¿Cuál ha sido el sistema elegido por la industria cinematográfica para anunciar una próxima película y atraer audiencia al cine? ¡El tráiler! No nos presentan una diapositiva de PowerPoint que resuma los principales puntos a cubrir por la película. Los avances consisten en una sucesión de breves secuencias, tomadas de las partes más emocionantes, divertidas o destacables de la película, de forma muy abreviada, de manera que en menos de dos minutos nos hagamos una idea del contenido y estilo de la cinta que nos permita decidir si acudir a verla o no.

LOS AVANCES CUENTAN LA HISTORIA DE UNA PELÍCULA EN UN FORMATO ALTAMENTE CONDENSADO CON EL MÁXIMO INTERÉS

Toda la industria del cine gira en torno al arte de contar historias. Y los tráilers reproducen fragmentos de esa historia, cuentan una minihistoria.

Toda presentación cuenta a su manera una historia. Y posiblemente la peor forma de anunciar lo que tratará la presentación sea a través de una tabla de contenidos.

LAS PRESENTACIONES ABURRIDAS EMPIEZAN CON UNA TABLA DE CONTENIDOS

Fijémonos en un esquema repetido por la práctica totalidad de presentaciones que se hacen en el mundo:

1. Diapositiva de título: contiene el título de la charla, el nombre y filiación del ponente y, a menudo, información adicional como logos, nombres de eventos, patrocinadores, fechas, lugares, etc.
2. Diapositiva con la tabla de contenidos: de forma más o menos prolija se recoge como en los libros y documentos un índice de los puntos que serán tratados a lo largo de la charla.
3. El resto de las diapositivas.

¿Qué mensaje nos transmite ya desde la segunda diapositiva una presentación que empieza así? Que va a ser muy cartesiana, muy seria, … ¡y altamente aburrida! ¿Por qué ese servilismo de nuestras presentaciones a los documentos? Como todos los libros empiezan con una tabla de contenidos, nuestra presentación también. Pero es que una presentación no es un documento y por tanto no debería reproducir fielmente la estructura y contenidos del mismo. Una presentación es un acto vivo. Empezando así estamos dilapidando su energía.

La audiencia necesita saber cuál es la organización general de la presentación para ubicarse, desde luego. En algún momento de la introducción debes proporcionarle ese mapa, esa hoja de ruta, pero, por favor, ¡no con una tabla de contenidos!

En el caso peor, algunos ponentes dan la charla dos veces: la primera, explicando con todo lujo de detalles lo que van a contar cuando repasan punto por punto la tabla de contenidos; la segunda, repitiendo a lo largo de la charla lo que ya habían anunciado.

EMPIEZA TU PRESENTACIÓN CON UN TRÁILER

En lugar de mostrar la vieja y aburrida tabla de contenidos de siempre, empieza con un tráiler: despierta el interés de la audiencia, capta su atención, engánchalos con un aperitivo de lo que será el banquete. Usa una historia, una pregunta cautivadora, un hecho o dato sorprendente, …

Después, cuando ya los tengas en el bolsillo, muéstrales el menú. Pero sólo entonces, no antes.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Es siempre tu segunda diapositiva una con el índice de la charla? ¿Qué opinas de las presentaciones que empiezan así?

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En Retórica clásica suele dedicarse una sección inicial del discurso, llamada «Captatio benevolentiae», a intentar atraerse la atención y buena disposición del público. Sin haber estudiado retórica ni nada parecido, lo cierto es que mucha gente empieza sus presentaciones con una disculpa, tratando de congraciarse con la audiencia.

A lo largo de los años, he escuchado de todo. Empiezan diciendo «Me vais a disculpar porque…» y luego continúan con perlas como las siguientes:

• … no soy el ponente más indicado para dar esta charla.
• … es que no soy un gran orador.
• … yo es que me pongo muy nervioso al hablar en público.
• … no he tenido tiempo para preparar la presentación.
• … hace mucho tiempo que no hablo de este tema.

