No uses las mismas transparencias para una sala de juntas y para un gran auditorio

Existen muchas formas de clasificar las transparencias usadas en presentaciones. Por ejemplo, el experto en PowerPoint Bruce Gabrielle realiza en su imprescindible libro, Speaking PowerPoint: The New Language of Business, una importante distinción entre las transparencias de auditorio (ballroom) y las de sala de juntas (boardroom).

Las transparencias de auditorio sirven de apoyo para el presentador

Constituyen una herramienta de amplificación del mensaje: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, esas mismas transparencias posiblemente no servirán como documento impreso para que la audiencia lo lea más tarde porque no habrá mucho que leer.

Mucho menos sirven como documento autónomo, ya que sin el presentador que narre su historia, la mayoría de transparencias carecerán de sentido por sí mismas. Suelen ser demasiado simples para ayudar en la toma de decisiones.

Su objetivo es sobre todo captar el interés de audiencias que no suelen estar especialmente motivadas o atentas, sometidas a todo tipo de distracciones (en especial Twitter y el correo electrónico), a un paso de desconectar del ponente si éste no las engancha rápidamente.

No suele tratarse de presentaciones críticas para el futuro de la audiencia, por lo que el ponente debe esforzarse por mantener despierta a la audiencia y motivarla a la acción.

Las transparencias de sala de juntas sirven para propósitos muy variados

Podrían enviarse por correo electrónico para que los destinarios las lean solitariamente en la pantalla de su ordenador. O podrían imprimirse para ser usadas como documento de trabajo durante una reunión de equipo. O podrían usarse para proyectar en una pantalla durante una presentación a la junta directiva para tomar una decisión.

En ocasiones, el mismo conjunto de transparencias deberá funcionar en estos tres escenarios: se enviarán por adelantado a los asistentes a la reunión para que acudan preparados o para que no acudan porque les bastará con leerlas por su cuenta; se utilizarán para proyectar en una pantalla mientras el presentador explica su contenido; y se utilizarán para leer detenidamente antes, durante y después de la reunión con ánimo de informar la decisión a tomar.

En una presentación de sala de juntas, la audiencia suele asistir con una elevada motivación, mayor cuanto más esté en juego. Se espera de la audiencia que dé su aprobación para un proyecto, que se decante por un nuevo proveedor, que decida si expandirse o no a un nuevo mercado, si invertir en una startup, si recortar el presupuesto en publicidad, y en general tomar decisiones relevantes para el futuro de la organización.

Las transparencias en este caso incluyen planes estratégicos, planes de marketing, informes de investigación, resultados de estudios, planes de lanzamiento de nuevos productos, planes de ejecución, y todo tipo de cuestiones relacionadas con la planificación empresarial.

Hay una gran diferencia entre las presentaciones para auditorio y para sala de juntas en cuanto a motivación de la audiencia e interacción

En el caso de las presentaciones de auditorio, la audiencia estará sentada lejos de la pantalla y sufrirá dificultades para leer textos largos. En las de sala de juntas, la audiencia estará sentada muy cerca de la pantalla. Es más, a menudo las transparencias ni siquiera llegarán a proyectarse en una pantalla, sino que se imprimirán como un documento y se trabajará sobre él. El lector demandará más información, más detalles, más material de estudio.

En las típicas presentaciones de auditorio, el ponente pasa todo o la mayor parte del tiempo hablando él solo mientras la audiencia se sienta quieta escuchando con nula o escasa participación por su parte, limitada como mucho al turno de preguntas y respuestas al final de la charla. En las de sala de junta, la audiencia rara vez se sienta quieta escuchando: interrumpe continuamente con preguntas y peticiones de mayor detalle, con dudas y comentarios críticos. Son presentaciones mucho más interactivas.

Planifica bien tu presentación para acudir con las transparencias adecuadas.

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