Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1Plantea una reunión presencial

Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2Prepara bien la reunión

Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
• ¿Cuál es su coste?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
• Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
• Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.

3Durante la reunión

Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:

• Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
• Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
• Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
• Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
• En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
• Establecer los próximos pasos.

4Después de la reunión

La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).

5Premisas finales

Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:

• Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
• Tienes que establecer un clima de confianza
• Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
• Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

“El inicio es la parte más importante de la obra”.

[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?

[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]

 

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Da igual el tipo de informe que tengas que elaborar en tu proyecto, al final es otra forma de comunicar y tienes que prestarle atención. ¿Tienes claro qué representa un informe en un proyecto? En un proyecto MEDIMOS para obtener DATOS que posteriormente se analizan y evalúan para entender su significado, obteniendo INFORMACIÓN. Esa información se organiza en INFORMES que se distribuyen entre los interesados y servirá de base para la toma de decisiones.

Pero, ¿cuántos tipos de informes puedes encontrar en tu proyecto? Estos son los tres tipos de informes más relevantes:

• Informes de Situación. Estos informes siguen una secuencia temporal: de dónde viene, dónde está y a dónde va tu proyecto. A su vez se subdividen en tres subcategorías o apartados:
  • Informes de Avance. Describen qué se ha logrado: cuánto llevas realizado/entregado, qué coste has consumido,… Normalmente se apoyan en histogramas que permiten mostrar de forma muy visual la tendencia del proyecto.
  • Informes de Estado. Describen en dónde está el proyecto, a fecha del informe, desde las principales variables: Alcance, Tiempo, Coste,…
  • Informes de Previsión. Predicciones futuras del estado y avance del proyecto.
• Informes de Riesgos. El informe de riesgos permite informar sobre aquellos eventos que pueden tener un impacto en el proyecto, ya sea positivo o negativo. Incluye un resumen del perfil de riesgo del proyecto y, al menos, los detalles de los riesgos que tienen un mayor potencial de causar impacto en el proyecto.
• Informes de Recursos. El informe de recursos muestra el desglose de las tareas asignadas al equipo del proyecto y cuándo deben realizarse.

Con independencia del tipo de informe al que te enfrentes, puedes seguir los siguientes pasos para su elaboración:

1. Establece un guión. Antes de empezar, piensa qué quieres contar, qué apartados vas a tratar. Es muy útil el uso de plantillas que te proporcionan una referencia del guión a seguir.
2. Fija un contexto, un ámbito temporal. Normalmente, todo informe de seguimiento abarca un periodo temporal. Ese período es relevante para fijar el punto de referencia sobre el cual vas a buscar la información necesaria.
3. Establece la audiencia objetivo. El nivel de detalle y lenguaje a utilizar deberá ajustarse al tipo de receptor, aunque a veces es difícil saber quién acabará recibiendo el documento. Cuanto más heterogéneos sean, más dificultad a la hora de transmitir de forma clara, así que intenta evitar acrónimos (o en último término tienes que aclararlos) y evitar utilizar un lenguaje excesivamente técnico.
4. Busca el contenido/documentos/información para desarrollar el guión establecido. Una vez que sabes el qué, el cuándo y a quién, ya puedes recopilar los datos necesarios para extraer la información que vas a presentar en el informe.
5. Desarrolla el contenido. Los datos no los puedes presentar en bruto. Este es un punto muy destacado ya que muchos informes presentan mareas de datos que apabullan al receptor y pueden hacer perder el foco. Además, cuanta más información, mayor riesgo de que algún dato se presente de forma errónea y pueda dar al traste con todo el informe, poniendo en duda sus resultados. Los datos tienen que tener sentido, ser exactos y deben ser explicados, brevemente.
6. Elabora un resumen ejecutivo. Ya tienes todos los datos y la información elaborada. Ahora tienes que ser capaz de extraer los puntos clave, aquellos sobre los que quieres llamar la atención. Aunque sea uno de los últimos apartados en elaborarse, si quieres causar un fuerte impacto, mueve el resumen al inicio del informe. Comienza el informe causando un impacto positivo, destacando la información más relevante de todo lo que se explicará a continuación. A medida que avanzan las páginas, la atención va decayendo con lo que, si dejas el mensaje al final, lo más probable es que no cale en el receptor (o directamente vayan a la hoja de conclusiones).
7. Si ves que la cantidad de datos que estás utilizando para elaborar el informe es muy densa, déjalos para una anexo. Que el desarrollo del informe contenga los datos más relevantes y claros, haciendo referencia al anexo para ampliar información.

Como puedes ver, una cosa es cómo te enfrentas al informe en el proceso de preparación, y otra muy distinta es el orden de presentación. Desde la perspectiva de un proyecto, conviene empezar resaltando la información más relevante del informe. Por eso, aunque el resumen ejecutivo es de los últimos apartados a elaborar en un informe, debe ser el primero en mostrarse. El objetivo es empezar con la visión general y luego ya bajar al detalle que soporta esa visión (visión TOP-DOWN), y no al revés (BOTTOM-UP), dejando las conclusiones para el final.

Para finalizar, un consejo a la hora de redactar un informe. No te van a valorar por el peso del informe, por la cantidad de datos, referencias, información que incorporares, sino por la calidad: más vale poco y bien arado que mucho y arañado.

