“La tipografía es una voz; sus cualidades y características comunican a los lectores un significado más allá de la mera sintaxis.”
—Ban Comic Sans Manifesto

Cada día más, el diseño se entiende como un aspecto esencial en el quehacer de las organizaciones. Empresas y profesionales están comenzando a apreciar el valor diferenciador de las presentaciones bien diseñadas. Y progresivamente le irán destinando mayor presupuesto y tiempo.

Aunque no sea experta en diseño, cualquier audiencia capta instantáneamente cuándo unas transparencias son atractivas, profesionales, elegantes, etc. Se trata de un juicio de valor inconsciente que influye de forma determinante en la impresión causada por la presentación. El diseño también contribuye a desplazar tus presentaciones hacia la excelencia.

Cómo dar patadas al diseño

Usar tipografía Comic Sans y gráficos de clipart en transparencias está considerado como ignorancia y desprecio absoluto de los principios del buen diseño.

Clipart y Comic Sans resultan apropiados en aquellas presentaciones en las que estuviera  bien visto acudir vestido de payaso: fiestas infantiles de cumpleaños, cenas de fin de año con todos los trabajadores de la empresa, presentaciones cómicas, etc.

Antes de usar Comic Sans o clipart, pregúntate: ¿tendría sentido que acudiera vestido de payaso a esta presentación? Si la respuesta es negativa, no causes ese mismo efecto usándolos en tus transparencias.

Es imposible no comunicar

Todo lo que haces (y no haces) durante una presentación comunica. Por supuesto, el diseño también comunica.

Si el diseño de tus transparencias es cutre, comunicas cutrez. Si el diseño de tus transparencias es profesional, comunicas profesionalidad.

Y tú, ¿qué quieres comunicar?

Actualización 18/02/213

Hay quien defiende lo indefendible, como en este vídeo:

[Si buscas consejo para mejorar el diseño de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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¿Qué importancia concedes al diseño en tus presentaciones? ¿Qué opinas de la Comic Sans?

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“Las fotografías son las listas de viñetas del siglo XXI”

—Martin Fowler

El jueves de la semana pasada participé en el evento StartUpBootcamp apadrinando a la startup Linkovery. Diez empresas en busca de financiación presentaron sus proyectos ante un foro compuesto por mentores e inversores. El tiempo estaba limitado a 7 minutos por empresa, restricción que todas cumplieron escrupulosamente tras numerosos días de repetidos ensayos. Observé complacido que ni una sola de las presentaciones incluía listas de viñetas en sus transparencias. Claro que si no usas listas de viñetas, entonces ¿qué usas? El recurso habitual suelen ser las fotografías. Y la mayoría de las veces, tristemente, se usan mal, como ocurrió en varias de las presentaciones del jueves. ¿Por qué mal? Porque estamos completando un ciclo.

Ahora que las listas de viñetas están superadas, hay que dejar atrás las fotografías decorativas

La Historia es un constante vaivén pendular: después de completar una revolución volvemos al punto de partida. Todos coincidimos en que las listas de viñetas son ineficaces. Está claro que había que hacer algo, sí, había que empezar una revolución. En un movimiento de reacción muy comprensible y loable en contra de la omnipresencia de las listas de viñetas, éstas comenzaron a ser sustituidas por fotografías.

Al principio las audiencias suspiraron aliviadas refrescadas por el nuevo viento del cambio: ¡por fin visuales sin texto en la pantalla! Rápidamente, la situación ha ido evolucionando hacia el absurdo. ¿Hablas de la misión de la compañía? Hala, vas y pones una diapositiva con una foto de la misión Apollo XIII a la luna y una sola palabra: MISIÓN. ¿Hablas a continuación de los retos por delante? Pues nada, pones una diapositiva con una foto de una carretera norteamericana en mitad del desierto y un bisonte mirándote con cara de pocos amigos, con una palabra en grandes letras: RETOS. Y así sucesivamente. ¿Mejor que las listas de viñetas? Sin duda. ¿Comunica algo? Nada, sólo decora.

Lo confieso. Inspirado por Garr Reynolds y otros gurús, yo soy el primero que ha pasado largas horas buscando fotos en Google, en Flickr  o en sitios de venta de fotografías de stock en pos de la imagen perfecta para representar el concepto de la diapositiva. Ya sabéis de qué hablo: vas seleccionando fotografías de acá y de allá y luego le enseñas a un compañero tu botín: “Oye, Julián, ¿cuál de estas dos fotografías crees que ilustra mejor el concepto de creatividad? ¿El niño pintando con sus pies en la pared o estos ejecutivos saltando en una pradera con cajas de cartón sobre sus cabezas?». Simplemente ridículo, ¿no crees?

