Una de las razones por las que a menudo vemos tantas diapositivas confusas es que carecen de mensaje claro. La persona que las creó no sabía muy bien qué decir, así que optó por volcar toda la información de la que disponía sin haber encontrado antes el mensaje principal. Quizá te haya ocurrido también. Imagina: se acerca la fecha de tu presentación; sabes muy bien qué quieres contar, pero no aciertas a expresarlo correctamente. En tu cabeza la idea está muy clara, pero al tratar de comunicarlo no salen las palabras o, peor, acabas creando un montón de diapositivas que parecen no ir a ninguna parte.

La clave está en el título

Esta dificultad suele señalar el origen del verdadero problema, a saber: que realmente no sabes qué quieres decir. Y si tú no lo sabes, te aseguro que tu audiencia tampoco lo sabrá. Pero no te preocupes. Esto te va a ayudar: comienza cada nueva diapositiva resumiendo su mensaje principal en un título de no más de dos líneas que se pueda comprender plenamente y sin necesidad de leer nada más. La idea es que todos, incluso tú mismo, captéis la idea principal leyendo el título. A continuación, elaborarás ese mensaje y ofrecerás detalles, pero la diapositiva ya habrá comunicado lo esencial.

Esta forma de comenzar las diapositivas es una de las razones por las que la Diapositiva Universal que enseñamos en nuestro curso PRO de Creación de Contenidos resulta tan eficaz. Repito: titula cada diapositiva con la información o la idea principal que deba extraerse de ella expresada con una o dos oraciones plenamente informativas. Además de ayudar a aclarar tus ideas durante el proceso de creación de tu presentación, esta forma de titular proporcionará a tus espectadores el contexto dentro del cual deben situar el resto de la información que contenga la diapositiva.

Para empezar a practicar esta técnica te recomiendo dos formas de titular que empleo habitualmente:

1La conclusión

Sí, has leído bien. Empieza la diapositiva por el final, enunciando su conclusión. Después explicarás cómo has llegado a ella, pero con esto ya habrás dejado bien claro hacia dónde te diriges y tu audiencia encontrará más fácil seguir tu exposición.

2La pregunta

Titular la diapositiva con una pregunta resulta muy eficaz para captar la atención de la audiencia. Dedicarás el resto de la diapositiva a responderla, evidentemente.

No te preocupes si al principio te cuesta resumir tus ideas concisamente en un par de líneas. Te animo a que perseveres. Redactar bien es un arte que se aprende a fuerza de practicar. No pases por alto los cuatro libros para escribir correctamente en español que recomendé hace unos meses.

Procura expresar siempre tus ideas con brevedad y precisión, y verás cómo tus diapositivas se vuelven más claras y fáciles de comprender.

[Aprende a crear diapositivas que informen, agraden y convenzan en nuestro Curso PRO de presentaciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Ya has empezado a titular tus diapositivas con mensajes completos e informativos?

[Créditos:  Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Freepik ]

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El objetivo último de la comunicación es suscitar algún tipo de reacción en el destinatario. Da igual el medio de comunicación elegido: una presentación, un email o una conversación. Al final, en última instancia, esperas algún cambio en tu audiencia: en las ideas, en las emociones o en sus acciones. Posiblemente, en todos ellos. Y en especial, en la acción.

COMUNICAR NO PUEDE LIMITARSE A DAR INFORMACIÓN

Comunicar implica crear un mensaje y hacerlo llegar al destinatario. Los mensajes se diferencian de la información en bruto en que aportan un “valor añadido inteligente”, en palabras de Jean-luc Doumont, autor del libro Trees, maps, and theorems.

El mensaje interpreta la información para una audiencia específica y para un propósito específico. Conlleva el “y a mí qué”, mientras que la información meramente aporta el “qué”. Dado que el mensaje toma postura exige una frase completa, con su sujeto, verbo y predicado. No bastan unas pocas palabras clave. Compara las dos columnas de la siguiente tabla.

Información	Mensaje
La concentración de contaminantes atmosféricos en áreas urbanas es de 175 ppm.	La concentración de contaminantes atmosféricos en áreas urbanas (175 ppm) resulta inaceptablemente alta.
Evolución de las ventas a lo largo del 2014.	Las ventas han caído un 40% en 2014 tras la retirada del producto estrella.
Número de pacientes hospitalizados en verano.	Necesitamos más personal en agosto como consecuencia del aumento de turistas extranjeros.

 

La mera información deja a la audiencia con la pregunta “¿y a mí qué?”. El mensaje proporciona la información a la vez que responde a esa pregunta. La información llena la memoria sin alimentar la inteligencia. El mensaje alimenta sin llenar porque ilumina con los datos justos.

[¿Quieres aprender a ir más allá de los datos? ¿Quieres aprender a contar la historia enterrada bajo tus tablas de Excel? Apúntate a nuestro próximo curso sobre visualización de datos.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo cuentas la historia de tus datos?

[Créditos: Tin-Can-Phone, diseñado por Olaus Linn.]

