Colocar a la audiencia en el centro del proceso de creación de toda presentación es una de las ideas más poderosas sobre las que trabajamos durante nuestros cursos. Básicamente, consiste en comprender el perfil y las necesidades de los destinatarios de tu mensaje y no perderlos de vista en ninguna etapa del proceso creativo y expositivo. Ahora bien, ¿no crees que el ámbito de aplicación de este principio puede ser mayor? ¿Puede ayudarte también en tus relaciones con tus compañeros y clientes durante las semanas y los días anteriores y posteriores a tu presentación? Permite que ilustre lo que quiero decir con un par de ejemplos, reales como la vida misma.
- Después de tu presentación tu cliente te pide que le mandes las diapositivas que has empleado. Tú, amablemente, lo haces. Tu cliente abre el archivo y se da cuenta de que no contiene más que fotos, alguna palabra clave aquí o allá, y un par de gráficos desprovistos de comentarios. Para ti, como presentador, eso fue suficiente, ¿pero de qué le vale ese archivo a tu cliente?
- Tu jefe quiere revisar tu trabajo y te pide que le mandes la presentación que estás confeccionando. Le envías un archivo de ochocientos megas (nota: no exagero; algunos de nuestros clientes trabajan con PowerPoints de ese tamaño o aún mayores) repleto de vídeos e imágenes de máxima calidad. Por culpa de su volumen, a ti te resulta difícil enviarlo; tu jefe logra descargarlo tras varios intentos, pero a su ordenador le cuesta varios minutos abrirlo.
¿Tu cliente quiere ver sólo las fotos que mostraste o conservar un documento de referencia que contenga un resumen de tus argumentos? ¿Tu jefe va a presentar tus diapositivas en un auditorio o simplemente desea ver en qué estado se encuentra tu trabajo? Entiendes la idea, ¿verdad? Si conoces realmente qué es lo que necesita tu audiencia (en este caso, la persona que te formula la petición) puedes generar el tipo de archivo más adecuado.
La próxima vez que alguien te pida que le envíes tu presentación, ten en cuenta lo siguiente:
Pregunta al destinatario para qué quiere el archivo
Si sólo quiere recordar las ideas principales de tu exposición, probablemente le baste un documento en formato .pdf o .doc que incluya tus notas. Verás que en la mayoría de los casos, no hará falta que envíes un archivo de PowerPoint, sino un documento de menor peso, lo cual facilitará el envío y la manipulación.
Optimiza la multimedia para cada uso específico
Por ejemplo, el archivo de una presentación que se vaya a imprimir no necesita imágenes de calidad máxima (y, por supuesto, tampoco vídeos). Y si el destinatario sólo quiere volver a ver tu presentación en su ordenador, adapta la calidad de los elementos multimedia a la resolución habitual de una pantalla de ordenador.
En conclusión: interésate por tu audiencia, descubre para qué se va a utilizar el archivo que te solicitan y genera uno con las características adecuadas, ni más ni menos. PowerPoint (al igual que cualquier otro programa de presentaciones actual) permite transformar presentaciones en documentos de varios formatos y comprimir los diferentes elementos multimedia para generar archivos ligeros, fáciles de enviar y recibir.
Recuerda: piensa en tu audiencia en todo momento, también antes y después de tu presentación.
[Aprende a dar una difusión óptima a tus presentaciones en nuestro curso de Superpoderes del PowerPoint.]
DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué pautas sueles seguir para dar una difusión óptima a tus presentaciones?
[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de Shutterstock ]
Lo cierto es que el Power Point que usas en tu Presentación no debería ser útil para enviar, porque -como dice la canción de Amaral- «Sin ti no soy nada». O sea, no se entiende… que es lo que debe ser. una cosa es la Presentación y otra la documentación. Si te lo piden tendrás que enviar (previo o post «fabricar») la documentación complementaria para sumar y/o incrementar el efecto de lo que has expuesto.
Totalmente de acuerdo, Mila. ¡Gracias!
Sí, la idea es esa: preparar archivos adecuados para el uso que les vaya a dar el destinatario. Cuando alguien pide que le enviemos la presentación, no siempre es la presentación lo que necesita. Gracias, Iñaki.
Hay incluso más posibilidades, Luis Alberto: subir a la red las diapositivas con explicación, a You Tube por ejemplo (hace un tiempo era posible en SlideShare pero quitaron la opción).
Por supuesto. De hecho, a los participantes de nuestros curso de Superpoderes del PPT les enseñamos a transformar sus ppt en vídeos con narración. ¡Y les gusta mucho!
Cuando he leído el título he pensado en otra cuestión: para evitar sorpresas con el equipo que te puedes encontrar en el lugar donde vayas a realizar la presentación, puede ser de interés que la lleves en formato pdf.
Con respecto a la cuestión del post, está claro que el tipo de documento (y no solo el formato) es lo importante: no es lo mismo, a mi juicio, el soporte o formato (pdf, ppt…) que el objetivo (apoyo para un discurso oral, resumen…)