“El hombre que no sabe sonreír no debe abrir la tienda.”
—Proverbio Chino

Mark Twain solía decir que sólo existen dos clases de oradores: los que se ponen nerviosos… y los que mienten. Todo el mundo siente nervios cuando va a hablar en público, incluso algunos expertos cuentan cómo sentir cierta tensión es positivamente beneficioso para el orador y su charla.

En cualquier caso, si esa sensación de nervios fuera exagerada, no dejes de leer algunas de las entradas de este blog donde podrás encontrar las claves prácticas y definitivas para paliar o eliminar el temible miedo escénico.

Un agente exógeno que puede ayudarnos a aminorar la sensación de vértigo antes de salir al escenario es el Maestro de Ceremonias del evento. Con su “savoir-faire”, buen hacer en la presentación del ponente, capacidad de improvisación y talante será capaz de hacernos sentir cómodos y legitimar nuestra siguiente intervención de cara a la audiencia. Por ejemplo con la fórmula T.I.O anteriormente comentada.

Lo cierto es que también pueden sabotear los ya complicados primeros instantes de nuestra ponencia si su forma de presentarnos es nefasta. Siempre recordaré una anécdota que comentaba mi admirado Antonio Garrigues Walker sobre un maestro de ceremonias que debía presentarle ante un gran número de personas.   El conductor del evento se puso tan nervioso intentando resumir el extenso currículo del abogado que acabo diciendo:

“Con ustedes el impresentable Antonio Garrigues.”

Para que no te suceda una situación así de embarazosa te sugerimos estos nuevos consejos que te ayudarán a dominar con maestría cualquier ceremonia.

1Sé un maestro del micrófono

Al maestro de ceremonias se le conoce con las siglas MC por lo obvio (Maestro Ceremonias) y por Microphone Controller (Controlador del Micrófono). Este es el apelativo que se les aplicaba originalmente a las personas cuya ocupación era animar al público en las fiestas donde la música era pinchada por un disc jokey (pincha discos de toda la vida). Si vas a ser un Maestro del micrófono por favor asegúrate de que sabes utilizarlo correctamente y no cometas errores como golpearlo para saber si está conectado o pronuncies un “¿se me oye?” en la sala. Hay pocas cosas más molestas y menos profesionales.

2Respeta el hilo conductor

Normalmente los eventos, las galas, los cursos, tienen una temática específica, un hilo argumental que dará sentido completo a cada parte independiente. Un buen maestro debe tener presente todo el tiempo el marco del evento, procurando incorporar todo lo que pudiera suceder de improviso dentro del mismo. De este modo cualquier acontecimiento e intervención, estén programados o no, harán sentir a la audiencia que cada pieza encaja perfectamente como si de un puzle se tratara.

3Sonríe

No olvides sonreír. Sí, parece de Perogrullo, pero debemos recordarlo y practicarlo si queremos dominar la maestría de los presentadores. Como dice Anxo Pérez, autor del Bestseller Los 88 Peldaños del Éxito:

“Lo primero que alguien ve de ti cuando se acerca es tu sonrisa. Ella es como la luz de un piloto encendido. Si está activada, tanto si quieres emitirlo como si no, el mensaje que da sobre ti es: soy afable, receptivo, me intereso por ti, quiero conocerte, no soy peligroso. Soy alguien que te interesa conocer.”

Está claro. No existe la “no comunicación”, la seriedad también comunica y además se contagia. Un buen Maestro de Ceremonias se dirigirá al público con una sonrisa verdadera, leerá en sus ojos sus necesidades e interactuará con él para satisfacerlas en la medida de lo posible.

En definitiva, un buen Maestro de Ceremonias es capaz de conseguir que un evento mediocre sea un éxito y que un evento exitoso sea un acto inolvidable.

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¿Estás preparad@ para presentar a otros ponentes?

[Créditos: Orator stands behind a podium with microphones, de Shutterstock.]

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“Yo soy su anfitrión. Dejen sus problemas en la puerta. ¿Cómo?

¿Que la vida es complicada? Olvídenlo, aquí dentro la vida es hermosa,

las chicas son hermosas, hasta la orquesta es hermosa…”

Cabaret

Daniel Webster, afamado orador, ex senador del estado de Massachusetts, solía decir que prefería aparecer ante un auditorio vestido a medias, que preparado a medias. No puedo estar más de acuerdo. Aunque disfruto cuando la ocasión me permite ofrecer un extra a la audiencia que no estuviera en guión, a la hora de presentar un evento soy incapaz de imaginarme una intervención mejor que la improvisación… preparada.

Hace muy poco hemos podido disfrutar de las galas de Los Goya y de Los Oscars. Haciendo patria diré que me he divertido mucho más con la primera y que, salvando las distancias porque en medios han vuelto a ganarnos, ambas tenían un denominador común: un gran maestro de ceremonias.

Esta figura es mucho más importante de lo que a priori pudiera parecer, hasta el punto de depender de ella el éxito o fracaso del evento. ¿Creéis que exagero? A todas luces Neil Patrick Harris fue el único culpable de que la 87 edición de los Premios Oscar fuera la menos vista en siete años. Por lo que prepararse a conciencia para no convertirnos en cabeza de turco se vuelve imprescindible.

