Una de las razones por las que a menudo vemos tantas diapositivas confusas es que carecen de mensaje claro. La persona que las creó no sabía muy bien qué decir, así que optó por volcar toda la información de la que disponía sin haber encontrado antes el mensaje principal. Quizá te haya ocurrido también. Imagina: se acerca la fecha de tu presentación; sabes muy bien qué quieres contar, pero no aciertas a expresarlo correctamente. En tu cabeza la idea está muy clara, pero al tratar de comunicarlo no salen las palabras o, peor, acabas creando un montón de diapositivas que parecen no ir a ninguna parte.

La clave está en el título

Esta dificultad suele señalar el origen del verdadero problema, a saber: que realmente no sabes qué quieres decir. Y si tú no lo sabes, te aseguro que tu audiencia tampoco lo sabrá. Pero no te preocupes. Esto te va a ayudar: comienza cada nueva diapositiva resumiendo su mensaje principal en un título de no más de dos líneas que se pueda comprender plenamente y sin necesidad de leer nada más. La idea es que todos, incluso tú mismo, captéis la idea principal leyendo el título. A continuación, elaborarás ese mensaje y ofrecerás detalles, pero la diapositiva ya habrá comunicado lo esencial.

Esta forma de comenzar las diapositivas es una de las razones por las que la Diapositiva Universal que enseñamos en nuestro curso PRO de Creación de Contenidos resulta tan eficaz. Repito: titula cada diapositiva con la información o la idea principal que deba extraerse de ella expresada con una o dos oraciones plenamente informativas. Además de ayudar a aclarar tus ideas durante el proceso de creación de tu presentación, esta forma de titular proporcionará a tus espectadores el contexto dentro del cual deben situar el resto de la información que contenga la diapositiva.

Para empezar a practicar esta técnica te recomiendo dos formas de titular que empleo habitualmente:

1La conclusión

Sí, has leído bien. Empieza la diapositiva por el final, enunciando su conclusión. Después explicarás cómo has llegado a ella, pero con esto ya habrás dejado bien claro hacia dónde te diriges y tu audiencia encontrará más fácil seguir tu exposición.

2La pregunta

Titular la diapositiva con una pregunta resulta muy eficaz para captar la atención de la audiencia. Dedicarás el resto de la diapositiva a responderla, evidentemente.

No te preocupes si al principio te cuesta resumir tus ideas concisamente en un par de líneas. Te animo a que perseveres. Redactar bien es un arte que se aprende a fuerza de practicar. No pases por alto los cuatro libros para escribir correctamente en español que recomendé hace unos meses.

Procura expresar siempre tus ideas con brevedad y precisión, y verás cómo tus diapositivas se vuelven más claras y fáciles de comprender.

[Aprende a crear diapositivas que informen, agraden y convenzan en nuestro Curso PRO de presentaciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Ya has empezado a titular tus diapositivas con mensajes completos e informativos?

[Créditos:  Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Freepik ]

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Confío en que a estas alturas de la película no haga falta repetir que las listas de viñetas ni informan, ni inspiran, ni persuaden. No resultan memorables, ni completas, ni visualmente atractivas, ni fáciles de referenciar en una discusión posterior. Y como se han vuelto omnipresentes en toooooodas las presentaciones, cansan, aburren y desconectan.

En mis cursos de diseño de presentaciones explico cómo siempre pueden sustituirse ventajosamente por otros recursos gráficos como tablas, diagramas, segmentación o enmascaramiento creativo. En esta entrada quiero centrarme en el uso de tablas para eliminar las listas de viñetas, tema que ya traté en el libro y en el que quiero profundizar hoy.

Palabras en Tablas, una alternativa brillante, clara y concisa a las listas de viñetas

How to make an IMPACT: Influence, inform and impress with your reports, presentations, business documents, charts and graphs es un libro estupendo que propone numerosas técnicas para crear informes y presentaciones más claros que de verdad informen e inspiren a sus destinatarios. La primera consiste en formatear el texto en tablas.

Este sencillo cambio de formato produce como resultado mayor interés visual, proporciona amplio espacio blanco y resume la información en un golpe de vista. Los lectores de la diapositiva o documento pueden navegar más fácilmente para encontrar o referenciar un punto particular ya que las columnas son más fácilmente escaneables por el ojo humano. En definitiva, todo un sinfín de ventajas como veremos en el siguiente ejemplo.