 

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿cómo preparas los informes? ¿Cómo son los informes que recibes? Comparte tus experiencias.

[Créditos: Report, diseñado por Wilson Joseph.]

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Recientemente impartí un curso para emprendedores para enseñarles a presentar su proyecto empresarial ante inversores. Tuvo lugar en Incube, de la SPEGC, en Las Palmas de Gran Canaria, en unas instalaciones fabulosas en un marco de ensueño.

La relación fue tan buena por todas las partes, que el próximo mes de julio repetiremos la experiencia con una nueva edición del curso.

CONOCIENDO MARCAS PERSONALES

Aprovechando mi paso por la isla, Alexis González me entrevistó para la sección “Conociendo Marcas Personales” de su blog ¡Qué te parece!. Aquí os dejo el vídeo de la entrevista, en el que hablamos sobre el origen de El Arte de Presentar, sobre la importancia de las presentaciones para afianzar la marca personal o de empresa, para vender nuestros servicios y sobre las mejores estrategias para superar los nervios y el miedo a hablar en público.

[¿Quieres mejorar tus presentaciones ante inversores? Apúntate a nuestros próximos cursos en abierto.]

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¿Qué otra pregunta te gustaría hacerme que no saliera durante la entrevista?

[Créditos: Interview diseñado por Claire Jones.]

Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón, científico, escritor y conferenciante.

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Recientemente publiqué una entrada en la que advertía a los emprendedores sobre los 10 errores más comunes al presentar tu proyecto empresarial a inversores. Hoy retomo el tema, añadiendo a la lista otros 14 errores que debes evitar. En este caso, la lista ha sido compilada por inversores, business angels y personas acostumbradas a escuchar presentaciones de proyectos.

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El miércoles pasado impartí el taller Claves para presentar tu proyecto a posibles inversores en el Startup Competition organizado durante el Congreso Internacional Ciudadanía Digital (#CICD). Al día siguiente, diez emprendedores presentaban a concurso sus proyectos empresariales. Veo cómo los emprendedores cometen los mismos errores una y otra vez al presentarlos. ¡Evítalos!

1) No te has enterado todavía de quién es tu audiencia

A lo largo de tu aventura empresarial, hablarás como mínimo ante tres audiencias bien diferenciadas: potenciales clientes, socios o inversores. Aunque siempre cuentas el mismo proyecto, no lo haces de la misma forma ni pones el acento en los mismos aspectos.

2) No has investigado a tu audiencia

Normalmente conseguirás la oportunidad de hablar ante un solo inversor o ante un reducido grupo. Debes investigarlos a fondo previamente para conocer sus actitudes, preferencias, conocimientos y perfil de inversión.

3) No escuchas al inversor

Los inversores buscarán y encontrarán fallos en tu proyecto. Puede que tu proyecto no sea invertible aunque sea viable, puede que el modelo de negocio aún esté inmaduro, puede que tus estimaciones de crecimiento sean infundadas o puede que carezcas de escalabilidad. Ellos te ayudarán a descubrir agujeros en tu negocio y a mejorarlo.

4) No tienes claro tu objetivo

En una primera presentación, tu objetivo no es conseguir financiación, sino despertar suficiente interés como para concertar una segunda cita. No se trata de contarlo todo, sino de despertar la lujuria por más. Una presentación es un acto de seducción.

5) Hablas más de tu producto/servicio que del modelo de negocio

Te apasiona tanto tu idea que hablas más sobre ella que sobre cómo vas a generar dinero. Recuerda que el inversor busca cómo multiplicar su inversión y el exit, no cómo usar tu tecnología.

6) No has hecho los deberes

Los inversores profesionales quieren que les cuentes qué necesidad resuelves (mercado), cómo lo estás haciendo ya (proyecto en marcha), por qué eres el adecuado (equipo), qué necesitas para seguir adelante (inversión) y cómo planeas ganar dinero (modelo de negocio). El mayor error es acudir a la presentación sin un modelo de negocio claro.

7) No has madurado tu idea

Tu idea no vale nada. Tú eres quien vale. El inversor invierte en ti más que en tu proyecto. Quiere constatar tu capacidad de desarrollar la idea y de ejecutarla. No acudas con una servilleta, acude con una web que ya está funcionando.

8) No vas al grano

Normalmente dispondrás de muy poco tiempo para hablar con los inversores, a lo sumo 15 minutos. Elimina los detalles innecesarios y céntrate en lo que el inversor desea escuchar. No hables de lo que te interesa a ti, sino de lo que le interesa a tu audiencia.

9) No piensas lo que dices

El inversor busca en tu presentación razones para no invertir. No le des ninguna. Ni se te ocurra decir cosas como “No tenemos competencia”, “Nos va a comprar Google”, “Nadie ha hecho nada parecido antes”, “Somos el mejor equipo”, … y ¡no menciones a los chinos!

10) Tu presentación es un desastre

Si lees mi blog habitualmente, ya sabes a qué me refiero: transparencias llenas de texto y de tablas Excel diminutas, imágenes irrelevantes, falta de estructura y organización, pretender contarlo todo, leer las transparencias mirando la pantalla, abuso del PowerPoint, demos innecesarias y un sinfín de errores similares.

[Si quieres mejorar tus presentaciones de proyectos, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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