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La inmensa mayoría de presentaciones terminan con una transparencia con un gigantesco “Gracias” o “¿Preguntas?” u algún otro mensaje irrelevante similar. Piénsalo bien: ¿qué aporta a tu presentación una transparencia semejante? ¿Quieres que esa transparencia sea la última imagen con la que se quede la audiencia? Además, si tras tu presentación se abre un turno de preguntas, es posible que esa transparencia quede en pantalla durante toda su duración. ¡Qué desperdicio! Estás desaprovechando ese espacio para cumplir uno de los objetivos fundamentales de tu presentación: ¡que recuerden tu mensaje!

¿Te preocupa que puedas parecer desagradecido? ¡No lo serás! Tú mismo debes decir “Gracias” con tus propias palabras acompañadas de un gesto afable. No hay ninguna necesidad de repetir esa palabra en una transparencia. Tampoco hay necesidad de una transparencia con un gigantesco signo de interrogación y no digamos ya usando clipart. El moderador de la sesión o tú mismo podéis abrir el turno de preguntas con “¿Quién se anima a hacer la primera pregunta?” o invitaciones similares, tal y como expliqué en los 21 trucos para salir airoso de la sesión de preguntas y respuestas. ¿Ponerlo en la transparencia? ¡Jamás!

Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma

La audiencia se encuentra más receptiva al principio y final de la presentación, cuando su atención es máxima. En cuanto percibe que tu charla se acerca a su fin, vuelve a prestarte toda su atención. Por este motivo, la transparencia de conclusión es la más importante de toda tu presentación: resume tu mensaje principal y goza de máxima atención. Y por lo tanto, deberías esforzarte por que estuviera proyectada el máximo tiempo posible.

Cuando estás planificando una presentación, plantéate escribir en una sola frase, con sujeto, verbo y predicado, la idea fundamental que deseas transmitir, aquella que quieres que la audiencia se lleve a su casa. Deberás dejarla muy clara al inicio de tu charla, apoyarla con argumentos, evidencias y hechos a lo largo de la misma, y remacharla al final.

Contempla la última transparencia como una oportunidad de oro para reforzar la transmisión del mensaje nuclear de tu presentación. Pon en ella esa frase que resume toda tu charla, con un mensaje cuidadosamente formulado. De esa manera, mientras tú aún permanezcas sobre el escenario respondiendo preguntas, la audiencia podrá releer y absorber tu conclusión.

Debes ser recordado

Aprovecha también para poner en esa última transparencia la dirección de tu página web o tu nick de Twitter u otro dato similar. La audiencia no suele prestar mucha atención mientras te presentan. Después de todo, aún no sabe cómo será tu charla. Claro que al terminar, si tu presentación los ha embelesado, entonces se preguntarán: ¿quién era éste? Si dejas en esa última transparencia un dato de contacto, le prestarán más atención que al principio.

¡Remata todas tus presentaciones con una gran conclusión!

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¿Qué pones en la última transparencia de tus presentaciones?

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“Muchos oradores no necesitan introducción. Lo que necesitan son conclusiones.”

—Christopher Witt

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante, es el gran recordatorio del tema tratado. Proporciona el mensaje para llevar a casa, a menudo lo único que será recordado de toda la charla. Determina la impresión final y el impacto que tu presentación tendrá sobre la audiencia.

Una vez terminado el cuerpo de tu intervención, conviene poner de nuevo el trabajo en perspectiva mostrando una vez más la gran foto. Así se le ayuda a la audiencia a apreciar mejor el trabajo dentro de un contexto más amplio. Se le debe avisar a la audiencia de que el cuerpo de la presentación ha llegado a su fin y de que ahora se encuentra en la tercera y última parte.

No diluyas las ideas importantes de tu presentación

La conclusión de una presentación siempre debería ser firme y decisiva. La conclusión debería reducirse a una única frase concisa, que incluya la idea clave de la presentación y tu punto de vista. Esta frase debería formularse cuidadosamente, memorizarse bien y ensayarse repetidamente.

Las dos frases más importantes de una presentación son aquella con la que la inicias y aquella con la que la terminas. Tristemente, casi nadie las prepara: las improvisan sobre la marcha con pobres resultados. A menudo, las presentaciones terminan con varias transparencias de conclusiones. Es imposible para una audiencia absorber una lista de conclusiones.

La conclusión debería consistir en una única frase

Esta frase que encapsula la idea final de tu presentación debe expresarse enfáticamente. Así como el énfasis debe estar presente en los momentos clave de la presentación, la conclusión es el momento clave por antonomasia. Leer unas transparencias llenas de listas de viñetas constituye lo opuesto a una buena conclusión.

Recurre a tus mejores armas de expresión de entusiasmo. Puedes reforzar la conclusión con tu lenguaje corporal: acercándote al público, sonriendo sinceramente, mediante un gesto inclusivo de los brazos, … Siempre y cuando contribuya a reforzar el mensaje y fomentar su recuerdo, estará bien empleado.