Transformando una lista de viñetas en Palabras en Tabla

Imagina una diapositiva como la siguiente:

No informa con claridad, no queda claro si el resultado global es bueno o malo, mezcla diversos tipos de información. ¿Cómo mejorarla?

1Pon la conclusión al principio (empieza por el final)

Escribe el mensaje clave de tu diapositiva y ponlo en el título. Empezar por la idea fundamental proporciona contexto al lector para interpretar correctamente el contenido de la diapositiva. Aprende de cómo escriben los periodistas: poniendo lo más importante al principio.

2Segmenta, ordena, elimina si es necesario

Las listas de viñetas de la diapositiva anterior no aparecen en ningún orden particular, no siguen una lógica. Segmenta la información y ordénala con un criterio, como por ejemplo desde resultados mejores a peores. Si alguna información no resulta  crítica para transmitir ese mensaje clave o para comprender su idea fundamental, elimínala de la diapositiva: pásala a las notas o al apéndice.

3Organiza en columnas

Cuesta menos encontrar la información en columnas de palabras que en texto corrido que se extiende de extremo a extremo de la pantalla. ¿Te habías preguntado alguna vez por qué los periódicos usan columnas?

4Empieza cada párrafo con el final

Ayudarás a la gente a leer en diagonal cuando no tienen tiempo o ganas de leer el documento completo. También les facilitarás más adelante encontrar algún dato determinado.

5Añade contraste tipográfico al comienzo de cada viñeta.

De esta manera es más fácil captar la información clave.

6Pon las palabras en una tabla

Se trata del último paso para eliminar completamente las listas de viñetas de la diapositiva. Así aumenta la legibilidad, el diseño final resulta más claro y la información se lee con facilidad, incluso en diagonal.

[¿Quieres mejorar la apariencia de tus presentaciones y disparar su capacidad de informar y persuadir? Apúntate a nuestros próximos cursos públicos.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Has probado a utilizar tablas en tus diapositivas? ¿Cómo te ha ido?

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Vivimos en la Economía de la Atención. La cantidad de información a nuestro alcance crece exponencialmente, mientras que nuestra capacidad de atención, en otras palabras, la cantidad de tiempo disponible para procesarla, se mantiene constante.

Yo estoy suscrito a cientos de blogs. Por supuesto, no puedo leer los cientos de entradas nuevas que me encuentro cada día. ¿Cómo filtro todo este ruido informacional? Mi primer filtro es el título de la entrada: si no me incita a abrirla, directamente la borro.

A fuerza de leer millones de noticias y artículos en periódicos, blogs, revistas, uno va aprendiendo los ingredientes de los títulos que siempre dan buenos resultados. El título debe incitarte a leer la historia del artículo que existe detrás. Y las historias se alimentan de un ingrediente básico: el conflicto. Este conflicto debe aflorar en el título de manera que el lector se sienta impelido a leer la historia y saber cómo se resuelve. Y si el conflicto es sobre su propia vida, entonces mejor que mejor.

El esquema AIDA en el marketing

En el mundo del marketing se enfrentan continuamente al mismo desafío: hacer destacar un nuevo mensaje publicitario entre el maremágnum de anuncios en todo tipo de medios. Desde hace más de 100 años, los publicistas han empleado con éxito variantes del esquema AIDA, regla mnemotécnica ya enunciada por E. St. Elmo Lewis en 1896 y que explica el camino a seguir por un mensaje publicitario:

• Atraer la Atención, sorprender a la audiencia a través de la búsqueda constante de la novedad.
• Despertar el Interés, gracias a una oferta con gancho orientada hacia el producto que se desea vender.
• Suscitar el Deseo, destacando los beneficios que se supone derivan del uso de los productos anunciados.
• Impulsar a la Acción, concretamente a la acción de comprar. No olvides que toda presentación es una venta, de una idea, servicio o producto. Sí, toda presentación.

¿Qué título te parece que sigue mejor el esquema AIDA? ¿“Herramientas de publicidad de Google” o “Cómo ganar más de 1.000 Euros al mes con las herramientas publicitarias de Google”?

