Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un astuto y controvertido filósofo, economista y sociólogo italiano de variopinta trayectoria profesional, cuyas mayores contribuciones a la economía tuvieron lugar en el campo del estudio de la distribución de la riqueza: Pareto observó que el 20% de la población italiana concentraba el 80% de la riqueza. Los porcentajes específicos, 90/10, 80/20 ó 70/30, no tienen mayor importancia: cuando se estudian sistemas grandes de distribución normal, es decir, aquellos que son utilizados de formas variadas por una gran cantidad de personas, emerge espontáneamente la regla de 80/20. Esta regla, también conocida como Principio de Pareto, se ha aplicado con éxito en numerosos disciplinas, incluyendo además de a la economía a la gestión, el diseño de interfaces de usuario, el control de calidad o la ingeniería, por citar unas pocas.

El imprescindible libro Principios Universales de Diseño recoge entre sus 100 principios uno bautizado precisamente con este nombre, la Regla 80/20:

“Un alto porcentaje de los efectos en cualquier sistema grande son causados por un porcentaje pequeño de las variables”

— Principios universales de diseño

El 80% del uso de un producto involucra el 20% de sus características

El uso que los millones de usuarios informáticos hacemos del software sigue igualmente una distribución de Pareto: en general, el 80% del tiempo que trabajamos con un programa informático, incluido PowerPoint, utilizamos un 20% de sus características. Yo me atrevería a añadir que existe un porcentaje importante de funciones que no usamos jamás, por la sencilla razón de que desconocemos su existencia. Y cuanto más complejo y rico es el programa, mayor número de funciones ocultas que nunca aprovecharemos. En esta entrada exploraremos una de las funciones más desconocidas del PowerPoint: la vista del moderador, característica realmente útil a la hora de presentar.

La vista del moderador

La vista del moderador aprovecha la capacidad de la mayoría de portátiles de mostrar información simultáneamente en dos monitores: en uno de ellos, el cañón, se proyectan las transparencias de la presentación que el público ve; y en un segundo, la pantalla del portátil, otros programas que el público no ve. En concreto, la vista del moderador ofrece las siguientes posibilidades:

1. Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que nos sirvan de guión de la presentación

Hemos repetido en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el miedo a quedarse en blanco, para presentar con más confianza. El problema es que terminan leyendo las transparencias, lo que les obliga a dar la espalda al público, el cual, mortalmente aburrido, terminará por desconectar. Mostrando las notas sólo al presentador, éste puede exponer con la confianza de acudir a ellas en caso de quedarse en blanco o para cerciorarse en cada transparencia de que no olvida nada, sin necesidad de sobrecargar las transparencias.

2. Se muestran miniaturas de las transparencias para poder seleccionarlas sin seguir el orden de la secuencia

Permite así crear presentaciones personalizadas para cada público, que pueden variarse dinámicamente en función de la reacción de la audiencia sin que el público se dé cuenta.

3. Se muestra el siguiente elemento que va a aparecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista

A menudo, especialmente cuando la presentación no ha sido ensayada, uno olvida qué transparencia viene a continuación o si una lista constaba de cinco o de seis viñetas. Se ocasionan así pequeñas desincronizaciones entre el discurso y el contenido mostrado en pantalla que terminan desluciendo la exposición. Dado que la vista del moderador nos enseña la siguiente transparencia o viñeta, sabemos en todo momento qué es lo que viene a continuación.

Los riesgos de la vista del moderador

El mayor peligro que se corre al usar la vista del moderador es quedarse pegado a la pantalla en lugar de mirar al público a los ojos. Si decides utilizarla, asegúrate de utilizar las notas sólo en emergencias, jamás las leas, porque entonces el público se sentirá desconectado, te habrás trasnformado en un busto parlante enlatado, no en un orador vivo, rebosante de pasión.

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¿Conocías la vista del moderador? ¿La has usado alguna vez? ¿Piensas usarla en el futuro?

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