Esta entrada ha sido amablemente escrita por Edwar Apaza, quien ayuda a que las personas obtengan los resultados que su esfuerzo realmente merece. Es autor del libro Tu Semana de 8 Días.

Todo gran artista necesita de las herramientas ideales para crear sus obras maestras. El talento es clave, sí. Pero sin los medios adecuados corremos el riesgo de perjudicar la calidad de nuestros entregables o de tardar mucho al hacerlos. Y ambos casos atentan contra nuestra productividad.

Por eso hoy te quiero mostrar las herramientas que uso para construir mis presentaciones. Seguro que existen alternativas equivalentes o incluso mejores pero yo me siento cómodo con ellas y son las que mejor se adecúan a mí. Del mismo modo, quiero proponerte que adaptes tu propia caja de herramientas de acuerdo a tus necesidades específicas.

En este blog (y en sus cursos) hemos aprendido sobre las cuatro etapas que tiene la elaboración de una presentación. Me refiero a las etapas de Planificación, Estructura, Diseño y Exposición. Pues bien, aprovecharé esta secuencia lógica para agrupar las herramientas que te propongo. Me basaré en el esquema que muestro a continuación:

1Etapa de Planificación

En esta etapa nos enfocaremos en recopilar todo lo que necesitemos para nuestra presentación: ideas, datos, recursos, etc. Debemos estar listos para no dejar escapar estos detalles. Además, en esta etapa programamos nuestras siguientes tareas para culminar con éxito nuestra presentación. Te propongo dos herramientas:

1. Recopila tus ideas con Evernote

Evernote es un gestor de notas que te permite recopilar de forma ordenada todas tus ideas y apuntes. Sirve para mucho más que elaborar una presentación. Cuando tengo una presentación pendiente creo una libreta (conjunto de notas) y voy recopilando todo lo que encuentre: ideas, imágenes, información, etc. Cuando pase a la etapa de diseño, tendré a mano todo recopilado en un solo lugar. Una ventaja es que es multiplataforma: funciona en Web, Laptop, Smartphone, Tablet, etc. Podrás usarlo donde quieras

2. Planifica tus tareas con Todoist (u otro gestor de tareas)

Todoist es un gestor de tareas y pendientes, desde donde controlo todas las actividades que debo realizar para finalizar mi presentación, esto me otorga control sobre mi trabajo. Existen muchos gestores de tareas en el mercado, elije el que mejor se adapte a tus necesidades y ponlo en práctica.

2Etapa de Estructura

En esta segunda etapa vamos a visualizar la presentación ideal que queremos lograr, consiste en dejar fluir nuestras ideas y consolidarlas de forma coherente para tener una versión en borrador de nuestra presentación final. Para esto te propongo las siguientes herramientas:

1. Dibuja tu presentación

Ya lo explicó Gonzalo en un artículo anterior, antes de abrir el Power Point, dibuja tu presentación. Yo no puedo estar más de acuerdo. Soy un fiel creyente de que muchas de las mejores ideas aparecen delante de un lápiz y papel. Así que aprovéchalos.

2. Esquematiza usando un Mapa Mental en Xmind

Una buena forma de estructurar una presentación es a través del uso de mapas mentales. Tienen la ventaja de mostrar de forma esquemática las ideas y favorecen la conexión de las mismas, aspecto clave para poder dirigir una presentación sin necesidad de leer lo que contienen las diapositivas. Puedes usar Xmind o cualquiera de los muchos otros programas que hay en el mercado para crear mapas mentales.

3Etapa de Diseño

Esta fase consiste en obtener la versión final de todo el material audiovisual que emplearás en la exposición de tu presentación. Pon mucho cuidado en los detalles para obtener un producto bien logrado. En este sentido te propongo las siguientes herramientas:

1. Encuentra imágenes en diferentes repositorios gratuitos y de pago

Acude a los diferentes bancos de imágenes que existen en la red. Muchos de ellos ofrecen versiones gratuitas y de pago. Algunos que uso son Fotolia, Shutterstock, GettyImages, entre otros. Además, una fuente alternativa de imágenes de licencia libre son: Flickr y Compfight.