De la decoración a la comunicación

Una buena idea no necesita de ropajes visuales. Cuando Winston Churchill utilizó la metáfora imborrable del telón de acero, no la ilustró con una fotografía de un telón de teatro retocado con Photoshop para darle textura metálica. No uses fotografías a menos que sea necesario ilustrar lo que tus palabras no alcanzarían a expresar jamás. Usa visuales solamente cuando complementen y amplifiquen tus palabras. El resto del tiempo, en lugar de fotografías, usa palabras visuales que dibujen tus conceptos.

Si tus fotografías no refuerzan tu mensaje, ahórratelas. Recuperarás además muchas horas desperdiciadas buscando fotos por Internet que podrás dedicar a mejorar la estructura y a ensayar tu presentación.

Tú eres el visual más importante sobre el escenario, nunca PowerPoint, con listas de viñetas o sin ellas.

[Mañana miércoles 28 de septiembre impartiré un taller gratuito titulado “Más allá del PowerPoint” auspiciado por Iniciador, en la sala Utopic_Us de Madrid, a las 17.00. Consulta todos los detalles. ¡No faltes!]

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¿Cómo usas las fotografías en tus presentaciones?

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El biólogo molecular John Medina dedica uno de los capítulos de su imprescindible libro Brain Rules a la visión y lo titula significativamente La visión triunfa sobre todos los otros sentidos. En él presenta investigaciones que le permiten afirmar que:

“Aprendemos y recordamos mejor a través de imágenes, no a través de palabras escritas o habladas.”

Las imágenes, ya sean fotografías o clipart, constituyen sin duda el elemento multimedia más utilizado (y abusado) en presentaciones. A menudo incluir una foto, dibujo o chiste puede distraer del mensaje y degradarlo, añadiendo abarrotamiento al diseño y disminuyendo la relación de señal a ruido (SNR).

Sin embargo, las imágenes, especialmente las fotografías de calidad profesional, no sólo tienen su cabida en una presentación, sino que pueden convertirse en el aliado más poderoso para transmitir un mensaje y conectar emocionalmente con la audiencia.

Cómo cautivar a la audiencia con tus imágenes

1. Utiliza fotos de alta calidad y huye del clipart como de la peste.
2. Utiliza fotos para definir el contexto. Por ejemplo, uno de mis alumnos preparó la semana pasada una presentación sobre la facilidad de uso del software libre utilizando imágenes del universo de Pocoyó exclusivamente para sugerir sencillez y apertura (¡Gracias, Jesús!).
3. Utiliza fotos para introducir ideas abstractas que hayan sido identificadas con un icono. Lo concreto sobrevive. Por ejemplo, la imagen de Einstein sacando la lengua como símbolo de la genialidad, la Estatua de la Libertad como símbolo de libertad, etc. Pero ojo: ¡evita los clichés!

4. Utiliza fotos para evocar una emoción específica. La investigación en neurociencia cognitiva revela que muchas decisiones se toman gracias a asociaciones emocionales, de ahí la importancia de crear reacciones emocionales apropiadas a los argumentos esgrimidos.
5. Utiliza fotos para presentar evidencias. Una fotografía vale más que mil palabras y poseerá un valor inestimable como evidencia. En vez de ese diagrama de bloques abstracto, ¡muestra la foto del prototipo!
6. Utiliza fotos para dar un respiro a la audiencia. Pueden funcionar como una pausa en el flujo continuo de información, permitiendo a la audiencia un momento de reflexión y digestión. En algunos casos, la introducción de una foto o viñeta cómica puede distender el ambiente y relajar a la audiencia.
7. Utiliza fotos para dirigir la atención de la audiencia. Puesto que la atención se dirige a los nuevos estímulos, si has estado presentando texto mayormente y justo después presentas una ilustración, la audiencia automáticamente mirará a la ilustración. Conviene que hagas una pausa antes de hablar, porque durante unos momentos la audiencia se dedicará a ver la imagen y no prestará atención a nada más.
8. Utiliza fotos representativas de tu concepto. Las fotos no deberían ser una mera decoración, sino un refuerzo del mensaje de la transparencia para que se recuerde o comprenda mejor.
9. Utiliza fotos cuyo estilo sea compatible con tu mensaje. Principalmente, asegúrate de que sean de calidad y con buena resolución.
10. Utiliza fotos a sangre. No seas tímido y úsalas de manera que ocupen toda el área de la transparencia. De esa manera resultan más dramáticas y su impacto será incomparablemente mayor.
11. Utiliza duplicados si necesitas mostrar la misma imagen o diagrama a lo largo de la presentación. Evita el retroceder hasta la imagen que buscas para luego volver a avanzar, pasando por todas las transparencias intermedias.
12. Utiliza la Regla de los Tercios en la composición de las transparencias y de las imágenes. Se mejora considerablemente la sensación subjetiva percibida por la audiencia.
13. Utiliza fotos de un tamaño como mínimo de 800×600 píxeles, ya que resoluciones menores degradan drásticamente la calidad, especialmente si las muestras a pantalla completa. La resolución óptima de tus imágenes deberá ser igual a la máxima resolución del proyector, típicamente 1024×768. En una presentación no tiene sentido usar imágenes con una resolución mayor, porque no mejorarás la calidad y sólo conseguirás que el tamaño de tu archivo de presentación crezca de forma descontrolada.

