​Los buenos gráficos inspiran, iluminan e informan. Ayudan a tomar mejores decisiones. Permiten influir y guiar durante el diseño de nuevas estrategias. Y cuando hablamos de grandes volúmenes de datos, una tabla difícilmente cuenta su historia con la claridad y rapidez de un gráfico bien diseñado.

Excel 2016 ha dado un salto de gigante con sus nuevas capacidades de creación de gráficos modernos e ilustrativos. A pesar de estos avances, Excel no deja de ser una herramienta para cargar, manipular y analizar datos más que para presentarlos visualmente. Con el fin de mejorar su capacidad de visualización de información, Microsoft introdujo en 2013 una potentísima herramienta de inteligencia de negocio para análisis de grandes volúmenes de datos: Power BI.

Mucho más que una herramienta de visualización de datos

Power BI es una colección de servicios, aplicaciones y conectores para que te conectes a tus datos allí donde estén, desde una sencilla hoja de cálculo de Excel hasta una colección de almacenes de datos híbridos en la nube. Podrás visualizar o descubrir las revelaciones (insights) más importantes y compartirlas con tu audiencia a través de visualizaciones atractivas. No importa la complejidad ni el volumen de los datos de partida, Power BI ayuda a que los mensajes presentados resulten convincentes, directos y al grano.

Como ves, Power BI centraliza, simplifica y agiliza lo que trabajando solo con Excel se convertiría en un proceso de diseño y creación de informes disperso, arduo y desconectado.

Presentaciones de datos profesionales e ilustrativas

Las visualizaciones (denominadas «objetos visuales» en Power BI) constituyen una representación visual de datos. Pueden ser sencillas, como un único número que representa un aspecto significativo, o visualmente complejas, como un mapa de colores degradados que muestra la opinión del votante con respecto a un determinado problema o preocupación social. La finalidad de un objeto visual es presentar los datos de una manera que ofrezca contexto e información detallada, lo que probablemente resultaría difícil de discernir en una tabla de números o texto sin formato.

Con Power BI puedes crear gráficos interactivos e insertarlos dentro de tus presentaciones de PowerPoint. Podrás contar su historia con sencillez y claridad, ya que Power BI ofrece un amplio abanico de visualizaciones predeterminadas, muy superior al de Excel. Además, Microsoft está introduciendo otras nuevas mensualmente.

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Los hermanos Heath cuentan la siguiente historia en su obra ya clásica Ideas que pegan:

El Ministerio de Agricultura estadounidense (USDA) recomienda que una dieta normal no contenga más de 20 gr de grasas saturadas al día. Según los resultados del laboratorio, el cucurucho de palomitas tenía 37.

Ponte tú ahora en la situación de anunciar al público que un cucurucho de palomitas de tamaño medio tiene 37 gramos de grasas saturadas. Ese número no le va a decir nada a la gente, ¿verdad? ¿O acaso tú memorizas las recomendaciones de salud de la OMS u otros organismos similares? Así que el reto es: ¿cómo impactas con ese dato? La solución habitual habría sido un gráfico de barras: una barra con la recomendación de la USDA y otra con la cantidad en el envase de palomitas. ¿Qué impacto crees que ese gráfico habría tenido sobre el público general? ¿A cuántos crees que les habría animado a dejar de comerlas un dato puramente racional? ¿Uno o ninguno?

Veamos cómo lo resolvió el CSPI (Centro Científico para el interés público):

El 7 de septiembre de 1992, el CSPI convocó una rueda de prensa para presentar el siguiente mensaje: «Una porción mediana de palomitas con mantequilla de una sala de cine cualquiera contiene más grasas que obstruyen las arterias que unos huevos con panceta para desayunar, un Big Mac con patatas para comer y un filete para cenar, con sus correspondientes guarniciones y todo junto».

Los del CSPI no menospreciaron el poder de las imágenes, sino que expusieron el menú grasiento al completo ante las cámaras de televisión. Un día entero de alimentos insalubres sobre la mesa y todas esas grasas saturadas metidas en una única porción de palomitas.

La noticia causó sensación de inmediato; apareció en la CBS, la NBC, la ABC y la CNN. Ocupó las portadas de USA Today, Los Angeles Times y la sección de estilo del Washington Post. Los presentadores Leno y Letterman hicieron chistes sobre las palomitas empapadas de grasa y los redactores dejaron volar su imaginación en los titulares: «Las palomitas, sólo para mayores de edad». «Luces, acción … ¡colesterol!». «Palomitas en el cine: sesión doble de grasa».

La idea se propagó y los cinéfilos, repugnados por la noticia, huyeron de las palomitas a manadas. Las ventas se desplomaron y los empleados de las salas de cine se acostumbraron a sortear preguntas sobre si las palomitas se hacían con el aceite malo. Poco después, casi todas las grandes cadenas de cines del país anunciaron que dejarían de usar el aceite de coco.

La gente no quiere tragar datos, quiere escuchar historias

El problema de muchas presentaciones es la sobreabundancia de datos. Da igual que sean financieras, científicas o de analítica web, comparten el defecto de sepultar a la audiencia bajo una montaña de datos. Piénsalo bien. ¿De qué te servirán tantos datos si la audiencia no sabe qué hacer con ellos? No importa el dato sino su impacto emocional.

En tus presentaciones plantéate cuántos datos son realmente relevantes. ¿De verdad la audiencia necesita que le muestres ese gráfico o esa tabla? ¿No podrías ponerlos en el apéndice o en el documento que les repartirás?

