Tienes una idea, un proyecto, una opinión que puede mejorar el rendimiento de tu departamento, de tu compañía y que puede beneficiarte. Pero antes de poder llevarla a cabo, tienes que entrar en ese despacho y convencer a quien está sentado en esa silla.

No es fácil, pero hay trucos que pueden ayudarte si planteas el proceso como una presentación bien hecha. Aquí te los contamos:

1¿Conoces bien a tu audiencia?

Cuando planteamos una presentación tenemos que tener bien clara a nuestra audiencia. Más de una vez me he encontrado en nuestros cursos con gente que acudía con la intención de convencer de algo a sus jefes y el argumento era algo así: «Quiero que se dé cuenta de que está haciendo algo mal y que lo haga como yo quiero». Buen objetivo, pero difícil de conseguir.

Antes de empezar, anota en un papel algunos datos que puedan serte útiles: ¿Qué actitud tiene ante lo que le vas a contar? ¿Habrá alguien con él que pueda apoyarte o perjudicarte? ¿Vas a plantearlo a primera hora cuando está fresco o después de comer, cuando tenga pocas ganas de escucharte? ¿Tiene prisa o te puede dedicar tiempo? Haciéndote estas preguntas, podrás valorar el contenido de tu discurso, la duración y seleccionar qué temas son más importantes.

2¿Es relevante para él o ella?

Un jefe no deja de ser una audiencia. Y como cualquier audiencia, si lo que le cuentas no le resulta relevante, terminará preguntándose «¿Y a mi qué?». ¿Cómo le beneficia lo que le cuentas? ¿Qué gana con el cambio? ¿Mejorará su posición o status? ¿Considerará que es importante para la compañía?

Piensa que él o ella también tiene que responder ante superiores, accionistas, responsables financieros u otros.

Si sólo te beneficia a ti, difícilmente lo verá como una opción a considerar. Plantea la situación como un problema que pueda afectarle de alguna forma. Trata de exponer la situación desde su enfoque en vez de desde el tuyo.

3Haz el camino fácil

Las personas tememos los cambios y no cambiamos si no es por un buen motivo. Para conseguir que vea el cambio como algo viable, hazlo fácil. Hazlo seguro. Por ejemplo ¿lo que propones podría tener un periodo de prueba? Si lo planteas como un cambio reversible y aparentemente inocuo, es más fácil que lo apoye.

4Plantea un objetivo alcanzable

No intentes ir de  A a Z ni conseguir todos tus objetivos de golpe. Las guerras se ganan batalla a batalla. Es mejor que vayas poco a poco con objetivos que tu jefe pueda alcanzar y manejar. A veces no es que no crean que no tenemos razón, simplemente no tienen capacidad de ayudarnos y se pueden  sentir presionados.

5Aporta evidencias

¿Hay algún dato que soporte lo que dices? Llévalo anotado. Si incrementa la productividad, si ahorra costes, si es una solución más flexible, corrobóralo con datos que lo prueben para ese caso o para casos análogos que puedan dar confianza a tu jefe de que es una decisión segura.

6Cuidado con las emociones

Cree en lo que dices con pasión, pero sin vehemencia. Si surge el enfrentamiento, tienes todas las de perder. Demuestra que entiendes su posición y no te blindes. Si discutes no podrás rescatar el tema para luchar otro día.

7Busca la conversación

Plantéate como un posible objetivo «que se hable de ello». No intentes ser dogmático. Sólo podrás llegar a un acuerdo a través de la conversación sosegada.

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Y a ti, ¿qué tal se te da persuadir a tu jefe?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada por el autor para este artículo con elementos de ShutterStock.]

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Esta entrada ha sido amablemente escrita por Francisco Sáez, experto en productividad y creador de una de las mejores herramientas GTD existentes en el mercado, FacileThings.

Siempre digo que la mejor reunión es la que no se hace. Y no porque haya que evitar las reuniones a toda costa (hay veces en que son necesarias), sino porque hay que ser muy consciente de que en cada reunión se está consumiendo de forma brutal uno de los recursos más importantes de la empresa: el tiempo de la gente que trabaja para ella.

