Si leíste la entrada sobre la batalla épica que nuestro superhéroe de las presentaciones libró contra el destructor monstruo Viñetrón, te habrás identificado con nuestra adoración hacia las listas de viñetas. Para mí, una diapositiva con listas de viñetas evidencia PEREZA INTELECTUAL por parte del ponente. Usas listas de viñetas cuando no te detienes a pensar. Y recuerda que para hablar bien en público antes hay que pensar bien en privado.

SI NO USO LISTAS DE VIÑETAS, ¿QUÉ USO?

En entradas anteriores he explorado diferentes estrategias para ayudarte a erradicar las listas de viñetas de tus presentaciones:

• El enmascaramiento creativo
• La segmentación del contenido
• Las tablas

En esta entrada te presento otra más: el uso de diagramas.

COMUNICA TU MENSAJE CON DIAGRAMAS Y DI ADIÓS A LAS VIÑETAS

Usa diagramas para expresar visualmente de forma compacta relaciones complejas entre los elementos de información. Los diagramas te ayudan a plasmar conceptos abstractos mediante formas geométricas: círculos, cuadrados, líneas, triángulos, flechas, etc. Contienen dos tipos de información:

1. Estructural: relaciones entre los elementos.
2. Funcional: descripciones textuales de esos elementos.

Un diagrama bien diseñado permite comprender la esencia del mensaje de la diapositiva sin necesidad de leer texto. Por su lado, el texto sirve para explicar en detalle la función de cada bloque del diagrama.

Por ejemplo, si quieres hablar de opciones a favor o en contra, no te limites a listar viñetas en dos columnas tituladas “A favor” y “En contra”. Utiliza un diagrama que sin necesidad de leer el texto confiera el sentido de opciones en pugna.Si quieres explicar que varios factores están convergiendo para originar una nueva situación, no uses listas de viñetas para listar y explicar esos factores. Utiliza un diagrama que represente a esos factores convergiendo hacia un punto central.Si quieres informar de cómo se ha desarrollado un proceso de selección de ideas de entre un conjunto de candidatos iniciales hasta llegar a una idea ganadora, no uses listas de viñetas. Usa un diagrama que de un solo vistazo ya comunique la idea de filtrado según diferentes criterios, como el de la figura.En definitiva, si la idea que quieres comunicar con tu diapositiva puede capturarse en un diagrama que ilustre las relaciones entre las partes, no uses viñetas. Existen infinitas posibilidades a tu disposición. El límite sólo lo impone tu imaginación. Piensa antes de hablar.

¿DÓNDE PUEDO ENCONTRAR DIAGRAMAS DE EJEMPLO?

Si utilizas PowerPoint, un buen punto de partida es insertar un gráfico SmartArt y a partir de él adaptarlo a lo que necesitas. Por supuesto, aunque muy bien provista, la galería de gráficos SmartArt de Microsoft no es exhaustiva ni demasiado glamurosa. Puedes encontrar proveedores que venden cientos e incluso miles de diagramas con un diseño fantástico, como los siguientes:

• Free PowerPoint Templates
• SlideModel
• Slideshop
• Duarte

Diferénciate del resto de ponentes. ¡Sustituye tus viñetas por diagramas!

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Por qué otros elementos reemplazas las listas de viñetas?

[Créditos: Set of diagrams and infographics elements de Shutterstock.] viñetas #presentaciones

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Las listas de viñetas no funcionan. Te lo repito: ¡Las listas de viñetas no funcionan! ¿Que no me has oído bien? Te lo repito un poco más alto:

¡¡¡LAS LISTAS DE VIÑETAS NO FUNCIONAN!!!

Que no, que no sirven para crear diapositivas para presentaciones. Son de hecho la peor forma posible de comunicar. Existen numerosas evidencias científicas que nos explican que resulta una mala idea llenar diapositivas con listas de viñetas para luego leerlas. Y si tu jefe no te deja prescindir de ellas, aquí tienes unos cuantos argumentos para convencerlo.