Vamos a ver, alma de cántaro, ¿te has parado a pensar en el efecto que tendrán tus palabras sobre la audiencia? ¿Acaso crees de verdad que les vas a hacer sentir mejor o que te mirarán con más simpatía?

¡Todo lo contrario! Los estás poniendo en guardia porque estás proclamando que tu presentación será un desastre. Los estás haciendo sentir incómodos. Empiezas dando una impresión negativa de lo que vendrá a continuación.

Las disculpas destruyen tu credibilidad y sientan un tono horrible para tu presentación

Detente y reflexiona. ¿Por qué te disculpas si nadie te ha pedido explicaciones? ¿No será que te sientes inseguro y nervioso? Tal vez no confías en el resultado de tu presentación. Y entonces haces como el niño pequeño que tras una trastada llora para que no le peguen. O sea, dar penita. En el fondo crees que, disculpándote, la audiencia verá con ojos benévolos tu presentación. ¡Pues no! Ahora estará plenamente consciente de que no estás preparado, de que te pones muy nervioso, de que no eres el indicado. Si tenían alguna duda sobre la calidad de tu presentación, la acabas de disipar. Y encima con tu primera frase, antes incluso de empezar.

Si quieres ganarte a la audiencia, háblale de sus problemas, no de los tuyos

Déjate de lloriqueos y arranca con fuerza tu presentación. ¿Quieres conectar con la audiencia? ¡Háblale de lo que ronda por su cabeza! Empieza por su placer o su dolor, por lo que le preocupa. Cuando le hablas a alguien de lo que le preocupa (dolor) o de lo que le interesa (placer), automáticamente despiertas su interés. Prométele un regalo, algo de valor que se llevará tras tu presentación si te presta toda su atención.

Las disculpas restan valor y brillo a tu presentación. En vez de pensar en disculparte, piensa en prepararte. Planifica, estructura, diseña y ensaya antes de exponer. La audiencia no quiere oír tus disculpas. Quiere oír palabras inspiradoras que le ayuden a cambiar algún aspecto de su vida.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cuáles son las disculpas más peregrinas que has escuchado en una presentación?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de freepik.]

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Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1Plantea una reunión presencial

Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2Prepara bien la reunión

Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
• ¿Cuál es su coste?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
• Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
• Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.

3Durante la reunión

Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:

• Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
• Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
• Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
• Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
• En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
• Establecer los próximos pasos.

4Después de la reunión

La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).

5Premisas finales

Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:

• Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
• Tienes que establecer un clima de confianza
• Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
• Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

“El inicio es la parte más importante de la obra”.

[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?

[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]

 

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¿Cómo conseguir la atención de la audiencia?

Cuando comienzas una presentación es importante arrancar con fuerza. Debes sembrar en la cabeza de tu audiencia la semilla de lo que será toda la presentación, por eso es tan importante. Para no caer en los topicazos del presentador novato (mi curriculum, mis logros, describir al completo de qué va lo que voy a leer…) y aburrir a la audiencia como ostras os propongo ver cómo empezaría un día de Navidad a través de los ojos de algunos de los mejores directores de cine en esta divertida parodia.

The Auteurs of Christmas
Y es que en la productora Fourgrounds Media decidieron hace un año por estas fechas, hacer un homenaje a sus directores favoritos, presentando cómo sería según ellos un día de Navidad.

Steven Spielberg
Con el niño despertándose y la familia «maja».

Wes Anderson
Con el soniquete «indie» , los primeros planos de objetos y las tomas originales, combinando dibujo y acción real…

Martin Scorsese
Con la madre abnegada trabajando, el tío con tendencias alcohólicas plantado en el salón; buen rock de los 70 sonando de fondo y el tono autobiográfico del niño que se ha hecho mayor.

Woody Allen
En un diálogo verborréico cuestionando todo el invento…

Lars Von Trier
A cámara lenta….

O Michael Moore
En plan reportaje atosigándolo con preguntas.

Aquí tenéis el vídeo de 2013:

Bonus: Este año han sacado otro. Este es el de 2014.