Un buen Maestro o Maestra de Ceremonias debe ser capaz de mantener el ritmo del evento, generar una buena disposición en la audiencia, cuidar al resto de presentadores o premiados, y además debe conocer las 5 claves prácticas para asegurar el óptimo desarrollo del evento.

Tener muy presente la escaleta:

En los eventos, como en las presentaciones en general, se cumple una premisa: hay siempre menos tiempo del que teníamos asignado. Por lo que es necesario ajustar en la medida de lo posible tus intervenciones para cumplir con el horario previsto. Conocer al detalle la escaleta nos ayudará a minimizar cualquier imponderable.

Investiga a los ponentes y prepara una manera original de presentarlos.

En ocasiones es el aspecto más descuidado por los maestros de ceremonia mediocres, que suelen caer en los estereotipados clichés del estilo: “me produce un gran honor presentarles al maravilloso…”, “es un auténtico placer contar esta noche con…”, precedido de un extenso y tedioso currículo que lo único que consigue es bajar la energía de la audiencia y aburrir hasta la saciedad.

La propuesta debe ser muy distinta: generar expectación en la audiencia a través de una presentación a medida para ese evento. Dale Carnegie recomendaba en estas situaciones seguir la Fórmula T.I.O. No, no es que tratemos a los ponentes en un modo “cheli” o poco respetuoso, todo lo contrario. Esta fórmula sirve de guía práctica para organizar los datos que hayamos recopilado de cada ponente:

• La “T” significa Tema. Podemos comenzar explicando el título de la conferencia, ofreciendo un marco para que se entienda el por qué de esa intervención en ese momento específico de la gala, evento o ceremonia.
• La “I” se refiere a Importancia. ¿Por qué es importante para la audiencia, verdadera protagonista de la jornada, que se trate ese tema específicamente? Contarlo de manera que despierte curiosidad en el público que ahora sabrá por qué es importante escuchar la siguiente intervención.
• Por último la “O” significa Orador. En este punto pueden enumerarse sus títulos más destacados, especialmente aquellos que guardan relación con el tema. Para terminar es importante decir el nombre del orador de manera nítida y sin dejar de mirar a la audiencia, y no al orador. Este es un error en el que suelen incurrir los presentadores más bisoños.

 

CONTINUARÁ…

[Aprende a ser un Maestro de las Presentaciones en nuestros cursos de Exposición Oral.]

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¿Qué hacen diferente los grandes Maestros de Ceremonias?

[Créditos: Circus Show, de Shutterstock.]

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Para innovar en tus presentaciones puedes:

1) Presentar un contenido innovador.
2) Hacer una presentación innovadora del contenido.

La presentación cambia la percepción del contenido. Qué triste es ver cómo grandes ideas no llegan a ningún sitio porque no se saben comunicar. Sin contenido, no hay presentación. Pero una mala presentación impide que el contenido se comunique. A veces los hechos no hablan por sí solos, hay que darles voz.

El jueves 2 de septiembre a las 19.00, Innosfera organiza una nueva edición de conferencias con la innovación como tema. La entrada a las conferencias es libre, pero es necesario el registro previo.

Participaré con la presentación titulada «Si innovas en tu negocio, ¿por qué no innovar en tus presentaciones?». En ella abordaré tres temas principales:

• Innovación en la conexión con la audiencia: cómo transformar tus presentaciones de recepción unidireccional pasiva a participación multidireccional activa.
• Innovación en el diseño: transparencias simples, profesionales y relevantes que captan y mantienen la atención de la audiencia.
• Innovación en la presentación de contenidos: de volcar datos a narrar historias.

El evento se retransmitirá en directo a través de innosferatv. Si no puedes verlo en vivo, los vídeos quedarán colgados para su visualización en cualquier otro momento.

También podrás seguir la evolución del evento a través del backchannel, usando el hashtag #innosfera.

Con posterioridad al evento, subiré a esta misma entrada materiales adicionales: las transparencias, referencias, documentos de apoyo, etc. Si tienes preguntas, comentarios o información que aportar, puedes hacerlo a través de Twitter usando el hashtag #innosfera o comenta en el blog.

Nos vemos en Innosfera. ¡No faltes!

Actualización 03/09/2010

• Las transparencias de la presentación
• El twitterstream

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué entiendes por innovación en las presentaciones? ¿Has visto presentaciones que te parecieran innovadoras? ¿Por qué?

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En la primera entrada de esta serie repasé algunos de los beneficios y ventajas del backchannel. Por muy cuidadosamente que un organizador planifique un evento, siempre quedan detalles e incidencias más allá de su control. Por su propia naturaleza, la formación y evolución de un backchannel escapa al control de la organización: no puede hacerse nada por evitarlo. Así que, una vez reconocida su utilidad, sí que puede facilitarse su creación y dirigir su uso. En esta entrada se proporcionan 10 consejos para organizar un evento que implique a la audiencia en una conversación como nunca antes lo había hecho, entresacados algunos del libro de Cliff Atkinson “The Backchannel: How Audiences are Using Twitter and Social Media and Changing Presentations Forever”.

