Berto Pena

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Berto Pena, escritor y formador en Productividad y Organización Personal, y autor del blog ThinkWasabi, dedicado a Productividad y Tecnología, y del libro Gestiona mejor tu vida.

Una de las reglas de oro al preparar una presentación dice “no empieces directamente en el ordenador; hazlo con papel y lápiz”. Sin embargo, la preparación de muchas presentaciones empieza en el ordenador, en Internet; pues es ahí donde recopilamos o tenemos gran parte de la información que luego mostramos en la presentación.

Por mi trabajo realizo decenas de presentaciones al cabo del año. Conferencias, cursos y seminarios, clases y encuentros informales, etc. La herramienta favorita para gestionar la información para mis presentaciones se llama Evernote. Me gusta porque me permite ir guardando cosas interesantes según las encuentro, y tener en un mismo sitio toda la información que habitualmente tengo en mil sitios.

Evernote te permite Recopilar y Organizar tu información mediante Libretas (carpetas), Notas y Etiquetas. Eso, y su rápido buscador, hace que Encontrar la información para volcar en una transparencia sea cómodo y eficaz. Los usos prácticos y modos de utilizar esta herramienta como apoyo en tus presentaciones, son innumerables. Pero aquí están algunos de mis favoritos:

Evernote

Briefing Inicial
Cuando me llaman para dar una conferencia o un seminario, inmediatamente creo una nueva nota dentro de mi Evernote con los primeros datos. Si me llega en forma de Email, convierto ese mensaje en una nota, y si ha llegado por teléfono suelo transcribirlo justo después de concluir la llamada con el cliente.

Ahí recojo los datos del cliente y la presentación, qué quiere y qué busca, contenido y material del curso (aunque sea muy primitivo y a modo de esbozo). Creo que las presentaciones en público son algo muy serio que se debe cocinar a fuego lento. Y yo lo hago desde ese momento.

Datos de la Audiencia
Uno de los puntos más críticos de cualquiera que hable en público es conocer a fondo a la audiencia a la que va a dirigirse. Su perfil, edades, tipo de trabajo, necesidades e inquietudes, qué les puedes aportar tú, etc. Habitualmente obtengo esa información en el briefing inicial aunque no siempre es así. A veces, días después, obtengo esa información vía Email o Internet y la voy agregando a la Libreta o Notas que expresamente he creado para ese evento.

Apertura y Cierre
Como sabes el inicio y fin de la presentación son los momentos más importantes. Para no dejarlos en manos de la improvisación lo mejor es prepararlos con tiempo. Yo los desarrollo en texto, utilizando Evernote, como si se tratara de un guión de cine. Naturalmente luego esto lo voy cambiando con los ensayos, pero siempre pongo por escrito la Apertura y Cierre y poco a poco voy trabajando en ellos

Puedes tener incluso varios para utilizarlos en distintas situaciones o bien poder recuperar alguno y reutilizarlo en el futuro. Por ejemplo yo tardaría 10 segundos en encontrar la apertura que utilicé en octubre de 2009 en una conferencia en Barcelona.

Ideas que van y vienen
A veces tengo ideas para un curso o una conferencia en los más diversos lugares. En casa viendo una película, en un taxi o en un aeropuerto, mi lugar favorito para encontrar ideas por cierto. Lo que hago es recoger, en forma de telegrama, una próxima idea que más tarde sobre el papel o la pizarra desarrollaré con más calma. Una sola línea escrita con mi iPhone basta para capturar la esencia de lo que quiero contar. Por ejemplo algo así:

Representar con iconos la avalancha diaria de correos. Cómo encuentras ANTES los importantes?

Citas y Tweets
¿Quién no ha utilizado alguna vez alguna cita en su presentaciones? Es un recurso fantástico… siempre que sepas cuál es la que mejor encaja, claro. Personajes históricos o contemporáneos, héroes o villanos, o sencillamente personas anónimas que con una frase lapidaria o un comentario en Twitter dan en el clavo de lo que quieres transmitir.

Cuando encuentro alguna cita llamativa, poderosa o significativa, sencillamente la guardo para utilizar… quién sabe cuándo. Y cuando necesito alguna, no pierdo el tiempo buscando en Internet, voy directamente a las que yo mismo he recopilado con anterioridad. Y están en mi Evernote.

Tipos de Fuentes
Los sistemas operativos de hoy en día traen un buen puñado de tipos de letra pero no siempre valen para todas las presentaciones o para ciertas diapositivas. Cuando encuentro un tipo de fuente que me llama la atención no la descargo y la instalo. Sencillamente la recojo en forma de enlace y a su lado pongo una captura (en imagen) del tipo de letra. Encontrar y elegir después un nuevo tipo de letra es un proceso rápido y cómodo.

Iconos, Fotografías y Videos
Y hablando de elegir. A la hora de crear tus visuales necesitarás material descriptivo, impactante y singular. Hay montones de sitios en Internet donde encontrar iconos, fotografías y videos. Pero, al menos a mí me ocurre que siempre los encuentro cuando no los estoy buscando. Lo que hago es guardarlos en una Libreta de Evernote y dejarlos ahí para utilizarlos en futuras presentaciones.

Transparencias en la Calle
Como comentaba el conocido Garr Reynolds, en la calle puedes encontrar montones de transparencias. La publicidad cada vez es más visual y a los contadores de historias nos puede enseñar mucho a la hora de contar sin escribir. En el metro, en un autobús, en una valla en la carretera o en la página de un periódico, puedes encontrar el germen de tu próxima transparencia.

En esos casos yo saco el iPhone de mi bolsillo y con su cámara hago una foto. Cuando llegue a casa o al hotel y abra mi portátil, ya estará esperándome junto al resto de mis notas en Evernote.

Historial de presentaciones
Si impartes cursos o presentaciones con mucha frecuencia puedes tener una Nota a modo de log o Historial con las fechas, lugares y algunos datos básicos de cada evento. Yo tengo una Nota por año y mediante listas incluyo los detalles suficientes para saber cuándo hice qué y dónde. Es algo muy sencillo de hacer pero tremendamente útil y conveniente.

Impresiones y Mejoras
Una de las cosas que suelo hacer tras una presentación o un curso, es anotar en Evernote ideas o fórmulas para mejorarlas. Ejemplos o transparencias que no funcionaron, partes que hay que mejorar, dudas que surgieron y que no supe resolver, detalles que debo presentar mejor, etc. Intentar recordar todo eso de memoria es absurdo e ineficiente. Para qué, cuando puedo volcar todo eso en una nota que luego puedo consultar desde cualquier sitio.

Son sólo algunos usos prácticos y modos en los que yo guardo la información de mis cursos y presentaciones utilizando Evernote. Mis cursos hablan de cómo organizarse mejor. Y precisamente es Evernote el que me permite organizarme bien para contarlo mejor.

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