¿Alguna vez te has parado a reflexionar sobre la cantidad de tiempo que perdemos en reuniones improductivas, en re-trabajo, en desplazamientos innecesarios, en realización de tareas manuales que podríamos automatizar, esperando la revisión de un informe,…? En la filosofía Lean se conocen como los Desperdicios, Despilfarro o Muda (en japonés).

El objetivo fundamental de la filosofía Lean consiste en eliminar o reducir dichos desperdicios. El muda está formado por actividades o tareas que no aportan valor al cliente, ni al equipo ni a la organización y constituyen por lo tanto un coste.

IDENTIFICA Y ELIMINA O ALMENOS REDUCE TUS DESPERDICIOS

Para lograr eliminar o reducir desperdicios es necesario una primera fase en la cual se identifican esos desperdicios. Resulta habitual que las personas no reconozcan los desperdicios como tales, ya que los consideran como parte de su trabajo habitual cuando realmente no lo son.

Existen 7 + 1 desperdicios:

1. Sobreproducción: producir más de lo que se necesita.
2. Movimientos innecesarios o inadecuados de materiales, herramientas, documentación.
3. Procesos mal definidos, mal realizados, mal dimensionados, mal comunicados.
4. Esperas que generan períodos de inactividad.
5. Exceso de inventario.
6. Movimientos innecesarios de empleados y equipos.
7. Defectos en productos o procesos.
8. Y el +1 y no por ello menos importante: la capacidad de las personas.

Cuando finalmente consigues reconocer estos desperdicios, pasa a la acción. No siempre es posible eliminarlos o reducirlos. En ocasiones, la inversión no sería viable para tu organización. Sin embargo, tenerlos localizados te permitirá actuar sobre ellos cuando llegue el momento adecuado.

Los desperdicios son los responsables de cuantiosas pérdidas económicas, largos ciclos de desarrollo y espera, desaprovechamiento de recursos, defectos de calidad. Como consecuencia, se traducen en desmotivación del equipo de trabajo, pérdida de clientes y la consiguiente pérdida de posicionamiento en el mercado.

EL RUIDO EN COMUNICACIÓN ES OTRO DESPILFARRO

Sigue la filosofía Lean también en tu comunicación. Identifica y reduce el ruido: todo aquello que distrae y confunde a la audiencia, tanto en tus diapositivas como en tu exposición oral. La optimización se consigue quitando, no añadiendo. Eliminando todo lo innecesario te aseguras de que la audiencia sólo presta atención a una cosa: tu mensaje. Maximiza la relación señal a ruido en tus presentaciones.

[Adquiere las herramientas para convertirte en un orador seguro de sí mismo, que comunica con brevedad, claridad y concisión, sin despilfarros ni desperdicios. Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Exposición Oral de Presentaciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Podrías identificar desperdicios en tus tareas? ¿Y eliminarlos? O aunque sea, ¿reducirlos?

[Créditos: Inflation, de Shutterstock.]

The post Identifica tu Muda y di adiós a los despilfarros first appeared on El Arte de Presentar.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
—Ley de Parkinson

Tenemos una terrible tendencia de ocupar todo el tiempo que nos dan para realizar una tarea y lo que es peor, incluso a veces, pero sólo a veces, ¡nos pasamos de ese tiempo! Si nos asignan dos días para una tarea, ocupamos los 2 días completos. Y si para la misma tarea con las mismas condiciones nos conceden cuatro días, lo más probable es que ¡hasta el último minuto del cuarto día no la tengamos lista!

¿Qué mecanismos existen para intentar solucionar este problema?

Las técnicas del Timeboxing y del Pomodoro

La técnica del timeboxing consiste en establecer un tiempo máximo para realizar una tarea, alcanzar un objetivo, obtener un resultado o tomar una decisión. Es una técnica muy popular en metodologías ágiles.

La técnica pomodoro creada en los años 80 por Francesco Cirillo utiliza un reloj para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos llamados “pomodoros”, separados por pausas de 5 minutos. Cada cuatro pomodoros se recomienda un descanso más largo de entre 15 y 20 minutos. El pomodoro (o tomate en español) era la forma del reloj de cocina que usó el creador de la técnica para marcar los tiempos.

