“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
—Ley de Parkinson
Tenemos una terrible tendencia de ocupar todo el tiempo que nos dan para realizar una tarea y lo que es peor, incluso a veces, pero sólo a veces, ¡nos pasamos de ese tiempo! Si nos asignan dos días para una tarea, ocupamos los 2 días completos. Y si para la misma tarea con las mismas condiciones nos conceden cuatro días, lo más probable es que ¡hasta el último minuto del cuarto día no la tengamos lista!
¿Qué mecanismos existen para intentar solucionar este problema?
Las técnicas del Timeboxing y del Pomodoro
La técnica del timeboxing consiste en establecer un tiempo máximo para realizar una tarea, alcanzar un objetivo, obtener un resultado o tomar una decisión. Es una técnica muy popular en metodologías ágiles.
La técnica pomodoro creada en los años 80 por Francesco Cirillo utiliza un reloj para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos llamados “pomodoros”, separados por pausas de 5 minutos. Cada cuatro pomodoros se recomienda un descanso más largo de entre 15 y 20 minutos. El pomodoro (o tomate en español) era la forma del reloj de cocina que usó el creador de la técnica para marcar los tiempos.
Recomendaciones básicas para que el uso de estas técnicas sea eficiente
- Define la tarea o tareas a realizar con unos objetivos claros y realistas. Conoce bien qué tienes que hacer y cuál es tu meta. Te ayudará visualizar el resultado final.
- Divide la tarea en sub-tareas o actividades acotadas más pequeñas que te permitan estimar mejor y aprovechar cada pomodoro (25 minutos de ejecución).
- Establece claramente los roles y responsabilidades de las personas implicadas en la tarea y no los cambies, siempre y cuando sea posible, durante la ejecución del pomodoro o del tiempo del timeboxing.
- Reduce las interrupciones externas mientras se está en el pomodoro o timeboxing.
Ventajas de estas técnicas
- Ayudan a priorizar y enfocarse en las tareas más importantes y fuerzan la toma de decisiones.
- Eliminan desperdicios (filosofía Lean) que son tareas, actividades o procesos que no aportan valor.
- Aumentan el aprendizaje y la conciencia de cuánto tiempo necesitamos para hacer una tarea.
- Mejoran la agilidad mental y la concentración gracias a las pausas frecuentes.
- Aumentan la productividad y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que se puede practicar de forma individual o bien dentro de un equipo de trabajo. Los resultados son realmente sorprendentes en cuanto a la reducción de interrupciones, mejora de la calidad, aumento de la creatividad y satisfacción del equipo.
DIÁLOGO ABIERTO
¿Te animas a usar la técnica del pomodoro o el timeboxing?
[Créditos: Pomodoro, de Shutterstock.]