Seguro que aborreces las presentaciones con diapositivas llenas de listas de viñetas, ¿a que sí? La cuestión es: si no funcionan contigo, ¿qué te hace creer que cuando tú las utilizas funcionarán con los demás? A pesar de ser odiosas e ineficientes, las adoramos porque con listas de viñetas:

1. No te quedas en blanco.
2. No te olvidas de ningún punto importante.
3. Te sientes seguro en otros idiomas.
4. No quedas como un vago.
5. No tienes que esforzarte.
6. Matas dos pájaros de un tiro: presentación para pantalla y documento para repartir.
7. Puedes reutilizar material de otras diapositivas tuyas o de cualquiera.
8. No tienes que pensar.
9. No tienes que saber de diseño.
10. No destacas al hacer lo que todos.
11. No te arriesgas al adoptar el esquema ampliamente aceptado.
12. Haces lo que todo el mundo.

Las listas son para la compra del supermercado, no para expresar ideas.

CUENTA TUS IDEAS VISUALMENTE

Te proponemos que sustituyas tus viejas listas de viñetas por imágenes:

1Las FOTOGRAFÍAS cautivan a la audiencia

Definen el contexto, introducen ideas abstractas, evocan emociones, presentan evidencias, dan un respiro a la audiencia. Si incluyes fotos, que sean de calidad profesional. Huye de los clichés y del clipart como de la peste. Y no olvides usar un tamaño que permita una fácil comprensión.

2Los DIAGRAMAS plasman conceptos abstractos mediante formas geométricas

Círculos, cuadrados, líneas, triángulos, flechas, etc. Un diagrama bien diseñado permite comprender la esencia del mensaje de la diapositiva sin necesidad de leer texto. Por su lado el texto sirve para explicar en detalle la función de cada bloque del diagrama.

3Los GRÁFICOS cuentan la historia enterrada bajo los datos

Comunican información cuantitativa de forma compacta y visual. No cualquier gráfico sirve para mostrar la información. Cuídate de elegir el gráfico adecuado en función de la relación a mostrar entre los datos.

Sigue leyendo en El Superhéroe de las Presentaciones.

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Una característica poco conocida de PowerPoint es su capacidad de facilitar la accesibilidad de sus archivos de diapositivas a personas con discapacidad visual. Estas personas utilizan lectores automáticos de pantalla que enumeran los elementos presentes en todo momento y leen una descripción sobre los mismos. El problema surge cuando el lector llega a imágenes, diagramas, gráficos y tablas. Si no han sido etiquetados adecuadamente, el lector no tendrá nada que leer.

COMPRUEBA HASTA QUÉ PUNTO SON ACCESIBLES TUS DIAPOSITIVAS ACTUALES

El Comprobador de accesibilidad de Word, Excel y PowerPoint te alertará si existen dificultades de accesibilidad en tus archivos de Office. Para ejecutarlo, selecciona Archivo>Información>Comprobar si hay problemas>Comprobar accesibilidad.

El panel de tareas del Comprobador de accesibilidad mostrará los resultados de la inspección. Entre otros detalles que no cubriré hoy aquí, se fija en si los objetos han sido etiquetados, advirtiendo de que “Falta texto alternativo”.

Si tras la comprobación has obtenido errores de este tipo, puedes corregirlos rellenando el campo de texto alternativo en imágenes y demás objetos con el fin de ayudar a los lectores automáticos a comprender su información.

CÓMO AÑADIR DESCRIPCIONES A LOS OBJETOS GRÁFICOS

El texto alternativo o ALT es una descripción que puede añadirse a cada objeto gráfico de tus diapositivas. Para etiquetar un objeto:

Haz clic sobre él con el botón secundario del ratón y selecciona Formato de objeto, donde el objeto puede ser imagen, gráfico, forma, objeto, etc.

Se abrirá una ventana de formato. Selecciona en la columna de la izquierda Texto alternativo. Rellena los campos Título y Descripción.

Mejora la accesibilidad ordenando los objetos de la diapositiva en el orden en el que deben ser leídos

Si los objetos no fueron creados en el orden en que deben ser leídos, puedes utilizar el Panel de selección para ordenar correctamente los objetos.

[¿Quieres aprender otros muchos trucos y recursos sobre PowerPoint que sólo conocen los grandes profesionales? Apúntate a nuestro próximo taller sobre Superpoderes del PowerPoint.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez te habías planteado crear presentaciones más accesibles? Comparte tus estrategias y resultados.

[Créditos: “Braille” diseñado por Adriano Emerick.]

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