Recomendaciones básicas para que el uso de estas técnicas sea eficiente

• Define la tarea o tareas a realizar con unos objetivos claros y realistas. Conoce bien qué tienes que hacer y cuál es tu meta. Te ayudará visualizar el resultado final.
• Divide la tarea en sub-tareas o actividades acotadas más pequeñas que te permitan estimar mejor y aprovechar cada pomodoro (25 minutos de ejecución).
• Establece claramente los roles y responsabilidades de las personas implicadas en la tarea y no los cambies, siempre y cuando sea posible, durante la ejecución del pomodoro o del tiempo del timeboxing.
• Reduce las interrupciones externas mientras se está en el pomodoro o timeboxing.

Ventajas de estas técnicas

• Ayudan a priorizar y enfocarse en las tareas más importantes y fuerzan la toma de decisiones.
• Eliminan desperdicios (filosofía Lean) que son tareas, actividades o procesos que no aportan valor.
• Aumentan el aprendizaje y la conciencia de cuánto tiempo necesitamos para hacer una tarea.
• Mejoran la agilidad mental y la concentración gracias a las pausas frecuentes.
• Aumentan la productividad y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que se puede practicar de forma individual o bien dentro de un equipo de trabajo. Los resultados son realmente sorprendentes en cuanto a la reducción de interrupciones, mejora de la calidad, aumento de la creatividad y satisfacción del equipo.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Te animas a usar la técnica del pomodoro o el timeboxing?

[Créditos: Pomodoro, de Shutterstock.]

The post Tic, tac ¡se acabó el tiempo! first appeared on El Arte de Presentar.

Aprovechando el calor propio de esta época y que seguro que más de uno ya se habrá dado un chapuzón en la playa os presento un tipo de retrospectiva muy útil y diferente conocida con el nombre de Estrella de Mar de Patrick Kua.

Se basa en usar un diagrama con forma de estrella de mar que permite crear cinco áreas específicas para tratar, evitando así centrarse solo en lo bueno o en lo malo.

Estas cinco áreas son las siguientes:

1Comenzar a hacer

Cosas nuevas a probar que nos gustaría poner en marcha pero entrañan riesgo por su novedad y nuestra inexperiencia. Constituyen una verdadera apuesta que puede salir bien o mal en nuestro proyecto.

2Más de

Prácticas que aportan valor. Por lo tanto, las exprimiremos al máximo, les sacaremos todo el jugo posible, ya que son útiles y positivas en nuestro proyecto.

3Seguir haciendo

Cosas buenas que nos aportan valor y que debemos seguir haciendo tal y como las hacemos actualmente.

4Menos de

Prácticas que no están ayudando tanto como se esperaba, o que simplemente no son útiles en nuestro escenario actual: con nuestro cliente, proyecto, equipo… Por lo tanto, tenemos que empezar a abandonar esta línea de trabajo o al menos parte de ella.

5Dejar de hacer

Prácticas que no son útiles o no agregan valor. Por lo tanto hemos decidido eliminarlas completamente.

El objetivo de este tipo de retrospectiva no difiere de otras retrospectivas que conocemos, conseguir feedback de nuestro equipo, de nuestro cliente para tratar de reajustar nuestro comportamiento en próximas fases del proyecto, la diferencia está en la forma de afrontarla y la información que se recibe.

La Retrospectiva Estrella de Mar mejora la comunicación dentro del equipo de trabajo y con el cliente permitiendo un seguimiento de la evolución de nuestro proyecto.

[¿Quieres aprender a relacionarte mejor con tus clientes? Apúntate a nuestro próximo Curso de Venta.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Te atreves a realizar una retrospectiva “Estrella de Mar”? Cuéntanos cómo te va al ponerla en práctica.

[Créditos: Starfish, de Shutterstock.]

The post La Retrospectiva “Estrella de Mar” first appeared on El Arte de Presentar.

Estamos reunidos con nuestro cliente para la entrega del primer hito de proyecto y como conclusión:

“Después de 3 meses de trabajo de 5 personas es una pena que sepamos esto ahora, no lo hemos tenido en cuenta, no éramos conscientes de esta necesidad, de esta funcionalidad, nuestros analistas no lo han interpretado así… ”.

Y ahí estamos con tres meses de trabajo de 5 personas directos a la papelera y el equipo ¡con la moral por los suelos!

Proyectos en los que trabajamos durante meses basándonos en ocasiones en una breve especificación de requisitos y en lo que nos parece o entendemos que podría ser; meses en los que no recibimos feedback de nuestro cliente, de sus necesidades e impresiones; y cuando llega el primer hito de entrega, pasados varios meses de trabajo, ¡zas! Nos encontramos con que no se ajusta a sus necesidades ni a sus expectativas.