Otro recurso muy utilizado en presentaciones son las ilustraciones o iconos. Mi repositorio favorito al respecto es Iconfinder, donde encuentro siempre la mejor alternativa para lo que necesito y muchas veces gratis.

2. Haz capturas de pantallas de forma práctica

Usar el capturador de pantalla que Windows trae por defecto resulta ineficiente. Te propongo utilizar un software especializado en ello. Ahorrarás mucho tiempo porque podrás capturar directamente porciones de la pantalla que te interesan y editarlas a tu gusto. Yo recomiendo FastStone Capture.

3. Edita tus imágenes online

Para los que no tenemos en nuestros ordenadores un software de edición gráfica (como Photoshop) contamos con una alternativa gratuita, online y práctica: Pixlr. Tiene muy poco que envidiar a los grandes editores gráficos, te sacará de apuros y ahorrarás dinero y tiempo en instalaciones que sólo necesitarás excepcionalmente. Ya aparecieron en el blog entradas sobre el uso de Pixlr.

4Etapa de Exposición

Llegamos a la hora de la verdad: la audiencia espera frente a ti, te has preparado para este momento y tienes que empezar. En este blog se han detallado muchísimas opciones para salir airoso y dominar la escena: contar historias, identificar a tus interlocutores clave, etc. Así que yo mencionaré herramientas puntuales que quizás te salven de un apuro y te ayuden a mejorar.

1. Prepara un esquema de tu presentación (mapa mental)

Aprovechando el esquema que elaboraste en la etapa de estructura puedes construir una versión final de toda tu presentación a modo de mapa mental, para que lo tengas de ayuda y guía mientras expones. Yo lo uso cuando tengo que dar presentaciones muy largas. De este modo no pierdo de vista los grandes temas de mi presentación. A modo de ejemplo, estudia cómo Gonzalo Álvarez usó los mapas mentales para crear su libro El Arte de Presentar.

2. Presentador precavido vale por dos

Nunca confíes en que el lugar de la presentación cuenta con todos los dispositivos que necesitas. Uno de estos elementos clave es el presentador láser, que sirve para ir pasando de diapositiva de forma remota y apuntar con un láser lo que quieres señalar en pantalla. Te recomiendo que siempre portes uno. Nunca sabes cuándo lo vas a necesitar.

3. Graba tu presentación

Una buena práctica para que identifiques tus oportunidades de mejora es que te filmes dando tus exposiciones. De este modo podrás analizarte y trabajar para que perfecciones tu estilo. En caso de no poder hacerlo, por lo menos graba la voz de tu presentación. Te será muy útil revisarla y analizarla.

Quiero invitarte a que construyas tu propia caja de herramientas para que seas un presentador eficiente, preparado para todo y listo para entrar a la acción en el menor tiempo posible sin perder calidad en lo que haces. Recuerda que la clave de una persona productiva no es hacer mucho sino hacer bien.

¿Quieres ser más productivo a la hora de crear tus presentaciones y sacar adelante tu trabajo del día a día? Prueba nuestro curso in-company de Productividad personal con GTD®.

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué herramientas utilizas para construir tus presentaciones? Comparte tu conocimiento a través de los comentarios.

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Si tus presentaciones son un desastre y crees que mejorarán por usar otro software de presentaciones (slideware), has caído en una trampa. Una presentación mediocre lo seguirá siendo con PowerPoint o sin él. El éxito de una presentación no está ligado a la elección de la herramienta de creación de transparencias, sino a la historia que cuentas. Echar la culpa a PowerPoint del fracaso de las presentaciones es cerrar los ojos al verdadero problema: la falta de claridad de ideas y de organización coherente.

Pasarte a Keynote o Prezi no conseguirá que mágicamente tus presentaciones se vuelvan interesantes y atractivas. Una presentación es mucho más que la pirotecnia visual que proyectas sobre la pantalla. Algunas de las mejores presentaciones a las que he asistido no tenían más visual que el ponente.