Las reuniones son uno de los principales ladrones de tiempo en el trabajo. Se suele hablar de conceptos abstractos, en vez de sobre cuestiones reales. Y muchas veces se habla de cualquier cosa que no tiene nada que ver con el motivo de la reunión. Y no solo se pierde el tiempo propio de la reunión, sino que suele ser necesario un tiempo adicional de preparación que nadie tiene.

Se estima que el 50% del tiempo de las reuniones es tiempo perdido, lo que se traduce en 31 horas desperdiciadas al mes por término medio, por no hablar de la cantidad de dinero en salarios que se tira a la basura cada año. Por otra parte, está demostrado (y tú lo sabes) que la mayoría de los asistentes a las reuniones pasan la mayor parte del tiempo pensando en sus cosas o haciendo otras cosas.

¿Es necesaria esa reunión?

Así pues, antes de convocar una reunión, lo primero que hay que preguntarse es si es necesaria esa reunión. Elisabeth G. Saunders propone en su libro How to Invest Your Time Like Money cuatro preguntas que deberías hacerte para llegar a la conclusión de que realmente necesitas convocar esa reunión:

• ¿He pensado a fondo en la situación? Si no es así, debes dedicar un tiempo en evaluar el estado actual del proyecto y en los próximos hitos, y establecer un plan de acciones para progresar positivamente en él.
• ¿Necesito aportaciones externas para progresar? Si es así, en vez de programar una reunión, crea una lista de acciones y actúa.
• ¿Es necesaria una conversación real para progresar? La mayoría de las veces, es mucho más eficiente para todos enviar la información necesaria por email y esperar el feedback.
• ¿Es necesario un encuentro cara a cara? Muchas veces, una conversación online a través de Slack, una videollamada por Skype o una simple llamada telefónica puede aportar todo lo que necesitas para progresar.

Dirige una reunión productiva

Si después de responder a estas preguntas, todavía crees que es absolutamente necesario tener una reunión cara a cara, entonces adelante. En este caso, debes establecer de antemano las condiciones necesarias para que la reunión sea productiva y no la habitual pérdida de tiempo que hace de las reuniones un motivo de queja para todos.

• Define el objetivo y la agenda de la reunión. Toda reunión debe tener un propósito, un objetivo que permita determinar que la reunión ha llegado a su fin, su éxito o su falta de éxito. En función de ese objetivo habrá que tratar determinados temas, que conformarán la agenda de la reunión.
• Determina quién debe asistir a la reunión. En términos productivos, este es un punto muy importante. La inmensa mayoría de la gente que asiste a una reunión no necesita estar ahí. Es muy bonito querer tener a todo el mundo para que sepan qué ocurre o puedan decir lo que tengan que decir, pero una reunión no es una cuestión diplomática, es una cuestión de negocios orientada a un objetivo. Limita los asistentes a aquéllos cuyas aportaciones sean totalmente necesarias (y solo después de haber decidido que es necesario un encuentro cara a cara con ellos). Piensa que las mejores decisiones se toman en grupos pequeños.
• Convoca a la gente con la suficiente antelación: Es muy probable que algunos de los asistentes tengan que preparar alguna clase de material para aportar datos a la reunión. Contar con información detallada permitirá tomar mejores decisiones, así que no precipites las cosas. ¡Ah! y envíales a todos una copia de la agenda que se va a seguir.
• Establece un tiempo límite y ajústate a él. Termina la reunión cuando está previsto terminarla. De otra manera, estás jugando con el tiempo de los demás y con el resto de sus compromisos. Si no se ha cumplido el objetivo, explica a los asistentes que intentarás solucionar los temas pendientes por la vías más eficientes (email, chat, llamadas, etc.) y, solo en caso necesario, convocarás otra reunión para tomar la decisión final. Y, por supuesto, si el objetivo se logra antes del tiempo previsto, da por terminada la reunión. No hay ninguna razón para que una reunión dure 30 minutos si puede concluir en 17.
• Asegúrate de que cada uno se va con una lista de acciones a realizar. No se trata de estar juntos sino de hacer algo juntos. Alguien debería tomar nota de todos los asuntos tratados y las decisiones tomadas, de forma que se pueda hacer un seguimiento. Si ha asistido la gente adecuada, al final de la reunión cada uno debería tener algo que hacer.

