, ¿cómo puedo llegarles mejor?

Necesidades: ¿Cuáles son sus inquietudes?, ¿cómo puedo solucionar su problema?

2.1.1 Actitudes

Plantéate cuál es la motivación de la audiencia para escuchar tu presentación y cuál es su postura ante tu tema. Es importante que anticipes qué objeciones pueden presentar a tus ideas, qué dificultades te opondrán y por qué no querrán actuar. No des a la audiencia excusas para no actuar.

2.1.2 Demografía

Conocer cuántas personas estarán presentes te ayudará a determinar las mejores herramientas: PowerPoint, pizarra y rotuladores, iPad, papel y lápiz, tú mismo, etc.

Elegirás audiencias más receptivas a tu proyecto si conoces el perfil de tu audiencia.

Conocer qué saben sobre el tema te permitirá ajustar tu lenguaje, conceptos y ayudas visuales para evitar terminología técnica y acrónimos que les resulten ajenos.

Plantéate antes de empezar: ¿Qué experiencias poseéis en común? ¿Qué valores compartís? ¿Qué metas perseguís? ¿En qué sois semejantes? ¿Qué es lo que os une? ¿A qué teméis? Todos tenemos miedos y sueños. ¡Empieza por ahí!

2.1.3 Necesidades

La audiencia sólo te prestará atención y se sentirá impelida a cambiar si lo que les propones resuena con sus propios intereses y objetivos (¿te has detenido antes a escucharlos?), si les ayuda a alcanzar sus metas o sus sueños (¿sabes qué es lo que anhelan?) o si da respuesta a alguna de sus inquietudes (¿qué les roba el sueño?).

2.2 Elabora el mensaje que deseas transmitir

Si necesitas más de dos minutos para explicar en qué consiste tu mensaje y que lo entiendan, es que tú mismo no lo tienes suficientemente claro. A la hora de definir el mensaje fundamental de tu charla esfuérzate para que sea claro y breve; que afirme un beneficio evidente para tu audiencia y no sólo para ti; que haga referencia directa a los asistentes mediante la palabra “tú” o “vosotros”; que evoque emociones para conectar no sólo de cabeza a cabeza sino de corazón a corazón; y que incite a los presentes a la acción.

2.3 Inspira un cambio en la audiencia

Partiendo de los deseos y aspiraciones de tu audiencia, define con claridad cuál será la meta del viaje que emprendéis juntos durante la presentación: ¿qué quieres que hagan los asistentes después de tu presentación, cómo deben sentirse, qué deben saber?

¿Qué están pensando ahora y qué deberían pensar? ¿Cómo se sienten en este momento y cómo deberían sentirse? ¿Qué están o no están haciendo a día de hoy y qué deberían empezar a hacer o dejar de hacer?

2.4 Adáptate a las circunstancias

Las circunstancias o el contexto son determinantes al presentar. Cada presentación es única e irrepetible. Estudia las circunstancias y adáptate a ellas. Una de las más determinantes es el tiempo. Pasarse del tiempo representa la mayor falta de respeto que puedas mostrar hacia la audiencia (y por el resto de entidades si presentáis uno detrás de otro). Denota además falta de preparación y de organización del contenido, cuando no también inseguridad.

Para ajustarte al tiempo dimensiona correctamente el tema. Disponer de poco tiempo es bueno: te obliga a centrarte en lo esencial, dejando de lado detalles irrelevantes y conceptos secundarios. Ensaya la presentación tantas veces como puedas. Usa recordatorios para tomar conciencia del paso del tiempo durante la presentación. Termina siempre antes del tiempo asignado. Así crearás la oportunidad para escuchar y responder las preguntas de la audiencia, tal vez la parte más importante de toda tu presentación.

3. ESTRUCTURA: Selecciona y ordena tus ideas

Para que una presentación tenga éxito, su contenido debe haber sido seleccionado y sintetizado con esmero y posteriormente estructurado de forma correcta. Aunque hayas tamizado el material más relevante, el impacto de tus ideas dependerá en buena medida del orden en que las presentes.

3.1 Selecciona las ideas relevantes

No intentes contarlo todo durante una presentación. No es el momento ni el lugar. Acostumbramos a salir saturados de las presentaciones. Si nos intentan transmitir demasiada información, al final desconectamos y no nos quedamos con nada. Tal es la paradoja: cuanta más información nos vuelcan, menos absorbemos. En absoluto importará cuánta información proporciones si no produces el cambio esperado en la audiencia.

