Si quieres comprender lo que el pintor surrealista belga René Magritte pretendía expresar con la enigmática frase “esto no es una pipa”, nada te ayudará tanto como una imagen de su famoso cuadro de la pipa de su serie sobre La Traición de las Imágenes. En la imagen de cabecera he incluido una recreación moderna con PowerPoint, aunque por supuesto te animo a buscar el original en Internet.

LAS IMÁGENES ILUSTRATIVAS

Una imagen que ayuda a entender un concepto es lo que llamo una imagen ilustrativa. Sin la imagen, el mensaje se resiente, porque costará visualizarlo, será difícil que la audiencia se lo represente en su imaginación. Se me vienen a la cabeza miles de ejemplos: un gráfico de datos para acompañar una afirmación sobre tu negocio, un diagrama de bloques de un mecanismo complejo, un plano para llegar a un destino, una fotografía para identificar a una persona, un vídeo para explicar un proceso, …

Si alguna vez charlando con un amigo has sentido la necesidad de dibujar un esquema en una servilleta o de enseñarle una foto o incluso un vídeo en tu smartphone, entonces, con toda probabilidad, estabas usando una imagen ilustrativa para hacerte comprender, para ilustrar tus palabras, para darles luz en la imaginación de tu interlocutor, para que se le encienda la bombilla.

¿Lo visualizas? Las imágenes ilustrativas dan asas a tus ideas para que la audiencia pueda aprehenderlas y hacerlas suyas.

LAS IMÁGENES DECORATIVAS

Pero no siempre usarás imágenes o vídeos con este fin. En presentaciones también se ven a menudo imágenes decorativas: persiguen un efecto estético. No aportan valor al mensaje, no lo explicitan, no ayudan a aprehenderlo. ¿Son inútiles entonces? ¡No! Ayudan a crear una diapositiva armoniosa y atractiva, confieren emoción y personalidad a tu presentación, transmiten más allá de las palabras un manifiesto subliminal sobre tu estilo y tu profesionalidad.

Ahora bien, para decorar una diapositiva lo mismo sirve una imagen que otra cualquiera, siempre que guarde al menos una tenue conexión con el contenido del mensaje, que pegue. Eso sí, evita distraer con tus imágenes decorativas del mensaje central de la diapositiva a la que acompañan.

Dicho lo cual, podría parecer que decorar no es más que poner fotos, así sin más, allí donde quede hueco, por aquello de no dejar espacios vacíos en la diapositiva porque entonces quedaría muy sosa. ¡Ay, si fuera tan sencillo! Elegir bien fotos de calidad, buscando una coherencia temática y cromática entre todas ellas, equilibrar la tipografía del texto con la imagen, utilizar una plantilla consistente, en fin, esos pequeños detalles son los que confieren a una presentación un aspecto profesional que despierta la admiración. Y claro, ese nivel de profesionalidad solo está al alcance de los profesionales del diseño.

¿ILUSTRAS O DECORAS?

¿Significa esta última reflexión que no debes decorar? Al contrario. Simplemente es una advertencia: decorar resulta más difícil de lo que parece a simple vista (como casi todo en la vida). Cuando te pones a ello, te darás cuenta de que tu resultado final pues va a ser que no te queda tan bien.

Además, acompañar cada diapositiva de una o más imágenes decorativas puede incluso volverse en contra de tu mensaje: las imágenes decorativas con su concreción inevitablemente añaden ruido e invitan a la distracción. Sé cauto. A menudo, muy a menudo, es más eficiente que estimules la imaginación de la audiencia con tus palabras que con una imagen concreta, por bonita que sea, en especial cuando no queda del todo clara la relación con el concepto decorado o cuando evocan significados muy variados y alejados del concepto original. No pretendas acompañar cada diapositiva de una fotografía cuando una palabra ya evoca perfectamente el concepto a transmitir.

¿Y cómo saber si una imagen es ilustrativa o decorativa? Bien sencillo. Si eliminas una imagen ilustrativa, la audiencia no entenderá el concepto o lo hará a duras penas. Si eliminas una imagen decorativa, el mensaje no sufrirá, pero el diseño sí.