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En la entrada anterior se explicó en qué consisten las aplicaciones en la nube y cómo el slideware también está dando el salto hacia la nube. Afortunadamente, probar estas nuevas aplicaciones para creación de presentaciones es muy sencillo y además no cuesta dinero. Basta con dar de alta una cuenta, cargar una presentación previamente creada en PowerPoint y experimentar con la herramienta. A continuación se proporcionan doce razones por las que es ventajoso crear presentaciones en la nube. Cada uno deberá valorar si las ventajas pesan más que los inconvenientes.

1. Diseño impactante

PowerPoint está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: ¡todo palabras! Una presentación típica en PowerPoint consiste en transparencias llenas de listas con viñetas y alguna que otra imagen de adorno junto con gráficos y más gráficos de datos. Sin embargo, todos los estudios de teoría cognitiva revelan que la comunicación de información basada en texto resulta increíblemente ineficaz. Por este motivo, algunas nuevas aplicaciones de slideware en la nube esgrimen como uno de sus elementos diferenciadores el uso de imágenes y efectos visuales impactantes, distanciándose de las tan manidas y aborrecidas galerías de clipart de PowerPoint y sus transiciones irritantes. Si deseas crear presentaciones de elevado impacto visual, puede que sea el momento de dar una oportunidad a estas aplicaciones y poner a prueba sus prestaciones gráficas.

2. Trabajo en equipo

Uno de los puntos fuertes del software como servicio es la posibilidad de trabajar en sincronía colaborando con otros compañeros. En el caso del slideware en la nube, algunas de las ofertas permiten compartir las bibliotecas de medios usadas en las presentaciones entre varios usuarios; trabajar sobre la última versión actualizada con un estricto control de versiones que evite el que un usuario sobrescriba el trabajo de otro; proteger las presentaciones con distintos niveles de seguridad, de manera que sólo ciertos usuarios puedan acceder a ellas con ciertos permisos; etc. Trabajo colaborativo que sería una pesadilla con el slideware de escritorio tradicional.

3. Compartir

El volumen de los archivos de presentación en PowerPoint rápidamente puede crecer fuera de control. No es infrecuente toparse con presentaciones de 20 ó 30 MB e incluso mucho más. Distribuir estas presentaciones entre los distintos miembros del equipo de trabajo y entre los clientes o el público de la conferencia se hace difícil. Sin embargo, el slideware en la nube proporciona distintos mecanismos sencillos para que cualquiera pueda acceder a la presentación, sin importar el tamaño del archivo. Una ventaja adicional al estar en línea es que permiten su fácil inclusión en una página web o que otras personas ajenas a su creador puedan embeberlas en sus sitios y blogs. En definitiva, lograrás que la visibilidad de tu presentación aumente drásticamente, como nunca lo conseguirías con un archivo de PowerPoint.

4. Seguimiento de visualizaciones

De la posibilidad anterior se deduce rápidamente una importante ventaja: si la presentación está colgada en Internet y los usuarios deben visualizarla en línea, entonces resulta posible hacer un seguimiento pormenorizado de quién, cuándo y dónde ve la presentación. Según la aplicación, puede incluso conocerse qué enlaces dentro de la presentación han seguido los visitantes o cuánto tiempo han pasado en cada transparencia. Además, los usuarios pueden dejar comentarios y valoraciones, lo que enriquece globalmente el valor de la presentación. En suma, las presentaciones en la nube proporcionan una herramienta analítica exhaustiva para medir con precisión la efectividad de una presentación dada. Nunca más le perderás la pista a una presentación.