Un par de trucos para que las reuniones sean más efectivas son:

• Hacer la reunión de pie. De esta forma la gente no se relaja y va al grano. Las reuniones suelen ser más cortas y, por lo tanto, más productivas.
• No incluir ningún tipo de café o tentempié. Un ambiente relajado invita a hablar de cualquier cosa, incluso del partido de fútbol del fin de semana, y a que las conversaciones se alarguen sin llegar a ningún puerto. No olvides que una reunión es un evento que tiene el propósito de alcanzar un objetivo común.

Cuídate y mucho del pensamiento de grupo

Hay un tema que se pasa siempre por alto cuando se habla de reuniones útiles y productivas. Y es que, en entornos corporativos, lo más habitual es que la mayoría de los asistentes a una reunión se sienten, no digan una palabra y estén de acuerdo con todas las propuestas.

Este fenómeno psicológico, conocido como pensamiento de grupo (groupthink), tiene lugar cuando en un grupo de personas prima más el deseo de paz y armonía que el de tomar buenas decisiones. ¿Alguna vez no te ha parecido incorrecto un argumento expuesto en una reunión y te has callado simplemente porque parece que todo el mundo está de acuerdo?

Resulta que muchas veces un grupo de personas inteligentes toma decisiones estúpidas o irracionales porque todo el mundo alinea sus opiniones con lo que parece ser el consenso general. “Si los otros tienen la misma opinión, cualquiera que la contradiga debe de estar equivocado”. Nadie quiere ser la oveja negra que destruya la unanimidad del grupo.

Cuando el grupo ejerce demasiada presión sobre el individuo, da igual lo bien organizada que esté la reunión, el resultado nunca va a ser útil.

Si te encuentras en un grupo demasiado armonioso, alienta a todo el mundo a que cuestione cualquier supuesto y exprese sus opiniones sin miedo. Es más, nombra a alguien para que ejerza de abogado del diablo.

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¿Cómo de productivas son tus reuniones?

[Créditos: Business Team, de Shutterstock.]

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Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1Plantea una reunión presencial

Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2Prepara bien la reunión

Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
• ¿Cuál es su coste?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
• Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
• Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.

3Durante la reunión

Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:

• Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
• Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
• Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
• Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
• En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
• Establecer los próximos pasos.

4Después de la reunión

La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).

5Premisas finales

Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:

• Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
• Tienes que establecer un clima de confianza
• Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
• Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

“El inicio es la parte más importante de la obra”.

[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]

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Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?

[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]

 

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¿Nunca te ha pasado que sales de una reunión igual o peor que cuando entraste en la sala? Es más, ¿piensas que si no hubieras asistido a la reunión habrías sido más productivo ya que no habrías perdido tu tiempo? Algunas de nuestras reuniones se convierten en el día de la marmota.

A lo largo del día pasamos mucho tiempo en salas de reuniones, donde escuchamos una y otra vez los mismos temas, los mismos problemas, debatimos de cuestiones que a menudo guardan poca o ninguna relación con la reunión y cuando salimos, ¿qué ocurre? ¿Hemos solucionado algo? ¿Alguna acción en marcha? Probablemente no porque estaremos pensando en la siguiente reunión del día.

A continuación te propongo cinco buenas prácticas para tener reuniones efectivas y evitar así la sensación de estar viviendo el día de la marmota:

1. Establece y comunica previamente una agenda con los temas a tratar, los cuales deben estar adecuadamente dimensionados para el tiempo de duración de la misma.
2. Convoca al público adecuado al que realmente le interese, le sea útil y pueda aportar durante la reunión.
3. Toma nota durante la reunión de los acuerdos y acciones derivadas de la misma sin olvidarte de asignar un responsable y una fecha límite para cada acción.
4. Nombra o actúa de moderador tratando de que se siga la agenda y no se desvíen los temas a lo largo de la misma.
5. Empieza la reunión puntual y concluye 10 minutos antes de la hora de finalización para revisar las notas tomadas, acciones, responsables, fechas y aprobación de las mismas por todos los asistentes.

Con estas buenas prácticas y un adecuado seguimiento de las tareas conseguirás reuniones útiles que comuniquen de forma eficiente y que no se conviertan en el día de la marmota.

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¿Tus reuniones son productivas o se parecen al día de la marmota?

