Después de años presentando, me he encontrado con algunas situaciones de las que al principio quería correr como la pólvora, pero a las que he acabado cogiendo el truco: LAS TELCOS… O teleconferencias o conference calls o “tengo una col con un cliente”, que parece que vais a ir a la frutería… En resumen: presentaciones a distancia o como queráis llamarlas, que pueden convertirse en el infierno de la comunicación si nos descuidamos. Allá van algunos consejos, pero antes, algo de historia.

¿Por qué odiaba las telcos?

Cuando presentamos, intentamos que el medio en general sea lo más cálido posible. Es decir: que tengamos una situación favorable, que se nos preste la mayor atención, etc. Una sala con iluminación baja, una presentación brillante en pantalla, un discurso bien preparado, una audiencia rendida… Bien. Chachi. Una call es todo lo contrario: un entorno donde la imagen no cuenta para nada, sin ningún (o casi ningún control) por nuestra parte, sin ver el feedback de la audiencia y saber si vamos bien o mal… Y en MUCHAS ocasiones, con una deficiente calidad de sonido, que hará nuestras delicias cuando nuestra presentación sea en otros idiomas. ¿No es suficiente para odiarlas?

El problema

Muchas veces, intentamos hacer nuestra presentación a distancia como si estuviéramos ahí. Con las mismas diapositivas, con los mismos gestos y esperando las mismas reacciones. No funciona, porque eliminar la parte visual del presentador crea una barrera difícil de superar, pero no imposible. Ahí va la lista para dominar las telcos.

1 Prepárate bien

Puedes usar un programa para presentar a distancia, puedes ir pidiendo a tu audiencia que vaya pasando diapositivas, pero tienes que buscar mecanismos para saber bien qué están viendo. Haz una presentación sencilla que no distraiga del hilo de tu voz, que es lo importante.

2 “¿Me se escucha?”

Asegúrate de que el sonido es limpio y que te entienden bien. Si no es así, busca un medio alternativo si es posible. Más de una vez he recurrido a mi móvil personal en detrimento del sistema de conference de una empresa, por el riesgo de que mi mensaje fracasara. No hay nada más triste que soltar el mejor discurso de 10 minutos de tu vida, con el que podrías vender una nevera a un esquimal o cambiar el curso de la historia, declamado con ardor y pasión demoledores, seguida de un “¿Perdona? Es que se entrecorta y no se ha oído bien. ¿Nos repites, por favor?”.

3 Tu voz es tu cara

Sé MUY expresivo con la voz. Saluda amable y alegre. Los primeros 5 segundos son tu imagen ante una audiencia que no ve cómo o lo que eres. Sólo oye una voz. Si es monótona, aburrida o desanimada, es lo que pensarán de ti. Aunque vayas vestido de Bob Esponja.

4 Tu oído es tu vista

Pregunta bien los nombres de tus interlocutores si es una reunión con poca gente e insiste hasta diferenciar sus voces en la medida de lo posible. Mientras lo haces, te ayudará apuntar en un papel sus nombres y alguna característica. A todos nos encanta que nos reconozcan. Yo suelo apuntar en un papel cosas de tipo: “Carlos – voz grave, Luis – El primero que ha hablado, Ana-acento del norte”… por ejemplo.

5 Mantén el hilo

Es fácil que cuando no te ven, si no mantienes el hilo se dediquen a mirar el móvil, a hablar entre ellos (bajito)… Para evitarlo, cada cierto tiempo un “¿Me seguís?” o “Tenéis la diapo 4 a la vista, ¿no?” vienen bien.

6 Busca feedback dirigido

Cuando proceda, pregunta a la audiencia si están de acuerdo con tu propuesta o si quieren opinar. Para ello, usa el truco de los nombres; te harán más caso si dices un “Ana, Jorge, ¿cómo lo véis?” que un soso: “Bueno, si alguien tiene algo que decir…” y conseguirás que centren mejor su atención. Al final de la presentación recapitula y vuelve sobre los puntos más importantes para asegurarte de que todos tengan claro tu mensaje.

7 Despaaaacio

Cuando estás en una call con varios puntos conectados a la vez (diferentes países, por ejemplo) tómatelo con calma. Prepárate para repetir cosas, ser interrumpido/a por la latencia del sonido y hablar lento. Lo importante es asegurarte de que se te ha entendido y no exasperarte.

8 La voz no transmite TODAS las emociones

En ocasiones, las cosas se complican y alguien no te entiende, no está de acuerdo, no se entera… No pierdas la paciencia y que no te engañe la voz. Hay personas cuyo tono puede parecer insolente o poco educado, pero no ver la cara de tu interlocutor, elimina mucha de la humanidad de éste. Recuerda que tu misión es transmitir tu mensaje, llegar a un acuerdo o resolver un problema y que la persona del otro lado desea lo mismo.

9 Estimula tu imaginación

Busca metáforas y símiles fáciles de pintar en la imaginación de tus interlocutores y describe las situaciones de forma vívida. No es lo mismo decir “Va un chico por la calle” que “Pablo, un joven alto y moreno de 28 años, pasea por la acera más soleada de la calle”.

10 Mantén la compostura

Lo sé. La tentación es fuerte. Nadie te ve. Podrías estar comiéndote un bocadillo de chorizo, mascando chicle o jugando al Candy Crush (en modo silencio) mientras tu cliente te da su feedback, pero no lo hagas. Al final el truco más importante es estar atento a la respuesta de tu audiencia, que es la que te dará la prueba de tu éxito.

En resumen. ¿Sigo odiando las puñeteras telcos? No. No me encantan, pero con estos trucos en la cabeza al menos han dejado de ser un dolor de muelas.

[¿Quieres mejorar tus técnicas de oratoria y disfrutar presentando? Descubre nuestros cursos sobre Exposición de presentaciones o contrata un coaching personalizado.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna de tus presentaciones ha acabado como el teléfono escacharrado? Alguna mia sí. Comparte tus experiencias.

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada por el autor para este artículo con elementos de All Free Download y ShutterStock. ]