Las imágenes ilustrativas encienden bombillas, las imágenes decorativas embellecen la presentación. Las ilustrativas se centran en el mensaje, las decorativas, en la estética. No puedes prescindir de las primeras si quieres que tu presentación se entienda, ni de las segundas si quieres que tu presentación emocione.

Ilustra, decora, haz lo que debas, … sabiendo bien lo que haces.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo usas las imágenes en tus presentaciones? ¿Ilustras o decoras? ¿O las dos? ¿O ninguna? ¡Cuéntanos qué haces!

[Créditos: Imagen de la pipa descargada de https://thenounproject.com/keueo/]

 

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Colocar a la audiencia en el centro del proceso de creación de toda presentación es una de las ideas más poderosas sobre las que trabajamos durante nuestros cursos. Básicamente, consiste en comprender el perfil y las necesidades de los destinatarios de tu mensaje y no perderlos de vista en ninguna etapa del proceso creativo y expositivo. Ahora bien, ¿no crees que el ámbito de aplicación de este principio puede ser mayor? ¿Puede ayudarte también en tus relaciones con tus compañeros y clientes durante las semanas y los días anteriores y posteriores a tu presentación? Permite que ilustre lo que quiero decir con un par de ejemplos, reales como la vida misma.

1. Después de tu presentación tu cliente te pide que le mandes las diapositivas que has empleado. Tú, amablemente, lo haces. Tu cliente abre el archivo y se da cuenta de que no contiene más que fotos, alguna palabra clave aquí o allá, y un par de gráficos desprovistos de comentarios. Para ti, como presentador, eso fue suficiente, ¿pero de qué le vale ese archivo a tu cliente?
2. Tu jefe quiere revisar tu trabajo y te pide que le mandes la presentación que estás confeccionando. Le envías un archivo de ochocientos megas (nota: no exagero; algunos de nuestros clientes trabajan con PowerPoints de ese tamaño o aún mayores) repleto de vídeos e imágenes de máxima calidad. Por culpa de su volumen, a ti te resulta difícil enviarlo; tu jefe logra descargarlo tras varios intentos, pero a su ordenador le cuesta varios minutos abrirlo.

¿Tu cliente quiere ver sólo las fotos que mostraste o conservar un documento de referencia que contenga un resumen de tus argumentos? ¿Tu jefe va a presentar tus diapositivas en un auditorio o simplemente desea ver en qué estado se encuentra tu trabajo? Entiendes la idea, ¿verdad? Si conoces realmente qué es lo que necesita tu audiencia (en este caso, la persona que te formula la petición) puedes generar el tipo de archivo más adecuado.

La próxima vez que alguien te pida que le envíes tu presentación, ten en cuenta lo siguiente:

Pregunta al destinatario para qué quiere el archivo
Si sólo quiere recordar las ideas principales de tu exposición, probablemente le baste un documento en formato .pdf o .doc que incluya tus notas. Verás que en la mayoría de los casos, no hará falta que envíes un archivo de PowerPoint, sino un documento de menor peso, lo cual facilitará el envío y la manipulación.

Optimiza la multimedia para cada uso específico
Por ejemplo, el archivo de una presentación que se vaya a imprimir no necesita imágenes de calidad máxima (y, por supuesto, tampoco vídeos). Y si el destinatario sólo quiere volver a ver tu presentación en su ordenador, adapta la calidad de los elementos multimedia a la resolución habitual de una pantalla de ordenador.

En conclusión: interésate por tu audiencia, descubre para qué se va a utilizar el archivo que te solicitan y genera uno con las características adecuadas, ni más ni menos. PowerPoint (al igual que cualquier otro programa de presentaciones actual) permite transformar presentaciones en documentos de varios formatos y comprimir los diferentes elementos multimedia para generar archivos ligeros, fáciles de enviar y recibir.

Recuerda: piensa en tu audiencia en todo momento, también antes y después de tu presentación.

[Aprende a dar una difusión óptima a tus presentaciones en nuestro curso de Superpoderes del PowerPoint.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué pautas sueles seguir para dar una difusión óptima a tus presentaciones?

[Créditos:  Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Shutterstock ]

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