Y cuando el dato que deseas comunicar es absolutamente imprescindible, entonces preséntalo de manera que impacte. Si es importante contarlo, ¡cuéntalo bien! Haz que el dato sea memorable. ¿Cómo? ¡Sé concreto! Haz como en el ejemplo de los Heath: en lugar de hablar de 37 gramos de grasas saturadas, mostraron una mesa repleta de comida grasienta.

La gente lee las etiquetas de los envases y ni se da cuenta de lo que se está comiendo

¿Te has parado a pensar cuánto son 35 gr de azúcar? Casi nueve terrones. ¿Te meterías en la boca y te comerías así a palo seco nueve terrones de azúcar? Ni loco, ¿verdad? ¡Pues eso estás haciendo al beberte una Coca-Cola!

En la página web de SinAzucar.org lo cuentan de maravilla. ¿Cómo? Pues igual que los del CSPI: con imágenes. Hacen fotos súper profesionales de cada alimento junto con la pila de azucarillos igual al azúcar que dice su etiqueta que contiene. Sin trampa ni cartón. A la vista de todo el mundo. Son tan transparentes que algunas marcas han exigido a los responsables de la web que retiren la foto de su producto. Porque saben que una imagen vale más que mil palabras y hoy las imágenes dan la vuelta a Internet en segundos.

Cuando ves tan gráficamente la cantidad del azúcar escondido en el alimento, no puedes quedarte indiferente. El mensaje te llega y te cuestionas lo que comes. ¡Bingo! ¡Prueba conseguida!

Por supuesto, la fama del sitio se ha extendido rápidamente en las Redes Sociales. Los responsables han salido en programas de TV. ¿Necesitan un PowerPoint para ilustrar la cantidad de azúcar que nos inyecta la industria alimentaria? ¡Por supuesto que no! Llevan alimentos típicos de los que todo el mundo come a lo largo del día y, al lado, terrón a terrón, van edificando las torres del azúcar que entra de tapadillo en nuestro cuerpo.

 

Los números son abstracciones, pero la experiencia de la vida no lo es

Concreto. Tangible. Visual. Tal es la clave para que los datos se comprendan y perduren en la memoria. La próxima vez que tengas que presentar cifras, intenta hacerlas concretas: utiliza imágenes que ayuden a representarlas y fijarlas en la memoria, utiliza analogías, utiliza ejemplos, usa objetos físicos tangibles. Si te limitas a listar ristras de números, nadie los recordará ni cuando pases a la siguiente diapositiva.

Quédate con la lección de estas campañas tan exitosas. Lo concreto sobrevive. Si quieres que los datos de tus piezas de comunicación sean memorables, ¡hazlos tangibles!

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¿Qué otros ejemplos brillantes conoces de comunicación visual?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de la página web de SinAzucar.org]

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En un mundo gobernado por los datos y rico en información, la visualización de datos está por todas partes: desde los deportes hasta las noticias, pasando por las apps de fitness y las infografías de los periódicos. Y, por supuesto, en las salas de reuniones y conferencias, en los comités de empresa y en las charlas de ascensor de los emprendedores.

Crear buenos gráficos ha dejado de ser una capacidad reservada a los analistas y a los científicos. Se ha transformado en una habilidad que todo directivo debe dominar. Si no eres capaz de crear buenos gráficos que informen, persuadan e iluminen, tu liderazgo perderá valor.

Los programas visualizan datos, las personas visualizan ideas

En mi experiencia, la mayoría de ejecutivos con los que trato poseen un conocimiento rudimentario de Excel y PowerPoint. A partir de una tabla en Excel, resulta trivial seleccionar cualquiera de los gráficos que el programa ofrece para representarla y luego copiar y pegar el gráfico generado en una diapositiva de PowerPoint. Ahora bien, ¿traducir una tabla a un gráfico significa que la historia enterrada bajo los datos emergerá con claridad? Por desgracia, en la abrumadora mayoría de los casos, la respuesta es un rotundo «No».

El gran error consiste en mostrar los datos sin reflexionar previamente sobre el mensaje que se quiere comunicar a través de los mismos. Un gráfico no sólo tiene que estar bien construido (Excel usado con habilidad vale para eso), además tiene que contar con claridad y sencillez una historia, ilustrar un punto, hacer llegar como una revelación un mensaje.

Las dos preguntas más importantes a la hora de crear un gráfico

En vez de saltar de los datos directamente a los tipos de gráficos y elementos de diseño, necesitas pararte a definir el contexto e identificar el enfoque que resultará más eficaz. No pienses que estarás desperdiciando el tiempo. Al contrario, se trata del antídoto contra los gráficos irreflexivos que vuelcan datos sin transmitir ideas. Una hoja de Excel puede generar un gráfico a partir de una tabla, pero no puede saber quién será la audiencia ni el propósito del gráfico en una presentación.

En su libro Good charts, el experto en visualización de datos, Scott Berinato, nos propone dos preguntas fundamentales a la hora de trabajar con gráficos:

• Ejecución del diseño: ¿Cómo de bien está construido este gráfico?
• Conciencia del contexto: ¿Qué estoy tratando de decir o mostrar? ¿A quién? ¿Dónde? ¿Por qué?

Los gráficos que crees deberían ubicarse en la casilla superior derecha de la Matriz de los Buenos Gráficos.

Una historia duerme enterrada entre tus datos. Tus herramientas desconocen cuál es esa historia. Ahí entras tú: para devolver la vida a esa historia visual y contextualmente. Deja de mostrar datos y empieza a contar su historia.

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¿Qué proceso sigues para crear buenos gráficos?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Shutterstock ]

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