Cuanto más claro quede el beneficio de tu presentación para la audiencia, ya desde el título, más gente atraerás a la misma y mayor interés despertarás antes incluso de empezar a hablar.

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¿Qué clase de títulos utilizas en tus presentaciones?

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En cierto tipo de eventos en los que existen muchas charlas simultáneas, deberás competir con otros ponentes por la asistencia del público. Esta batalla se gana o se pierde en el título de la presentación. Con toda probabilidad, la única información sobre tu charla disponible para un gran público potencial será su título. Por consiguiente, se trata de un elemento de tu presentación con una importancia capital. Deberías ensayar un buen número de títulos y reexaminarlos más adelante.

Todo título encierra una promesa

El título de tu presentación encierra una promesa a los asistentes. Su deber es comunicar sin ambages qué beneficio obtendrán a cambio de su valioso tiempo. Esta recompensa puede oscilar desde obtener un rato entretenido hasta la solución a un problema acuciante. Cuanto más intrigante sea la promesa, más atraídos se sentirán por tu charla. Cuando prepares tu presentación no pienses en lo que tú quieres decir, sino en lo que ellos quieren escuchar.

El problema de las promesas es que resulta muy fácil hacerlas, pero difícil cumplirlas. Proponte el siguiente desafío. Una vez tienes clara la idea central, escribe el título en primer lugar. Después crea tu presentación de manera que cumpla la promesa encerrada en ese título. Te verás obligado a esforzarte más. Te llevarás al límite de tu creatividad.

Los títulos débiles suelen ser vagos, generales y asépticos

Consideremos varios ejemplos de posibles títulos débiles:

• “Números primos y RSA”
• “Protección en Internet”
• “La crisis financiera”

Estos títulos no funcionarán por múltiples razones: son demasiado breves y generales, sólo anuncian el tema, pero desconocemos cuál será el enfoque de la charla, el nivel técnico requerido para seguirla, la postura del ponente respecto al tema e incluso el contexto en el que será tratado.

¿Qué debe tener un buen título para atraer a la audiencia?

• Un buen título debe ser orientativo, es decir, comunicar de qué trata la charla e incluso el tono de la misma. Utiliza palabras clave en el título, evitando generalizaciones. “Una perspectiva macroeconómica de la crisis de mercados financieros en España” apunta a una charla técnica, posiblemente objetiva y neutral, en la que se manejarán conceptos económicos avanzados. “Las mentiras del gobierno de Zapatero sobre la peor crisis financiera de la historia española” apunta a una charla partidista de tintes políticos en la que posiblemente no se haga un uso profundo de tecnicismos económicos. “La crisis financiera” es un título inexpresivo, mudo.
• Debe ser suficientemente descriptivo como para comunicar una idea aproximada de cómo se tratará el tema y con qué grado de profundidad. “Aplicación del álgebra modular a la selección de números primos para su uso en RSA” apunta a una charla técnica que posiblemente requerirá conocimientos avanzados, mientras que “Secretos de familia: Por qué todos los primos no son iguales y su impacto en la seguridad de las claves RSA” promete una charla divulgativa y posiblemente muy entretenida sobre el mismo tema. “Números primos y RSA” no apunta a ningún sitio.
• El título debería ser conciso a la hora de determinar qué tema se va a tratar. Cuanto más específico, mejor. De esta manera se evita que muchos oyentes acudan a tu presentación atraídos por un título que promete un enfoque más general y resulta que te centras en un tema muy concreto (o al revés). “Herramientas gratuitas de protección en Internet para el hogar: configuración y uso del cortafuegos personal” no ofrece ninguna duda sobre el tema, el alcance, el enfoque, el nivel de conocimientos y el público destinatario. ¿Acaso te meterías por error en esta presentación? Sin embargo, “Protección en Internet” no dice nada: ¿está orientada a empresas?, ¿al particular?, en realidad, ¿de qué va a hablar?
• Finalmente, un buen título debería ser tan corto como sea posible, siempre que cumpla las condiciones anteriores. Lo cual se puede expresar dándole la vuelta: tan largo como sea necesario, pero no más largo.

La calidad del contenido sigue siendo el ingrediente esencial de una presentación. Pero sin un buen título, mucha gente podría perderse el contenido. Aprende a crear títulos atractivos y atraerás más audiencia a tus presentaciones.

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