En más de un evento me han asegurado fervorosamente que las presentaciones creadas con Keynote son más profesionales que las creadas con PowerPoint. No niego que el nivel medio de diseño de las presentaciones en Keynote suele ser mayor. La explicación es bien sencilla: en primer lugar, el número de presentaciones en Keynote es prácticamente insignificante frente el de PowerPoint; y en segundo lugar, la mayoría de usuarios de Mac poseen una formación en o están relacionados con el diseño, por lo que no es de extrañar que a la hora de crear una presentación lo hagan visualmente más atractiva. Nuevamente, no se trata de la herramienta, sino de cómo la usas.

El reto de una buena presentación no sólo reside en diseñar transparencias bonitas, sino en seleccionar y ordenar ideas potentes en una historia coherente y exponerlas con entusiasmo y confianza. Más importante que usar tal o cual herramienta, es conocer cómo seleccionar y estructurar la información, cómo equilibrar la presencia de texto e imágenes en una transparencia, cómo aplicar los principios básicos de diseño y como sincronizar en una sinfonía contenido, diseño y exposición. No te obsesiones con las herramientas. Lo que de verdad importa es lo que haces con ellas. Si crees que para crear grandes presentaciones necesitas tal o cual herramienta, entonces tenemos un concepto muy distinto de lo que es una gran presentación.

El slideware te puede ayudar o no en el aspecto de diseño. Eso sí, en absoluto te aportará valor en cuanto a los otros dos pilares de una sólida presentación: el contenido y la exposición.

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Desde su aparición a finales de 2007, inicialmente en fase beta cerrada, SlideRocket ha causado sensación en la blogosfera y en foros de presentaciones. No ha cesado de recibir críticas favorables y alabanzas sin fin. Y no es para menos. Nadie que vea su presentación de demostración colgada en su página principal puede quedar indiferente. SlideRocket se erige como serio rival para PowerPoint y como una de las apuestas más fuertes del slideware en la nube. Ha sido creado en Adobe Flex, que agrupa una serie de tecnologías para dar soporte al despliegue y desarrollo de Aplicaciones Enriquecidas de Internet (Rich Internet Applications o RIA), basadas en su plataforma propietaria Adobe Flash. Por lo tanto, para poder utilizar SlideRocket sólo hace falta un navegador con el plugin gratuito de Adobe Flash Player.

La lista de características y capacidades de SlideRocket es ciertamente impresionante:

• Importación de presentaciones en PowerPoint.
• Acceso remoto a la aplicación con un navegador cualquiera.
• Creación de presentaciones en línea con gran riqueza de efectos gráficos y transiciones, sin rival en ninguna otra aplicación de slideware en la nube.
• Posibilidad de trabajo en colaboración con otros colegas.
• Mercado de recursos multimedia para las presentaciones.
• Integración dinámica de datos y elementos multimedia.
• Biblioteca multimedia para organizar los recursos usados en la confección de presentaciones.
• Coordinación y sincronización del trabajo en grupo.
• Herramientas para compartir con facilidad las presentaciones y publicarlas en Internet.
• Permisos y controles de seguridad para limitar el acceso a presentaciones y recursos de la biblioteca.
• Posibilidad de reuniones virtuales a través de la Web.
• Las herramientas analíticas más completas para seguimiento del uso de las presentaciones.

Actualmente, no existe ninguna otra aplicación en la nube con similares prestaciones.

SlideRocket se ofrece en tres modalidades: gratuita, personal y empresarial, con un mayor número de características y prestaciones disponibles a medida que se paga más, como es lógico. Sin embargo, para usuarios individuales que sólo necesiten crear presentaciones sin las capacidades colaborativas, analíticas y de conferencia remota, la versión gratuita puede ser suficiente. Si sigue aumentando la calidad y el número de características de SlideRocket, PowerPoint podría ver seriamente amenazado su liderazgo.

Aunque todavía las aplicaciones en la nube están muy lejos de desplazar a las aplicaciones de escritorio, SlideRocket se ha posicionado muy sólidamente en el mercado de las presentaciones en la nube. ¿Cuándo será comprada por Adobe?

Por supuesto que SlideRocket no es la única oferta, aunque sí la más completa. En la próxima entrada, Herramientas de creación de presentaciones en la nube, se ofrecerá un listado comentado de más aplicaciones similares.

Próxima entrega: Herramientas de creación de presentaciones en la nube

 

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