Los tres objetivos de toda presentación

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:

• Convencer a adversarios
• Persuadir a inversores
• Informar a usuarios
• Explicar a compañeros
• Compartir con colegas
• Vender a clientes
• Impresionar a jefes
• Inspirar a jóvenes estudiantes
• …

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.

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