Lo mejor de todo es que describen exactamente la misma situación con diferentes ojos y claro, el resultado en el espectador cambia totalmente, aunque sea el mismo tema. Así que, haz como ellos: independientemente del tema que trates, piensa diferentes maneras de arrancar y prueba cuál le gusta más a tu audiencia.

¡Felices fiestas!

DIÁLOGO ABIERTO
¿Con qué director te quedas? Yo con Wes Anderson. Al menos para la Navidad 😉

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada por el autor para este artículo con elementos de All Free Download y ShutterStock.]

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¿Te has parado a pensar que el principio bancario del interés puede mejorar tus presentaciones?

Te lo explico. Posiblemente en algún momento hayas colocado tus ahorros en un depósito bancario. Entre todos los ofrecidos en el mercado, elegiste el que mayor interés daba, ¿verdad? Pero, ¿qué hubieras hecho si, al explicarte la insidiosa letra pequeña, el vendedor que te atendió te hubiera aclarado algo como: “Mire, este depósito es distinto a todos. Su dinero no generará intereses desde el primer momento, sino a partir del sexto mes.”? Seguramente hubieras salido inmediatamente de la sucursal y llevado tu dinero a otro banco donde generase intereses desde el primer momento.

¿Qué tiene esto que ver con el Arte de Presentar?

Lee la temperatura de la sala basándote en el termómetro del interés

Salvo que seas un personaje popular para el público ante el que hables o que el asunto que expongas suscite gran interés a cualquiera, lo normal es que el nivel de expectación al comienzo de tu intervención sea moderado. Y si no sigues estos consejos, incluso bajo. Parece razonable pensar que en un imaginario “termómetro del interés”, si no hicieses nada para evitarlo, tu presentación comenzase marcando 10 ó 15 grados. Después te esforzarías por subir la temperatura poco a poco: primero a 30, luego hasta 40 ó 50 grados, por ejemplo. Y si hicieses lo mismo que la mayoría de las personas no iniciadas en el Arte de Presentar, quizá alcanzases con algo de suerte los 60 en el punto álgido, poco antes de terminar con un soso “Pues, gracias. Esto es todo. ¿Hay alguna pregunta?” que dejase el nivel de interés por el suelo. ¿Y si te dijera que puedes empezar tu presentación con el interés por las nubes, que puedes remunerar la atención de tus espectadores con un alto interés desde el comienzo de tu presentación?

Idea un comienzo tal que las primeras palabras que pronuncies hagan que el termómetro del interés se dispare

A partir de ese momento tu misión será seguir fielmente la curva de interés que hayas diseñado. Sí, has oído bien. Igual que en el mundo de las finanzas, en el de las presentaciones la curva de interés posee una importancia fundamental. Estructurarla correctamente es parte de la preparación de una buena presentación. Requiere compensar momentos de interés alto con otros de interés menor, o incluso de distracción y relajación, pero siempre cuidando que incluso en el punto más bajo de la curva el interés sea alto. Esto es algo que los magos siempre tenemos en cuenta al planear una sesión de magia (¿podrás guardarme el secreto?). Procura que el interés no decaiga y, sobre todo, que nunca se desplome hasta los cero grados.

Tienes muchas opciones para lograrlo,  y en El Arte de Presentar te las enseñamos. Empieza tu presentación haciendo un regalo a todos los espectadores, por ejemplo. O, mejor aún, sorteándolo. Desafíalos con un acertijo divertido. Atrápalos con una historia cautivadora. Sorpréndelos con un dato increíble. En definitiva, ofrece a tus espectadores una vivencia memorable desde el primer momento. Porque, no lo olvides: la magia eres tú.

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¿Qué haces para captar la atención de la audiencia al inicio de tus presentaciones? ¿Cuál ha sido el arranque que más te ha cautivado?

[Créditos: “Termómetro” diseñado por Megan Sheehan de the Noun Project.]

Escrito por Luis Alberto Iglesias, mago, formador y comunicador.

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