[Créditos: Businessman running on clock, de Shuttersctock.]

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Cuando oímos la palabra presentar nos suele venir a la cabeza un gran auditorio, con muchas personas mirándonos fijamente y, como poco, nos impresiona. Esa impresión, el “respeto escénico”, nos pone en alerta y preparamos la presentación con mucho mimo y dedicación. Sin embargo, cuando la presentación es en un ámbito más acotado, en una reunión, no tenemos esa misma tensión y podemos relajarnos en su preparación. Bajamos la guardia.

Después de haber asistido a unas cuantas reuniones, he visto cómo muchos proyectos se enquistaban porque las reuniones no estaban lo suficientemente preparadas y los asistentes salían con una impresión de pérdida de tiempo. Las reuniones son el primer escaparate de nuestros proyectos y como tal tenemos que cuidarlas con esmero. No podemos ir a una reunión como el que va a tomar un café, a lo que salga.

OCHO ELEMENTOS BÁSICOS A TENER EN CUENTA

Toda reunión tiene una serie de elementos básicos que deberíamos tener en cuenta, tanto antes como durante:

1Agenda previamente establecida

Cuántas veces has recibido convocatorias de reunión de la que lo único que sabes es el título. Si no dejas claro el objetivo de la reunión al invitar a los asistentes, lo más probable es que no asistan todas las personas necesarias y necesites otra reunión adicional.

2Preparación de los participantes

Asegúrate de llevar toda la información que puedas necesitar durante la reunión, en base a la temática fijada en la agenda.

3Invitar sólo a las personas necesarias

Hay reuniones que son como banquetes, en las que no dejan de crecer el número de invitados. Nuestro tiempo es muy valioso y en muchas organizaciones hay el síndrome de la reunión: reunionitis. Para minimizarlo asegúrate que sólo aquellas personas que se puedan ver afectadas por la temática son las que van a asistir a la reunión. Ten presente que:

“La duración de una reunión aumenta con el cuadrado del número de personas presentes.”
—Robert K. Mueller

4Comenzar puntualmente

No estar a la hora prevista es una falta de respeto hacia los asistentes. Deja un pequeño margen de cortesía pero empieza a tu hora y empieza con la temática de la reunión, no comentando el partido del día anterior (eso puede quedar para el café).

5Explicar el propósito y el resultado esperado

Como en cualquier presentación, tienes que enganchar desde el principio. Es muy frustrante estar en reuniones que después de 10 minutos no sabes qué esperan lograr, ni el objetivo que buscan (a veces no sabes ni de qué van).

6Respetar la agenda, controlar el tiempo

Hay vida, y sobre todo trabajo que hacer, después de una reunión. Es de buen anfitrión cumplir el objetivo de tiempo establecido, comunicas compromiso y efectividad.

7Documentar los elementos de acción

Es engorroso pero alguien tiene que hacerlo. Toda reunión debería tener su acta donde, al menos, se detallen los acuerdos alcanzados y las acciones acordadas, las cuales deberán ser revisadas al inicio de la siguiente reunión del proyecto. Esas acciones deberán tener identificado un responsable claro y una fecha objetivo, ya que de lo contrario es probable que esa acción quede en el olvido.

8Reconfirmar decisiones

Una buena forma de terminar la reunión consiste en recordar, brevemente, los acuerdos alcanzados y las acciones fijadas. Como en toda presentación, los mayores impactos en los asistentes se producen al principio y al final, así que asegúrate que los asistentes salen con los puntos relevantes bien fijados.

LAS REUNIONES DESDE UN PUNTO DE VISTA ECONÓMICO

En mi caso, me suele resultar de ayuda pensar en las reuniones desde un punto de vista económico: en términos de coste hora por asistentes, ¿cuál ha sido el coste de esta reunión? ¿Cuál ha sido el objetivo alcanzado? ¿Qué nos ha aportado? ¿Mereció el esfuerzo?

Recuerda que una sala de conferencias vacía cuesta menos que una llena de gente perdiendo el tiempo.

DIALOGO ABIERTO

Y tú, ¿cómo te vas a enfocar tu próxima reunión?

[Créditos: Conference-Room, diseñado por Dan Hetteix.]

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