5. Extensibilidad e integración

Las aplicaciones en la nube se benefician del trabajo de la comunidad. La mayoría proporcionan APIs de programación y un mercado de extensiones y recursos multimedia para enriquecer el funcionamiento de la aplicación.

6. Mayor frecuencia de actualización

El hecho de que el software se ejecute en los servidores del fabricante en lugar de en los equipos de los clientes significa que le resulta a aquél más fácil y rápido de actualizar. Basta con actualizarlo en un único punto y automáticamente todos los usuarios disfrutarán de la nueva versión. En consecuencia, la adición de nuevas funcionalidades y la corrección de errores sucederán potencialmente con mucha mayor frecuencia, ya que el fabricante no se ve obligado a lanzar una nueva versión del producto completo cada vez, sino simplemente a cambiar el detalle o aspecto que le interese.

Próxima entrega: 12 razones para utilizar presentaciones en la nube (y II)

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Si puedes medirlo, puedes mejorarlo: la importancia del post-evento

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Fotos grandes, fotos coloridas. Fotos hermosas, fotos desgarradoras. Fotos divertidas, fotos estimulantes. Las buenas fotos esconden un alma, cuentan una historia, sacuden conciencias. Soy un gran fan de la fotografía y del enorme poder de la inclusión de buenas fotos en las presentaciones para conectar con la audiencia. La buena fotografía posee una fuerza especial que puede transferirse a tu presentación. No tienes más que sentarte en una sala de conferencias observando los rostros del público y comprobarás cómo se iluminan cuando el ponente utiliza una fotografía en su presentación llena de texto, incluso aunque aquélla no sea espectacular. Las fotografías ilustran los datos confiriendo vida a las estadísticas, las fotografías alivian la carga de transparencias con texto, las fotografías aportan credibilidad a tu historia.

Para que su impacto sea mayor y juegue a tu favor, a la hora de incluir fotografías o dibujos en tus presentaciones sírvete EXCLUSIVAMENTE de productos de calidad profesional. Salvo que seas un fotógrafo con talento, recurre a imágenes de stock o a los servicios de profesionales.

Y no sólo es importante que la foto en sí sea buena, ¡todos deben poder verla con claridad! Hoy en día la práctica totalidad de proyectores en salas de conferencias utiliza una resolución de 1024×768 píxeles. Para su uso en presentaciones, una foto debería tener como mínimo esa misma resolución para evitar que al proyectarse en la pantalla aparezca pixelada, efecto que actúa en detrimento de su impacto. Los píxeles por pulgada de la imagen son irrelevantes a la hora de incluirlas en tus transparencias, lo único que importa es el número de píxeles. Utiliza siempre fotos cuya resolución sea igual o superior a la del proyector.

Otra importante característica a tener en cuenta en una fotografía es su nitidez. Tal y como afirma el experto fotógrafo Scott Kelby en su imprescindible libro para amateurs y no tan amateurs, The Digital Photography Book:

«Si tus fotos no son nítidas, el resto importa poco.»

¿Qué quiere decir que una foto sea nítida? Cuando puedas contar los pelos de una barba sin afeitar, o las pequeñas arrugas de una mano, o los puntitos de la superficie de un ladrillo, sabrás que estás ante una foto nítida y bien enfocada. Utiliza siempre fotos con gran nitidez. El proyector posee la molesta propiedad de ampliar los defectos: lo que no se ve bien a pequeña escala, quedará peor proyectado en una gran pantalla. Y el público lo notará, vaya que sí.

Y nunca, nunca utilices el infame clipart que acompaña a Office. A principios de los 90 el clipart disfrutó de su momento de gloria, pero ¡estamos en el 2008! Huye del clipart como de la peste. ¡Estamos hastiados de ver los inefables Screen Beans y demás criaturas pulular por las transparencias!

Unas palabras finales de cautela. Las imágenes, ya sean fotografías o clipart, constituyen sin duda el elemento multimedia más usado y abusado de todos. A menudo, incluir una foto, dibujo o viñeta cómica puede distraer del mensaje y degradarlo, añadiendo abarrotamiento al diseño y disminuyendo la relación señal a ruido. Nunca incluyas una imagen para rellenar o para hacer bonito porque sólo añadirás ruido. La imagen debe ser el mensaje.

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