La conclusión es el colofón, el broche de la presentación

Una vez expresada la conclusión, debes decir “Gracias” o similar y callarte. Punto. Todo lo que digas de más distraerá a la audiencia de la conclusión final y dañará la presentación. La conclusión debería delimitar con toda claridad el final de la presentación.

Nunca termines diciendo “Bien, y eso es todo” o “Bueno, con esto he terminado, espero que hayan entendido” o finales igualmente desafortunados. Utiliza un final con gancho.

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¿Cómo terminas tus presentaciones? ¿Qué recursos usas a modo de conclusión?

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Los mapas conceptuales fueron desarrollados por el Prof. Joseph D. Novak a principios de los 70. Son “herramientas para organizar y representar conocimiento”, utilizadas en una gran variedad de ámbitos, desde la creación de esquemas para estudio personal hasta la comunicación de conocimiento. Yo los recomiendo también para las fases de planificación y estructura de presentaciones. Permiten una rápida interpretación del material y su relación con el tema de la presentación, ayudando a refinar el mensaje principal a transmitir a la audiencia.

Durante la fase de planificación deben identificarse y resumirse los conceptos nucleares de la presentación con el fin de destilar su mensaje principal. Resulta fundamental evitar información irrelevante o detalles secundarios que desbordan a la audiencia impidiéndole captar el mensaje principal. Todo lo que no contribuya a comunicar el mensaje fundamental debe ser eliminado de la presentación. Los mapas conceptuales ayudan en este proceso. Veamos cuáles serían los siete pasos para la creación de un mapa conceptual para su uso en presentaciones.

1. Construcción de una buena idea focal

Las mejores presentaciones buscan transmitir un único mensaje. En lugar de pretender transferir mucha información, lo que termina diluyendo el mensaje, suele ser mejor intentar transmitir una sola idea. Dejar bien claro desde el principio cuál es la idea nuclear de tu presentación crea un contexto que te ayudará a clasificar jerárquicamente otras ideas secundarias que pueden apoyar la transmisión de tu idea fundamental. Prueba a expresar la idea central de tu presentación en una sola frase.

2. Sugerencia de conceptos relevantes

Una vez que has acotado el dominio de conocimiento y definido el mensaje principal, debes seleccionar los conceptos clave de este dominio necesarios para proporcionar el conocimiento requerido para transmitir la idea focal. Si partes de un documento escrito, puedes destacar los principales conceptos que contiene.

3. Lista de conceptos

A continuación, identifica todos los datos, hechos, conceptos, ideas, términos que están asociados de alguna manera con la idea principal y que podrían ayudar a clarificar el mensaje. Puedes crear una lista con estos conceptos, utilizando una sola palabra o una corta frase para cada uno. Se trata como ves de un proceso de torrente de ideas (brainstorming), durante el cual debes anotar absolutamente todo lo que se te ocurra relacionado con la idea focal. No te preocupes en este momento por la redundancia o importancia relativa de los términos y conceptos que van apareciendo. Debe primar la cantidad sobre la calidad. Cuando hayas terminado una primera ronda, habrás compilado una lista inicial de entre 15 y 25 conceptos.

4. Orden de rango

Ordena los conceptos poniendo en la parte superior los más relevantes y hacia la inferior los menos importantes. Pueden aparecer nuevos conceptos que no se te ocurrieron en el paso anterior. Puedes eliminar los repetidos o reformular los imprecisos.

5. Mapa conceptual preliminar

Comienza a unir los conceptos del paso anterior y a descubrir relaciones entre ellos. Puedes utilizar herramientas informáticas (serán tratadas en una próxima entrada) o post-its de colores. Ahora es momento de refinar la clasificación jerárquica de los conceptos y de eliminar aquellos que se consideran secundarios o irrelevantes para la presentación en concreto.

6. Proceso iterativo

Una vez construido el primer mapa, revísalo. Reordena los conceptos, tanto a nivel jerárquico como de relaciones. Considera si están incluidos todos los conceptos relevantes. En función del tiempo asignado, considera si los conceptos menos relevantes tienen cabida. ¿Se ha colado algún concepto irrelevante o que no guarde relación clara con el resto? ¿Falta algún concepto capital?

7. Reposicionamiento y refinamiento del mapa conceptual

Crea el mapa final y realiza los últimos ajustes. El mensaje fundamental de la presentación debería ser fácilmente comprensible: el mapa debería poder comunicarlo con claridad a la audiencia, evitando información irrelevante o detalles secundarios que distraen y a menudo oscurecen el mensaje principal.

Herramientas online para construir colaborativamente y compartir mapas mentales

Lo cierto es que el número de herramientas online se ha disparado en los últimos años. Las tres más destacadas de entre las que he probado son:

• Canva
• Mural
• MindMeister

¡Y nunca olvides el increíble poder del papel y un puñado de rotuladores de colores! Mi primer libro sobre presentaciones, El Arte de Presentar, lo concebí dibujando mapas mentales sobre una libreta de papel.

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