Cada idea, cada transparencia, cada palabra, deben estar presentes con la única intención de ayudar a los oyentes a recorrer el camino. Lo que no contribuya a inspirar el cambio que buscas en ellos, debe eliminarse.

Durante tu intervención, no muestres todas tus ideas, sino sólo las más potentes. Presentar es seleccionar y ordenar ideas. Y seleccionar significa elegir. Y elegir significa renunciar.

Selecciona de entre todo tu material lo más relevante y que mejor contribuye a comunicar tu mensaje para esa audiencia en particular, bajo esas circunstancias, en ese espacio de tiempo. Para eso has trabajado todos esos elementos en la fase de planificación: para tomar la decisión salomónica sobre qué incluir y qué excluir. Renuncia a todo lo demás.

Una presentación involucrará y conectará mejor con los asistentes, captará mejor la atención, facilitará la comprensión y el recuerdo, e inspirará un cambio mayor y más comprometido, si se entremezclan sabiamente los siguientes cuatro elementos:

Afirmaciones: Son declaraciones sencillas que resumen tu punto de vista sobre un tema concreto. Cada una de tus premisas, ideas clave o puntos principales es una afirmación. El mensaje nuclear de tu presentación es una afirmación. Deberían caber en la parte de atrás de tu tarjeta de presentación.

Evidencias: Explican, apoyan o prueban tus afirmaciones. Apelan al intelecto. Deben ser claras, relevantes para tus afirmaciones y creíbles para la audiencia. Los tipos de evidencia más frecuentemente utilizados son las estadísticas, los resultados de encuestas, las definiciones, las demostraciones, las citas y testimonios de autoridades reconocidas, los gráficos y diagramas, y las noticias.

Ilustraciones: Muestran tus afirmaciones en acción. No prueban nada, simplemente poseen el poder persuasivo de la imaginación y la emoción trabajando a su servicio. Las ilustraciones son para muchas audiencias más convincentes que las evidencias. Ciertamente, son más influyentes. Entre las ilustraciones se incluyen las historias, las anécdotas, las citas, los objetos, las demostraciones, los chistes, las imágenes, las fotografías, la música, las canciones, las viñetas cómicas, la magia, los papelógrafos, las transparencias, etc.

Participación de la audiencia: Involucras a la audiencia directamente, lo que la mantiene activa y comprometida. Respetas su conocimiento, experiencia y pensamientos y la conviertes en cocreadora de la presentación. Las formas más comunes de participación son las preguntas y respuestas, las discusiones y proyectos en grupo, la resolución de problemas, las encuestas, bailes, canciones, juegos, magia, movimiento e improvisación.

3.2 Organiza tus ideas

Una sólida estructura es el fundamento de una presentación coherente. No basta con seleccionar las ideas relevantes, además hay que ordenarlas en un todo coherente, siguiendo un hilo narrativo que ayuda a comunicar el mensaje principal.

Para organizar tu material, existe una serie de patrones de estructura, siendo los más comunes los seis representados en la siguiente figura. Forman parte de la mayoría de las presentaciones, a menudo intercalados unos dentro de otros, como si fueran muñecas rusas:

- Patrón cronológico o secuencial: De entre las infinitas posibilidades a tu alcance para narrar lo que ha ocurrido, puedes elegir disponer los sucesos siguiendo la lógica del tiempo; es decir, en el mismo orden en que se produjeron. Por este motivo también se conoce a este patrón como línea o flecha de tiempo. Su estructura permite describir una serie de pasos o acontecimientos conectados cronológicamente en el orden en el que han ocurrido o en el que podrían suceder, de tal forma que si suprimes uno de ellos el proceso perdería el sentido.

- Patrón espacial: Así como el patrón cronológico sigue la lógica del tiempo como elemento de cohesión interna, el espacial sigue la lógica del espacio y organiza las ideas de acuerdo con su localización física sobre un mapa topográfico o esquemático. Sirve para disponer el material según su ubicación física en un plano o diseño. Esta estructura es típica de las presentaciones que exponen las características de un determinado objeto o fenómeno y resulta ideal para presentar modelos, productos y ubicar lugares.