¿Qué podemos hacer para minimizar el impacto de este problema? ¿Hay alguna solución?

Una posible solución pasa por trabajar en ciclos cortos y rápidos de desarrollo que nos permitan obtener feedback de nuestro cliente en intervalos de tiempo más o menos regulares, lo que se conoce como Iteración (Sprint) en metodologías ágiles.

Consiste en entregar en el menor intervalo de tiempo posible un producto mínimo viable (PMV) o también denominado incremento que le aporta valor a nuestro cliente. Y posteriormente incrementar ese valor de forma continua en sucesivas entregas o iteraciones. En función del feedback proporcionado por nuestro cliente, podemos ir ajustando de forma gradual y progresiva nuestro producto o desarrollo a sus necesidades.

¿Cuánto tienen que durar estas iteraciones (sprints)? Depende del tipo de proyecto, de nuestros clientes… Influyen varios factores, pero el objetivo es que sean lo más cortos posibles para evitar el desperdicio de tiempo en soluciones que no nos llevan a ningún sitio o no están en sintonía con los objetivos de nuestro cliente. En general, se trabaja en ciclos de entre 2 y 4 semanas de duración.

Vivimos en una vorágine de cambios que requiere ciclos cortos de desarrollo que nos permitan ser más flexibles y adaptarnos al entorno y al escenario que nos rodea minimizando el impacto negativo de ese movimiento continuo en el que estamos inmersos.

Necesitamos más comunicación con nuestro cliente para asegurar el éxito de nuestro proyecto.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Trabajas por iteraciones o sprints o larga distancia?

[Créditos: Businessman running with his briefcase, de Shutterstock.]

The post Comunica en ciclos cortos y rápidos first appeared on El Arte de Presentar.

¿Qué harías si pudieras volver atrás con el conocimiento actual que tienes? Seguro que muchas veces te has preguntado esto a lo largo de tu vida. La gestión de proyectos no está exenta de este sentimiento. Necesitamos aprender del pasado para seleccionar mejor a nuestro equipo, para aplicar las mejores herramientas, la mejor metodología, el mejor canal de comunicación, la mejor tecnología, resumiendo: para ser mejores en futuros proyectos. Sin embargo, en numerosas ocasiones seguimos cometiendo los mismos errores, por lo tanto no hemos aprendido nada de la experiencia vivida. ¿Cómo podemos solucionarlo?

Haciendo retrospectivas, también llamadas lecciones aprendidas. Podríamos definirlas como reflexiones conjuntas de todo el equipo de proyecto para extraer conclusiones y poner en marcha acciones.

A continuación te propongo una serie de recomendaciones para que vuestras retrospectivas sean útiles:

1. Enfrenta la retrospectiva con mente positiva, constructiva, no aproveches la retrospectiva para “retorcerte” en el fracaso o desastre, en la parte negativa, ya que no sacarás nada de eso. Identifica puntos de mejora.
2. Realiza retrospectivas durante el proyecto, después de cada fase o hito importante, no sólo cuando finaliza el mismo. Esto te ayudará en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones que se presentan durante el desarrollo del proyecto.
3. Responde a las siguientes preguntas (cada miembro del equipo):
   1. ¿Qué has hecho bien?
   2. ¿Qué necesitas mejorar?
   3. ¿Qué has aprendido?
   4. ¿Cómo te has sentido?
4. Registra la información, analiza los hechos, las causas, las consecuencias y comparte este análisis con tu equipo. Extrae todo aquello que resulte útil para tu equipo.
5. Define acciones sencillas, fáciles de llevar a cabo y que aporten valor al equipo. Asigna responsables que lideren y monitoricen la realización de esas acciones.
6. Gestiona el retorno de conocimiento, institucionaliza las buenas prácticas y difunde este conocimiento hacia otras partes de tu organización.

Las retrospectivas mejoran nuestra comunicación con el equipo. Compartir sinergias, compartir problemas y, por encima de todo, soluciones incrementa notablemente el aprendizaje del equipo durante el proyecto. El equipo se siente involucrado, conectado, escuchado y motivado. Y todo eso ¡se nota!

¿No sabes comunicar los datos del proyecto en tus reuniones? Aprende a visualizar la información en nuestro próximo curso Visualiza!.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Te animas a realizar una retrospectiva con tu equipo? Cuéntanos el resultado.

[Créditos: Businessman pulling a clock hand backwards, de Shutterstock.]

The post La experiencia vivida comunica más que un libro abierto first appeared on El Arte de Presentar.