1. Crea una cuenta de Twitter para el evento, que sea el origen oficial de toda información sobre el mismo. Publicita la cuenta y anima a los participantes a seguirla. Twitter constituye una magnífica herramienta para promocionar el evento, informar de novedades en los días anteriores, publicar noticias de último minuto durante el evento y anunciar recursos y materiales tras su finalización

2. Ofrece descuentos, premios y ventajas especiales a los seguidores del evento en Twitter. Motiva a la gente para que te siga y retuitee tus tweets. Que estén pendientes de tus palabras.

3. Crea un hashtag para el evento. El hashtag permite identificar un backchannel y es crucial para su formación. Consiste en el carácter # seguido de un identificador creado por ti, como por ejemplo #ABC. Utiliza una combinación de letras lo más corta posible: recuerda que debe incluirse en cada tweet y debes dejar espacio para el contenido. Debería ser único y representativo. En eventos con varias sesiones (o tracks) en paralelo considera crear un hashtag para cada una, derivado del hashtag general, por ejemplo #ABCsocial para una sesión del evento ABC que trate “medios sociales”.

4. Difunde el hashtag oficial a través de todos tus canales de comunicación: página web, blog, boletines electrónicos, publicidad vía web o papel, materiales de marketing, comunidades en línea. Nadie que asista al evento debe ignorarlo. Para asegurarte, inclúyelo en el programa, en la carpeta de bienvenida, en los carteles, en las tarjetas de identificación, etc. Anima a la audiencia a utilizarlo en todo el contenido que creen, dentro y fuera del backchannel. Facilitará posteriormente la recuperación de información sobre el evento desde todo tipo de fuentes.

5. Prepara la sala para el backchannel. La gente acudirá con sus portátiles y teléfonos móviles. No asumas que todo el mundo dispondrá de conexión a Internet por 3G. Incluso puede que la cobertura sea mala. Proporciona un acceso WiFi de calidad. Es más, si el evento se va a prolongar durante varias horas al día, busca la manera de proporcionar enchufes repartidos por toda la sala para recargar baterías de portátiles y móviles. Hoy en día, el WiFi es como el agua caliente: se da por hecho.

6. Contrata un reportero. Cada vez más gente sigue eventos a través de Twitter. Los asistentes que espontáneamente tuitean sobre la charla proporcionan una secuencia viva de información, pero descoordinada y muy personal. Si no quieres que nada que tú consideras importante sea pasado por alto, contrata a un twitterreportero. Puede ser un periodista profesional o alguien con juicio crítico sobre el tema y rapidez de reflejos, cuya misión consistirá en tuitear la información más relevante de las charlas y las noticias más destacadas del evento. Explica a la audiencia que existe un twitterreportero.

7. El moderador de cada sesión debería seguir el backchannel en su propio portátil o teléfono. De esta forma estará al tanto de la conversación que está teniendo lugar durante la charla. Esta información le proporciona una cierta ventaja si debe reaccionar ante algún comportamiento negativo o malestar de la audiencia.

8. Puedes mostrar el contenido del backchannel en una gran pantalla para toda la sala. En este sentido me muestro reservado, ya que puede convertirse en una distracción para la audiencia e incluso el ponente. Soy más partidario de que cada cual lo siga en su dispositivo móvil si es su voluntad. No obstante, según Olivia Mitchell existen ocasiones en las que resulta muy recomendable: cuando utilizas herramientas de votación basadas en Twitter tras haber interrogado al público; cuando se abre un turno de preguntas y se aceptan también vía Twitter, desde dentro o fuera de la sala; cuando un ponente desea recibir respuestas a preguntas o peticiones realizadas a sus seguidores de Twitter. Sopesa en qué circunstancias es útil y constructivo mostrar el backchannel a todos los seguidores. Sí que es muy recomendable mostrarlo entre sesiones o en monitores repartidos por los locales, fuera de la sala. Cuando optes por mostrarlo, puedes utilizar cualquiera de estas herramientas de presentación.

9. Si la información es confidencial, considera utilizar un backchannel privado. No todo lo que ocurre en una sala de conferencias es para todos los ojos. Si crees en las virtudes del backchannel, pero no quieres la apertura de Twitter, considera utilizar herramientas alternativas, como salas de chat privadas. En una futura entrada se repasarán alternativas a Twitter para creación de backchannels.

10. Tras el evento, aprende de Twitter. Revisa todos los tweets que han sido publicados antes, durante y después del evento. En ellos encontrarás información valiosa: la opinión de la audiencia sobre la organización, sobre la calidad de los ponentes y el interés de sus charlas, sobre la conveniencia de los locales y de sus instalaciones, etc. A veces te resultarán más reveladores que una simple encuesta de calidad. Puedes incluir una selección de los mejores tweets en el material que entregarás tras el evento. Busca la mejora continua.

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Backchannel (IV): Recomendaciones para los asistentes

Backchannel (V): Alternativas a Twitter para transformar presentaciones en conversaciones

Diálogo abierto

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