- Patrón problema/solución: La razón de ser de muchas presentaciones es ofrecer soluciones a problemas y conflictos o bien buscar respuesta a un interrogante. En estos casos, puedes estructurar la tuya mostrando en primer lugar el problema. A continuación apuntas una o más posibles soluciones dando a conocer las ventajas y los beneficios de cada una, dirigiendo la atención hacia los méritos de tu propuesta en particular. Terminas con una serie de recomendaciones específicas o plan de acción para solucionar el problema planteado de manera que la audiencia se sienta capacitada para cambiar esa situación problemática o conflictiva. Es la estructura favorita para presentaciones persuasivas porque lleva encapsulada la necesidad de los oyentes: el problema o conflicto que resuelves es el que más les preocupa en ese momento, en ese contexto, lo que garantiza su interés en tu presentación. Para que ésta sea aún más eficaz, asegúrate de pasar más tiempo describiendo la solución que planteando el problema.

- Patrón temático o jerárquico: La organización jerárquica constituye la estructura más simple para visualizar y comprender la complejidad.  Se utiliza para agrupar las ideas sobre algunos temas o divisiones de forma lógica desde un punto central.

- Patrón comparación/contraste: La estructura de comparación/contraste aparece en las presentaciones cuyo objetivo principal es examinar las relaciones de semejanza y/o diferencia entre dos o más entidades o entre varios grupos de éstas. La comparación se realiza tanto al analizar las semejanzas como las diferencias, mientras que el contraste sólo se centra en las diferencias. Cuando comparas, buscas revelar características, funciones o cualidades similares. Cuando contrastas, muestras cómo un conjunto de condiciones difiere de otro.

- Patrón enumerativo: Esta estructura se caracteriza porque organizas tu material en forma de lista de una serie de hechos o de características, unos detrás de otros sin ningún orden particular. El orden en que los presentas no afecta a la comprensión de los mismos.

4. DISEÑO: Comunica visualmente

Las transparencias no están para servirte a ti sino para servir a tu audiencia. Abandona el uso de PowerPoint como una muleta en la que apoyarte y transfórmalo en una herramienta de amplificación de tu mensaje. Busca la simplicidad en el diseño de tus transparencias.

4.1 Escribe textos legibles

No hay mejor receta para el fracaso que asegurarte de que la audiencia es incapaz de leer el texto de tus transparencias. Asegúrate de que todo texto que aparezca en tus transparencias puede leerse desde la última fila. No insertes sin más complejas tablas de Excel. Adapta la complejidad al nuevo medio que representa la presentación. Deja los detalles minuciosos para el documento impreso que repartas y concéntrate en la gran foto, en la vista de pájaro.

¡Y no abuses de las listas de viñetas! Si las usas, tenderás a leerlas y provocarás que la audiencia sienta que está perdiendo su valioso tiempo escuchándote leer en voz alta. Las transparencias no son tu chuleta para no olvidarte de nada. Si necesitas notas para sentirte seguro, llévalas en un papel o usa la vista del moderador de PowerPoint, en lugar de proyectar todo el texto sobre la pantalla.

4.2 Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras

Las imágenes fundamentan tus ideas mejor que el texto solo. En lugar de llenar tus transparencias de texto, busca sustituirlo por imágenes significativas, como pictogramas, diagramas o fotografías. Las fotografías poseen el poder de cautivar al público. Si las empleas, utiliza fotografías de calidad profesional y huye del clipart. Y si quieres realzar el impacto de esas fotografías, insértalas a pantalla completa.

Cuando necesites expresar visualmente relaciones complejas, usa diagramas. Ayudan a esquematizar y organizar la información. Muchos diagramas forman parte ya de nuestro imaginario colectivo y son fácilmente comprendidos por prácticamente cualquier audiencia.

La información cuantitativa es vital para todo negocio: los números miden el rendimiento, identifican oportunidades y pronostican sobre el futuro. Los gráficos y las tablas constituyen la forma más habitual de comunicar información cuantitativa. Para contar la historia de los datos usa gráficos:

1. Determina el mensaje que quieres comunicar.

2. Determina si usar tabla o gráfico.

3. Determina la relación entre los datos si usas gráfico.

4. Determina la mejor codificación del gráfico.

Simplifica tus gráficos, maximiza la relación entre información relevante e información irrelevante. Elimina todo aquello que no contribuya a comunicar el mensaje.

4.3 Sácale partido a la multimedia

Los elementos multimedia permiten amplificar y clarificar el contenido. Te ayudarán a conectar mejor con tu audiencia no sólo a nivel intelectual, sino también emocional, y bien orquestados te servirán de paso para aumentar tu credibilidad a sus ojos.

Anima elementos individuales de tus transparencias para dirigir y atraer la atención. Construye diseños complejos por partes.

Usa transiciones entre diapositivas cuando necesites llamar la atención. Puedes usarlas también para crear ilusión de movimiento, como si cada transparencia formase parte de un lienzo más grande que se despliega ante los ojos de la audiencia.

Nada es tan ilustrativo como un buen vídeo. Si los usas, que sean secuencias breves, relevantes y relacionadas. Integra los vídeos sin costuras dentro de la presentación, de manera que no pierdas tiempo abriendo un reproductor externo. Y nunca se te ocurra reproducirlos directamente desde Internet, llévalos siempre en local.

Utiliza sonidos de forma inteligente si necesitas:

- Captar la atención de una audiencia dispersa; eso sí, usados con moderación.

- Definir el contexto, para toda la exposición, para una porción de ella o para una transparencia.

- Proporcionar evidencia.

Las demos ofrecen una visión única del funcionamiento  de objetos y software. Si te arriesgas a incluir una, que sea muy breve y practícala antes hasta la extenuación. No dejes nada al azar, especialmente si implica un despliegue tecnológico.

5. EXPOSICIÓN: Comunica con todo tu ser

No sólo comunicas con tus palabas, también con tu lenguaje paraverbal (entonación, vocalización, ritmo, volumen, pausas, silencios) y con tu lenguaje corporal (gestos, mirada, movimiento, postura). Durante una conferencia, expondrás el contenido textual de forma completamente verbal y acompañado de una serie de pistas no verbales que indican cuál es tu actitud hacia tus propias palabras y hacia la audiencia. El mensaje verbal apenas contribuye a la comunicación de emociones.

5.1 Comunica con tu voz

Habla alto, con claridad y lentamente. Da variedad melódica a tu discurso utilizando todo el rango de tu paleta paraverbal:

- Altera ocasionalmente el volumen.

- Cambia la entonación.

- Repite palabras o frases.

- Utiliza pausas.

- Evita las muletillas al hablar.

El mensaje verbal, lo que se dice, el contenido de lo que queda registrado en una transcripción, apenas participa en la comunicación (7%).

El lenguaje paraverbal engloba los matices de la voz como entonación, volumen, énfasis, pausas, ritmo, etc., que quedan registrados en una grabación.

El lenguaje corporal se expresa con el cuerpo a través de gestos, posturas, miradas, movimiento, respiración, etc., que queda registrado en un vídeo.

5.2 Comunica con tu cuerpo

Establece contacto visual con la audiencia y no lo pierdas en ningún momento. Reparte tu mirada entre todos los asistentes. Posiblemente no hay mejor herramienta de conexión con la audiencia que una mirada afable. La mirada es tu primera relación con quienes se disponen a escucharte. Para fomentar una conexión positiva con los asistentes, conviene que tu primera expresión sea amable, abierta y optimista.

Haz un uso positivo de tus manos, que cada gesto cuente. Evita todos los gestos que no añaden ningún tipo de contenido a tu presentación porque sólo confunden y distraen. Sustitúyelos por gestos que confieren vida y fuerza a tu intervención. Tampoco estés gesticulando todo el tiempo. Usa los gestos con deliberación y lentitud, en su justa medida.

No te parapetes tras atriles o mesas. Sal delante, ofrécete al público en persona entera. Tú eres el visual más importante de la presentación.

No debes parecer ni una estatua ni un león enjaulado. Muévete con decisión y con un propósito firme. Aprende a controlar el movimiento. No dejes que él te controle a ti. Intercala armoniosamente momentos de desplazamiento con otros de quietud. Así conseguirás que el contraste entre ambos maximice su impacto.

Muestra entusiasmo genuino. Esfuérzate por proyectar en todo momento una imagen positiva. Y viste apropiadamente para la ocasión: la forma de vestir conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. Una buena imagen siempre predispone favorablemente a los oyentes.

5.3 Practica, practica, practica

Grábate en vídeo para detectar tus puntos débiles y practica, practica, practica hasta ir puliéndolos. No valen los ensayos mentales: ponte de pie y repite en voz alta palabra por palabra la idea o ideas asociadas a cada transparencia como si estuvieras en el día de la presentación delante de la audiencia. Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes, ten claro qué decir en cada una. Practícalo todo: la voz, los gestos, la mirada, el movimiento, las demos, etc. Ensaya con compañeros: debe primar la sinceridad y honestidad. ¡No dejes nada al azar!

Table of Contents

Made by byeink

Introduccion

1. Fundamentos de las presentaciones

2. Planificación

3. Estructura

4. Diseño

5. Exposición